Основы организации учета кассовых операций
Денежные средства выступают как наиболее подвижные и легко реализуемые активы предприятия. Денежные операции носят массовый характер, затрагивают практически все сферы хозяйственной деятельности предприятия и являются наиболее уязвимыми с точки зрения нарушений.
Наибольшую подвижность имеют наличные деньги. Их движение совершается посредством кассовых операций.
Кассовыми операциями называются хозяйственные операции, связанные с получением наличных денег в кассу из различных источников и расходованием их через кассу строго по целевому назначению.
Кассовые операции многообразны и связаны в основном с выплатой заработной платы, премий и вознаграждений, стипендий, пособий, оплаты расходов на служебные командировки, операционных и хозяйственных расходов.
Основные задачи контроля и ревизии кассовых операций:
- проверка обеспечения условий хранения и сохранности наличных денег и денежных документов в кассе предприятия;
- своевременное и правильное документальное оформление операций по приходу и выдаче денег из кассы;
- контроль за соблюдением лимита наличных денег в кассе;
- ежедневный контроль полноты поступления наличных денег и использования их по целевому назначению;
- проведение инвентаризации кассы и отражение ее результатов в системе бухгалтерского учета;
- организация синтетического и аналитического учета кассовых операций для формирования показателей баланса и отчетности.
В процессе ревизии наличных средств ревизор руководствуется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.93 г. 40, Положением ЦБ РФ от 08.09.2000 г. 120н О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации.
Ревизионные действия начинаются с внезапной инвентаризации наличных денег, денежных документов и бланков строгой отчетности, находящихся на ответственности кассира (бухгалтера).
Перед началом ревизии ревизор обязан предъявить руководителю ревизуемой организации уполномочивающие его документы (удостоверение, распоряжение), после чего приступить вместе с главным бухгалтером (бухгалтером) к ревизии кассы, т.е. к инвентаризации хранящихся в ней ценностей.
При наличии у организации нескольких касс они опечатываются ревизором. При этом ключи остаются у кассира, а печать - у ревизора, после чего последовательно проводится ревизия касс.
В случае, если ревизия кассы невозможна ввиду отсутствия кассира или главного бухгалтера (бухгалтера), неисправности замков и по другим причинам, кассовые помещения или хранилища (сейфы, шкафы, ящики) также опечатываются.
На время ревизии кассовые операции прекращаются и могут быть выполнены в исключительных случаях с разрешения и в присутствии ревизора.
До проверки фактического наличия денежных средств в кассе ревизор требует от кассира кассовую книгу, а от глав-
ного бухгалтера (бухгалтера) - справку об учетных остатках в кассе наличных денег и других ценностей по данным счетов 50 Касса, 57 Переводы в пути и бланков строгой отчетности, учитываемых на забалансовом счете 006.
В первую очередь, ревизор получает от кассира (бухгалтера) расписку о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию и все поступившие денежные средства оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Текст расписки вносится в акт инвентаризации.
Если в кассе имеются приходные или расходные документы, еще не проведенные по кассовой книге, то ревизор проверяет их законность и полноту оформления, а также совпадение их номеров с данными журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов. После этого, по предложению ревизора, кассир обязан составить до начала инвентаризации последний отчет кассира, записав в кассовую книгу все исполненные законные и полностью оформленные документы, и сдать его в бухгалтерию.
Справка бухгалтерии об учетных остатках ценностей должна принимать во внимание данные этого отчета.
Имеющиеся в кассе приходные и расходные документы, которые, по мнению ревизора, незаконны или оформлены не полностью, в кассовую книгу не записываются и в отчет кассира не включаются. Впоследствии они все перечисляются в акте ревизии кассы с подробным изложением их содержания для характеристики причин недостачи или излишка ценностей.
Кассиру предоставляется право опротестовать мнение ревизора в своем объяснении по результатам ревизии.
Если в кассе окажутся частично оплаченные платежные ведомости, по которым срок оплаты не истек, выданные по ним суммы подсчитываются, включаются отдельной позицией в акт ревизии кассы и засчитываются в наличие кассового остатка.
