Глава 1   Глава 2

Эффективный тайм-менеджмент

Глава 2 Десять способов сократить количество бумаг

3. Руководствуйтесь «принципом одного касания». Как только вам в руки попадает документ (это может быть как записка от сослуживца, так и доклад размером в пятьсот страниц), нужно решить, что с ним делать, и действительно сделать это.

Можно:

передать его кому-то;

прочитать;

ответить;

выбросить.

 

Десять способов сократить количество бумаг 2

 

 

4. Учитесь сортировать. Для начала спросите себя: мне хочется или нужно это делать? Если нет, узнайте — может, кому-то хочется или нужно? Если да — передайте ему. Если нет — выбросите.

Сделайте это сейчас — не откладывайте. Следите за тем, чтобы под рукой всегда были конверты или файлы для передачи документов в офисе, а также мусорная корзина.

Вам нужно научиться с первого взгляда определять дальнейшую судьбу документа и взять это за правило. На рабочем столе безделушкам не место, но здесь же, на видном месте, обязательно должны лежать три папки: СДЕЛАТЬ, ПРОЧИТАТЬ и СОХРАНИТЬ.

Десять способов сократить количество бумаг 3
5. Пусть исчезает. Есть только один способ избавиться от чего-то, не прикасаясь, — не прикасаться. Никогда не продолжайте подписку, если сомневаетесь в том, что издание действительно вам нужно. По...
Десять способов сократить количество бумаг 4
7. Кладете в папку и забываете? Вы уверены, что это вам еще пригодится? В большинстве случаев мы не прикасаемся и не читаем треть всего, что храним. Зачем же тогда складывать ненужные бумажки в па...
Десять способов сократить количество бумаг 5
Раз в неделю берите в руки вилы и переворачивайте «компост». Что-то уже «созрело» и может быть использовано, но очень много и того, что можно отправить в мусорную корзину. Обещаю вам, что очень ск...
Как справиться с беспорядком
Из этой главы вы узнаете: как сделать так, чтобы на полу и столе было больше места; четыре причины беспорядка; шесть способов сократить приток бумаг. У Фрэнсиса в офисе ужасный беспорядок. По проф...
Решение для избранных № 1: пусть это сделает кто-то другой
Редакторы по роду своего занятия чаще и больше других сталкиваются с бумагами. Как они с ними управляются? В крупных издательствах и агентствах у главного редактора есть подчиненные, которые сорти...
Решение для избранных № 2: сократите объем поступающей информации
Сейчас экологи все чаще говорят о том, что проще меньше загрязнять окружающую среду, чем позже бороться с загрязнением. Многие неорганизованные менеджеры пришли к тому же выводу. Главному редактор...
Инстинкт «гнезда».
Все эти горы мусора, возможно, дают вам ощущение уюта и позволяют почувствовать, что вы дома. Возможно, беспорядком вы «метите» свою территорию. Если дело действительно обстоит именно так, то, нав...
Хозяйственность.
«Никогда не знаешь, что может понадобиться тебе завтра». Неужели это оправдывает то, что вы до сих пор храните расписку, привезенную из своей командировки в Шебойган шесть лет назад, или копию еже...
С глаз долой — из сердца вон.
Некоторые переживают, что если что-то не будет лежать на глазах, они об этом забудут. Быть может, в душе вы боитесь, что если уберете проект в ящик, забудете его доделать. В этом случае беспорядок...
Комплекс Эйнштейна.
У Томаса Эдисона в лаборатории никогда не было порядка. Альберт Эйнштейн практически никогда не носил носков, а если и надевал, то из разных пар. Беспорядок — признак таланта, да? Возможно, в душе...
Тише едешь — дальше будешь
Нельзя одновременно писать книгу, составлять план на ближайшие пять лет и вырезать на скале Рашмор портреты четырех бывших президентов. Достигать поставленной цели нужно постепенно, шаг за шагом....
Искусство «поддерживать форму»
Как ни печально, многие из тех, кто худеют, сидя на диете, вновь набирают вес после того, как возвращаются к привычному питанию. Но ведь во время диеты можно полностью переучить себя, а если этого...
Поступающие бумаги
Решите, в какое время будете разбирать почту и поступающие бумаги. Под рукой обязательно должны быть мусорная корзина, календарь, записная книжка, папки, записки-наклейки и фломастер. Теперь вы го...
Жизнь «в тумане»
Из этой главы вы узнаете: три причины смятения и как с ними бороться; как приучить себя концентрировать внимание на чем-то одном; скрытые последствия «многозадачного режима работы»; что нас отвлек...
Три типа «компьютерных ошибок», свойственных всем нам
Безусловно, каждому из нас знакома ситуация, когда на экзамене не можешь вспомнить математическую формулу, а в обычной жизни — номер телефона или имя человека, с которым познакомился месяц (а то и...
Скрытые последствия «многозадачного режима работы»
Внимание, энтузиазм и время — цена за то, что делаешь несколько дел одновременно. Чем напряженнее жизнь, тем меньше у нас остается времени и тем ценнее умение делать два, три, а то и четыре дела о...
Опасный шум
Жужжание копировального аппарата, сигналы факса, шум кондиционера и болтовня в расположенной по соседству комнате отдыха — все это сопровождает нас изо дня в день и кажется неотъемлемой частью «ра...
Работа и окружение: красивое, нейтральное и уродливое
Панорама перед глазами тоже может отвлекать. Уродливое раздражает, а прекрасное притягивает, и лишь нейтральный вид способствует работе. Расположите свое рабочее место так, чтобы, когда нужно соср...
Как заставить себя не отвлекаться
Даже если бы вы могли изолировать себя от окружающего мира (работать в помещении со звуконепроницаемыми стенами в полном одиночестве), временами вы все равно будете отвлекаться. Просто «шум в голо...
Как запомнить то, о чем читаешь
Если вы фанат бейсбола, то хорошо разбираетесь в языке отчетов о матчах в спортивной прессе. Вы «глотаете» страницу за страницей, прекрасно понимаете, о чем идет речь, и все помните. (Мою жену раз...
Пусть время ожидания станет самым продуктивным
