Учет расходов по командировкам и другим служебным поездкам
Величина фонда оплаты труда определяется согласно финансовому плану и сметам на выполнение отдельных программ. Для благотворительных организаций существует определенное ограничение по использованию фонда оплаты труда: оплата труда административно-управленческого персонала ограничивается 20% финансовых средств, расходуемых организацией за финансовый год (пункт 3 статьи 16 Федерального закона о благотворительных организациях).
Данное ограничение не распространяется на оплату работников, непосредственно занятых в реализации благотворительных программ.
Вопросы оплаты труда работников некоммерческой организации касаются не только ее бухгалтера, но и руководителя, поскольку именно он подписывает приказы о приеме на работу, об отпуске, об увольнении. Он устанавливает штатное расписание, заключает трудовые договоры со штатными работниками, договоры гражданско-правового характера, договоры с добровольцами, утверждает расчетно-платежные ведомости, акты приемки-сдачи работ по гражданско-правовым договорам и т.д.
Руководитель некоммерческой организации имеет право самостоятельно определять вид и систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий, иных поощрительных выплат, а также соотношение в их размерах между отдельными категориями персонала организации, если иное не определено уставными документами и положениями (статья 80 КЗоТ). Например, надзор за деятельностью организации (в том числе общественного фонда), включая использование им средств, может осуществлять его попечительский совет (пункт 3 статьи 7 Закона о НКО).
Вопросы оплаты труда работников филиалов и представительств некоммерческих организаций определяются в положениях о филиалах и представительствах (пункт 4 статьи 5 Закона о НКО).
Заработная плата устанавливается в твердых окладах. Организации, получающие гранты в валюте, могут устанавливать оклады в привязке к той валюте, в которой они получают денежные средства. При полностью отработанном работником месяце оклад начисляется ему полностью, а в случае частичного отсутствия на работе он получает часть оклада, пропорциональную отработанным дням месяца.
Заработная плата при данной системе оплаты труда зависит от штатного расписания, и ее размер не связан напрямую с качеством работы.
В практике работы некоммерческих организаций бывают ситуации, когда у организации не хватает целевых средств для выплаты заработной платы постоянным сотрудникам. В соответствии с трудовым законодательством организация обязана ежемесячно выплачивать заработную плату. Месячная оплата труда работника не может быть ниже установленного законодательством минимального размера оплаты труда (статья 78 КЗоТ).
Таким образом, некоммерческая организация должна начислить работникам заработную плату в размере минимальной оплаты труда.
Как правило, в некоммерческих организациях, выполняющих программы, которые финансируются за счет грантов, не выплачиваются отпускные. Это связано с тем, что организациями - грантополучателями эта группа расходов в договорах на получение грантов не предусматривается. Однако это является нарушением трудового законодательства России.
Поэтому организация должна изыскать средства на оплату отпусков сотрудников за счет других источников.
На практике некоммерческие организации часто сталкиваются со следующей ситуацией. При выполнении программы в другом регионе вне ее места нахождения между организацией и исполнителем работ в регионе заключается договор. В данной ситуации можно рассматривать три варианта взаимоотношений. При первом варианте заключается договор возмездного оказания услуг, по которому исполнитель работ должен выполнить определенную работу согласно установленному календарному плану, а организация обязана оплатить выполненные работы.
При втором варианте некоммерческая организация нанимает работника по трудовому договору. Этот вариант предпочтительнее в том случае, если необходимо производить разъездные работы. Тогда организация может оплачивать командировочные расходы, включая квартирные и суточные.
При третьем варианте исполнитель может зарегистрироваться в качестве предпринимателя без образования юридического лица в своем регионе.
С постоянными работниками и совместителями заключается трудовой договор (контракт, соглашение), в котором указываются все права и обязанности работника и работодателя. По трудовому договору работник обязан выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности.
В трудовом договоре должно быть указано, что работник обязан подчиняться внутреннему трудовому распорядку, соблюдать трудовую дисциплину.
