Каждый раз, когда необходимо провести документирование административного бизнес-процесса, требуется знать заранее, какие факторы должны быть документированы и до какого уровня детализации. В конце концов, непрактично и бессмысленно предлагать проводить документирование всех аспектов на всех уровнях детализации.
Если целью документирования административных процессов является достижение образовательных, подготавливающих и связующих целей, то вполне возможно определить масштаб (также называемый широтой документирования) так же, как и уровень детализации (степени или глубины). Важнейшими факторами понимания процессов являются сущность процедур, документов, информационных каналов.
Если целью документирования является также проведение анализа, то возникает дилемма. В идеале понимание проблем административных бизнес-процессов должно быть обеспечено до начала проведения мероприятий по документированию. К примеру, если существует проблема с длительностью цикла, то необходимо провести документирование таких факторов, как: периодичность, количество, время начала и время завершения. Конфликт возникает из-за того, что понимание проблемы должно быть достигнуто при помощи анализа, хотя это заблаговременное понимание существует только в редких случаях (или не существует вовсе). Возникновение этой проблемы можно предотвратить, проведя короткое ориентировочное исследование, которое выявит основные проблемы в административных бизнес-процессах до начала этапа документирования. В ходе этого предварительного исследования проводится интервьюирование руководства вовлеченных организаций и анализ соответствующей документации (такой как служебные записки бухгалтеров, внутренние отчеты, описания процессов). Интервью проводятся по стандартному опроснику. (Соответствующая методика документирования для целей анализа может быть определена с помощью рисунков в Разделе 3.10.). Аналогичное предварительное исследование должно быть предпринято для получения оценки времени и ресурсов, необходимых для осуществления проекта. Эти величины будут зависеть от числа административных бизнес-процессов, их сложности, количества вовлеченных сотрудников и отделов.
