Плакунов М. - Планирование на малых и средних предприятиях средствами Excel
Существует простое и удобное средство автоматизации управленческих расчетов электронные таблицы Excel. Работа по автоматизации управленческих расчетов может быть выполнена самостоятельно и, что немаловажно, постепенно.
Этому и посвящена предлагаемая книга, в которой рассматривается балансовый метод среднесрочного планирования. Чтобы изложение не было абстрактным, все задачи среднесрочного планирования рассмотрены на сквозном примере.
В приложениях содержатся минимально необходимые математические сведения. Книга предназначена для плановиков и аналитиков малых и средних предприятий.
ПРЕДИСЛОВИЕ
Опыт показывает, что внедрение автоматизированных систем управления требует больших затрат, которые окупаются в лучшем случае за 3-4 года. Для малых и небольших предприятий суммы, которые называются профессиональными разработчиками систем электронной обработки данных, просто неподъемны.
В то же время потребность в автоматизации управления предприятием существует. Причем эта потребность наиболее актуальна именно для малых и небольших предприятий, где численность плановиков и аналитиков очень ограниченна либо они вообще отсутствуют.
Между тем имеется простое и удобное средство автоматизации управленческих расчетов электронные таблицы Excel. Малым и средних размеров предприятиям не требуются большие и сложные базы данных. Все данные могут быть расположены на листах в книгах Excel. Не требуются такжеи программы, написанные на алгоритмических языках высокого уровня.
Все необходимые вычисления можно выполнить, используя простые средства Excel, включая его функции и надстройки.
Работа по автоматизации управленческих расчетов может быть выполнена самостоятельно и, что немаловажно, постепенно. Это не требует больших затрат. Обучение работе с системой происходит автоматически в процессе ее создания.
Все, что для этого нужно, это освоить технику использования Excel в управленческих расчетах и определить очередность автоматизации задач управления.
Традиционно на больших предприятиях в первую очередь автоматизируются задачи учета бухгалтерского, коммерческого и производственного. Возможно, при разработке больших автоматизированных систем управления предприятием так и нужно поступать. Но учет это только одна из четырех фаз управления: учет, анализ, прогноз, планирование.
Причем структурирующей всю систему фазой является фаза планирования. Учитывать следует только те показатели, на основе которых принимаются решения, т. е. составляются планы.
То же самое можно сказать и о прогнозировании финансово-экономических показателей. Анализ это прежде всего сравнение факта с планом, планирование и здесь определяет круг показателей, которые надо анализировать. Поэтому по крайней мере на малых и средних предприятиях в первую очередь надо автоматизировать именно плановые расчеты.
Этому и посвящена предлагаемая книга.
В книге нет ни принципов планирования, ни тем более законов планирования и тому подобных рассуждений. Автор считает подобного рода разговоры совершенно бесполезными.
Все эти принципы и законы не позволяют строить конкретные алгоритмы плановых расчетов. А нужны именно конкретные алгоритмы.
Книга состоит из основного текста и приложений. В основном тексте изложены балансовый метод среднесрочного планирования и оптимального планирования.
Чтобы изложение не было абстрактным, все задачи среднесрочного планирования рассмотрены на сквозном примере, В приложениях содержатся минимально необходимые математические сведения.
Предполагается, что читатель обладает элементарными сведениями об Excel (запуск Excel, открытие книг Excel, ввод чисел и формул, именование листов и книг и т. д.). Лучше всего читать книгу одновременно с работой на компьютере.
Для выделения имен файлов, листов, команд меню и т. д. используются различные шрифты. Для названий команд меню, кнопок панелей инструментов, опций, заголовков стандартных диалоговых окон применяется полужирный шрифт.
Имена рабочих книг, листов, адреса ячеек, функций и вводимые пользователем или вычисленные в рабочих таблицах числа печатаются шрифтом Courier.