Важнейшим фактором трудового распорядка является 40-часовая рабочая неделя для постоянных работников и 4-часовой рабочий день для совместителей, определенное время начала и окончания работы. За невыполнение обязательств по трудовому договору работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
В трудовом договоре могут быть оговорены форма и размер заработной платы работника.
Организация обязана обеспечить работнику условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. В частности, работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, на возмещение расходов в связи с осуществлением командировок, на выплату социальных пособий и т. д. Оплата труда производится в соответствии со штатным расписанием.
Работнику может устанавливаться испытательный срок, но не более трех месяцев. В трудовом договоре должно быть указано, выплачивается ли заработная плата во время испытательного срока.
Трудовой договор, как правило, заключается на неопределенный срок. Однако специфика некоммерческих организаций состоит в том, что трудовой договор может заключаться на выполнение конкретной программы.
Организация обязана делать записи в трудовой книжке работника в соответствии с постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. 656 О трудовых книжках рабочих и служащих.
На каждого штатного работника и совместителя в бухгалтерии некоммерческой организации имеются следующие документы: приказ руководителя о приеме на работу и трудовой договор. Бухгалтер на основании первичных документов о приеме на работу заполняет лицевой счет, в котором указываются все сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, образование, состав семьи, в том числе количество детей и иждивенцев, профессии, которыми он владеет, дополнительные навыки и т.д.).
Сведения об использовании рабочего времени в организации обобщаются в табеле учета использования рабочего времени, который представляет собой перекрестную таблицу, где по горизонтали указываются дни месяца, а по вертикали список фамилий работников. Количество часов, отработанных работником, проставляется числом в соответствующей клетке.
Некоммерческие организации в силу особенностей своей деятельности часто пользуются услугами консультантов, экспертов, и т. д. Как правило, с ними заключаются договоры гражданско-правового характера (договор возмездного оказания услуг). Отношения некоммерческих организаций с лицами, связанные с заключением гражданско-правовых договоров, регулируются Гражданским кодексом РФ.
Деньги, которые получает гражданин за выполнение гражданско-правового договора, являются вознаграждением за выполненную работу или оказанную услугу. Предметом всех гражданско-правовых договоров является результат труда, выполнение индивидуального задания (поручения).
Договором может быть предусмотрена прямая связь между вознаграждением и качеством выполненной работы. Как правило, вознаграждение выплачивается по окончании работы.
Правоотношения, связанные с заключением договора возмездного оказания услуг, регулируются главой 39 ГК РФ. Необходимость заключения такого договора может возникнуть у некоммерческой организации, программой которого предусмотрено привлечение экспертов для работы в совете по выделению грантов. В этом случае с каждым экспертом необходимо заключить договор возмездного оказания услуг.
Перечень видов услуг, по которым может составляться договор возмездного оказания услуг, четко прописан в Гражданском кодексе РФ (пункт 2 статьи 779 части 2-й ГК РФ).
В некоммерческих организациях, имеющих статус благотворительных, согласно законодательству, может использоваться труд добровольцев. Добровольцы граждане, осуществляющие благотворительную деятельность в форме безвозмездного труда в интересах благо получателя, в том числе в интересах благотворительной организации (статья 5 Закона о благотворительных организациях).
Между добровольцем и некоммерческой организацией заключается договор, в котором оговариваются условия выполнения программы. В договоре должно быть указано, что доброволец выполняет работу по программе (с указанием названия благотворительной программы) без оплаты труда. В договоре указывается также, что добровольцу возмещаются все расходы, понесенные им с целью выполнения программы.
Запись в трудовой книжке волонтера не делается, поскольку такая работа не входит в сферу трудовых отношений.
Юридической силы договор о добровольном труде не имеет, так как эти отношения не регулируются ни Кодексом законов о труде, ни Гражданским кодексом РФ. Можно утверждать, что договор о добровольном труде имеет больше сходства с гражданско-правовыми договорами.