Перед инвентаризацией ценностей следует получить от кассира письменное подтверждение того, что документов, не включенных в его отчет, в кассе не имеется и не оприходо-
ванных или списанных в расход денег в кассе нет. В случае, если в кассе хранятся (в нарушение действующих правил) посторонние деньги, принадлежащие, например, профкому, дачному кооперативу и т.п., кассир обязан письменно заявить об этом до начала инвентаризации, указав их сумму. Тогда ревизор привлекает к участию в ревизии кассы соответствующих должностных лиц.
Факт хранения посторонних денег и результат их инвентаризации фиксируется в акте ревизии с соответствующими выводами о допущенных нарушениях.
Может быть и другая ситуация: кассир заявит о том, что некоторая часть денег ревизуемой организации находится в данный момент по какой-либо причине вне кассы. Это заявление немедленно проверяется ревизором с составлением особого акта.
Нормальным можно считать только пребывание денет в течение рабочего дня у раздатчиков заработной платы в дни ее выдачи, что должно быть подтверждено распиской раздатчика в ведущейся кассиром книге учета принятых и выданных денег.
Любые заявления кассира о наличии посторонних денег в кассе или о местонахождении денег организации вне кассы, сделанные после начала инвентаризации, в том числе после выявления недостачи или излишка, ревизор обязан тщательно проверить и оценить их в зависимости от конкретных обстоятельств с составлением отдельного промежуточного акта, выводы которого отражаются затем в основном акте ревизии.
Инвентаризация наличных денег заключается в полистном пересчете всех имеющихся в кассе денежных купюр и подсчете разменной монеты. В начале пересчет производится кассиром, который в присутствии ревизора и главного бухгалтера (бухгалтера) сортирует денежные знаки по достоинству и, пересчитывая их, составляет покупюрную ведомость кассового наличия, а затем подсчитывает ее итог и сверяет его с остатком по кассовой книге.
При расхождении кассир осуществляет повторный пересчет, при необходимости вносит в ведомость исправления, подписывает ее и передает ревизору для проверки.
Проверка правильности данных, занесенных кассиром в покупюрную ведомость кассового наличия, производится ревизором путем полного пересчета всех наличных денег под наблюдением кассира и главного бухгалтера (бухгалтера).
При этом должны быть вскрыты и полистно пересчитаны все пачки денег, запечатанные банком, если это не было сделано кассиром. В случае несовпадения количества купюр какого-либо достоинства с данными ведомости, составленной кассиром, контрольный пересчет осуществляет главный бухгалтер (бухгалтер) под наблюдением кассира.
Если в ведомость приходится вносить поправки, они должны быть подписаны всеми тремя участвующими в проверке лицами.
Аналогичен порядок составления ведомостей наличия денежных документов (марок госпошлин, почтовых марок, проездных билетов и др.) и бланков строгой отчетности. В ведомости должны быть указаны их наименования, серии, номера, сроки действия или иные специфические признаки и стоимость.
В заключение оформляется акт ревизии, в котором отражается наличие денег не только в ревизуемой кассе, но и у раздатчиков зарплаты. По каждому раздатчику в отдельности должно быть проверено, совпадает ли итог имеющихся у него денег и выплаченных сумм с выданной ему из кассы денежной суммой, за которую он расписался в книге учета принятых и выданных денег.
При расхождении этих данных виновником недостачи или излишка считается не кассир, а раздатчик, что и отмечается в основном акте ревизии.
В процессе ревизии проверяется, выделено ли кассе изолированное помещение, имеет ли оно надежные и исправные запоры, оконную решетку, охранную сигнализацию, соблюдается ли запрет на доступ в помещение кассы посторонних лиц, как обеспечен кассир средствами доставки денег из банка и в банк и его охраной в это время, каковы условия хранения денежных ценностей, удобно ли оборудовано и оснащено рабочее место кассира, заключены ли с ним, а также с раздатчиками заработной платы договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.
Если ревизия кассы выявила излишек денежных средств, ревизор обязан проследить, чтобы на его сумму был оформлен и проведен по кассовой книге приходный кассовый ордер. При недостаче ревизор должен потребовать оформления расходного кассового ордера, который проводится по кассовой книге с отнесением недостающей суммы за счет виновного лица, и проследить за погашением этой задолженности взносом наличных денег в кассу по приходному кассовому ордеру.
