Как сказано выше (Раздел 3.6), перед началом проекта по анализу административной организации полезно путем краткого предварительного изучения выявить существующие в административном бизнес-процессе проблемы. Выбор методики документирования, которая будет применяться в дальнейшем, может определенным образом базироваться на цели анализа. Не всегда, однако, просто определить концепцию цели анализа. Это значит, что существует дилемма документирования: использовать избыточный или недостаточный объем информации. Решение этой проблемы заключается в создании прочной основы, которая будет развиваться в дальнейшем. На первом этапе необходимо убедиться в том, что определена верная иерархия методик документирования (см. Рисунок 3.G).
Далее представлены часто используемые комбинации методик. Начиная с иерархических схем (Раздел 3.9.3) и организационной структуры (Раздел 3.9.1), разрабатывается полный обзор процедур и отделов (Раздел 3.9.4), так называемая матрица. Эту матрицу (строки матрицы) можно использовать в качестве хранилища общих схем процесса, которые будут в дальнейшем разрабатываться (Раздел 3.9.5). Общие схемы процесса используются для получения первого впечатления о процессах. Блоки или элементы общей схемы процесса могут быть (в зависимости от цели анализа) в дальнейшем описаны подробно с использованием детальных методик. Глубина анализа будет зависеть от его целей.
Рисунок 3.G Пример набора или комбинации методик документирования
Также используется метод разработки детальных схем процесса (Раздел 3.9.6) на базе каждой горизонтальной строки матрицы (см. Рисунок 3.G). Эти детальные схемы процесса можно использовать в качестве хранилищ детальных методик. Схема инструкций (Раздел 3.9.7) также часто применяется наряду с детальной схемой процесса. Процедурные символы в детальных схемах процесса описывают действия более детально. При разработке справочника административной организации эта комбинация оказывается более эффективной, если детальная схема процесса находится на левой странице, а сопутствующая схема инструкций на правой странице (mutatis mutandis, внося необходимые изменения). Аналогичным образом применяется оформление экрана.
Для анализа административных бизнес-процессов не требуется приведения полного описания процессов в схеме инструкций. Достаточно детально описать только те действия, которых требует ситуация (контекст) анализа. К примеру, в ситуации оценки внутреннего контроля организации детально описываются только действия по осуществлению контроля.