Ревизия операций отпуска материалов со склада
Товарно-транспортная накладная - это комбинированный документ, который совмещает оформление поставки и перевозки материалов покупателю, а также расчеты автотранспортной организации с заказчиком за перевозку груза. Использование товарно-транспортных накладных позволяет проследить за материалами с момента их отправки со склада поставщиком до момента приемки на складе предприятия.
Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителя заказчика и подрядчика, подписывается ими. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий передается подрядчику.
Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.
В процессе ревизии операции приобретения и заготовления материальных ценностей ревизор проверяет также правильность учета неотфактурованных поставок. К неотфактурованным поставкам относятся материалы, поступившие на предприятие без расчетных документов поставщика.
Между поставщиком и покупателем имеется договор купли-продажи.
Поступившие материалы оцениваются в месяце их поступления по учетным ценам (без НДС) или расчетным ценам, если предприятие использует в качестве учетных цен фактическую себестоимость материалов. За рыночную можно
принять цену, которая указана в договоре купли-продажи. Если в договоре купли-продажи стоимость материалов не установлена, то нужно исходить из той цены, по которой предприятие обычно покупает аналогичное имущество.
Это предусмотрено Положением по бухгалтерскому учету Расходы организаций (ПБУ 10/99), утвержденным приказом Минфина России от 6 июня 1999 г. 33н.
После того как покупатель получит расчетные документы, бухгалтеру надо сравнить указанную в них цену со стоимостью, по которой материалы были оприходованы. Если они равны, то никаких проводок делать не нужно, а надо лишь учесть входной НДС.
Если же цена поставки не совпадает со стоимостью оприходованных материалов, то записи в учете зависят от того, когда поступили документы поставщика: до или после утверждения годовой бухгалтерской отчетности за период, в котором были получены материалы.
Если расчетные документы пришли до утверждения годовой бухгалтерской отчетности, то бухгалтер должен сразу же скорректировать стоимость материалов, согласно данным, приведенным в документах поставщика. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.
Затем на основании полученных документов отражается фактическая стоимость поставки.
Если расчетные документы поступили, когда годовая бухгалтерская отчетность уже сдана, то стоимость материалов не корректируется. Задолженность перед поставщиком пересчитывается. Образовавшаяся при этом разница считается прибылью (убытком) прошлых лет, выявленной в отчетном году.
Поэтому ее относят к внереализационным доходам (расходам) и списывают на счет 91 Прочие доходы и расходы.
Тщательно ревизором проверяются документы по приобретению материалов за наличный расчет через подотчетных лиц.
Подотчетное лицо составляет авансовый отчет об израсходованных суммах на покупку материалов. К нему должны быть приложены все оправдательные документы: счета ичеки магазинов (заверенные печатью, штампом), квитанция приходного кассового ордера (при покупке у другого предприятия), акт закупки, если материал куплен на рынке или у населения.
В акте указывается содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, количества и цены. Оформление акта закупки позволяет проверить достоверность хозяйственной операции.
Одним из обязательных реквизитов акта является проставление в нем данных паспорта продавца товара или номера патента, если продавец производит товар.
Ревизия операций отпуска материалов со склада
Проверку расходных операций начинают с выявления основных направлений отпуска материалов со склада: в цеха основного и вспомогательного производства на изготовление продукции (выполнение работ и оказание услуг), на содержание и эксплуатацию машин и оборудования, на цеховые и общехозяйственные нужды, на освоение новых видов продукции, непромышленным производствам и хозяйствам, на сторону в переработку, на передачу в счет вклада в уставный (складочный) капитал, на безвозмездную передачу юридическим и физическим лицам, в счет взноса в совместную деятельность.
Обоснованность списания материалов в расход выясняется ревизором по данным соответствующих первичных документов, в которых указывается назначение отпущенных материалов, вид продукции или статья расхода.
Порядок документального оформления отпуска материалов со склада предприятия зависит от того, для каких целей они отпускаются: систематически на производственные потребности или эпизодически в цеха и отделы на административные или общехозяйственные нужды.
При систематическом отпуске материалов в производство используется лимитно-заборная карта, выписываемая вплановом отделе или отделе маркетинга для одного или нескольких видов материалов. В ней указывается месячный лимит выдач данному цеху материалов определенного номенклатурного номера или нескольких номеров.
