5. Пусть исчезает. Есть только один способ избавиться от чего-то, не прикасаясь, — не прикасаться.
Никогда не продолжайте подписку, если сомневаетесь в том, что издание действительно вам нужно.
Попросите удалить вас из списков подписчиков.
6. RSVP ASAP. Если документ требует краткого ответа, ответьте немедленно.
Как это можно сделать:
написать личную записку;
написать ответ в конце полученного письма или записки;
написать записку на половинке фирменного бланка;
если это возможно, позвонить.
Вы боитесь, что отсылать назад письмо, подписав внизу свой ответ, неприлично? Боюсь, вы ошибаетесь. Неприлично вообще не отвечать или отвечать с запозданием. Вы же проявляете внимательность и к тому же экономите бумагу.
7. Кладете в папку и забываете? Вы уверены, что это вам еще пригодится? В большинстве случаев мы не прикасаемся и не читаем треть всего, что храним. Зачем же тогда складывать ненужные бумажки в папки, а потом, когда случайно на них натолкнешься, периодически просматривать? Научитесь сразу отбирать то, что вам нужно, и выбрасывать то, что не нужно.
Если вы уверены в том, что документ может вам пригодиться, положите его в папку. Регулярно (раз в день, неделю или месяц) выбирайте для их просмотра время, когда не можете сосредоточиться на работе (см. главу 28, в которой речь идет о биоритмах и способах определить уровень энергии и готовность браться за то или иное задание).
8. Выбирайте и что-то храните, что-то — выбрасывайте. Приучите себя отбирать то, что нужно, а остальное выбрасывать. Особое внимание уделяйте спискам, таблицам, графикам, которые обычно суммируют все сказанное и занимают мало места.
Не бойтесь отправлять остальное в мусорную корзину.
Время от времени (лучше всего в конце недели) перебирайте скопившиеся журналы и выбрасывайте те, которым больше года. Не копите старые доклады — они вам все равно больше не пригодятся. Подобная «уборка» в конце недели поможет вам подготовить себя к выходным и даст почву для размышлений о том, что вы уже сделали и что вам предстоит сделать.
9. Учитесь читать по-разному. Читать все с одинаковым вниманием так же глупо, как ездить по всем дорогам и при любой погоде с одной и той же скоростью.
Одни документы стоит лишь просматривать, выискивая основные идеи, в других — искать нужную информацию, третьи — быстро прочитывать целиком, чтобы «быть в курсе».
Важные материалы, которые требуют особого внимания и сосредоточенности, лучше откладывать на потом — чтобы изучить их в спокойной обстановке, когда ничто не будет вам мешать. Чем сложнее материал, тем важнее, чтобы вы были полны сил и сосредоточены.
10. Компостная куча. Если вы смогли приучить себя жить по «принципу одного касания», то сумели сэкономить кучу времени и достойны того, чтобы ваш бюст поместили в Галерею славы планирования времени.
Если же для вас этот принцип слишком жесток, попробуйте завести еще одну папку — так называемую «компостную кучу». Не знаете, как быть? Не уверены, пригодится ли вам бумага или нет? Положите ее в «компостную кучу» и забудьте.
Раз в неделю берите в руки вилы и переворачивайте «компост». Что-то уже «созрело» и может быть использовано, но очень много и того, что можно отправить в мусорную корзину.
Обещаю вам, что очень скоро «бумажная уборка» войдет в привычку, и вы даже станете получать от нее удовольствие. Кроме того, она заметно облегчит работу и поможет вам экономить время.
В следующей главе мы поговорим о более конкретных способах борьбы с хаосом.
Итак, теперь Рэг проводит больше времени с людьми и меньше возится с бумажками.
Он не пожалел времени и по субботам разбирал файлы и папки. Рэг оказался сообразительным: брал с собой радиоприемник и сынишку и превращал неприятный, казалось бы, процесс в игру.
Он вовсе не жалеет о том, что практически лишился выходного, потому что теперь у него уходит гораздо меньше времени на поиски указов, документов, бланков и т.д. Теперь его стол стал значительно аккуратнее и просторнее, и он всегда знает, где что лежит.
Советы по планированию времени
Живите по принципу «одного касания» к документу и применяйте его ко всем бумагам в офисе.
Откажитесь от ненужных подписок — и ненужных бумаг сразу станет меньше.
Вырезайте или переписывайте то, что вам нужно, а затем избавляйтесь от остального.