Из этой главы вы узнаете: три причины того, почему приходится ждать; как превратить ожидание в отдых или сделать его продуктивным. Денниса злит, когда его заставляют ждать. Он живет по принципу «В...
Почему взрослым не бывает скучно?
Скука — это не обязательно отсутствие дел. Это, скорее, отсутствие желания что-либо делать. Скука состоит в равной пропорции из неугомонности (когда человек устает, он не скучает, а спит) и нежела...
Неудачный способ избежать ожиданий
Если везде опаздывать, то не придется ждать. В этом случае ждать будут другие. Это один из способов решения проблемы ожиданий. Но он очень неудачен. Сколько времени человек может ждать, зависит от...
Хороший способ изредка избегать ожиданий
Обычно если человек опаздывает, то хронически. Поэтому лишних ожиданий можно избежать, если поменьше общаться с такими людьми. Один раз не придешь на встречу — тебе должно быть стыдно. Второй раз...
Смиритесь
Есть дела, которые подразумевают ожидание. По возможности старайтесь делать их тогда, когда время не играет особой роли. Я понимаю, что редкий врач назначит вам прием на 6:00 утра или вечера или п...
Как избежать ожиданий: три способа извлечь из ожидания пользу
Шаг 1. Смиритесь и примите ожидание как должное. Ожидание неприятно по двум причинам. Во-первых, если вы не выделили для него достаточно времени, оно нарушит ваши дальнейшие планы, а это может при...
Шаг 2. Назовите ожидание иначе.
Каждый день вы несетесь вперед сломя голову, не думая об усталости. Вы не можете позволить себе отдохнуть: до тех пор, пока не доберетесь до дома, не скинете туфли и не упадете на диван; до тех по...
Шаг 3. Воспользуйтесь ожиданием.
Вы опаздываете и изо всех сил стараетесь успеть повернуть, пока горит зеленая стрелка. Но перед вами едет какой-то кретин, который и не подозревает, что вы спешите. И, как обычно и случается, он у...
Учитесь не откладывать на потом
Из этой главы вы узнаете: пять причин промедления и пять способов их устранить. «Не откладывай на завтра то, что может подождать еще неделю», — любит пошутить Дон по поводу своей привычки откладыв...
Пять причин промедления и пять способов их устранить
Причина 1. Вам с самого начала не хотелось взваливать на себя эту работу Я преподаю на литературных курсах и на первом занятии обязательно спрашиваю начинающих писателей, что заставило их взяться...
Пять причин промедления 2
Ответ на первый вопрос может перенаправить или усилить вашу мотивацию. Теперь вы делаете это не потому, что вам сказали, а потому, что хотите произвести впечатление на начальника, помочь другу, по...
Причина 2. Вы боитесь этой работы
Большинству из нас нелегко это признать, но, возможно, именно страх не позволяет вам взяться за работу, которую нужно сделать. Если вы понимаете, что это и есть ваш сдерживающий фактор, нужно найт...
Причина 3. Вы не считаете это дело важным
Вы понимаете, что кто-то должен это сделать. Даже можете согласиться сделать это, если вас сильно попросят. Вам даже может хотеться это сделать. Но есть что-то, что вы считаете более важным. Таким...
Причина 3. Вы не считаете это дело важным 2
Сначала ваша мотивация, скорее всего, будет негативной: «Если я не почищу канаву, сад затопит после первого же сильного дождя». Однако положительные мотивации гораздо сильнее, поэтому попробуйте в...
Причина 4. У вас недостаточно знаний, чтобы выполнить эту работу
На собственном опыте я убедился, что, когда на чем-то зацикливаюсь, мое подсознание на самом деле дает мне понять, что я не знаю, о чем говорю. Это относится ко всем профессиям. Возможно, вы не ра...
Причина 5. Вы просто не хотите!
Если бы меня попросили по десятибалльной системе оценить удовольствие, которое я получил от купания Ровера шампунем от блох, то я бы поставил минус два. Это не просто противно. И не просто отврати...
Усовершенствуем совершенное
Из этой главы вы узнаете: почему максимализм мешает; как преодолеть в себе тягу к перфекционизму. Барбара не начала курить только потому, что боялась выглядеть глупо, не умея правильно держать сиг...
Миф совершенства
Один из моих любимых комиксов Гари Ларсона из серии Far Side рассказывает о собаке, ее хозяине, газонокосилке и мифе совершенства. Представьте себе следующую картину: собака только что подстригла...
Пагубное влияние психологии «плохая собака— не получишь печенье»
Принцип «все или ничего» обычно до добра не доводит. Если ваши требования слишком высоки, вам трудно чего-то добиться. Можно стремиться к идеалу, но нельзя корить себя за неизбежные ошибки и неуда...
Сравнивать нельзя
Мы очень часто что-то сравниваем и даже спорим по этому поводу. «Малыш» Рут был лучше Хэнка Аарона (или наоборот). Джойс Кэрол Оутс пишет лучше, чем Стивен Кинг. Нью-йоркские бублики самые вкусные...
Заблуждение первого впечатления
Даже если бы сравнения что-нибудь значили, вы вряд ли могли бы оставаться объективным. Дело в том, что вы не сторонний наблюдатель. Даже если эмоционально вы стараетесь сохранять нейтралитет (что...
Заблуждение сравнения с классикой
Итак, чувства — это одна из причин того, что мы не можем объективно судить о качестве проделанной работы. Другая причина — это новизна. Давайте опять вернемся к нашему приятелю Уиллу Шекспиру и ег...
Заблуждение сопоставления с «идеальной формой»
Это еще одно заблуждение, которое мешает вам справедливо оценивать свою работу. Когда вы беретесь за работу (что бы вы ни делали), у вас в голове есть представление о том, что должно получиться в...
Как избавиться от перфекционизма
«Если за что-то берешься, то делай это как можно хуже». Конечно, не стоит следовать этому совету, но доля истины в нем все-таки есть. Нужно уметь проигрывать и принимать свои ошибки. Позвольте себ...
Избегайте бесполезных и неприятных заданий
Из этой главы вы узнаете: как избавиться от: бесполезной работы; работы, «чтобы занять себя»; работы, которую должен делать кто-то еще. «Если нужно что-то сделать, попросите Глэдис. Она обязательн...
Как избежать бесполезных действий