Лимит определяется исходя из производственной программы цеха и действующих норм расхода материалов с учетом имеющихся в цехах остатков неиспользованных материалов на начало месяца.
Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах, один из которых до начала месяца передается цеху-потребителю, другой - складу. При отпуске материалов представителю цеха заведующий складом (кладовщик) отмечает дату и количество отпущенных материалов в обоих экземплярах лимитно-заборной карты и выводит остаток неиспользованного лимита. Факт отпуска подтверждается подписями заведующего складом (кладовщиком) и получателем материалов. В специальном разделе лимитно-заборной карты отражается остаток неиспользованных в производстве материалов.
Таким образом, лимитно-заборная карта позволяет контролировать отпуск материалов на производственные нужды в пределах лимита.
Дополнительный отпуск материалов сверх лимита из-за перевыполнения производственной программы, перерасхода материла цехом на возмещение брака и т.д. допускается только с разрешения руководителя предприятия или главного инженера по разовым требованиям-накладным с указанием причины перерасхода.
В процессе ревизии ревизор выясняет, кем разработаны лимиты отпуска материалов, какие расходные нормы положены в основу расчета потребности цеха в материалах, в какой мере учтены остатки материалов в цехах, как соблюдаются эти лимиты складом при фактическом отпуске материалов, правильно ли заполняются расходные документы.
На предприятии руководителем должен быть утвержден список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов. Эти сведения сообщаются материально-ответственным лицам склада.
Ревизорпроверяет соблюдение этих правил, так как их нарушение может привести к злоупотреблениям.
При наличии перерасходов материалов ревизору нужно тщательно ознакомиться с объяснениями мастеров (начальников цехов) о причинах перерасходов и удостовериться в их обоснованности, особенно в тех случаях, когда руководством предприятия перерасход материалов списан на производство вместо отнесения его на виновных лиц.
Требованиями-накладными оформляется также разовый отпуск материалов со склада для производственных и хозяйственных нужд. Выписывается цехом (отделом) на каждый номенклатурный номер материала в двух экземплярах, один из которых остается на складе, другой передается получателю.
Накладная на отпуск материалов на сторону применяется для оформления отпуска материалов производственным единицам предприятия, расположенным за его пределами, или сторонним организациям. Выписывается отделом маркетинга (отделом снабжения) в двух экземплярах: первый экземпляр служит пропуском на вывоз или вынос с территории предприятия отпущенных материалов, второй отдается получателю материалов.
ПБУ (5/01) разрешает предприятию самостоятельно выбрать один из четырех методов оценки материалов при их отпуске в производство или на управленческие нужды: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материалов (способ ФИФО), по себестоимости последних по времени приобретения материалов (способ ЛИФО). При этом выбранный метод для конкретного наименования материалов применяется в течение всего отчетного года и закрепляется как элемент учетной политики предприятия, что проверяется ревизором.
Указанные методы могут применяться в предприятии к любым видам материалов и в любых сочетаниях, кроме трех введенных ограничений. Выбранный метод должен быть единым для вида (группы материалов), например, топливо, запасные части и т.п.; закреплен в учетной политике организа-
ции и действовать в течение всего финансового (отчетного) года; не относиться к драгоценным металлам, драгоценным камням, взрывчатым и радиоактивным материалам и другим запасам, которые обычным образом не могут заменять друг друга. Для них установлен только один метод оценки по себестоимости единицы запасов.
Первичные документы, оформляющие операции поступления и отпуска материалов, служат основанием для ведения регистров аналитического и синтетического учета. Синтетический учет движения материалов ведется по одному из двух вариантов: с использованием только счета 10 Материалы или счетов 10 Материалы, 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей, 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей.
При использовании счета 10 Материалы фактическая себестоимость приобретенных материалов формируется по дебету этого счета. В конце месяца транспортнозаготовительные расходы, относящиеся к израсходованным материалам, списываются с кредита счета 10 на соответствующие счета производственных затрат.
