Анализ, контроль и аудит
Персонал логистического менеджмента фирмы постоянного нуждается в анализе результатов принимаемых управленческих решений и системных характеристик. При этом анализ производится, как правило, по базисным и ключевым логистическим активностям и в целом для определения уровня достижения стратегических, тактических и оперативных целей логистического менеджмента.
Под анализом в широком смысле обычно понимается разложение (декомпозиция) изучаемого объекта или процесса на части с целью экономического, финансового, технического и т.п. исследований этих частей. С-позиций логистики нас прежде всего интересует экономический и финансовый анализ-аудит, позволяющие оценить принимаемые логистическими менеджерами фирм решения, сказывающиеся в конечном итоге на уровне общих затрат, прибыли, рентабельности и других результирующих показателях.
На уровне фирмы можно выделить следующие основные задачи стратегического, тактического и оперативного логистического анализа:
- анализ выполнения стратегического (тактического, оперативного) логистического плана;
- анализ соответствия логистического стратегического плана маркетинговому и производственному;
- анализ качества продукции и логистического сервиса; анализ степени удовлетворения запросов потребителей;
- анализ эффективности выполнения отдельных логистических активностей и работы ЗЛС;
- анализ эффективности использования в логистическом менеджменте инвестиций, основных фондов, оборотного капитала, МР, живого труда;
- анализ производительности (продуктивности);
- анализ уровня технологической и технической базы логистического менеджмента;
- анализ эффективности ЛИС и применяемых ИКТ;
- финансовый анализ-аудит;
- анализ составляющих логистических издержек;
- анализ влияния логистической стратегии фирмы на ее положение на рынке;
- выделение и анализ логистических рисков и разработка мер по их снижению;
- анализ поставщиков, потребителей, посредников с точки зрения реализации логистической концепции фирмы;
- анализ уровня координации, интеграции и взаимодействия ЗЛС и логистических посредников и т.д.
Даже простое перечисление показывает, насколько обширным и многогранным является логистический анализ, который составляет неотъемлемую часть технико-экономического и финансового анализа функционирования фирмы на рынке.
В основу логистического анализа положены такие принципы, как научность, системный подход, динамичность, выделение приоритетных направлений, комплексность, полнота и достоверность информационной базы и другие. Применяемые при этом методы и приемы характерны для общего технико-экономического анализа производственно-хозяйственной деятельности.
Большое значение для эффективности анализа имеет информационная база, которая включает в себя совокупность нормативных, плановых, учетных и отчетных показателей, характеризующих состояние и динамику ЛС и ее внешней экономической среды ( 15.9).
Логистический анализ, проводимый в фирме может быть классифицирован по ряду признаков:
- по целям и задачам различают анализ выполнения стратегического (тактического, оперативного) плана; определение базисных логистических показателей; оценка результатов хозяйственной и финансовой деятельности; подготовка информации для принятия управленческих решений и т.п.;
- по аспектам выделяют экономический, финансовый, технико-экономический, функционально-стоимостной, проблемно-ориентированный и другие виды анализа;
- по содержанию программы различают комплексный (охватывающий все стороны функционирования ЛС) и локальный (затрагивающий отдельные элементы, процессы, ЗЛС) анализ;
- по уровню объектов анализ может охватывать ЛС в целом, отдельное ЗЛС, подразделение, технологический участок, рабочее место, уровень иерархии ЛС и т.п.;
- по субъектам проведения логистический анализ может быть внешним (например, внешний аудит) или внутренним, проводимым собственным персоналом фирмы;
- по периодичности и повторяемости различают ежегодный (ежеквартальный, ежемесячный, ежедневный) и разовый анализ;
математических методов и моделей, составляющих научную базу логистики (см. раздел 1.4.). Среди наиболее распространенных в западном логистическом менеджменте методов и технических приемов анализа можно указать: [ZEBR_TAG_br
- методы математической статистики (факторный, индексный, кластерный, дисперсионный анализ, множественные корреляционно-регрессионные модели, спектральный анализ и др.);
- функционально-стоимостной анализ;
- методы статистического имитационного моделирования на ЭВМ;
- различные эконометрические методы и модели;
- методы экспертных оценок.
Важную роль в процессах логистического анализа и контроля играют процедуры измерения результатов решений, принимаемых логистическим менеджментом (согласно западной терминологии - performance metrics - буквально метрика исполнения. Измерение результатов (количественная мера степени выполнения логистических операций и функций) является необходимым условием эффективности управления, так как обеспечивает обратную связь, необходимую для эффективного менеджмента.