Глава1ЗАДАЧИ СРЕДНЕСРОЧНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ
Общая схема планирования
Продолжительность горизонта планирования определяется технико-экономическими характеристиками предприятия и, в частности, временем, в течение которого предприятие несет обязательства, основанные на договорах либо на законодательных и иных нормативных актах. Продолжительность горизонта среднесрочного планирования целесообразно устанавливать равной одному году. Это вызвано тем, что:
- каждое предприятие обязано сдавать в налоговую инспекцию годовой баланс;
- в акционерных обществах обязательно проведение годового собрания акционеров, на котором отчитывается руководство акционерного общества по итогам работы за год и избирается наблюдательный совет;
- практика ведения хозяйственных операций и обычай предусматривают заключение многих договоров на год (аренда, договор поставки и т. п.).
Существуют два основных метода построения среднесрочного плана: балансовый и оптимального планирования. Между ними, как будет показано в главе 10, нет противоречий, хотя результаты, полученные этими методами, могут быть различны. Оптимальному планированию посвящена глава 10. Здесь рассмотрен балансовый метод.
Идея метода заключается в балансировке потребности в ресурсах с их наличием. Расчетная схема метода приведена на рис.
1.1.
На этом рисунке использованы следующие обозначения: прямоугольник это блок вычислений, ромб условный оператор, т. е. знак вопроса.
Рис. 1.1. Общая схема балансового метода планирования
Балансировка плана заключается в изменении потребности или (если это возможно) наличия ресурсов.
На рисунке, разумеется, не приведены все возможные способы таких изменении недостаточно места. Необходимые пояснения даны в соответствующих главах книги. На схеме показан только один способ балансировки - коррекция плана производства и продаж. Балансировка проводится только по двум видам ресурсов: мощность и оборотный капитал.
Балансировать потребность в материалах с их наличием на момент планирования (на начало года) бессмысленно, так как запас материалов на момент планирования (на начало года) совершенно не должен покрывать годовую потребность в материалах. В рыночной экономике практически любое количество практически любых материалов всегда можно купить.
Поэтому проблема заключается в балансировке оборотного капитала, которая предусмотрена предлагаемой схемой. По аналогичным причинам не балансируется потребность в трудовых ресурсах.
Впрочем, пользователь всегда может увеличить список балансируемых ресурсов по своему усмотрению. После того как потребности в ресурсах сбалансированы с их наличием, рассчитываются финансово-экономические показатели плана прибыль, рентабельность, баланс доходов и расходов.
Построенный сбалансированный план передается на утверждение руководству.
В оптимальном планировании нет необходимости в формировании начального варианта плана. Сразу сроится оптимальный в некотором смысле план с учетом ограничений на использование ресурсов.
В главе 10 будет показано, что принципиального противоречия между балансовым методом и оптимальным планированием нет. Здесь важно отметить, что оптимальный план можно использовать как начальный вариант плана в балансовом методе.
Пример
В качестве примера использовано несложное производство автоматов для продажи газированной воды. Чтобы пример не был слишком громоздким и не отвлекал читателя от его основной задачи построения системы плановых расчетов его собственного производства, несложное само по себе предприятие еще более упрощено: в номенклатуре продукции оставлены всего два вида автоматов: АК-3 и АТ-1000. При этом для сохранения значений финансово-экономических показателей увеличены объемы их производства. Нормы времени, нормы расхода материалов, цены и т. п. обычно являются коммерческой тайной, поэтому численные значения норм, нормативов и других показателей несколько условны.
Все это сделано для того, чтобы пример был максимально простым и наглядным.
На предприятии работают 112 человек (формально это предприятие не является малым). Из них 20 человек инженерно-технический персонал и служащие (ИТР), включая директора предприятия.
Из рабочих 16 повременщиков и 76 сдельщиков, занятых в основном производстве.
Все эти люди располагаются в двух небольших зданиях (корпус 1 и корпус 2), которые являются собственностью предприятия и находятся на его балансе. Кроме зданий в состав основных производственных фондов (ОПФ) предприятия входят: оборудование (станки токарно-винторезные РТ2505, пресс П-511 Б, станки фрезерные 6610, станки фрезерные 6Р83Г) и прочие фонды (автокары, автомобиль и т. д.).