«Я так увлечен самим танцем, — жалуется служащий, — что не успеваю запоминать шаги». Так давайте же попробуем избегать некоторых шагов — тех, которые все равно не играют никакой роли. Избавьтесь о...
Списки «не делать» и «поручить другим»
Многое из того, что мы регулярно делаем, уже вошло в привычку. Как известно, от привычек избавиться сложно, так что проще изо дня в день следовать им. Поэтому для того, чтобы освободить время, нуж...
Поручить, обменяться и избавиться
Если вы пришли к выводу, что делаете работу других, можете избавиться от нее тремя способами: 1. Поручить. Многие счастливчики не подходят к телефону, не разбирают сами почту, не варят себе кофе и...
Сейчас, позже или никогда
Действительно ли нужно встречаться, или можно просто отправить записку? Нужна ли записка, или можно просто позвонить? Да и вообще, нужно ли это? «Потому что мы всегда это делали» — еще не повод де...
Забудьте о совершенстве и живите по принципу «нормально»
Итак, вы решили не откладывать дело в долгий ящик и сделать его сейчас. Как мы уже говорили, нужно заранее определить, какого качества должен быть результат. Если вы хотите достичь совершенства, т...
Секрет «создания» времени
Из этой главы вы узнаете: что такое метод замещения в планировании времени; что такое выбор с точки зрения физики и эффективное планирование времени. Джимми просто разрывается на части. Всю неделю...
Время нужно «создавать».
Когда мы что-то не хотим делать, наш ответ на просьбу звучит так: «Пойми, у меня вообще нет времени. Ты же знаешь, у меня столько дел!» Неправда. У каждого из нас есть время — двадцать четыре часа...
Метод замещения
Итак, после того как вы избавитесь от «Я слишком занят», нужно изучить все варианты и выбрать то, что вам нужно или хочется сделать. Попытайтесь заглянуть в будущее. Представьте, что вы должны в в...
Метод замещения 2
Можно провести в раздумьях целый день, но так ничего и не решить. Безусловно, речь здесь вовсе не о том, что вы собираетесь предпочесть семье работу или наоборот. Вы трудитесь для того, чтобы соде...
Теория сложения и вычитания
Всякое действие вызывает равное по силе и противоположное по направлению противодействие. Помните этот закон физики? Если вы попробуете спрыгнуть с не привязанной лодки на берег, то рискуете упаст...
ЗДОРОВОЕ ТЕЛО - ЗДОРОВЫЙ ДУХ
Краткое содержание Старайтесь есть, спать и заниматься спортом в одно и то же время. Это может показаться однообразным, но зато полезно. Наиболее ответственную и сложную работу нужно делать, когда...
Не забывайте о своих биоритмах
Из этой главы вы узнаете: как определить свои биоритмы; пять способов считаться со своими естественными ритмами; когда и сколько нужно есть. Карла уже привыкла к тому, что после обеда и на совещан...
И за это приходится платить.
Что бы вы сделали, если бы можно было делать все что хотите? Многие из нас привыкли спать по шесть — девять часов в сутки и есть два-три раза в день, причем самый обильный прием пищи — это обед. В...
И вот результат.
В ситуации «полной свободы действий» распорядок дня участников эксперимента стал последовательным. Каждый жил по собственному распорядку, не зависящему от других. Получается, что понятие «естестве...
Что это означает?
Безусловно, приятного в этом мало — ведь получается, что относительно своих биоритмов мы живем «неправильно». Природные ритмы не вписываются в нашу профессиональную и личную жизнь, а также не соот...
Систематизируйте образ жизни.
Многие из нас живут по разным расписаниям: пять рабочих дней действует одно, два выходных — другое. В пятницу и субботу мы позволяем себе лечь попозже, а в субботу и воскресенье — подольше поспать...
Планируйте свое время исходя из биоритмов.
Обязательно учитывайте пики и спады своей активности. Мы привыкли делить себя на «сов» и «жаворонков», поскольку кто-то легко встает рано утром и чувствует себя при этом бодрым и свежим, а кто-то...
Планируйте свое время исходя из биоритмов 2
Нужно узнать свои биоритмы и постараться по возможности строить свою жизнь, отталкиваясь от них. Если вы не можете изменить расписание (например, перенести собрание, которое приходится как раз на...
Как научиться высыпаться
Из этой главы вы узнаете: сколько вам нужно спать на самом деле; как сделать шесть шагов, чтобы спать столько, сколько нужно; о четырех распространенных расстройствах сна; о влиянии никотина, кофе...
Вы достаточно спите?
Сколько нужно спать? Мама, должно быть, говорила вам, что нужно спать не меньше восьми часов в сутки, однако в 1950-е годы врачи заявили, что можно и даже нужно спать меньше. А внушительная статья...
Пять стадий сна
«Рано ложись и рано вставай, — наставлял нас Бенджамин Франклин, — будешь здоровым, богатым и мудрым». Это было его советом и нормой жизни. Однако в том, что касается сна, «нормы» нет, как нет и «...
Расстройства сна
1. Самое распространенное расстройство сна — это бессонница. Она встречается настолько часто, что трудно найти такого человека, который хоть раз в жизни с ней не столкнулся. Бессонница бывает двух...
Как сон сказывается на нас?
Большинство из нас не страдает апноэ, внезапными пробуждениями или лунатизмом, а бессонница обычно не длится долго и не требует специального лечения. Но специалисты сейчас часто говорят о том, что...
Шесть шагов к здоровому сну
Если вы столкнулись с бессонницей, то скорее всего сможете вылечиться самостоятельно, используя один из нижеперечисленных способов. 1. Откажитесь от никотина, кофеина и алкоголя. Никотин обладает...
Шесть шагов к здоровому сну 2
4. Вставайте и ложитесь приблизительно в одно и то же время. Стабильное расписание — когда вы ложитесь и встаете примерно в одно и то же время — тоже помогает в борьбе с бессонницей. Это означает,...
Шесть шагов к здоровому сну 3
Очень часто бессонницей страдают люди, работающие по сменам. Дело в том, что человеческому организму сложно приспосабливаться к таким разным расписаниям. 5. Регулярно занимайтесь спортом. Люди, ко...