Однако добровольца берут на должность, предусмотренную штатным расписанием, а это свойственно трудовому договору. Отношения с добровольцами не предусматривают оплаты труда, но им могут возмещаться расходы (командировочные и хозяйственные), связанные с выполнением благотворительной программы на добровольных началах.
Некоммерческие организации также могут использовать труд иностранной рабочей силы. Если организация принимает решение принять на работу иностранца, то она должна обратиться в Федеральную миграционную службу России за получением разрешения на право трудовой деятельности на территории РФ. Данное правило не распространяется на иностранных граждан, постоянно проживающих в России. К физическим лицам налоговым резидентам Российской Федерации относятся физические лица, фактически находящиеся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году (пункт 2 статьи 11 НК РФ).
Никаких ограничений по заключению гражданско-правовых договоров с иностранными гражданами не существует. Налогоплательщики иностранные лица, относящиеся к налоговым резидентам в соответствии с законодательством о налогах и сборах, являются плательщиками налога на доходы.
Единый социальный налог с сумм, начисленных в пользу иностранных лиц, уплачивается в соответствии с главой 24 НК РФ, и его уплата не имеет никаких особенностей. Бухгалтерский учет заработной платы, выплаченной в пользу иностранного лица, не отличается от общепринятого учета расходов по заработной плате.
Некоммерческие организации при начислении заработной платы используют типовые межведомственные формы: расчетно-платежную ведомость (форма Т-49), платежную ведомость (форма Т-53), расчетную ведомость (форма Т-51), лицевой счет (форма Т-54 или Т-54а), табель учета использования рабочего времени (форма Т-13), журнал регистрации депонентов.
Организации обязаны вести учет доходов, полученных от них физическими лицами. В налоговой карточке отражаются сведения об источнике выплаты доходов и о получателе доходов, также производится учет вычетов (сумм, на которые для целей налогообложения следует уменьшить общую сумму доходов), видов доходов, совокупного дохода по месяцам, расчет налога на доходы физических лиц.
Организации обязаны представлять в налоговый орган по месту учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленного и удержанного с них подоходного налога.
Ставка налога на доходы физических лиц устанавливается в размере 13%, кроме налогообложения особых доходов, по которым установлены отдельные ставки (пункты 1, 2 и 3 статьи 224 части 2-й НК РФ). Данный порядок уплаты налога действует с 1 января 2001 г.
Некоммерческие организации в общем порядке должны производить отчисления от заработной платы штатных и нештатных работников в государственные внебюджетные фонды социального страхования и обеспечения. Начиная с 1 января 2001 г. порядок уплаты отчислений от заработной платы регулируется главой 24 Единый социальный налог (взнос) части 2-й Налогового кодекса РФ.
В связи с введением единого социального налога устанавливаются единая налогооблагаемая база, единый объект обложения и процедура начисления, уменьшаются начисления на заработную плату с 39,5 до 35,6% от налоговой базы с введением регрессивной шкалы налогообложения, вводится единый порядок применения финансовых санкций и сокращается количество проверок плательщиков.
Бухгалтерский учет сумм, связанных с оплатой труда, в некоммерческих организациях, ведется на счете 86 Целевое финансирование. В конце периода, предусмотренного учетной политикой, управленческие расходы распределяются между программами.
