Современные технологии управления командой проекта.         d9e5a92d

Предоставление отчета команде по управлению проектом


После проведения обсуждений с отделами и контактными группа­ми команда по улучшению процесса представляет команде по управле­нию проектом окончательный отчет. Кроме результатов анализа отчет может содержать предложения по запуску новых административных бизнес-процессов и описание того, как должны быть изменены существу­ющие административные бизнес-процессы. Эти рекомендации форму­лируются в общих чертах. Команда по управлению проектом должна одобрить эти рекомендации перед окончательным определением изме­нений, которые необходимо внести в существующие процессы и в план запуска новых процессов.

После получения одобрения команды по управлению проектом и рас­смотрения всех заключений и рекомендаций групп в одобренные планы изменений будут занесены данные о всех необходимых приготовлениях для модификации процессов, о выполнении дальнейших детальных изу­чений, о начале новых процессов и т. д. Нa основании этого плана-соглашения команда по управлению проектом сможет отслеживать последовательное выпол­нение мероприятий.

 

При помощи анализа (который также называют информационный аудит) необходимо достичь понимания одного или нескольких из следующих факторов:

Результативность управления информационными потоками.

Результативность и эффективность файлов данных.

Длительность цикла административного бизнес-процесса, ограниченного по времени его выполнения (эффективность процесса).

Способ, посредством которого различные мероприятия административного бизнес-процесса объединяются в группы.

Результативность и производительность маршрутизации административного бизнес-процесса.

Внутренний контроль, связанный с операциями по обработке данных.

Продуктивность административного бизнес-процесса.

Возможности стандартизации операций.

Наличие дублирования (мероприятий или баз данных) и/или избыточных действий.

Результативность и эффективность используемых инструментов.

Целью анализа может также быть оценка конечных результатов ад­министративного бизнес-процесса. В этом случае может анализироваться эффективность данных по административному бизнес-процессу как часть процесса принятия решений (оценка эффективности управления инфор­мационными потоками). Также могут оцениваться структура калькуля­ции затрат или система финансового планирования.

Помимо факторов, в которых стоит разобраться, необходимо также выбрать одну или несколько из обсуждаемых в этой главе целей анализа. В этой главе вы найдете ограниченное обсуждение использования набора данных как инструмента для выполнения административного бизнес-про­цесса. Целью обсуждения является изучение возможностей комбинации (сочетания) наборов данных. В ходе этого изучения также обсуждаются результаты компьютеризации наборов данных.

Каждый анализ начинается со сбора исходной информации. Эта ин­формация состоит из документации по анализируемому административ­ному бизнес-процессу и документов, являющихся частью документации. Кроме того, важно рассмотреть и другие доступные записи и описания, касающиеся процесса. Важную роль могут также играть различные на­блюдения, сделанные и снабженные комментариями в ходе схематического изображения административного бизнес-процесса. Во-первых, необ­ходимо определить анализируемый административный бизнес-процесс (см. Раздел 3.2). Необходимо начать сбор детальной информации и до­полнение к уже имеющимся исходным материалам. После этого прово­дится анализ.

В ходе сбора детальной информации потребуется использование вы­борок. К примеру, при анализе длительности цикла заказов на закупку не всегда возможно, а порой и просто невозможно использовать все заказы на закупку. Достаточно будет провести случайную выборку среди зака­зов на закупку.

Важно, чтобы человек, выполняющий анализ, обладал полномочия­ми и достаточным опытом для анализа административных бизнес-про­цессов. Эти специальные знания и опыт должны относиться к области целей анализа. Анализ эффективности инструментов, используемых в ад­министративных бизнес-процессах, требует специальных знаний относи­тельно возможностей компьютеризации существующих мероприятий, а также других технологических инструментов. Кроме того, анализ надеж­ности административных бизнес-процессов требует наличия знаний прин­ципов внутреннего контроля и контроля информационных потоков.

В Главе 2 рассматривается, как анализ организационно связан с дру­гими мероприятиями, требуемыми для выполнения проекта (такими как документирование и моделирование процесса). После обсуждения целей анализа (Разделы 4.3 и 4.12), в Разделе 4.13 представлено несколько прак­тических рекомендаций по управлению этими целями. В Разделе 4.2 рас­сматривается вопрос о том, как возникают недостатки в административ­ных бизнес-процессах.

 




Содержание раздела