Если бессонница не проходит...
ЕСЛИ ВЫ боитесь окончательно обессилеть из-за хронической бессонницы, если она начинает неблагоприятно сказываться на вашем здоровье и личной жизни, то для начала заведите «сонный ежедневник», в к...
Боремся со стрессом
Из этой главы вы узнаете: что такое стресс; почему мы ежедневно с ним сталкиваемся; как стресс влияет на вас; как добиться «эустресса»; десять способов уменьшить стресс. В последнее время Марлен п...
В каждой шутке есть доля правды.
В 1967 году социологи Холмс и Рэе нашли более точный способ определять, когда человек находится в стрессовом состоянии. Человеку предлагается список жизненных ситуаций, каждой из которых соответст...
Притча о мышах в холодильнике
Ганс Селие оказался первым из современных ученых, который вплотную занялся изучением стресса. Один из его знаменитых экспериментов заключался в том, что он поместил мышей в стрессовую обстановку,...
Хорошее — тоже стресс
По учению Холмса-Рэе, стресс вызывают и другие события. Свадьба (85). Беременность (78). Уход на пенсию (68). Рождество (56). Прибавление в семье (51). Отпуск (43). Но постойте, разве эти события...
Кретины
Мир полон кретинов, и вы — один из них. Я не хочу вас обидеть — ведь я сам тоже кретин. С этим ничего не поделаешь, но мы все время мешаем друг другу. Вспомните, как меняется человек, когда садитс...
Когда случается стресс
Давайте взглянем на другие причины стресса. Изменение финансового положения (61). Супруг начинает или заканчивает работать (58). Смена работы (51). Переезд (47). Новые поводы для ссор с супругом (...
Когда случается стресс 2
Даже откупиться от стресса нельзя. Психолог Эд Динер не так давно экспериментально доказал, что высокий доход влечет за собой новые стрессы. Любопытно, но на обложке последнего выпуска общественно...
Благословенный стресс
Стресса не избежишь, да и не надо. Селие и его последователи показали, что полное отсутствие стресса ничем не лучше, чем стресс в больших количествах. Чтобы жить без стресса, нужно ни с кем не общ...
Три великих заблуждения нашего времени
Итак, мы объявили войну стрессу. И умелое планирование времени — это одно из наших орудий. Вот наши девизы. Можно достичь большего, вложив меньше. Работай «умнее», а не быстрее. Посторонняя помощь...
Что такое стресс
Стресс сам по себе не существует. Его вызывают какие-то люди или ситуации, например, начальник, ребенок, «пробка» на дороге, однако и это еще не все. Как можно вызвать то, чего нет? Стресс внутри...
Чтобы смягчить стресс, его нужно испытать
Прежде чем переходить к методам борьбы со стрессом, давайте в последний раз взглянем на «шкалу». Между «проблемами с начальством (45)» и «проблемами с родственниками (43)» есть еще пункт — «работа...
Одному подходит, другому - нет
Я хочу предложить вам несколько способов понизить уровень стресса, но их нужно применять в зависимости от ваших потребностей. Дело в том, что ваш стресс по природе своей уникален, т.е. стресс любо...
Десять способов снизить уровень стресса
1. Принимайте свои чувства как должное и считайтесь с ними. Некоторые чувства могут не нравиться. Вас учили, что нельзя злиться на родителей, говорить или думать гадости о министре или мечтать о п...
Десять способов снизить уровень стресса 2
5. Каждый день находите время, чтобы побыть наедине с собой. Это могут быть как раз те самые перерывы, о которых мы говорили раньше, но, возможно, чтобы прийти в себя, вам нужно больше времени (на...
Десять способов снизить уровень стресса 3
Понаблюдайте за детьми во время игры. Они так увлечены, что ничего не замечают вокруг. Вы тоже когда-то умели так концентрироваться и сейчас можете вновь обрести эту способность. Не пытайтесь одно...
Десять способов снизить уровень стресса 4
Советы по планированию времени Любые перемены — это стресс. Помните об этом, когда будете избавляться от вредных привычек. Нельзя избежать всех стрессовых ситуаций, но свои чувства можно держать п...
Зарядимся бодростью
Из этой главы вы узнаете: как влияют сахар и кофеин на физическое и умственное состояние; три правила здорового питания; как приступить к регулярным занятиям спортом; что такое идеальный вес и как...
Приятные новости о сахаре и кофеине
Если вы начинаете засыпать посреди дня, что вы делаете: пьете кофе с булочкой? Я не считаю, что сахар нужно полностью исключать из рациона, и пью, как мне кажется, гораздо больше, чем нужно, диети...
Три составляющие здорового питания
Не ешьте больше, чем нужно. Мы набираем вес только в том случае, если потребляем больше калорий, чем расходуем. В этом нет ничего страшного, если вы собираетесь залечь в зимнюю спячку, но в других...
Встряхнись: почему движение так важно
В главе 29 мы говорили об отдыхе, а теперь пришло время подняться с кресла и подвигаться. В движении энергия растрачивается. Не так давно мы зарабатывали себе на жизнь буквально «потом и кровью» —...
Встряхнись: почему движение так важно 2
«Идеальный» вес меняется в зависимости от статистических данных о здоровье и длительности жизни. Вы должны определить свой идеальный вес — тот, с которым вы чувствуете себя здоровым и активным. Ес...
Три шага к эффективным тренировкам
Возможно, вы уже готовы приступать к тренировкам, но с чего начать? Внимание: прежде чем начинать тренироваться, нужно определить уровень своей физической подготовки. После этого сделайте следующе...
Оптимальные упражнения лично для вас
У вас есть выбор. Можно бегать трусцой, гулять, плавать, заниматься греблей или ездить на велосипеде, записаться в секцию единоборств и т.д. Можно потратить уйму денег на экипировку, а можно натян...
Оптимальные упражнения лично для вас 2
Марж Беккер пришла к выводу, что она еще совсем не старушка. Она все так же подвижна и находит время на Рэга, детей, работы и подработки благодаря тому, что начала трижды в неделю ходить в бассейн...