В этом смысле измерение результатов менеджмента имеет два аспекта: во-первых, установление определенной системы мер (количественных и качественных показателей, критериев, шкал отношения и предпочтения); во-вторых, непосредственно измерение результата принятия управленческого решения.
технологического цикла Время цикла подготовки отчетов[ZEBR_TAG_br Время цикла закупки МР Продолжение табл. 15.2
| Производительность | Количество обработанных заказов в единицу времени Грузовые отправки на единицу складских мощностей и грузовместимости транспортных средств Отношения типа вход-выход для динамики выпуска продукции и документооборота Отношение операционных логистических издержек на единицу инвестированного капитала Отношение логистических издержек на единицу производимой продукции Затраты в дистрибутивной сети на единицу объема продаж |
15.2) к текущим значениям этих параметров. Сложность такого сравнения для ЛС заключается в том, что многие показатели и характеристики носят качественный характер (о чем мы говорили в главе 11), а критерии сравнения являются векторными.
Общая схема процесса логистического контроля имеет вид, изображенный на 15.12. Фокус процедуры контроля должен быть направлен на реализуемый процесс, в качестве которого может выступать какая-либо единичная логистическая активность, например, процедура выполнения заказа или интегрированная совокупность активностей в каналах дистрибьюции или производства продукции. Входом процесса логистического менеджмента в фирме являются различные планы, цели, задачи, нормативы и стандарты, которые в совокупности составляют некоторую настройку ЛС (по аналогии со следующими системами в теории автоматического управления). Реализуя заданную настройку, логистический менеджмент сталкивается с влиянием внешних возмущений (изменение цен, тарифов налогов, макроэкономических показателей, уровня инфляции, процентных ставок, законодательства и т.п.) и изменениями в параметрах, внутреннего состояния самой ЛС (связанных с финансами, технологиями, персоналом и т.п.).
Эти изменения вызывают отклонения параметров ЛС от заданной настройки, что определяется в результате сравнения в блоке мониторинга. По результатам мониторинга вырабатываются корректирующие воздействия на входы ЛС (ЗЛС).
Центральным звеном логистического контроля в этой схеме является система мониторинга, которая в современных условиях использует информационные технологии в ЛИС. Сравнение осуществляется
на основе данных периодической отчетности, докладов персонала логистического менеджмента и аудита. Типичная информация для мониторинга включает операционные логистические издержки (тотальные, по отдельным активностям или ЗЛС), статусы запасов, использование ресурсов, уровень потребительского сервиса, уровень качества и т.п.
Мониторинг в ЛС осуществляется или вручную персоналом менеджмента, консультантами, аудиторами или на основе компьютерных программ. По результатам мониторинга принимаются решения о корректирующих (управляющих) воздействиях. Например, если установлен недостаточный уровень сервиса по требуемому ассортименту товаров у ритейлеров, логистический менеджер может принять решение об увеличении страховых запасов на оптовом складе, с которого снабжаются ритейлеры.
Для реализации схемы мониторинга большое значение имеет заданная точность сравнения и процедура установления граничных уровней настройки.
общий функциональный аудит; [ZEBR_TAG_li- аудит спроса и уровней потребительского сервиса;
- - аудит продуктовых характеристик;
- - аудит логистических издержек и общий финансовый аудит;
- - аудит ценовой политики фирмы;
- - аудит запасов;
- - аудит товарно-транспортной документации и т.д.;
- Основой проведения аудита являются прежде всего данные бухгалтерского учета, финансовой и статистической отчетности фирмы. Для проведения аудиторских проверок в ЛС применяются специальные документы, доклады персонала логистического менеджмента, периодические отчеты и т.п. К числу наиболее важных для проведения аудита регулярных логистических отчетов относятся:
- отчет об уровне затрат и сервиса (cost-service statement);
- отчет о производительности (productivity report);
- диаграмма выполнения (performance chart);
Отчет об уровне логистических затрат сервиса похож на финансовый отчет о прибылях и убытках фирмы. Этот отчет показывает соотношение годовых затрат в интегрированных логистических активностях: закупках и физическом распределении, а также уровень логистического сервиса в заданном периоде времени по сравнению с предыдущим и относительно конкурентов (средней отметки в данной отрасли промышленности). Номенклатура реквизитов данного отчета приведена в табл.
15.3.
В идеальном случае можно было бы включить в этот отчет и прибыли от реализации операций физического распределения, но так как их трудно связать с уровнем логистического сервиса, на практике это не делается.