Проводки:
1. Начислена заработная плата постоянным работникам и совместителям, работающим по трудовым договорам:
Д 86 Целевое финансирование
К 70 Расчеты с персоналом по оплате труда
2. Начислен единый социальный налог по оплате труда постоянных работников и совместителей, работающих по трудовым договорам:
Д 86 Целевое финансирование
К 69 Расчеты по социальному страхованию и обеспечению (по субсчетам)
3. Удержан подоходный налог из заработной платы постоянных работников и совместителей, работающих по трудовым договорам:
Д 70 Расчеты с персоналом по оплате труда
К 68 Расчеты с бюджетом
4. Начислен единый социальный налог по оплате труда работников, работающих по гражданско-правовым договорам:
Д 86 Целевое финансирование
К 69 Расчеты по социальному страхованию и обеспечению (по субсчетам)
5. Удержан подоходный налог из заработной платы работников, работающих по гражданско-правовым договорам:
Д 70 Расчеты с персоналом по оплате труда
К 68 Расчеты по налогам и сборам
Учет расходов по командировкам и другим служебным поездкам
. Лимит расходов на командировки и иные поездки устанавливается бюджетом по программе и сметой расходов организации. Работник должен быть отправлен в командировку руководителем, для чего следует оформить приказ. Для регистрации командировок организация должна вести журнал командировок.
Для обоснования целевого использования средств целесообразно составлять содержательный отчет по каждой командировке. Форма отчета разрабатывается организацией самостоятельно.
Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации). Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Иногда для участия в международных совещаниях, предусмотренных проектом, для достижения целей, оговоренных в уставе некоммерческой организации, требуется направить работников в командировку в зарубежные страны. Для оплаты командировочных расходов сотрудников, отправляющихся в зарубежную командировку, организация обращается в банк за получением наличной иностранной валюты.
Основанием для снятия наличной иностранной валюты со счета организации является заявка организации в банк. Банк выдает наличные средства в валюте и справку по форме 0406007, которая является обоснованием вывоза наличных средств в иностранной валюте при пересечении границы.
К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду. В случае загранкомандировки командировочное удостоверение может не оформляться факт поездки подтверждается ксерокопией загранпаспорта с печатями о днях въезда и выезда из страны.
Для достижения уставных целей некоммерческая организация может отправлять в командировки и иные поездки для решения определенных задач следующие группы лиц:
1) постоянных работников и совместителей;
2) работников, работающих по договорам гражданско-правового характера;
3) членов и участников организации;
4) участников конференций, семинаров и т.д., которые не являются членами (участниками) организации;
5) добровольцев (волонтеров).
При оплате данных расходов могут возникнуть проблемы с налогообложение. Поэтому необходимо четко различать командировки и поездки данных групп лиц.
В деятельности некоммерческих организаций могут использоваться четыре категории служебных командировок:
1. В пределах России с возможностью ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. В этом случае возмещаются стоимость проезда и расходы по найму жилого помещения, а суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются (пункт 15 Инструкции 62 О служебных командировках).
2. В пределах России без возможности ежедневного возращения к месту постоянного жительства. Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные (пункт 10 Инструкции 62 О служебных командировках).
3. В страны СНГ.
4. За рубеж.
В служебную командировку организация может отправлять постоянных работников и совместителей. Расходы, предусмотренные Инструкцией от 7 апреля 1988 г. 62 О служебных командировках в пределах СССР, налогообложению не подлежат: не подлежат налогообложению (освобождены от налогообложения) все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей (пункт 3 статьи 217 части 2-й НК РФ).
Размер сумм, выплачиваемых в возмещение командировочных расходов, некоммерческая организация имеет право определять самостоятельно. В этом случае от организации-жертвователя, финансирующей проект, включающий поездки, необходимо получить письмо-разрешение на установление лимита по оплате суточных сверх норм и включить их в бюджет по статье поездки или иной аналогичной статье.
Минфином РФ установлены нормы возмещения расходов по командировкам, используемые при налогообложении.
Письмо Департамента налоговой политики Минфина РФ от 28 декабря 1999 г. 04-04-06 разъясняет, что вне зависимости от стоимости гостиничного номера в сутки, фактически подтвержденные расходы не включаются в доход командированного. Однако стоимость таких дополнительных услуг, как завтрак или наличие мини бара в номере, включенная в стоимость номера, не относится к расходам по найму жилого помещения.
