d9e5a92d

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.4.16. Должностная инструкция согласовывается с руководителем самостоятельного структурного подразделения, в составе которого работает данный сотрудник (начальник департамента, службы), начальником Департамента управления персоналом и начальником юридического отдела.
Должностная инструкция руководителя структурного подразделения (отдельного сотрудника), подчиненного непосредственно Совету директоров, согласовывается со всеми членами Совета директоов, а также с начальником Департамента управления персоналом и с начальником юридического отдела.
3.4.17. Должностная инструкция утверждается директором ООО Телебалт.
3.4.18. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения директором ООО Телебалт.
3.4.19. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
3.4.20. При внесении в должностную инструкцию изменений (дополнений) применяются те же требования, что и при ее разработке и утверждении.
3.4.21 Введение в действие должностной инструкции, а также изменений и дополнений к ней осуществляется приказом директора ООО Телебалт.
С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все сотрудники ООО Телебалт, на которых распространяется действие этой инструкции.
3.5. Приказ (распоряжение)
3.5.1. Приказ правовой организационно-распорядительный документ, издаваемый директором ООО Телебалт в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач.
В ООО Телебалт издаются приказы:

  • по основной деятельности;
  • по кадрам (по личному составу).

3.5.2. Распоряжение правовой организационно-распорядительный акт, издаваемый директором ООО Телебалт, руководителями самостоятельных структурных подразделений, связанный с решением оперативных вопросов и касающийся узкого круга должностных лиц.
3.5.4. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений директора ООО Телебалт, руководителя самостоятельного структурного подразделения, либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Департамент управления персоналом на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются директором ООО Телебалт или по его поручению должностным лицом, замещающим его.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью юридического отдела.
3.5.5. Инициаторами приказов (распоряжений) могут выступать:

  • члены Совета директоров;
  • директор ООО Телебалт;
  • руководители самостоятельных структурных подразделений (департаментов, служб).

Инициатор приказа (распоряжения) оформляет свои предложения докладной запиской, в которой обосновывается необходимость издания приказа (распоряжения).
3.5.6. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальником юридического отдела. Проекты приказов (распоряжений) связанных с движением материальных ценностей, визируются, кроме того, главным бухгалтером; проекты приказов (распоряжений), связанных с организационными и штатными изменениями начальником отдела организации и оплаты труда.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
3.5.7. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на общих бланках ООО Телебалт и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, приказы по кадрам и распоряжения нумеруются отдельно.
Порядковый номер приказа по кадрам дополняется индексом К, который проставляется через дефис после номера приказа.
Порядковый номер распоряжения дополняется индексом Р, который проставляется через дефис после номера распоряжения.
3.5.8. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия приказа, связанного с движением материальных ценностей, направляется также в бухгалтерию ООО Телебалт.



Копия приказа, связанного с организационными и штатными изменениями, направляется также в отдел организации и оплаты труда.
3.5.9. Приказ (распоряжение) печатаются на бланке ООО Телебалт шрифтом размером N 12.
3.5.10. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
01 товарный знак предприятия;
02 наименование предприятия;
04 наименование вида документа;
05 дата документа;
06 регистрационный номер документа;
09 гриф ограничения доступа к документу;
10 адресат;
13 заголовок к тексту;
14 отметка о контроле;
15 текст документа;
17 подпись;
18 гриф согласования документа;
19 визы согласования документа;
22 отметка об исполнителе;
23 отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Реквизиты документа при составлении приказа (распоряжения) оформляются в соответствии с требованиями настоящего Стандарта приложения 8, 9).
Распоряжение может не иметь заголовка к тексту.
3.5.11. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 12 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
3.5.12. Текст приказа (распоряжения) состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
3.5.13. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа.