Планирование стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов

Глава 13. Планирование стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов
Глава 13. Планирование стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов Методы планирования стоимости проекта Планирование стоимости в MS Project Анализ и оптимизация плана проекта Анализ...
Методы планирования стоимости проекта
Методы планирования стоимости проекта В этом уроке вы познакомитесь с тем, как определять стоимость проекта с помощью нескольких наиболее распространенных методик. Затем вы начнете учиться анализи...
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ Описанные методы определения стоимости можно применять как для проекта в целом, так и для отдельных его задач. При планировании стоимости «снизу вверх» для отдельных задач могут применя...
Планирование стоимости в MS Project
Планирование стоимости в MS Project Общая стоимость проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и задач и стоимости назначений, которая, в свою очередь, определяется ставками ресурса,...
Стоимость ресурсов
Стоимость ресурсов Стоимость использования ресурса определяется на вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе. На этой вкладке в разделе Cost rate table (Таблицы норм затрат) рас...
Определение стоимости ресурса. Редактируем таблицу норм затрат А
Определение стоимости ресурса. Редактируем таблицу норм затрат А Иногда ставка ресурса (например, зарплата или плата за аренду материального ресурса) изменяется во время исполнения проекта. Чтобы...
Начиная с 1 марта ставки оплаты ресурса вырастают
Начиная с 1 марта ставки оплаты ресурса вырастают Во втором и далее рядах таблицы можно указывать ставки как в числовом виде, так и в процентном отношении от ставок в ряду выше. Например, для увел...
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ Ставки использования материальных ресурсов вводятся без единиц измерения, например 10$, и программа считает, что введенная цифра является стоимостью одной единицы материального ресурса....
Стоимость назначений
Стоимость назначений При создании назначения его стоимость определяется автоматически путем умножения ставки ресурса на трудозатраты и прибавлением к результату умножения затрат на использование р...
Таблица норм затрат указывается...
Таблица норм затрат указывается в диалоговом окне сведений о назначении, вызываемом щелчком на названии назначения в представлении Task Usage (Использование задач). Для выбора таблицы предназначен...
Определение таблицы норм затрат для назначения
Определение таблицы норм затрат для назначения Пример использования разных таблиц норм затрат представлен на рис. 14.4 (файл \Cost\2.mpp). После того как мы в таблице норм затрат В для Иванова вве...
Расчет стоимости задач с одинаковыми трудозатратами, но с разными таблицами норм затрат
Расчет стоимости задач с одинаковыми трудозатратами, но с разными таблицами норм затрат При активном использовании таблиц норм затрат при планировании удобно иметь перед глазами колонку, в которой...
Таблица норм затрат), как это сделано на рис. 14.4.
Таблица норм затрат), как это сделано на рис. 14.4....
Стоимость задач
Стоимость задач Стоимость задачи складывается из суммарной стоимости назначений и ее фиксированных затрат. Фиксированные затраты (Fixed Cost) на задачу — это затраты, не связанные с использованием...
Стоимость задачи складывается из стоимости назначений и фиксированных затрат
Стоимость задачи складывается из стоимости назначений и фиксированных затрат Иногда задачи имеют фиксированную стоимость независимо от числа задействованных в них ресурсов и их ставок. В таком слу...
Методы начисления затрат
Методы начисления затрат Планируя стоимость проекта, необходимо предусмотреть не только его бюджет (то есть посчитать общую стоимость), но и определить, как этот бюджет будет расходоваться на прот...
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ По умолчанию метод начисления фиксированных затрат устанавливается в соответствии со значением, выбранным в списке Default fixed costs accrual (Начисление фиксированных затрат по умолча...
Деньги на оплату работы будут резервироваться в начале ее выполнения
Деньги на оплату работы будут резервироваться в начале ее выполнения Метод начисления затрат может определяться как для ресурса, так и для фиксированных затрат задачи. Метод начисления фиксированн...
Использование различных методов начисления затрат
Использование различных методов начисления затрат В задачах С и D добавлены фиксированные затраты, по $100 на каждую задачу, и у задачи С выбрано начисление фиксированных затрат в начале задачи, а...
Анализ и оптимизация плана проекта
Анализ и оптимизация плана проекта После того как стоимость всех ресурсов определена, мы завершили формирование проектного треугольника. Однако создание рабочего проекта на этом не закончилось: пр...
СОВЕТ
СОВЕТ В процессе анализа часто приходится работать с повременными данными. Для того чтобы быстро находить на повременных диаграммах данные (отрезки на диаграмме Ганта или ячейки в диаграммах испол...
Анализ и выравнивание загрузки ресурсов
Анализ и выравнивание загрузки ресурсов Чтобы определить равномерность загрузки ресурсов, нужно открыть уже знакомое нам представление Resource Sheet (Лист ресурсов). В нем все ресурсы, загрузка к...
Названия ресурсов с превышением загрузки выделены цветом
Названия ресурсов с превышением загрузки выделены цветом Выровнять загрузку ресурсов можно несколькими способами. Во-первых, уменьшив объем работы перегруженных ресурсов, сократив некоторые задачи...
Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов
Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов открывается с помощью команды меню Tools Level Resources (Сервис Выравнивание загрузки ресурсов). В раз...
Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов
Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов Раскрывающийся список Look for overallocations (Поиск превышений доступности) определяет величину временного блока, в рамках которого программа будет...
На диаграмме Ганга с выравниванием видны результаты выравнивания
На диаграмме Ганга с выравниванием видны результаты выравнивания В представлении рядом с диаграммой отображается таблица Delay (Задержка), содержащая столбец Leveling Delay (Задержка выравнивания)...
Выбор варианта отмены выравнивания
Выбор варианта отмены выравнивания...
ВНИМАНИЕ
ВНИМАНИЕ Отменить выравнивание можно только для последней операции. Если же после выравнивания провести еще одно, то результаты первого выравнивания сохранятся и отменить их будет невозможно....
Ручное выравнивание ресурсов
Ручное выравнивание ресурсов Ручное выравнивание ресурсов осуществляется в два этапа. Сначала нужно найти те задачи, назначение на которые перегружает ресурсы. Затем нужно определить, как избавить...
Поиск перегружающих задач Для...