Уровни логистических издержек в анализируемой отчетной форме текущего года сравниваются с затратами предыдущего года и выделенным бюджетом финансирования на эти цели. В результате проведения
грузовые отправки на склады- доставка грузов со складов[ZEBR_TAG_br- грузовые отправки с мест хранения на завод
- дополнительные отправки и возврат заказов
- общие затраты по транспортировке
Запасы ГП
- запасы в транзите
- затраты на хранение на складах
- затраты на грузопереработку в складской системе
- затраты, связанные со старением запасов
- затраты на хранение на заводе
- затраты на грузопереботку на заводе
- общие затраты по запасам
Затраты на процедуры заказов
- процедуры получения заказов
- процедуры пополнения заказов
- процедуры возврата заказов
- общие затраты по заказам
Административные издержки и накладные расходы
- накладные управленческие расходы
- амортизация собственных зданий и сооружений складов
- амортизация грузоперерабатывающего оборудования
- амортизация транспортного оборудования
Общие издержки в физическом распределении ЗАКУПКИ МР, ден. ед.
Транспортировка предметов снабжения
- грузовые отправки от поставщиков МР на завод
- экспедирование грузов
- общие затраты по группе
Запасы МР
- затраты на хранение МР Продолжение табл. 15.3- затраты на грузопереработку МР
- общие затраты по группе
Процедуры заказов
- процедуры заказов МР
- затраты на экспедирование
- общие затраты по группе
Административно-управленческие расходы
- накладные расходы
- амортизация складов МР
- амортизация транспортного и складского оборудования
- сумма затрат по группе
Общие затраты снабжения МР
Общие затраты в дистрибьюции
Тотальные логистические издержкиПОТРЕБИТЕЛЬСКИЙ СЕРВИС,
- процент доставок на склад за день
- средний процент в запасах
- общее время цикла заказа:
а) нормальное
б) возврата заказа
- возврат заказов и отмена доставки
а) общее количество
б) в от общего количества заказов
- полностью выполненные заказы
- возвраты из-за: порчи, устаревания, хищения, ошибок в доставке и т.п.
- потери продаж из-за отсутствия запасов
Специальный функциональный аудит осуществляется, как правило, сторонними логистическими консультантами и top - менеджментом фирмы для оценки:- соответствия логистической стратегии фирмы динамике спроса на ГП и тенденциям рынка;
- степени удовлетворения требований потребителей к качеству логистического сервиса;
- соответствие продуктовых характеристик и атрибутов запросам и ожиданиям покупателей;
- уровня общих логистических издержек и их составляющих;
- ценовой политики фирмы.
- В системах управления запасами применяется специальный аудит запасов. Типичные системы контроля запасов отслеживают уровни
запаса для оценки спроса, пополнения, возврата на завод-изготовитель, учета сверхнормативных и устаревших запасов. Однако, могут быть случаи несовпадения между регистрируемыми (вручную или автоматически) уровнями запасов и их текущими фактическим значениями - на складе.
Это может быть обусловлено ошибками персонала, компьютера и другими причинами. Поэтому периодически (обычно в конце года) осуществляется аудит запасов, подобный отечественного процедуре инвентаризации.
Таблица 15.4
Пример части логистического отчета о производительности [217]Показатели (измерители) производительности Текущий квартал Предыдущий квартал Тот же квартал в прошлом - году Стандарт компании Средний уровень в отрасли Транспортировка - затраты на грузовые перевозки в процентах от дистрибутивных затрат 31 30 32 29 31 - потери в процентах от затрат на перевозки 0,5 0,5 0,6 0,5 0,5 - затраты на перевозки в процентах от объема продаж 9,6 9,2 10,2 9,0 8,8 Запасы - оборачиваемость 4,5:1 4,4:1 5,0:1 4,7:1 6,0:1 - устаревший запас по отношению к продажам 0,1:1 0,1:1 0,3:1 0,1:1 0,2:1 Процедуры заказов - количество процедур заказа в час 50:1 45:1 55:1 50:1 50:1 - процент обрабатываемых заказов в течение 24 часов поступления 96 92 85 95 93 - затраты на обработку одного заказа 5.50 4.95 5.65 5.50 - Складирование - использование складского пространства 75 70 70 70 70 - количество операций грузопереработки в час 200:1 250:1 225:1 200:1 200:1 Потребительский сервис - наличие запасов (процент запасов, удовлетворяемых непосредственно) 98 92 90 90 85 - процент запасов, доставляемых в течение 24 часов с момента получения информации 72 70 61 85 90
Наконец, финансовый аудит производится традиционными методами с привлечением сторонних аудиторов. В процессе этого аудита (обычно общего для всей финансовой деятельности фирмы) выделяются специальные разделы, связанные с проверкой финансовых результатов (затрат, цен, прибылей, убытков, рентабельности, ликвидности, устойчивости и т.п.) работы логистического менеджмента.