По второму варианту все операции по приобретению и заготовлению материалов учитываются на счете 15. В дебет этого счета относится покупная стоимость материалов с кредита счетов 60, 23, 20, 71, 76 и других (в зависимости от источника поступления) и расходы по заготовке и доставке материалов на предприятие. В кредите счета 15 в корреспонденции с дебетом счета 10 отражается стоимость фактически поступивших и оприходованных материалов по учетным ценам.
Разница между фактической себестоимостью приобретения (заготовления) и стоимостью материалов по учетным ценам списывается со счета 15 в дебет или кредит счета 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей (перерасход - дебет 16 кредит 15, экономия - дебет 15 кредит 16).
Отпуск материалов в производство в текущем учете производится по учетным ценам: дебет счетов 20, 23, 25, 26 и т.д. кредит 16.
В конце месяца учетная оценка материалов в затратах на производство корректируется на величину отклонений фактической себестоимости от учетной оценки: дебет счетов 20, 23, 25, 26 и т.д. кредит 16. При перерасходе делается обычная запись, при экономии красное сторно.
Разрешается всю сумму отклонений списывать непосредственно на себестоимость реализованной продукции (дебет счета 90 кредит счета 16).
Правильность списания материалов устанавливается ревизором путем выборочного контроля записей в учетных регистрах по счетам 20, 23, 25, 26, 44, 91 и сопоставления их с данными первичных расходных документов.
Ревизору следует убедиться, не списываются ли на производство, на реализацию или другие цели неоприходованные материалы, т.е. не оформленные документами по приходу на склад.
Стоимость материалов, использованных при строительстве объектов основных средств, нужно присоединять к сумме капитальных вложений по соответствующему объекту. Стоимость материалов, израсходованных на ремонт объектов социально-культурного назначения, нужно списывать за счет прибыли.
Если в отчетном периоде материалы реализовались на сторону, то ревизор выясняет правильность исчисления налога на прибыль и НДС.
Контроль за использованием материалов в производстве
Первичные документы по отпуску материалов в производство еще не отражают фактического их расхода на производственные нужды, т.к. количество отпущенных цехам материалов может не соответствовать количеству использованных в производстве, поэтому необходим контроль за их расходом. Цель контроля за использованием материалов в производстве - установление соответствия фактического расхода нормам.
Тем самым выявляются величины отклонений от норм по причинам и виновникам.
Ревизор определяет метод контроля за использованием материалов на предприятии и проверяет обоснованность его применения.
Применяются три метода контроля за расходованием материалов и выявлением отклонений: метод документирования отклонений, метод партионного раскроя материала, инвентарный метод.
Методом документирования отклонений пользуются для выявления отклонений, возникающих вследствие замены материалов, брака, расхода сверх установленных норм и т.д. Его сущность заключается в том, что отклонения от норм оформляются разовыми требованиями-накладными, выписываемыми в дополнение к лимитно-заборным картам, с указанием причин и виновников отклонений.
В машиностроительных, обувных, швейных и других предприятиях применяют метод партионного раскроя материала, при котором используют раскройные листы, карточки учета раскроя или ведомости. Раскройную карту или лист открывают на каждую партию материала, подлежащего раскрою, на определенное количество заданных деталей на одном рабочем месте. В ней отмечают количество отпущенных на данную операцию материалов, задание по норме на раскрой всей партии и одного изделия, а также количество полученных отходов и неиспользованного материала и результаты фактического раскроя.
Сравнивая фактический расход с нормативным, выявляют отклонения при раскрое (экономию или перерасход), их причины и лиц, от которых эти отклонения зависели.
Там, где отклонения невозможно выявить партионным методом, применяют инвентарный метод, по которому выявляют недокументированные отклонения, сравнивая количество и стоимость материалов, отпущенных в течение отчетного периода каждому цеху, участку или исполнителю, с остатками, выявленными при инвентаризации.
При инвентарном методе в цехах ведутся карты учета использования материалов, куда на основании первичных документов записывается количество материалов, переданных вобработку, выход отходов производства и неиспользованных материалов, а также фактическое количество выработанных изделий. По данным инвентаризации в карточки заносят остатки неиспользованных материалов.
Сопоставляя фактический расход материалов на фактический выпуск изделий с нормой, выявляют величину отклонений.