Поиск перегружающих задач Для поиска задач, участие в которых перегружает ресурсы, стоит воспользоваться представлением Resource Usage (Использование ресурсов), с которым вы уже знакомы (см. разде...
На диаграмме отображаются только перегруженные ресурсы СОВЕТ
СОВЕТ Для быстрого перехода к дате, когда ресурс перегружен, нужно установить курсор на строку таблицы, содержащую его название, и щелкнуть на кнопке...
Пример выравнивания загрузки
Пример выравнивания загрузки Для того чтобы легко можно было определить, насколько превышена доступность ресурса, с помощью диалогового окна настройки стилей подробных данных (см. раздел «Выбор ти...
Определяем задачу, перегружающую ресурс, и время перегрузки
Определяем задачу, перегружающую ресурс, и время перегрузки Какое из назначений выбрать? Задачу Редколлегия ни перенести, ни сократить нельзя, поскольку ее необходимо провести для продолжения рабо...
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ Быстро перераспределить нагрузку ресурса по исполнению работы в рамках задачи можно с помощью профиля загрузки (см. раздел «Профиль загрузки»). После того как мы сократили длительность...
Суммарная загрузка меньше 8 часов, но ресурс по-прежнему перегружен
Суммарная загрузка меньше 8 часов, но ресурс по-прежнему перегружен...
СОВЕТ
СОВЕТ Для быстрого перемещения к нужной дате или часу внутри дня удобно использовать полосу прокрутки внизу диаграммы использования задач или ресурсов. При прокручивании над ползунком отображается...
Анализ почасового плана 25 января
Анализ почасового плана 25 января В чем причина такой неравномерной загрузки? Дело в том, что на задачу Доработка планов с учетом замечаний ресурс выделен только на 25%, и MS Project загружает рес...
Изменяем почасовой план работ 25 января
Изменяем почасовой план работ 25 января В задаче Редколлегия появился обозначенный точками на диаграмме перерыв, поскольку одно из назначений не исполняется в течение всей задачи. Кроме того, эта...
После изменения назначений Иванова план проекта изменился.
После изменения назначений Иванова план проекта изменился. На рис. 14.18 (файл 7.mрр) мы просматриваем на этой диаграмме назначения только нужных нам задач. У Петрова и Сидорова загрузка точно так...
Распределение загрузки других ресурсов, задействованных в редактируемых задачах
Распределение загрузки других ресурсов, задействованных в редактируемых задачах На рис. 14.19 (файл S.mpp) видны результаты выравнивания ресурсов. Теперь 25 января перегружена только Галкина, поск...
После перераспределения нагрузки 25 января только один ресурс остался перегруженным
После перераспределения нагрузки 25 января только один ресурс остался перегруженным Галкина как ответственный секретарь журнала после редколлегии должна готовить отчет с планом номера, и когда его...
После изменения загрузки Галкиной превышение ее доступности равно нулю (см. нижнее представление)
После изменения загрузки Галкиной превышение ее доступности равно нулю (см. нижнее представление) Чтобы убедиться в том, что 25 января перегрузок не осталось, снова откроем представление Resource...
25 января загрузка всех ресурсов не превышает нормы
25 января загрузка всех ресурсов не превышает нормы...
Замена ресурсов
Замена ресурсов .Пример, рассмотренный в предыдущем разделе, продемонстрировал нам, как выравнивать загрузку ресурса путем перераспределения трудозатрат во время исполнения задачи, сохраняя суммар...
Удобное представление для замены ресурсов
Удобное представление для замены ресурсов...
Диалоговое окно назначения ресурсов
Диалоговое окно назначения ресурсов Для выделения ресурса на задачу предназначена кнопка Assign (Назначить), с помощью кнопки Remove (Удалить) назначение можно удалить, а для замены одного назначе...
Настраиваем список ресурсов с помощью параметров
Настраиваем список ресурсов с помощью параметров Отобрать ресурсы для отображения в таблице можно с помощью любого из стандартных фильтров. Для этого нужно установить флажок рядом с раскрывающимся...
График доступности ресурсов
График доступности ресурсов Кого же из них выбрать? На продолжении графика видно, что на следующей неделе Петров загружен меньше Сидорова (свободные часы первого в первые два дня следующей недели...
Загрузка Иванова выровнена (ср. с рис. 14.22), но не окончательно
Загрузка Иванова выровнена (ср. с рис. 14.22), но не окончательно Чтобы заменить ресурс для этого назначения, снова откроем диалоговое окно назначения ресурсов. Поскольку эта задача тоже связана с...
После переноса части трудозатрат Иванова на Петрова оставшаяся доступность последнего понизилась (ср. с рис. 14.25).
После переноса части трудозатрат Иванова на Петрова оставшаяся доступность последнего понизилась (ср. с рис. 14.25). Для того чтобы перераспределять трудозатраты между ресурсами, откроем представл...
Применив настраиваемое поле и автофильтр, мы создали удобное представление для изменения данных о трудозатратах
Применив настраиваемое поле и автофильтр, мы создали удобное представление для изменения данных о трудозатратах После распределения трудозатрат Иванова его загрузка и загрузка Петрова полностью вы...
Загрузка ресурсов с 11 по 15 марта выровнена
Загрузка ресурсов с 11 по 15 марта выровнена Замена ресурсов может быть еще более простым процессом, если вы хотите не частично перенести трудозатраты с одного ресурса на другой, а полностью замен...
Подбираем возможную замену ресурсу Сергеева
Подбираем возможную замену ресурсу Сергеева...
Заменяем один ресурс другим, указывая процент выделения
Заменяем один ресурс другим, указывая процент выделения С помощью диалогового окна назначения ресурсов можно заменять, удалять или изменять объем назначения ресурса сразу для нескольких задач. Для...
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ Таким образом, автоматизированный перенос загрузки с ресурса на ресурс возможен, только если один ресурс исключается из задачи и его заменяет другой. Если же нужно частично перенести тр...
Перенос трудозатрат в сверхурочные
Перенос трудозатрат в сверхурочные Иногда перегружающие трудозатраты нельзя передать другому ресурсу, удалить или перераспределить в рамках назначения. В таком случае единственным способом выровня...
Назначение превышает доступность ресурса на 1,2 часа
Назначение превышает доступность ресурса на 1,2 часа...
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ При добавлении в задачу сверхурочной работы ее трудозатраты разделяются по всем дням на ее протяжении. На диаграмме, в отличие от обычных трудозатрат, их нельзя редактировать....
Перегрузка устранена перенесением трудозатрат в сверхурочные
Перегрузка устранена перенесением трудозатрат в сверхурочные Сверхурочные трудозатраты стоит использовать в первую очередь для того, чтобы учитывать затраты на сверхурочную работу ресурса по особы...
Что нового вы узнали?
Что нового вы узнали? Какие методики применяются для планирования стоимости проекта. Как определять стоимость ресурсов, назначений и задач. Как настраивать методы начисления затрат.

