Структура Справочника по административной организации

Справочник по административной организации является важным инструментом управления. Поэтому структура справочника должна быть связана со структурой управления организации (см. Раздел 7.6). Справочник также задает направление разработчикам процесса (команде по улучшению процесса), тем самым помогая им построить общие модели, использующие единые данные с одинаковыми определениями, которые могут быть применены для всех административных бизнес-процессов.

Далее рассматриваются две структурных модели для Справочника по административной организации. Одна модель предназначена для ситуаций с относительно высокой степенью интеграции между административными бизнес-процессами, а другая - для ситуаций с относительно низкой степенью интеграции. Кроме того, в общих чертах описываются случаи, для которых эти модели считаются пригодными.

Организации с относительно высокой степенью интеграции административных бизнес-процессов представляют собой небольшие и средние организации, в которых взаимозависимость различных организационных единиц является достаточно сильной. Относительно сильная взаимозависимость между организационными единицами приводит к тому, что эти единицы достаточно часто обмениваются данными и используют одинаковые массивы данных. Именно поэтому в таких ситуациях многие аспекты административной организации координируются и управляются централизованно. Такая централизованная координация может быть необходима из соображений, связанных со стратегией, управлением, специальными знаниями, объединением и производительностью. Это приводит к введению центрального управления, а следовательно и к созданию Справочника по административной организации, в котором все организационные единицы описываются единообразно. Для удобства пользования разделами справочника, при его распространении между организационными единицами следует учитывать актуальность различных разделов для каждой из них.

На Рисунке 7.С представлена структура справочника в случае относительно высокой степени интеграции. На ней изображен справочник для руководства средней или крупной промышленной компанией с подразделениями материально-технического снабжения, продаж, отгрузки, производства 1 и 2, с торговым складом, лабораторией и отделом кот роля кадров управленческого персонала, бизнес- администрации, информационного управления, общим отделом, а также отделом трудовых ресурсом и организации. Рисунок 7.С показывает, что содержание разделок справочника, в которых описываются эти отделы, в основном одинаково, однако, несмотря на это, описания административных бизнес-процессом предоставляются только тем отделам, в которых они проводятся.

Совершенно иначе выглядит Справочник по административной организации для организации с относительно низкой степенью интеграции административных бизнес-процессов. Для этого второго типа характерно существование центральной, относительно небольшой системы управления с множеством фактически независимых бизнес-единиц. В этой ситуации вопрос заключается в том, что должно управляться централизованно и что может быть децентрализовано?

На Рисунке 7.D представлена структура справочника для организации с независимыми организационными единицами, такими как подразделения, организационные единицы и/или ориентированные на результат команды.

При такой структуре, Разделы 0, 1 и 2 справочника управляются централизованно (по Разделу 0 справочника см. Раздел 7.4.3). В Разделе 3 приведены указания от финансового руководства (так называемое руководство по бухгалтерскому учету). В Разделе 4 содержатся такие же инструкции отделов трудовых ресурсов и организации.

Рисунок 7.С   Справочник по административной организации при относительно высокой степени интеграции административных процессов

 

В Разделе 5 менеджеры удаленных, децентрализованных организаций документируют все мероприятия своей административной организации, которые не управляются из центрального офиса. Сюда может входить документация удаленных частей плана информационной системы и концептуальной модели данных. Это означает, что для менеджера, ответственного за Раздел К), в Справочник по административной организации включаются Разделы 0-4 (заполненные и управляемые другими должностными лицами) и его собственный Раздел 10.

 

Раздел / Глава	0 Справочное руководство	1 Управление данными	2 Носители данных	3 Финансовый отдел	4 Отдел кадров и организационные подразделения	5 Организационные единицы	6 и т.д. Организационные единицы
0	Введение	Введение	Введение	Введение/ ключевые слова	Введение/ ключевые слова	Введение/ ключевые слова	Введение/ ключевые слова
1	Общие сведения	Общие сведения	Общие сведения	Общие сведения	Общие сведения	Общие сведения	Общие сведения
2	Содержание справочника	Определения данных	Носители данных	Организация	Организация	Организация	Организации
3	Контроль	И т.д.	И т.д.	Информационное управление	Информационное управление	Информационное управление	Информа- ционное управление
4	Распределение			Административные процессы	Административные процессы	Административные процессы	Административные процессы
5	Методики документирования			Рабочие инструкции	Рабочие инструкции	Рабочие инструкции	Рабочие инструкции
6	Автоматизированные инструменты			Внутренний контроль	Внутренний контроль	Внутренний контроль	Внутренний контроль
7	Правила изменений			Различные аспекты	Различные аспекты	Различные аспекты	Различные аспекты
8	Правила КОМПОНОВКИ			Носители данных	Носители данных	Носители данных	Носитепи данных
9	Термины и ПОНЯТИЯ			Определения данных	Определения данных	Определения данных	Определения данных

 

Рисунок 7.D   Справочник по административной организации при относительно низкой степени интеграции административных процессов

На практике, для двух описанных ситуаций различают множество разнообразных переменных. Не следует путать ситуацию отдаленной, децентрализованной организации с ситуацией в филиале организации. В филиале ничего не говорится ни о децентрализации власти для управления и проектирования первичных процессов, ни о рассредоточении действий по выполнению центрально управляемых процессов или центрально управляемых административных бизнес-процессов. В этом случае мы имеем дело с относительно высокой степенью интеграции административного бизнес-процесса.

Возможны также промежуточные формы. В силу причин, связанных со специальными знаниями, стандартизацией, юридическим равенством и производительностью, может сложиться ситуация, при которой информационные системы обработки операций управляются централизованно, в то время как руководство проектированием рабочего метода является децентрализованным. В этом случае структура Справочника по административной организации будет представлять собой комбинацию Рисунков 7.С и 7.D. Должно быть ясно, что выделение раздела в справочнике имеет смысл только в том случае, если для этого раздела может быть указано централизованное или децентрализованное управление.