Пополнение кадрового резерва
Она служит предметом длительного пользования и не теряет своих свойств в результате неоднократного потребления. Информация в значительной степени обладает свойством саморазвития, т. е. по мере накопления информационных данных получается качественно новая информация.
Информация пронизывает все виды деятельности в органах местного самоуправления и обеспечивает восприятие работниками своих организационных ролей, фиксируемых в должностных инструкциях. В конечном счете, от эффективности информационных процессов зависит эффективность работы местной администрации в целом.
Основные элементы любого информационного процесса источник, сообщение, канал и получатель:
¦ источник это тот, кто создает сообщение и несет ответственность за его полноту и достоверность;
¦ сообщение это информация, которую источник передает получателю. В информационной системе сообщения передаются в различных формах (письменной, устной, электронной);
¦ канал это средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю;
¦ получатель это тот, кому предназначено сообщение.
Информационное обеспечение включает организацию информации на всех этапах ее возникновения, преобразования, передачи и восприятия.
Информационное обеспечение системы управления это взаимосвязанная совокупность необходимой информации, форм и способов ее представления и организации в пространстве и во времени, обеспечивающая решение необходимых задач в системе управления.
Информацию, поступающую в органы местного самоуправления, можно классифицировать по различным признакам (рис. 8.4.1).
Особенно важно разделение информации на внутреннюю (по отношению к органу местного самоуправления) и внешнюю. К внутренней относятся решения представительного органа муниципального образования, постановления и распоряжения главы администрации и его заместителей, протоколы заседаний коллегии, ведомости учета изданных муниципальных правовых актов, отчеты о работе структурных подразделений администрации, справки о ходе рассмотрения обращений граждан и т. д. Подобная информация дает возможность более полно представлять фактическое положение дел в администрации, рационально распределять силы и рабочее время, эффективно организовывать работу.
Организация внутренних потоков информации задача руководства муниципального образования.
От качества построения номенклатуры дел зависят оперативность работы с документами и их сохранность.
При использовании информации для принятия управленческих решений необходимо учитывать следующие особенности исходной информации:
¦ исходная информация не всегда достоверна если это статистическая или отчетная информация, то погрешности возникают в результате неправильных расчетов, ошибок исполнителей или искажения отчетных данных, если это экспертная информация, ошибки могут возникать из-за некомпетентности экспертов и неправильных методов обработки;
¦ информацию не всегда возможно получить к необходимому моменту времени из-за срывов сроков отчетности или несоответствия их установленным срокам анализа, длительности сбора и обработки информации;
¦ в связи с тем, что каждое решение должно основываться на учете будущих условий его реализации, а прогнозная информация носит вероятностный характер, принимаемые на ее основе решения также будут подвержены влиянию случайных ошибок;
¦ большинство принимаемых решений на стадии подготовки носит многовариантный, альтернативный характер, причем чаще всего трудность состоит в отсутствии обобщенного критерия, позволяющего выбрать вариант решения.
Основные требования, предъявляемые к информации, приводятся на рис. 8.4.3.
Информационное обеспечение муниципального управления в современных условиях невозможно без использования современных информационных технологий, программных средств, баз данных и систем управления ими.
8.4.4).
Почти во всех органах местного самоуправления сегодня есть персональные компьютеры, частично используется локальные компьютерные сети. В то же время развитие компьютеризации в большинстве местных администраций проходит бессистемно.
Современные технологии построения информационных систем почти не применяются, прикладное программное обеспечение используется чаще всего только в бухгалтерии и делопроизводстве.
Современный подход к использованию информационных технологий в муниципальном управлении требует создания системы, включающей центральный сервер, компьютеризированные рабочие места и сеть, связывающую их с центральным сервером. Одним из эффективных инструментов информатизации работы администрации является система автоматизированного документооборота Гран-Док, разработанная в государственном научно-производственном предприятии Гранит-Центр. Система предоставляет полный набор функций по работе с документами в соответствии с требованиями и стандартами российского делопроизводства и способна поддерживать схемы делового документооборота муниципальных органов: горизонтальную схему (переписка внутри муниципалитета), вертикальную схему (организационно-распорядительные документы), внешнюю схему (входящая и исходящая корреспонденция).