Анализ и оптимизация плана работ и стоимости проекта

Глава 14. Анализ и оптимизация плана работ и стоимости проекта
Глава 14. Анализ и оптимизация плана работ и стоимости проекта Анализ и оптимизация плана работ Уточнение длительности задач с использованием параметров Уточнение длительности задач по методу PERT...
Анализ и оптимизация плана работ
Анализ и оптимизация плана работ Из этого урока вы узнаете, как анализировать план проектных работ и стоимость проекта и оптимизировать их. Для анализа плана работ проекта будут использованы две к...
Уточнение длительности задач с использованием параметров
Уточнение длительности задач с использованием параметров Поля для параметрического расчета длительности задач мы уже создавали в разделе «Использование формул» , когда учились работать с формулами...
Ранее созданные поля перенесены в новый файл проекта
Ранее созданные поля перенесены в новый файл проекта Для расчета длительностей с учетом параметров создадим копию таблицы Entry (Ввод) с названием Параметры и отобразим в ней импортированные поля...
Рассчитываем длительность задач по параметрической модели
Рассчитываем длительность задач по параметрической модели...
Уточнение длительности задач по методу PERT
Уточнение длительности задач по методу PERT Для анализа проекта по методу PERT необходимо вывести на экран панель инструментов с кнопками для запуска всех необходимых средств. Для этого воспользуе...
Панель инструментов для анализа по методу PERT
Панель инструментов для анализа по методу PERT На рис. 15.4 представлен фрагмент этой таблицы, заполненной нами в файле З.mрр. В первой колонке, Duration (Длительность), размещаются данные о длите...
Вводим данные для PERT-анализа
Вводим данные для PERT-анализа В тех случаях, когда вы хотите применить методику PERT только для некоторых задач, можно воспользоваться специальной формой PERT Entry Form (Форма ввода PERT), вызыв...
Форма ввода данных для анализа PERT
Форма ввода данных для анализа PERT Когда данные для анализа введены для всех задач, можно произвести перерасчет их длительности с помощью методики PERT. Длительность рассчитывается по формуле: {О...
Диалоговое окно задания весовых коэффициентов метода PERT
Диалоговое окно задания весовых коэффициентов метода PERT Сумма весовых коэффициентов должна равняться 6, и обычно ожидаемая длительность имеет коэффициент 4, а две остальные — по 1. В тех случаях...
Результат выполнения анализа по методике PERT
Результат выполнения анализа по методике PERT Чтобы просмотреть диаграмму Ганта для разных версий плана проекта, нужно воспользоваться тремя кнопками на панели анализа по методу PERT (см. рис. 15....
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ Если вы еще в начале планирования проекта знаете, что будете пользоваться анализом PERT для расчета длительностей задач, то стоит применить его уже на этапе, составления плана работ. На...
ВНИМАНИЕ
ВНИМАНИЕ Крайние сроки или ограничения задач не учитываются в планах, созданных в результате анализа PERT. Следует иметь это в виду при анализе оптимистического и пессимистического плана. Уточнив...
Оптимизация плана работ проекта
Оптимизация плана работ проекта Оценить, укладывается проект в нужные сроки или нет, можно с помощью индикаторов крайних сроков, которые мы ввели, когда создавали план работ (см. раздел «Крайние с...
Сравнение оптимистичного и пессимистичного сценариев
Сравнение оптимистичного и пессимистичного сценариев...
После изменения длительноотей задач нарушаются крайние сроки проекта
После изменения длительноотей задач нарушаются крайние сроки проекта...
Анализ критического пути проекта
Анализ критического пути проекта Critical Path (Критический путь) — это задача или последовательность задач, определяющая дату окончания проекта. Если увеличить длительность задачи, лежащей на кри...
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ MS Project «умеет» определять время, на которое можно задержать исполнение задачи без увеличения длительности проекта. Эта длительность хранится в поле Total Slack (Общий временной резе...
Отображаем критический путь на диаграмме Ганта
Отображаем критический путь на диаграмме Ганта После этого диаграмма Ганта перестроится, а задачи, лежащие на критическом пути (критические задачи), и связи между ними будут выделены красным цвето...
СОВЕТ
СОВЕТ Чтобы оставить на диаграмме Ганта только критические задачи, нужно воспользоваться фильтром Critical (Критические)....
Так выглядит наш план после форматирования...
Так выглядит наш план после форматирования диаграммы с помощью мастера и применения фильтра для отбора только критических задач Для сокращения длительности задачи можно применить несколько методов...
Критический путь проекта после редактирования