Проверка сохранности материалов на складе
Первичные документы по приходу и отпуску материалов используются для ведения оперативного учета материалов на складе. Регистром оперативного учета материалов являются карточки складского учета материалов.
Ревизор проверяет порядок открытия и ведения записей в них.
При открытии карточки бухгалтер заполняет ее титульную часть, указывая номер карточки, номер склада, наименование и номенклатурный номер материала, сорт и размер, единицу измерения, учетную цену, норму запаса.
Материально ответственное лицо, получив карточки, заполняет реквизиты, характеризующие место хранения материалов (стеллаж, ячейка, ящик и т.п.) в соответствии с материальными ярлыками, прикрепленными к месту хранения. Карточки должны располагаться в картотеке в порядке возрастания номенклатурных номеров с разделителями по каждому синтетическому счету, субсчету, группе и подгруппе материалов.
Начальной записью в карточке является проставление входящего остатка на начало месяца. Записи в графы Приход и Расход материально ответственное лицо делает на основании первичных документов в день их оформления.
Одновременно проставляет в карточке и на документе порядковый номер записи, что облегчает процесс выявления ошибок и нахождения требуемых первичных документов.
После каждой записи в карточке выводится остаток материалов. Исключение допускается только в отношении лимитно-заборных карт, по которым записи производятся по мере закрытия карт, но не позднее первого числа следующего за отчетным месяца.
В конце месяца по каждой карточке материально ответственное лицо подсчитывает итоги по приходу и расходу, а также выводит остаток на первое число месяца, следующего за отчетным. Если фактический остаток материалов в карточке окажется значительно выше или ниже установленной нормы запаса или если будут обнаружены материалы, находящиеся длительное время без движения, заведующий складом информирует отдел маркетинга (отдел снабжения).
Ревизор обращает внимание на организацию контроля за состоянием материалов у материально ответственных лиц со стороны бухгалтерии. Бухгалтер обязан периодически осуществлять на складах в присутствии материально ответственного лица проверку своевременности и правильности оформления первичных документов и записей в карточке (наличие подписей лиц, принявших и сдавших ценности, а также разрешивших их отпуск и т.п.).
Проверку записей операций и выведенных остатков бухгалтер подтверждает своей подписью в карточке. Если при проверке обнаруживается ошибка в записях или подсчете остатков, то бухгалтер должен внести в документы исправления, которые оговариваются подписью бухгалтера и материально ответственного лица.
Одновременно с проверкой бухгалтер и материально ответственное лицо осуществляют приемку-сдачу первичных документов. С этой целью материально ответственное лицо составляет реестр приемки-сдачи документов, в котором указывает количество и номера сдаваемых первичных документов каждого наименования раздельно по приходу и расходу.
Важным элементом контроля за состоянием материалов на складе является инвентаризация. Инвентаризации подлежат все материалы, находящиеся на предприятии, в том числе и материалы, принятые на ответственное хранение и для переработки.
В связи с проведением инвентаризации по предприятию издается приказ о порядке и сроках ее проведения и создается комиссия. Инвентаризационная комиссия в присутствии материально ответственного лица определяет наличие материалов путем подсчета, взвешивания, обмера и т.д., исходя из установленных единиц измерения.
Фактическое количество материалов фиксируется в инвентаризационной описи, составляемой на все виды материалов по каждому складу и каждому материально ответственному лицу. Однако встречаются случаи, когда инвентаризации проводятся формально, фактическое наличие материалов не проверяется, а остатки записываются в инвентаризационные описи со слов материально ответственных лиц по данным складского учета без проверки их фактического наличия.
Если вскрыты такие факты, то назначается контрольная инвентаризация остатков материалов (особенно дорогостоящих и дефицитных) комиссией, назначенной руководителем предприятия.
Как показывает опыт ревизионной работы, основными причинами хищений и недостач материалов являются:
- отсутствие в ряде производств технически обоснованных норм расхода сырья и материалов;
- списание материалов на производство по завышенным нормам;
- замена дорогостоящего сырья более дешевым без отражения в документах, что приводит к образованию неучтенных излишков материальных ценностей и изготовленной из них продукции;
- неоправданно высокие нормы естественной убыли и производственных потерь;
- непригодность части измерительной техники;
- приемка и отпуск материалов без взвешивания, замера, пересчета или без технических испытаний их качества;
- несовершенство пропускной системы, ослабление ответственности должностных лиц за своевременное и правильное составление первичной документации на расход материалов.