Предприятие закупает материалы и комплектующие: лист стальной, уголки, цветные металлы, электрооборудование, краску, лак.
Готовые изделия продаются в розницу самим предприятием.
Численные значения показателей, цен, норм и нормативов приведены в приложении 1.
Организация данных
Проектирование и построение системы информационного обеспечения автоматизации управления предприятием в общем случае очень сложная работа. В больших автоматизированных системах используются базы данных. Это значит, в частности, что данные запоминаются таким образом, что они не зависят от программ, которые эти данные используют. Для этого создаются специальные программы управления базами данных.
Все это усложняет разработку автоматизированных систем управления, увеличивает трудоемкость разработки и, следовательно, ведет к росту стоимости разработки.
Стандартные системы могут быть дешевы, но, как уже отмечалось, для их внедрения нужна помощь специалистов, а за эту помощь надо платить. Таким образом, выигрыш от использования стандартных систем для малого или небольшого предприятия может оказаться весьма проблематичным.
К счастью, при постепенной автоматизации управления средствами Excel стратегия салями необходимость в создании сложных баз данных отсутствует. Все данные, необходимые для автоматизации плановых расчетов на малом или небольшом предприятии размещаются в книгах Excel. Организовать данные можно по-разному. Все данные в принципе можно разместить в одной книге Excel.
С другой стороны, для каждой группы однородных данных можно открыть свою книгу. Разница во времени работы программ будет незначительна.
Здесь самое главное удобство пользователя, т. е. плановика.
В примере данные организованы следующим образом. Все данные размещены в трех книгах: Нормы и цены, Ресурсы и Показатели. Структура данных и их расположение на листах книг показаны на рис.
1.2.
Рис. 1.2. Организация данных в сквозном примере
| Таблица 1.1 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Разумеется, пользователь может организовать данные иначе. |
Глава 2ПРЕДПЛАНОВЫЕ РАСЧЕТЫ
Построение начального варианта плана производства
Формальной процедуры построения начального варианта плана производства не существует. Производство должно зависеть от спроса. Это аксиома рыночной экономики.
Проблема в том, как установить величину спроса. Существуют методы построения кривой спроса: зависимости совокупного спроса от цен. Это довольно трудоемкая и дорогостоящая процедура, причем кривая спроса, даже будучи построенной, практически ничего не дает малому или небольшому предприятию.
Мощности и финансовые возможности малого или небольшого предприятия просто не позволяют ему рассчитывать на значительную долю рынка. Максимум, на что может рассчитывать такое предприятие, это на несколько процентов совокупного спроса. Знание величины совокупного спроса поэтому ничего не дает для построения плана производства.
Определяющей план величиной является не совокупный спрос, а спрос на продукцию данного, конкретного предприятия.
Принятие решения об объеме производства это принятие рискованного решения. Риск несколько уменьшается, если предприятие работает не про запас, а на заказ.
И в том и в другом случае полезен прогноз объема продаж. Чаще всего этот прогноз делается по временному ряду продаж за несколько последних предплановых периодов. Прогноз этот возможен только для уже работающего предприятия вновь созданное предприятие просто не имеет истории продаж, необходимой для прогноза.
Теоретически можно построить модель зависимость объема продаж от ряда управляемых факторов. Такого рода модель, несомненно, желательна, особенно в случае вновь созданного предприятия.
Однако малое предприятие обычно не располагает информацией, нужной для построения факторной модели. Поэтому остаются временные ряды.
Алгоритмы прогнозирования но временным рядам довольно хорошо разработаны. Но всегда следует иметь в виду, что на реальную величину спроса влияет множество неконтролируемых или слабо контролируемых факторов, таких как сервис, послепродажное обслуживание, мода, предрассудки и предубеждения потребителей и т. п.
При создании нового предприятия риск неустраним. Практически все, что можно здесь сделать, это рассчитать критический объем выпуска или критический объем выручки.