Ранее в доходы, не облагаемые подоходным налогом, были включены страховые сборы при покупке билетов. В НК РФ эта позиция не вошла. В доход, облагаемый налогом на доходы физических лиц, не входят расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (пункт 3 статьи 217 НК РФ). В настоящее время разрешено включать в необлагаемый доход по налогу на доходы физических лиц оплату услуг связи (пункт 3 статьи 217 НК РФ).
Нововведением является и то, что в настоящее время освобождаются от налогообложения доходов физических лиц в пределах норм, установленных законодательством, выплаты, производимые лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании (пункт 3 статьи 217 НК РФ).
Некоммерческая организация, имеющая статус благотворительной организации, может оплачивать командировочные расходы добровольцев, связанные с их деятельностью в благотворительной организации. Вопрос о возмещении расходов добровольцам, связанных с поездками в другую местность, является спорным.
Существует мнение, согласно которому поездки добровольцев не могут считаться служебной командировкой, так как добровольцы не состоят в трудовых отношениях с организацией и, соответственно, добровольцам не могут выплачиваться суточные и квартирные, предусмотренные при возмещении расходов работникам, состоящим с организацией в трудовых отношениях.
Предлагается другая позиция, основанная на анализе нормативных документов, регулирующих отношения с добровольцами. Закон о благотворительных организациях разрешает, как было сказано выше, оплату добровольцам командировочных расходов, расходов на транспорт и других, связанных с осуществлением ими деятельности в благотворительной организации.
Инструкция от 7 апреля 1988 г. 62 О служебных командировках, в которой говорится, что служебной командировкой признается поездка работников в другую местность, является документом более низкого порядка. Конституция РФ устанавливает, что в случае противоречия между федеральным законом и иным актом, изданным в Российской Федерации, действует федеральный закон (пункт 5 статьи 76 Конституции РФ). Данное утверждение может быть подтверждено также тем, что Федеральный закон от 11 августа 1995 г. 135-ФЗ О благотворительной деятельности и благотворительных организациях является более поздним по времени издания документом. Новый же документ отменяет ранее принятые документы, противоречащие ему.
Из вышесказанного можно сделать вывод о том, что добровольцу наравне с возмещением проживания и питания по командировочным расходам могут быть оплачены квартирные и суточные расходы. При этом данные расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом.
Все расходы, связанные с осуществлением благотворительной деятельности, должны быть документально подтверждены. В противном случае израсходованная добровольцем сумма включается в облагаемый налогом на доходы физических лиц доход независимо от величины сметы, утвержденной организацией для таких выплат.
Анализ письма Госналогслужбы РФ от 8 мая 1997 г. 08-1-07/404 позволяет сделать вывод о том, что добровольцам не может быть выдан аванс на поездку в служебных целях, так как все суммы, потраченные добровольцем, компенсируются в соответствии с представленными им документами. Желательно, чтобы руководитель организации утверждал смету расходов добровольцев.
Для лиц, выполняющих работу по договору гражданско-правового характера, факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера (письмо Госналогинспекции по г. Москве от 23 января 1995 г. 11-13/991). Суммы, предусмотренные для возмещения расходов по поездкам, включаются в сумму вознаграждения и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом (взносом) у источника их выплаты в общеустановленном порядке.
Компенсация расходов по прибытию, проживанию и питанию участников конференций, семинаров, проводимых некоммерческой организацией, не предусмотрена. Следовательно, при возмещении подобных расходов вся сумма, выплаченная физическому лицу, включается в налоговую базу для уплаты налога на доходы физических лиц и единого социального налога.
Однако возможен следующий вариант. Организация, проводящая мероприятие (конференцию, семинар), может заключить с организацией, в которой по трудовому договору работает приглашенный участник, договор о возмещении командировочных расходов этого приглашенного участника за счет принимающей стороны. Этот договор следует оформить как договор целевого финансирования.
Первичные документы в таком случае хранятся в бухгалтерии организации, в которой работает по трудовому договору работник.