Для сравнения данных инвентаризации с данными текущего учета составляют сличительные ведомости, в которых выводятся разницы (недостачи, излишки, пересортицы, порча материалов). На основании утвержденного протокола и сличительных ведомостей бухгалтер приводит данные учета в соответствие с результатами инвентаризации путем списания недостач и оприходования излишков.
При отражении результатов инвентаризации бухгалтер руководствуется п.3 ст.12 Федерального закона О бухгалтерском учете, в соответствии с которым излишки материалов, выявленные при инвентаризации, принимаются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и оформляются как внереализационные доходы (Д-т сч. 10/1-9 -К-т сч. 91-1); недостача материалов или их порча в пределах норм естественной убыли относится на затраты производства (Д сч.
25, 26 - К сч. 94), а сверх норм за счет виновных лиц (Д-т сч. 73-2 - К-т сч. 94).
Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании убытка с них при наличии решения судебных органов, подтверждающих отсутствие виновных лиц, недостача списывается на внереализационные убытки предприятия (Д-т сч. 91-2 - К-т сч.
94).
Ревизор особо контролирует обоснованность взаимного зачета излишков и недостач от пересортицы. Такой зачет допускается только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, материалов одного наименования и в тождественных количествах.
Однако, если стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке, разница относится на виновных лиц.
Проверяя законность списания естественной убыли материалов, ревизор имеет в виду, что нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач (после их зачета излишками по пересортице). Запрещено списывать материалы в пределах норм до установления факта недостачи.
На основе учетных записей по счету 94 Недостачи и потери от порчи ценностей и первичных документов реви-
зор осуществляет строгий контроль за своевременной передачей правоохранительным органам материалов по недостачам ценностей сверх норм убыли и потерям от их порчи (когда эти потери явились результатом злоупотреблений или халатности), а также за предъявлением гражданских исков на суммы причиненного ущерба исходя из рыночных цен.
Вопросы:
1. В чем заключаются основные задачи и контрольные функции учета материалов в условиях рыночной экономики?
2. Какие показатели, необходимые для руководства хозяйственной деятельностью предприятия, формируются в учете материальных ценностей?
3. По каким признакам классифицируются материальные ценности и каково значение каждого из них в организации учета?
4. Чем объясняется необходимость присвоения номенклатурных номеров и разработки номенклатуры-ценника материальных ценностей?
5. Как формируется фактическая себестоимость приобретения и заготовления материальных ценностей?
6. Чем объясняется необходимость оценки материальных ценностей в текущем учете по учетным ценам?
7. Какие виды затрат включаются в состав транспортнозаготовительных расходов и как они распределяются в конце месяца?
8. Какие случаи возможны при поступлении материальных ценностей на склад предприятия от поставщиков и какими первичными документами оформляется каждый из них?
9. Какими первичными документами оформляется отпуск материалов со склада?
10. Как организуется аналитический учет материалов в бухгалтерии?
11. Какие бухгалтерские записи составляются по операциям поступления материалов на склад?
12. Какова корреспонденция счетов по операциям отпуска материалов со склада?
13. Каков порядок проведения инвентаризации материальных ценностей и отражения ее результатов в бухгалтерском учете?
Тест:
1. При безвозмездном получении материальных ценностей в порядке дарения они учитываются:
а) по договорной цене;
б) по учетной цене;
в) по рыночной стоимости на дату принятия на учет;
г) по фактической себестоимости.
2. Какой первичный документ применяется для учета материалов, поступивших от поставщиков или из переработки?
а) доверенность;
б) приходный ордер;
в) лимитно-заборная карта;
г) требование-накладная.
3. Счет 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей предназначен для отражения:
а) разницы между ценой приобретения и списания;
б) разницы между учетной ценой и фактической себестоимостью приобретения;
в) разницы между учетной и договорной ценой;
г) разницы между учетной ценой и ценой списания.
