В этой книге обсуждаются пути определения, понимания и улучшения ваших бизнес-процессов. Однако работа заканчивается лишь тогда, когда процессы хорошо задокументированы. Необходимо обеспечить доступность информации по этим процессам для любого человека, которому нужно разобраться в них или использовать. Кроме того, документальное сопровождение должно обеспечить непосредственную отслеживаемость связей, начиная с задач и кончая бизнес-планом организации и критическими факторами успеха организации. Это может быть выполнено лишь при условии использования эффективной иерархической структуры документирования. Рисунок 1.Е показывает пять ярусов, составляющих типичную систему документирования. Данная структура документирования будет использована в этой книге.
Ряд факторов приводит к потребности понимать, документировать и улучшать все процессы, существующие в организации.
Среди основных факторов, побуждающих организацию сосредотачивать свое внимание па улучшении процесса и/или системы можно выделить следующие:
Установка новой компьютерной системы
Слияние двух или более организаций
Необходимость сертификации в системе качества по стандартам ИСО серии 9000
Необходимость сертификации в системе по защите окружающей среды по стандартам ИСО серии 14000
Внедрение программы тотального управления качеством
Необходимость снижения затрат или длительности цикла
Необходимость подготовки к финансовому аудиту
Необходимость реагирования на требования, предъявляемые потребителями и государством
Рисунок 1.Е Разбивка (классификация) документации
Документирование также полезно при изменении существующих процессов для сравнения существующих и предлагаемых методов. Еще одним доводом в пользу документирования является потребность в передаче знаний от одного человека к другому в рамках проекта или по его окончании. Даже если проект не был выполнен, наличие документации полезно для целей анализа или изменения текущих процедур, особенно для составления инструкций и контроля качества процесса. Эта концепция утвердилась с принятием во всем мире спецификаций ИСО серии 9000.