Необходимо, конечно, ориентироваться на аналогичную продукцию, позиционировать свой товар, т. е. выделиться в сознании потребителя из общей массы продавцов. Но все это не связано с вычислениями.
Главное, на что должен надеяться руководитель предприятия при разработке плана продаж, это на свою интуицию и удачу.
При планировании объема производства надо учитывать запас готовой продукции на начало и конец планово-учетного периода. Объем производства определяется из балансового соотношения:
продажи. = г. + -- г*.,
откуда получаем:
х( = продажи. + г*. - г*.,
где j наименование (шифр) продукции;
х. плановый объем выпуска продукции наименования);
гг запасы готовой нереализованной продукции на начало и конец планового периода соответственно.
Прогноз объема продаж
Наряду с анализом производственно-хозяйственной деятельности прогнозирование является важнейшим элементом системы плановоэкономических расчетов. В Excel есть несколько стандартных функций, позволяющих решать задачи прогнозирования.
На рис. 2.1 показан вызов функции ТЕНДЕНЦИЯ для прогноза объема продаж на некоторый товар по временному ряду.
В ячейках В4:В8 находятся данные об объеме продаж за прошедшие 5 лет. В ячейку В10 будет возвращено прогнозное значение объема продаж.
Для открытия диалога Мастер функций нажата кнопка fx на панели управления. Функция ТЕНДЕНЦИЯ расположена в категории
Рис. 2.1. Вызов функции ТЕНДЕНЦИЯ
Рис. 2.2. Диалог функции ТЕНДЕНЦИЯ
| Таблица 2.1 | ||||||||||
|
Диалог функции ТЕНДЕНЦИЯ показан на рис. 2.2.
Заполнение диалога функции ТЕНДЕНЦИЯ показано в табл. 2.1. Функция ТЕНДЕНЦИЯ строит прогноз на основе модели:
у = а х х + в.
Рис. 2.3. Прогноз объема продаж
у прогнозируемая переменная (в данном случае объем продаж);
х независимая переменная (в данном случае время).
Известные значения х это пять предплановых лет, пронумерованных от 1 до 5. Известные значения у объемы продаж в эти годы. Новое значение х это номер планового года, в данном случае 6.
После ввода формул в окна диалога надо нажать кнопку ОК. Результат вычислений показан на рис.
2.3.
Критический объем выпуска
Критический объем выпуска это минимальный объем реализации, покрывающий минимальные необходимые затраты (аналог критической точки для однономенклатурного производства). Критический объем выпуска нетрудно найти из уравнения баланса:
Вкр = п * Вкр + (1 + х) * ЗФ + Znoc+ Р * Вкр + у *(1 +а) * Вкр + Д, (2.1)
где Вкр критический объем выпуска;
ЗФ фиксированная зарплата;
Zn0CT условно-постоянные затраты за вычетом фиксированной зарплаты;
Д дополнительная нагрузка, включающая налог на имущество и другие налоги и обязательные фискальные платежи, облагаемой базой которых не является выручка (земельные платежи, погашение недоимки по налогам и другим обязательным платежам, штрафы, пени и т. д.), а также погашение кредита, проценты за кредит и т. п., т. е. затраты, не зависящие от выручки;
а нормативы отчислений во внебюджетные фонды и подоходного налога;
(5 доля условно-переменных затрат за вычетом зарплаты в выручке;
у доля сдельной зарплаты в выручке;
п суммарный норматив налогов, облагаемой базой которых является объем выпуска.
Из (2.1) получаем:
Вкр = М,,^ *[(1 + a)*30 + Znoc7 +Д],
[(1+а)*ЗФ + ггюст +Д],
Вкр =
(2.2)
1-п-р-у*(1+а)
или
(2.3)
налоговый мультипликатор.
Нетрудно видеть, что
(24)
М,Ш, = Х?.’
где ?. = ?' и ? = Э + у *( 1 + а).
