Когда иерархический обзор объединяется со схемой организационной структуры, образуется полный обзор организационных единиц (см. матрицу в Приложении IV). С помощью этой матрицы можно определить степень причастности конкретной организационной единицы к конкретному административному бизнес-процессу.
Возможно, что в отношении конкретных мероприятий сформированы какие-либо административно-организационные условия. В первую очередь, эти условия могут быть связаны с местом проведения мероприятия..
|
№ п/п |
Базовое мероприятие |
Описание |
Результаты |
№ формы |
Исполнитель |
|
А |
Заполнение регистрационной и налоговой форм |
Регистрационная форма должна включать все данные, необходимые для обработки найма на работу новых сотрудников |
Заполненные: - регистрационная форма для работника - налоговая форма |
1 2 |
Труд. рее. Работник |
|
В |
Заполнение регистрационной формы и контракта |
Ввести денные отдела и завизировать договор о трудоустройстве работника |
Регистрационная форма, заполненная данными отдела и завизированная |
1 |
Менеджер отдела |
|
С |
Проверка заполнения |
Проверка заполнения регистрационной формы |
Контрольная виза на регистрационной форме |
1 |
Труд. рее. |
|
D |
Запрос на медицинский осмотр |
Запрос на медицинский осмотр в медицинской службе компании |
Форма запроса |
3 |
Труд, рее |
|
Е |
Письмо-договор |
Составить письмо-договор |
Напечатанное, но еще не подписанное письмо и копия |
4 |
Труд. рее. |
|
F |
Получение результатов медицинского осмотра |
Возврат полученной формы запроса с результатами осмотра |
Заполненная форма запроса |
3 |
Труд. рее. |
|
G |
Заведение личного дела |
Завести номер файла и приготовить файл |
Файл личного вела |
5 |
Труд. рее. |
|
Н |
Заявка на медицинскую страховку |
Заполнение и отправка формы медицинской страховки |
Форма страховки |
6У7 |
Труд. рее. |
|
I |
Мониторинг финансовой сметы |
Обновление таблицы должностей, проверка утверждения вакансии |
Обновленная таблица должностей |
8 |
Отдел финансово го планирова ния |
|
J |
Ввод в платежную ведомость |
Заполнение карточки учета рабочего времени Запись в таблицу платежной ведомости |
Карточка учета рабочего времени Таблица платежной ведомости |
9 10 |
Отдел труда и зарплаты |
|
К |
Заявка на пенсионную страховку |
Заполнение и отправка письма с заявлением |
Письмо-заявление |
11 |
Труд. рее. |
|
|
Enz.. |
|
|
|
|
Рисунок 5.G Пример обзора базового мероприятия
Следующие условия должны быть включены и заданы:
Конкретные мероприятия должны выполняться сотрудниками или отделами, определенными заранее.
Некоторые мероприятия должны быть объединены друг с другом в одном отделе.
Некоторые мероприятия не должны быть объединены в одном отделе или поручены одному сотруднику.
В административном бизнес-процессе определенные наборы да 11-ных необходимо обновлять или делать на них ссылки.
Кроме того, административно-организационные условия могут быть связаны с созданием, обработкой, ссылками и удалением каких-либо наборов данных.
Учитывая переменные проекта, матрица может указать, где именно (рабочее место [отдел]) будет выполняться упомянутое мероприятие. Место (отдел) выполнения конкретного мероприятия обозначено на Рисунке 5.С. Если заранее было определено, что мероприятия будут выполняться несколькими отделами, то на этой стадии происходит дальнейшее нетление мероприятий.
Чтобы указать место проведения мероприятий, необходимо уже иметь некоторое представление об их организационном группировании. При запуске нового процесса, который должен заменить ранее применявшийся процесс, следует рассмотреть связи в пределах существующей структуры. В полностью и вновь разработанной организации можно найти связи с описаниями характеристик бизнеса и на этом основании определить ожидаемую компоновку организационной структуры.
Существует несколько критериев, которые могут играть роль в определении места проведения мероприятий:
Достижение наиболее эффективного использования применяемых наборов данных.
Осуществление оптимального использования инструментов, применяемых в административных бизнес-процессах.
Размещение мероприятий таким образом, чтобы мероприятия с самой большой организационной взаимосвязью как можно больше проводились вместе.
Размещение задач, похожих друг на друга и требующих приблизительно равного уровня образования, по возможности вместе.
Разделение функций распоряжения, выполнения, хранения, документирования для реализации оптимального уровня управления.
Составление наборов задач так, чтобы достичь хорошей степени удовлетворения работой. Содержание и условия работы должны обеспечивать оптимальное количество разнообразия и самоуправления. Чтобы создать хорошую мотивацию для служащих, вы должны стремиться создавать комплексные наборы задач так, чтобы максимально использовать способности вовлеченных сотрудников. Также важно, чтобы группы были сформированы из людей, подходящих друг другу по интересам, характеру и образованию.
Различные критерии могут противоречить друг другу. Иногда преобладает один или несколько критериев. Следовательно, остальные играют меньшую роль в организации структуры. Если лишь немногие критерии преобладают или не преобладают никакие, то ищут баланс. Характеристики бизнес-процесса и требуемая информация для управления им в конечном счете определяют приоритет критериев.
Вы можете получить некоторое представление о том, как достигается баланс, оценивая степень выполнения каждого критерия для каждой из альтернатив. Альтернатива с самым высоким итоговым счетом является предпочтительной до тех пор, пока она не опускается ниже минимального уровня любого из индивидуальных критериев. Определение места проведения мероприятий носит предварительный характер, поскольку возможно, что оно будет определяться на основе следующих этапов проектирования.