Назначением системы является автоматизация работы с документами, фиксация пути прохождения документа от его поступления или создания до списания в дело, контроль на каждом этапе рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота.
Планомерное формирование в органах местного самоуправления собственных информационно-аналитических служб как важнейших структурных подразделений позволит значительно повысить эффективность и качество управленческих решений. Применение информационных технологий и систем в отдельных сферах муниципальной деятельности помогает решать следующие задачи.
Ответственным за ведение каждого слоя является соответствующее структурное подразделение администрации или предприятие (например, водоканал, теплосеть). Организацию деятельности всей геоинформационной системы города, обеспечение ее технического и программного единства может обеспечивать специальная служба муниципального кадастра.
В сфере управления муниципальными финансами:
¦ создание компьютеризированной системы муниципального казначейства, в которую должна быть встроена система муниципальных контрактов, предусматривающих расходование бюджетных средств (подробно об этом было сказано в главе 6). Такая работа ведется во многих городах.
Интернет открывает широкие возможности для совершенствования муниципального управления. Наиболее эффективно его возможности могут быть использованы при создании муниципального сайта, ориентированного как на население города, так и на внешних пользователей.
Примерное содержание сайта города может быть следующим.
1. Представительская и деловая информация: визитная карточка города (приветствие главы муниципального образования, основные показатели и характеристики города); хозяйствующие субъекты (характеристика основных предприятий, финансовых структур, научных организаций, вузов и т. п. со ссылками на их сайты); данные о стратегическом плане развития города, основных городских программах развития, федеральных и региональных целевых программах, в которых участвует город; паспортные данные об имеющихся инвестиционных проектах и деловых предложениях предприятий города; молодежная страница; план города с указанием основных транспортных объектов и схем движения транспорта; информация для деловых людей и туристов (гостиницы в городе и окрестностях, проезд, питание, отдых, развлечения); достопримечательности города и его окрестностей.
2. Справочная и оперативная информация: городские новости; история и текущая статистика; страницы городских служб и организаций; состояние рынка труда и занятости населения; телефонный и адресный справочник; данные о средствах массовой информации города; городская доска объявлений; обратная связь (место для информации пользователей сайта).
Информация на сайте может быть представлена как на русском, так и на других языках.
Повышению привлекательности сайта и росту его посещаемости могут способствовать фотогалерея, web-камера (например, наблюдение за главной улицей или площадью города в режиме обновления кадра), новости дня города, книга жалоб, предложений и обращений, рубрика Ваше мнение о... (проблемный блок), прогноз погоды, гостевая книга, система поиска по сайту и т. д. Сайт может расти как кристалл, обрастая новыми функциями и возможностями.
Если сайт становится интерактивным и с его помощью пользователь может производить различные операции (например, оплачивать счета, бронировать места в гостиницах, заказывать билеты на транспорт или в театры и т. п.), то сайт превращается в интернет-портал. Он может служить платформой для деловых контактов, виртуально соединять всех хозяйствующих субъектов для обмена информацией и сотрудничества.
Наряду с Интернетом, важную роль в информационном обеспечении муниципальной деятельности играют специализированные межмуниципальные информационные системы и базы данных. Из имеющихся в России таких систем наиболее известна информационная сеть Ассоциации сибирских и дальневосточных городов (АСДГ).
Информационные компьютерные банки этой сети (их свыше 10) позволяют получать информацию о социально-экономических показателях городов-участников сети, принятых муниципальных актах и т. д. Но для этого каждый город должен регулярно размещать в сети свою информацию.
В стадии разработки находится создаваемая с участием Европейского союза общероссийская муниципальная информационная система (МИС), предназначенная для предоставления муниципалитетам информационных и консультационных услуг через Интернет и работающая в интерактивном режиме на двух языках: русском и английском. МИС содержит 4 раздела:
¦ Законодательство информация о нормативно-правовой базе местного самоуправления и изменениях в ней, необходимая для четкой ориентации муниципалитетов в изменяющемся правовом пространстве;
¦ Муниципальное управление информация об организации практической деятельности в области муниципального управления и менеджмента муниципальных предприятий;
¦ Экономика и бизнес экономическая и деловая информация, необходимая муниципалитетам для принятия стратегических решений, поиска новых партнеров, выхода на новые рынки;
¦ Европейский опыт информация об Европейском союзе и его опыте местного и регионального развития, который может быть полезен российским муниципалитетам.
