Привратник

В Делопроизводстве есть еще одно очень хитрое дело, кроме бумажных дел. Это работа секретарей при управляющих. Хотя правильнее было бы сразу назвать их не секретарями, а помощ­никами. В первую очередь, конечно, Помощник Управляющего предприятием.

Секретарь, если верить словарю, — это работник, ведущий делопроизводство, переписку какого-либо лица, организации, учреждения. Секретарь Управляющего, конечно, заведует и его перепиской. Но в хорошем предприятии у него для этого должны быть отдельные писцы. Задачи же у него гораздо сложнее.

И вообще, это очень сложное место, и совершенно не правы те предприятия, которые на нем держат «девочек». Это место для одного из хозяев предприятия. И вовсе не женское. Точнее, его может занимать как женщина, так и мужчина из числа тех, кто болеет за все дело и ощущает предприятие своим. Поэтому я пишу название этой должности с большой буквы — Помощник Уп­равляющего.

У Помощника Управляющего, как я уже сказал, для писцо­вых работ должны быть свои писцы. Он же сам работает стражем Управления. Поэтому он сидит у дверей, которые олицетворяют Хозяина, и заведует входами. Он Привратник в высоком смысле этого слова. Телефоны тоже в его ведении, потому что они тоже являются дверьми в Управление. Тем предприятиям, где у врат Управления оказывается прирожденный Помощник, сильно по­везло. Это товар штучный и редкий.

Если в отношении всяческой письменной работы все довольно просто — ее надо делать по образцам или в соответствии с жела­нием управляющего, — то в отношении работы Помощника есть над чем потрудиться психотехникам.

Каким-то образом до обучающегося на должность Помощ­ника Управляющего надо донести, что он получает зарплату, только если Управляющий ее для него заработал. Иначе говоря, от заботы Помощника об Управляющем прямо зависит произво­дительность фирмы и его собственное благосостояние.

Но это значит, что Помощник должен заботиться не собственно об Управляющем, а именно о дееспособности и производительно­сти предприятия. Об Управлении. А выражается это в том, что он распределяет силу Управляющего, бережно расходуя ее, когда отводит время для встреч и дел.

Бережно — это самое главное! Четко видя, что это лично он с помощью такого прекрасного работника, каким является Уп­равляющий, делает дела предприятия. А раз работник такого уров­ня, кто может сделать все эти дела, у него один, то и надо беречь его силы, как крестьянин бережет собственную лошадку. Надо думать и о том, как выглядит Управляющий, насколько он ухо­жен — по этому судят о делах на предприятии. И о том, обладает ли он всем необходимым, начиная с ручки и носового платка и кончая информацией и нужными работниками, ждущими за две­рью, когда отправляешь его на важные переговоры. И о его семье кто-то должен подумать. И о том, чтобы защитить его от обид подчиненных. И о том, чтобы у него нашлось несколько минут для сна между важными встречами...

Для того, чтобы соответствовать своему месту, Помощник очень хорошо должен представлять себе устройство предприятия и то, как сила идет по Жиле, то есть обращение силы или суть производства.

Как только он начинает понимать, от кого зависит прибыль предприятия, он расставляет всех возможных посетителей Уп­равляющего в соответствии с их значимостью для дееспособнос­ти предприятия. Соответственно, он научается оценивать и зна­чимость документов, исходящих от управляющего, и никогда не отложит важный документ в конец очереди.

Более того, разобравшись с устройством предприятия, По­мощник начинает перенаправлять поток желающих поговорить с Управляющим к тем работникам предприятия, кто и должен вести такой разговор по должности.

По сути, Помощник должен чувствовать себя продолжением Хозяина предприятия и работать в паре с управляющим. Как только это приходит, Управляющий обретает еще одну дополнитель­ную, но очень важную возможность. Он обретает Право на ошибку.

Ошибаться может любой человек, просто оговариваться или принимать решение по незнанию. Хороший управляющий — это решительный управляющий. Но чем решительнее управляющий, тем выше риск ошибиться.

И вот тут очень важно, чтобы работники, непосредственно передающие его распоряжения, то есть помощники и заместите­ли, вовремя замечали ошибки и бережно показывали их Управ­ляющему, а не слепо исполняли, перекладывая на него всю от­ветственность.

Вот это первое, на что нужно обратить внимание при обуче­нии Помощника.

Второе — это обстановка в приемной. Уютно ли там, и деес­пособна ли приемная.

Если сквозь Помощника прорываются к Управляющему люди, которых Управляющий потом выставляет или перенаправляет к другим работникам, значит, Помощник недееспособен и преда­ет общее дело ради мелких детских целей. Скорее всего, он упи­вается своей властью. Его надо проводить сквозь общее кресение и целеустроение. Иначе говоря, делать Хозяином.

Если сквозь Помощника не могут прорваться, потому что боятся, значит, эта стерва делает собственное дело и бьется за власть, за собственную империю. Его надо убирать.

Если же Помощник понимает, что на нашем предприятии мы все вместе зарабатываем деньги, и каждый важен в этом об­щем деле, и от каждого что-то зависит, то он начинает ценить всех — и Управляющего, и любого работника. Он тогда стано­вится одним из основных психотехников предприятия, и в при­емной уют и взаимное любование.