Как при недостаче, так и при излишке ценностей (независимо от их размера), а также в случае выявления других нарушений ревизор указывает в основном акте ревизии обстоятельства их возникновения, а от кассира и главного бухгалтера (бухгалтера) требует письменные объяснения, которые прилагаются к акту.
В случае значительной недостачи, свидетельствующей о растрате или хищении денежных ценностей, либо о злоупотреблениях с бланками строгой отчетности, ревизор безотлагательно передает материал в следственные органы и ставит перед руководством ревизуемой организации вопрос о немедленном отстранении кассира с заменой его другим лицом.
Особое внимание ревизор обращает на соблюдение таких требований, которые довольно часто нарушаются, что создает условия для возникновения злоупотреблений. Так, надо выявить не практикуется ли передача кассовых ордеров, оформленных бухгалтерией, не непосредственно кассиру, а получателям или вносителям денег; оформляются ли на кассовых документах подписи главного бухгалтера (а на расходных - руководителя организации) до исполнения операций, а не после ее совершения; совпадает ли хронология регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в журнале, ведущемся бухгалтерией, с датами, указанными на самих ордерах, и днем записи их в кассовую книгу.
Следует убедиться в соблюдении правил нумерации кассовых ордеров, отсутствии в них помарок, подчисток и исправлений, полноте оформления реквизитов, предусмотренных бланком, соответствии этих бланков унифицированным формам, погашении документов, прилагаемых к кассовым ордерам, штампам или надписью оплачено с указанием даты.
В случаях, когда кассовые документы подписываются не руководителем организации и главным бухгалтером (бухгалтером), а уполномоченными ими лицами, необходимо удо-
стовериться, что круг таких лиц определен приказом руководителя, а экземпляр этого приказа с образцами их подписей имеется у кассира.
Ревизора интересует законность и своевременность, а также достоверность событий, отраженных в кассовых документах и составленных на их основе бухгалтерских записях. Так, путем сравнения дат, указанных в кассовых документах и выписках банка по расчетному счету или иным счетам, проверяется своевременность оприходования наличных денег, полученных в банке, и правильность датирования кассовых записей о сдаче денег в банк.
Наличие разрывов укажет на то, что деньги временно использовались в личных целях. Важно проверить, своевременно ли возвращаются в банк деньги, полученные ранее из банка, но не использованные по целевому назначению (например, не выданные по платежным ведомостям суммы, подлежащие депонированию).
Необходимо установить, не нарушается ли кассовая дисциплина использования денег не по их целевому назначению. Для этого на основании корешков денежных чеков, остающихся в чековой книжке, составляется группировочная таблица, отражающая в хронологическом порядке поступление денег в кассу из банка по каждому целевому назначению в отдельности (выплата заработной платы и премий, пособий, депонированных сумм, хозяйственно-операционные расходы, командировочные), а затем по тем же назначениям группируются данные о фактических платежах из кассы и возврате в банк не использованных остатков.
Сравнение этих группировок выявит возможные нарушения.
Проверяется также, все ли денежные суммы, поступившие в кассу не из банка, вносились на расчетный счет и насколько своевременно это делалось.
Подлежит проверке правильность арифметических подсчетов в кассовых документах и в кассовой книге, а также переноса остатка на следующий лист. Попутно проверяется ежедневное соблюдение лимита остатка кассовой наличности.
Необходимо убедиться и в том, что при разноске кассовых отчетов в журнал-ордер 1 и ведомость 1 (или при
составлении заменяющей их машинограммы) корреспондирующие счета выбраны правильно. Неверная корреспонденция зачастую маскирует присвоение денег.
Особое внимание ревизор отводит относительно выдаче денег из кассы по трудовым соглашениям с нештатными работниками и в порядке оплаты приобретаемых материальных ценностей. Должна быть проведена выборочная проверка действительного выполнения работ и получения денег указанными в документах лицами, а в отношении приобретений выяснена полнота оприходования приобретенного имущества.
Сплошной проверке подлежит достоверность выплат депонентам, не обращавшимся за получением причитающихся им сумм более трех месяцев.
Ревизору надлежит также ознакомиться с актами ежемесячных внезапных ревизий кассы, которые должны проводиться силами самой организации. Регулярность этих ревизий, их результаты, принятые по ним меры подлежат оценке ревизором.
Хранящиеся в кассе денежные документы учитываются на счете 50, субсчет 3 Денежные документы. Кассир составляет отдельные отчеты о их движении, которые служат регистрами аналитического учета.
