В этой главе подводятся итоги по следующим целям анализа:
A. Результативность управления информацией.
B. Результативность/эффективность файлов.
C. Длительность цикла/своевременность выполнения.
D. Группировка мероприятий.
E. Маршрутизация.
F. Внутренний контроль.
G. Продуктивность.
Н. Возможности стандартизации.
I. Дублирование/избыточные процедуры.
J. Результативность/эффективность инструментов.
Цели анализа можно подразделить в соответствии с проблемами анализа. Предметом анализа являются:
Условия, в которых протекает административный бизнес-процесс (Цели анализа В, D, E, F и J).
Фактическое выполнение административных мероприятий (Цели анализа С, F, G, Н и I).
Конечный продукт административного бизнес-процесса (Цели анализа А, С и F).
Цели могут быть представлены таким же образом, как это представлено на Рисунке 4.О (буквы соответствуют целям анализа).
Неэффективно проводить исследование завершения административной организации в целом, не дифференцируя характер и влияние целей, связанных с каждым мероприятием. Вы быстро заметите, что недостатки будут по-прежнему наблюдаться, если цели анализа не изменятся.
Рисунок 4.0 Предмет анализа
При взгляде на Рисунок 4. О возникает впечатление, что неадекватные предварительные условия часто приводят к неадекватной обработке и конечных продуктов.
Пример иерархии анализа, при помощи которой возможно проведение классификации целей анализа в соответствии с важностью, может быть представлен следующим образом:
Во-первых, определить конечный продукт (А, С и F) и эффективность управления информационными потоками. Если все это в порядке, определить, стоит ли их изучать.
Если да, то определить, выполняются ли условия эффективного функционирования. (К примеру, в отношении использования файлов, следует рассмотреть возможность компьютеризации или в отношении структуры функций и задач, следует рассмотреть распределение мероприятий между организационными структурными подразделениями.)
После оценки эффективности выпуска и условий методов эффективной работы, тем не менее, следует рассмотреть фактическое выполнение мероприятий и выяснить, возникает ли дублирование, адекватна ли маршрутизация в рамках отдела, используются ли возможности стандартизации и высока ли продуктивность.
Раздел 4.13.2 указывает, что не все данные, необходимые для анализа, могут быть взяты из существующей документации. Это может создать необходимость в приоритизации анализируемых элементов и создании иерархии целей анализа. Предположим, к примеру, что возникает ситуация, когда административной организации подходят только схема организационной структуры (Раздел 3.9.1) и детальная схема процесса (Раздел 3.9.6). Как указано в Разделе 3.10, не все требуемые факторы могут быть представлены в виде схемы с помощью обеих методик документирования. В этом случае для каждой цели анализа могут быть представлены необходимые дополнительные данные, требуемые для адекватного анализа (см. Рисунок 4.Р). Так, к примеру, анализ продуктивности административных бизнес-процессов потребует дальнейшей детализации различных параметров, затрат и стандартов. Обычно следует выходить за границы соответствующего административного бизнес-процесса.