Критический путь проекта после редактирования Теперь план проекта укладывается в сроки, причем с небольшим опережением. Но прежде чем переходить к анализу и оптимизации стоимости проекта, нужно пр...
Анализ и оптимизация стоимости проекта
Анализ и оптимизация стоимости проекта При анализе стоимости проекта обычно оценивается его бюджет (суммарные затраты на проект) и соотношение составляющих бюджета. Если общая стоимость проекта пр...
Анализ стоимости проекта
Анализ стоимости проекта Чтобы оценить общую стоимость проекта, достаточно перейти в таблицу Cost (Затраты) в любом из представлений со списком задач и просмотреть данные в столбце Total Cost (Общ...
Определение общей стоимости проекта
Определение общей стоимости проекта Помимо выяснения общей стоимости часто требуется проанализировать пропорциональное соотношение затрат внутри бюджета. Как правило, в каждой организации есть сво...
Распределение затрат по фазам проекта
Распределение затрат по фазам проекта Для определения соотношения затрат между фазами проекта воспользуемся настраиваемыми полями и формулами. Нам понадобится два поля, первое из которых, Cost2 (З...
Анализируем распределение затрат по фазам проекта
Анализируем распределение затрат по фазам проекта На рис. 15.14 видно, как распределены затраты на подготовку номера: на планирование и верстку уходит по 10% бюджета, на подготовку материалов 28%...
Распределение затрат по типам работ
Распределение затрат по типам работ Очень часто в рамках одной фазы выполняются задачи разных типов. Например, в нашем проекте на фазе Верстка журнала некоторые задачи относятся к корректированию...
Заполняем настраиваемый код структуры для задач проекта
Заполняем настраиваемый код структуры для задач проекта...
Затраты на выполнение задач разных типов
Затраты на выполнение задач разных типов...
После ввода информации о стоимости некоторых задач соотношение затрат изменилось
После ввода информации о стоимости некоторых задач соотношение затрат изменилось Как видно из этого примера, анализ плана проекта нужен еще и для поиска возможных ошибок и несоответствий. Поскольк...
Затраты на обычные и сверхурочные трудозатраты
Затраты на обычные и сверхурочные трудозатраты Для определения стоимости сверхурочных работ добавим в таблицу колонку Overtime Cost (Затраты на сверхурочные) и просмотрим ее значения в строке сумм...
Структура затрат на проект после обновления данных о стоимости ресурсов
Структура затрат на проект после обновления данных о стоимости ресурсов После ввода информации о стоимости ресурсов стоимость проекта существенно возросла. Кроме того, изменилось соотношение по ст...
Редактируем формулу, чтобы определить, сколько процентов составляют сверхурочные затраты от общих затрат
Редактируем формулу, чтобы определить, сколько процентов составляют сверхурочные затраты от общих затрат Обновив формулу, посмотрим на данные в таблице. На рис. 15.21 (файл 15.mpp) видно, что доля...
Анализ распределения затрат между обычными работами и сверхурочными
Анализ распределения затрат между обычными работами и сверхурочными...
Распределение затрат на ресурсы разных типов
Распределение затрат на ресурсы разных типов Для анализа распределения затрат по ресурсам разных типов воспользуемся теми же приемами, что и при анализе распределения ресурсов по типам задач. Для...
Заполняем данными настраиваемый код структуры для ресурсов
Заполняем данными настраиваемый код структуры для ресурсов Когда коды отделов у ресурсов расставлены, нужно создать поле для хранения информации об общей стоимости проекта и для расчета процента с...
Анализ затрат по типам ресурсов
Анализ затрат по типам ресурсов При работе с полями в Организаторе не забудьте о переключении между настраиваемыми полями ресурсов и задач. В этом примере нам нужно настраиваемое поле для ресурсов...
Анализ затрат проекта с учетом затрат на авторов
Анализ затрат проекта с учетом затрат на авторов Кроме того, на рис. 15.24 видно, что группировка позволяет просматривать данные по затратам не только для отделов, но и для должностей внутри отдел...
Оптимизация стоимости проекта
Оптимизация стоимости проекта Обычно после того, как проведен анализ, принимается решение относительно оптимизации плана. Если общая стоимость проекта и распределение затрат соответствуют ожидания...
Уменьшение затрат
Уменьшение затрат Затраты определяются ставками ресурсов, трудозатратами и фиксированными затратами на задачи. Поэтому уменьшить затраты можно, уменьшив один или несколько определяющих факторов. Д...
Увеличение затрат
Увеличение затрат Если у проекта или его части оказывается дополнительный бюджет, который можно использовать, то увеличить затраты можно за счет увеличения объема работ, увеличения числа используе...
Что нового вы узнали?
Что нового вы узнали? Как уточнять длительность задач с использованием параметрического метода. Как уточнять длительность задач с использованием метода PERT.