Для удобства пользования МИС должно быть создано несколько рубрик, таких как Новости, Мнения, Досье, Консультации, Архив, Ссылки, Контакты.
Такая система после ввода ее в действие позволит существенно улучшить информационное обеспечение органов местного самоуправления.
Создание единого информационного пространства России имеет первостепенное значение для органов местного самоуправления и реализуется через функционирование информационной вертикали Федерация субъект РФ муниципальное образование. В этой информационной вертикали ключевым элементом являются информационные ресурсы муниципального образования.
На рис. 8.4.5 изображена схема информационного взаимодействия уровней публичной власти, отвечающая современным требованиям.
1. Как можно классифицировать информацию, поступающую в органы местного самоуправления?
2. Каковы основные источники информации, используемой органами местного самоуправления?
3. Из каких компонентов состоит система информационного обеспечения муниципального образования?
4. Как организован процесс движения информации в органе местного самоуправления?
5. В каких сферах муниципальной деятельности и для решения каких задач могут использоваться современные информационные технологии и системы?
6. Какой эффект может дать использование ресурсов сети Интернет в муниципальном управлении?
7. Какое значение имеет встраивание органов местного самоуправления в единое информационное пространство России?
Статистическая информация служит одним из главных источников информационного обеспечения муниципальной деятельности. Объектами статистического изучения на территории муниципального образования являются население, среда его проживания и комплекс коллективных потребностей жителей: финансы, жилищное хозяйство, образование, здравоохранение, охрана общественного порядка, торговые, культурные, социальные, ритуальные и другие муниципальные услуги в их натуральном и стоимостном выражении.
В СССР существовала единая отлаженная и централизованно финансируемая система Госкомстата, включающая федеральные, региональные и местные органы государственной статистики и снабжающая статистической информацией все уровни публичной власти. В России при разделении функций между государственным и муниципальным уровнями власти произошло историческое недоразумение: структура Госкомстата была передана в ведение федеральных властей и стала обеспечивать только их потребности.
Органы местного самоуправления остались без собственных статистических служб и статистического обеспечения.
Федеральный закон 2003 г. относит к полномочиям органов местного самоуправления организацию сбора статистических показателей, характеризующих состояние экономики и социальной сферы муниципального образования, и предоставление указанных данных органам государственной власти в порядке, установленном Правительством РФ. К сожалению, в Законе ничего не сказано о встречной обязанности органов государственной власти и государственной статистики по обеспечению статистической информацией органов местного самоуправления.
Согласно действующему законодательству, обмен статистической информацией между органами местного самоуправления и органами исполнительной власти субъектов РФ, налоговыми, казначейскими и другими органами осуществляется безвозмездно в рамках ежегодно утверждаемой федеральной программы статистических работ, финансируемой за счет средств федерального бюджета. Однако в обобщенных данных, публикуемых органами государственной статистики, крайне мало информации, необходимой муниципалитетам.
Получить дополнительную информацию от территориальных органов государственной статистики можно только по отдельному заказу и за плату. Некоторые крупные города заключают соответствующие договоры с органами государственной статистики и получают от них необходимые аналитические подборки и обзоры статистических показателей.
Но для большинства муниципалитетов, особенно дотационных, это невозможно. Органы местного самоуправления могут также получать отдельные интересующие их статистические данные непосредственно от хозяйствующих субъектов, расположенных на территории муниципального образования.
Однако информация хозяйствующих субъектов, налоговых органов, коммерческих банков и других финансовых институтов также во многом является для них недоступной.
В связи с этим возникла необходимость воссоздания в России муниципальной статистики как отдельной подотрасли социально-экономической статистики и увязки ее с общей системой государственной статистики.
Организация муниципальной статистики тормозится рядом причин. Главная из них финансовая.
Существовавшие прежде в местных исполкомах отделы статистики были ликвидированы, и, как отмечалось, большинство муниципальных образований не имеют средств для создания своих органов статистики. Некоторый объем статистической информации накапливается в экономических и информационно-аналитических службах местных администраций, однако многие руководители муниципалитетов не придают работе с этой информацией должного значения.