Она может начинаться словами в целях, в соответствии, во исполнение и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается вразрядку.
3.5.14. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
3.5.15. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами Признать утратившим силу ... .
3.5.16. В приказ не включается пункт Приказ довести до сведения ... . Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
3.5.17. Приказы подписывает директор ООО Телебалт, а в его отсутствие лицо, его замещающее.
3.5.18. Распоряжения подписывает директор ООО Телебалт или руководитель самостоятельного структурного подразделения, имеющий право издавать распоряжения.
3.5.19. Приложения к приказу (распоряжению) подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.
Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
3.5.20. К составу реквизитов и оформлению выписки из приказа (распоряжения) применяются те же требования, что и к приказу (распоряжению).
В выписке печатается необходимая часть приказа (распоряжения).
3.5.21. Выписка из приказа (распоряжения) заверяется секретарем ООО Телебалт или другим должностным лицом, ответственным за издание и распространение выписки.
3.6. Письмо
3.6.1. Письмо информационно-справочный документ, используемый для решения текущих задач в управлении.
Право структурного подразделения (сотрудника) вести самостоятельную переписку определяется положением о соответствующем структурном подразделении (должностной инструкцией сотрудника).
3.6.2. При оформлении письма в соответствии с настоящим Стандартом используют следующие реквизиты документа:

  • 01 товарный знак (эмблема) предприятия;
  • 02 наименование предприятия;
  • 03 справочные данные о предприятии;
  • 05 дата документа;
  • 06 регистрационный номер документа;
  • 07 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • 08 место составления или издания документа;
  • 09 гриф ограничения доступа к документу;
  • 10 адресат;
  • 12 резолюция;
  • 13 заголовок к тексту;
  • 14 отметка о контроле;
  • 15 текст документа;
  • 16 отметка о наличии приложения;
  • 17 подпись;
  • 18 гриф согласования документа;
  • 19 визы согласования документа;
  • 20 печать;
  • 21 отметка о заверении копии;
  • 22 отметка об исполнителе;
  • 23 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  • 24 отметка о поступлении документа в организацию.

3.6.3. Письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем) с угловым расположением постоянных реквизитов (приложение 10).
Используют бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.
3.6.4. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для подготовки писем в ООО Телебалт не применяются.
3.6.5. На бланке печатают только первую страницу письма.

Последующий текст печатается на чистых листах одинакового с бланком качества.
3.6.6. Текст письма состоит из вводной и основной части.
Во вводной части письма указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводятся ссылки на факты, документы и т. д.
В основной части текста письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т. д.
3.6.7. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, от первого лица единственного числа либо от первого лица множественного числа.
3.6.8. Письмо оформляют в двух (и более при необходимости) экземплярах.
Первый экземпляр письма оформляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) направляют в дело.
3.6.9. Исходящие письма при необходимости визируют заинтересованные должностные лица.
Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается в подразделении, издавшем письмо.
3.6.10. На входящих письмах ставится отметка о поступлении в ООО Телебалт и приводится резолюция директора предприятия.
3.6.11. Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись директора и дату написания резолюции.
3.6.12. Если исполнителей несколько, их перечисляют всех.
Ответственным за исполнение считается тот, чья фамилия указана первой.
3.7. Докладная, служебная и объяснительная записки
3.7.1. Докладная записка документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.
3.7.2. Докладная записка составляется по инициативе автора (с целью побудить руководителя принять решение) либо по указанию руководства.
Автор докладной записки адресует ее своему непосредственному руководителю..
Автор докладной записки может ее адресовать руководителю на один ранг выше при решении вопросов, касающихся деятельности своего непосредственного руководителя.
3.7.3. Текст докладной записки состоит из двух частей.
В первой части докладной записки излагаются факты, послужившие причиной ее составления.
Во второй части докладной записки излагаются выводы, мнения, предложения составителя.
3.7.4. Служебная записка форма внутреннего письма.

Служебная записка используется при переписке между структурными подразделениями (работниками) ООО Телебалт, не находящимися в прямом подчинении.
3.7.5. Объяснительная записка документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причину невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
3.7.6. При оформлении докладной, служебной и объяснительной записок в соответствии с настоящим Стандартом (приложение 11) используют следующие реквизиты:
02 наименование предприятия;
05 дата документа;
07 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
09 гриф ограничения доступа к документу;
10 адресат;
12 резолюция;
13 заголовок к тексту;
15 текст документа;
16 отметка о наличии приложения;
17 подпись;
18 гриф согласования документа;
19 визы согласования документа.
3.7.7. Под наименованием предприятия указывается наименование структурного подразделения автора документа.
3.7.8. Докладную, служебную, объяснительную записку подписывает ее автор.
3.7.9. При согласовании докладных, служебных и объяснительных записок должны соблюдаться следующие правила:

  • служебная (объяснительная) записка, составленная по инициативе автора, в обязательном порядке согласовывается с его непосредственным руководителем (кроме случаев, когда записка адресована непосредственно ему);
  • докладная, служебная или объяснительная записка, исходящая за пределы структурного подразделения, в обязательном порядке согласовывается с руководителем этого подразделения;
  • докладная, служебная или объяснительная записка, исходящая за пределы самостоятельного структурного подразделения (департамента, службы), в обязательном порядке согласовывается с руководителем этого подразделения (департамента, службы).

3.7.10. Реквизиты 07, 09, 16, 18, 19 используются по мере необходимости.
3.7.11. К составлению и оформлению докладных, служебных и объяснительных записок применяются общие требования оформления писем, указанные в п. 3.6 настоящего Стандарта.
3.8. Положение, правила, инструкция
3.8.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции предприятия в целом или его структурного подразделения.
3.8.2. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
3.8.3. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений правил или иных локальных нормативных актов.
3.8.4. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются директором ООО Телебалт, или как акты, утверждаемые Советом директоров.
3.8.5. Утверждение положения, правил и инструкций оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
3.8.6. Директор ООО Телебалт утверждает все положения, правила и инструкции, не связанные с деятельностью подразделений и работников, подчиненных непосредственно Совету директоров.
Положения, правила и инструкции, регламентирующие вопросы, относящиеся к компетенции Совета директоров, утверждаются решением Совета директоров или директором ООО Телебалт по согласованию с Советом директоров.
3.8.7. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов организационно-нормативных актов.
3.8.8. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке ООО Телебалт (приложение 12).
3.8.9. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
3.8.10. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос О чем?; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция, инструкция по охране труда и др.), отвечает на вопрос Кого? (должностная инструкция главного специалиста).
3.8.11. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел Общие положения, в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
3.8.12. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты.

Главы должны иметь названия.
Главы, пункты и подпункты положения (правил, инструкции) нумеруются арабскими цифрами.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Движение документов в ООО Телебалт с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
4.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в ООО Телебалт, регламентируются настоящим Стандартом, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников предприятия.
4.3. Доставка документов в структурные подразделения ООО Телебалт осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в ООО Телебалт доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
4.4. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
При отправке внутренних документов на бумажных носителях допускается приложения к этим документам передавать по электронной почте. При этом в документе на бумажном носителе ставится соответствующая ссылка.
4.5. Документы, поступающие в ООО Телебалт на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
4.6. Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарями ООО Телебалт.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой лично), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
4.7. Документы без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются секретарем, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

  • требующие обязательного рассмотрения руководством (директором ООО Телебалт или Советом директоров) ;
  • направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

4.8. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей между директором ООО Телебалт и членами Совета директоров.
4.9. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
4.10. Рассмотренные руководством документы возвращаются секретарю, который в регистрационно-контрольную форму (далее именуется - РКФ) вносит содержание резолюции (приложение 13), а документ передает на исполнение.
4.11. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
4.12. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
4.13. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.
4.14. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо.

Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
4.15. Документы, отправляемые из ООО Телебалт, передаются почтовой и электрической связью.
4.16. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется секретарями директора ООО Телебалт в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 г. N 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 40, ст.4602).
4.17. Документы для отправки передаются секретарям полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
4.18. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
4.19. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или директора ООО Телебалт.
4.20. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
4.21. При отправке документов по каналам электрической связи необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется с учетом использования адресантом и адресатом технических и программных средств.
4.22. Телеграммы, составляемые в ООО Телебалт, принимаются секретарями завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 г. N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст.4299).
4.23. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
4.24. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
4.25. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридический отдел для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в приемную директора, где секретари осуществляют контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
4.26. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
4.27. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей директора ООО Телебалт или работников этих подразделений, ответственных за делопроизводство.

Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
4.28. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри ООО Телебалт, так и с организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
4.29. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
4.30. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения.

Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
4.31. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.



Содержание раздела