Ознакомившись с ними и убедившись в тождественности их итогов данным синтетического счета, можно установить, какими именно видами прочих денежных средств располагала организация, а затем приступить к проверке операций по каждому из них в отдельности.
Расход знаков почтовой оплаты должен быть подтвержден реестрами отправленной корреспонденции, имеющей служебный характер, а марок госпошлин - актами их использования, содержащими указания назначения и адресатов тех документов, подача которых облагается пошлиной.
На счете 57 Переводы в пути учитываются денежные средства в пути. Проверке подлежат причины возникновения таких средств, полнота и своевременность их поступления на расчетный счет или в кассу. За длительным пребыванием денежных средств в пути могут скрываться их недостачи в кассе или даже присвоение денег кем-либо из должностных лиц, а также
разные незаконные операции. Поэтому следует убедиться, что занесение таких сумм в дебет счета 57 имеет надлежащее документальное обоснование.
Объектом контроля является соблюдение порядка ведения записей в кассовой книге и требований к ней в условиях автоматизации учета. В организации с согласия кассира и при условии обеспечения полноты сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы Вкладной лист кассовой книги.
Одновременно с ней формируется машинограмма Отчет кассира. Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги (КО-4).
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически нарастающим порядком с начала года.
В машинограмме Вкладной лист кассовой книги последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней машинограмме за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Ревизору необходимо выборочно проконтролировать итоги страниц книги и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую.
Ревизор обязан удостовериться в полноте и своевременности поступления выручки предприятиями, осуществляющими расчеты с покупателями с применением ККМ. Для учета поступающей выручки эти предприятия ведут книгу кассира-операциониста, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера предприятия и печатью.
Если используются несколько ККМ, то на каждую из них ведется отдельная книга кассира-операциониста.
По окончании ревизии представитель администрации совместно с кассиром-операционистом снимает показания счетчиков ККМ. Кроме того, кассир обязан: оформить приходный кассовый ордер на всю сумму наличных денег; составить кассовый отчет; сдать наличные деньги, полученные через контрольно-кассовые машины, вместе с приходным кассовым ордером и кассовым отчетом старшему кассиру в главную кассу.
В кассовой книге старший кассир делает запись по приходу фактической суммы выручки в целом по предприятию.
На всех ККМ в обязательном порядке применяется контрольная лента.
Контрольная лента, книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет.
Ревизия кассы
Ревизия наличных денег, денежных документов и бланков строгой отчетности проводится в сроки, установленные приказом руководителя предприятия, но не менее одного раза в квартал. Обязательна ревизия при смене кассира.
Ревизия должна производиться внезапно комиссией, назначаемой руководителем предприятия.
Перед началом работы комиссии кассир должен составить отчет о кассовых операциях за последний день, вывести остаток денег по кассовой книге и дать расписку о том, что к началу проведения ревизии все приходные и расходные документы включены в кассовый отчет, сданы в бухгалтерию и к моменту ревизии не оприходованных и не использованных денег нет. Расписка кассира включена в заголовочную часть Акта инвентаризации наличных денежных средств, находящихся в кассе по состоянию на г. (форма ИНВ-15).
Члены комиссии обязаны полистно пересчитать наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности, чековые книжки. При этом денежные до-
кументы и бланки строгой отчетности проверяются по каждому виду с указанием серии и номеров. Результаты проверки заносят сначала в специальную опись типовой формы ИНВ-16, а затем общий итог переносят в ИНВ-15.
Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих предприятию, запрещается, поэтому при их обнаружении комиссия отражает их как излишки по кассе. Различного рода расписки на выданные из кассы суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, комиссией к зачету не принимаются, и суммы считаются недостачей.
В период ревизии в кассе могут находится частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, премий, пособий и социальных льгот. В этом случае члены комиссии и кассир подсчитывают выданные суммы и указывают их в акте.
Если же имеются ведомости, по которым полностью осуществлена выплата, то кассир их обязан закрыть и сумму записать в свой последний кассовый отчет в присутствии комиссии в начале ревизии.
Если по ведомости только начата выплата, то на каждой ведомости делают отметку о фактически выплаченной сумме до начала ревизии и эту отметку заверяют подписями кассира и членов комиссии, а сумму принимают к зачету в расход.