На практике вычисление потребности в выручке для покрытия минимально необходимых затрат если и производится, то не по элементарной формуле (2.2), а методом перебора. В лучшем случае последовательно вычисляются две-три первых суммы ряда (2.4): т. е. выручка приравнивается сумме минимальных обязательных платежей (?0= 1), при этом оказывается, что выручки не хватает на уплату налогов.
На следующем шаге определяется выручка на покрытие дефицита (v, = ?), но поскольку не учтены налоги на эту дополнительную выручку, к полученной сумме прибавляется новый член, покрывающий новый дефицит (?,= ?2) и т. д. В принципе, если ? 1, процесс сходится, однако проще использовать аналитическое выражение (2.2).
Поскольку должно быть М|И1 0, получаем неравенство, определяющее границы района выживания предприятия:
(2.5)
(3 + у*(1 + а) 1 - п.
Параметры п и а устанавливаются государственными органами, и предприятие на них не влияет. Величины параметров Р и у зависят в основном от материало- и энергоемкости и от трудоемкости продукции соответственно.
Полностью контролируемыми они не являются в том смысле, что придать им любые желательные значения нельзя, но технические, кадровые и снабженческие службы оказывают влияние на величины этих параметров. Поэтому анализ положения текущих значений параметров Р и у по отношению к району выживания помогает ставить перед техническими, кадровыми и снабженческими службами конкретные и вытекающие из фактически сложившейся ситуации задачи.
Полезно также отслеживать динамику этих параметров.
Район выживания предприятия показан на рис. 2.4.
Все расчеты, необходимые для вычисления критического объема выпуска, нетрудно выполнить в Excel. Основной проблемой при этом являются не столько вычисления, сколько исходные данные.
Коэффициенты Р и у могут быть определены из статистики за прошлый период. Вполне достаточно использовать данные за четыре предплановых квартала.
Более длинные временные ряды вряд ли повысят точность и надежность расчетов, поскольку нет оснований считать более длинные временное ряды статистически устойчивыми. Большая точность в предплановых расчетах не только недостижима она не нужна.
Коэффициент а, как уже отмечалось, задается правительством, и никаких трудностей с его определением нет. Денежные суммы фиксированная зарплата, условно-постоянные затраты за вычетом фиксированной зарплаты и дополнительная нагрузка это как раз те величины, размер которых надо спланировать. Плановик должен варьировать значения этих величин и выбрать наиболее подходящий вариант. На рис.
2.5 показана таблица Excel с расчетом критического объема выпуска.
В ячейку С12 введена формула:
= (С5*(1+С8)+С6+С7)/(1-С11-С9-С10* (1+С8)) . В остальные ячейки введены исходные данные.
Глава 3ПЛАНИРОВАНИЕ НАЛИЧИЯ МОЩНОСТИ
Расчет действительного фонда времени работы оборудования
Расчеты наличия производственных и финансовых ресурсов необходимы для обоснования плана производства и реализации продукции. При проведении этих расчетов учитываются основные виды ресурсов: оборудование, персонал, материалы (включая инструмент и оснастку), ликвидные активы (денежные средства и быстрореализуемые ценные бумаги).
Действительный (плановый) фонд времени работы оборудования показатель объе'ма такого производственного ресурса, как оборудование. Расчет действительного фонда времени работы оборудования состоит из нескольких этапов:
1. Группировка оборудования.
2. Расчет действительного фонда времени работы станка в каждой группе.
3. Расчет суммарного действительного фонда времени работы оборудования по каждой группе.
4. Корректировка расчетов с учетом коэффициентов сменности, выполнения норм и использования оборудования.
Группировка оборудования не требуется на небольшом предприятии с небольшим количеством станков. В общем случае группировка оборудования зависит от специализации производственных участков.
Различают технологическую и предметную специализацию. В случае технологической специализации в одну группу объединяются однотипные взаимозаменяемые станки (например токарная, фрезерная, шлифовальная группы и т. д.). При этом надо учитывать,
Рис. 3.1. Расчет действительного фонда времени работы оборудования