Осуществив фактическую проверку наличных денег, документов и бланков строгой отчетности, комиссия обязана сопоставить фактические данные с данными бухгалтерского учета и выявить результат: излишек или недостачу. Кассир дает письменное объяснение причин излишков или недостач.
Руководитель предприятия дает письменное решение по результатам инвентаризации, а бухгалтер оприходует излишки или списывает недостачи.
Излишки денежных средств подлежат оприходованию и отнесению на финансовые результаты: Д-т сч. 50 Касса, К-т сч. 91 Прочие доходы и расходы, субсчет 1 Прочие доходы.
Недостачу денежных средств относят на виновных лиц: Д-т сч. 94 Недостачи и потери от порчи ценностей - К-т сч.
50 Касса; Д-т сч. 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям, субсчет 2 Расчеты по возмещению материального
ущерба - К-т сч. 94. Сумма недостачи погашается кассиром путем внесения наличных денег (Д-т сч.
50 - К-т сч. 73-2) или удерживается из заработной платы (Д-т сч. 70 - К-т сч. 73-2).
Если сумма недостач большая, то дело передается в суд. Если виновные лица не установлены или во взыскании судом отказано, то убытки списываются на финансовые результаты: Д-т сч.
91-2 Прочие расходы - К-т сч. 94.
Вопросы:
1. Каковы важнейшие задачи учета денежных операций в условиях рыночной экономики?
2. Что такое лимит кассы?
3. На какие цели и сколько времени в кассе могут храниться денежные средства сверх лимита?
4. Какова величина предельного расчета наличными в настоящее время?
5. На что допускается расходование кассовой выручки без предварительной сдачи ее в банк?
6. Несет ли кассир индивидуальную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей и как она оформляется?
7. Какие документы используются для оформления кассовых операций?
8. Где и зачем регистрируются приходные и расходные кассовые ордера?
9. Какие требования предъявляются к оформлению кассовой книги?
10. Какова периодичность составления кассового отчета?
11. В чем состоит обработка отчета кассира бухгалтером?
12. Что еще может храниться в кассе, кроме денег?
13. На каком счете учитываются бланки строгой отчетности?
14. Как отразить в учете излишек денег в кассе, обнаруженный в ходе ее инвентаризации?
Тесты:
1. Прием наличных денег в кассу предприятия оформляется:
а) приходным кассовым ордером и выпиской из кассовой книги;
б) приходным кассовым ордером;
в) расходным кассовым ордером и квитанцией о приеме денег;
г) квитанцией к приходному кассовому ордеру.
2. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на:
а) главного бухгалтера;
б) руководителя организации;
в) кассира;
г) финансового директора.
3. Наличные деньги, полученные из учреждений банка, предприятие может расходовать:
а) на любые цели, предусмотренные уставом предприятия;
б) только на те цели, на которые они получены;
в) на любые собственные цели, не запрещенные законодательством РФ;
г) только на покупку товара.
4. За сохранность денежной наличности в кассе отвечает:
а) бухгалтер, осуществляющий учет операций по кассе;
б) кассир;
в) главный бухгалтер;
г) руководитель предприятия.
5. Возврат в кассу ранее выданных авансов отражается записью:
а) Д-т сч. 50 Касса - К-т сч. 90 Продажи;
б) Д-т сч. 71 Расчеты с подотчетными лицами - К-т сч. 50 Касса;
в) Д-т сч. 50 Касса - К-т сч.
71 Расчеты с подотчетными лицами.
6. Выявленные излишки денег в кассе отражаются записью:
а) Д-т сч. 50 Касса - К-т сч. 91 Прочие доходы и расходы;
б) Д-т сч. 50 Касса - К-т сч. 99 Прибыли и убытки;
в) Д-т сч. 50 Касса - К-т сч.
79 Внутрихозяйственные расчеты.
7. Учет наличия и движения денежных документов осуществляется на счете:
а) 50 Касса;
б) 51 Расчетные счета;
в) 55 Специальные счета в банках;
г) 57 Переводы в пути.
8. Приобретение марок государственной пошлины отражается записью по дебету счета 50 Касса, субсчет Денежные документы, и кредиту счета:
а) 57 Переводы в пути;
б) 51 Расчетные счета;
