Связывание и внедрение

Щелкните на кнопке Ок.

Связывание и внедрение

Связывание и внедрение объектов (Object Linking and Embedding, OLE) — это средство, позволяющее в одном документе комбинировать данные, обрабатываемые разными приложениями. Здесь под объектами подразумеваются данные, созданные в одном приложении, а используемые в любом другом, поддерживающим технологию OLE.

Например, таблица базы данных может являться частью документа Excel наравне с собственными таблицами Excel. При редактировании объекта используются средства создавшего его приложения.
С появлением версии OLE 2 стало возможным редактировать объекты, не вызывая породивших их приложений. Когда пользователь хочет изменить данные связанного или внедренного объекта, приложение, поддерживающее OLE 2, заменяет свои меню и панели инструментов на соответствующие меню и панели инструментов породившего объект приложения.

По окончании редактирования объекта «родной» интерфейс приложения возвращается обратно. Помимо упрощения процедуры редактирования связанных и внедренных объектов, OLE 2 позволяет перетаскивать данные между открытыми приложениями.
Связывание и внедрение — два схожих способа обработки данных объекта. Они отличаются местом хранения обрабатываемых данных и возможностями их изменения.
Связывание объектов предполагает хранение данных объекта в исходном файле. Когда вы устанавливаете связь с объектом, то в документ вставляется копия исходных данных, а оригинал остается на месте. При обновлении связи в документ попадают новые считанные с оригинала данные.

Поскольку между документом и исходным файлом установлена связь, любые изменения в исходных данных отражаются на их связанной копии в документе. Связанный объект изменяется только путем изменения исходного файла.
Внедрение объектов предполагает хранение оригинала объекта в составе документа, в который он вставлен. Внедренный объект так же, как и при связывании, создается в своем «родном» приложении, но существует только в одном экземпляре, внедренном в другой документ.

Чтобы изменить внедренный объект, дважды щелкните на нем. Он будет изменен при помощи «родного» ему приложения и сохранен в составе составного документа.
Microsoft Office 2000 является пакетом приложений, поддерживающих технологию OLE 2 и интегрированных при помощи этой технологии. Вы можете связывать и внедрять любыеЛбъекты приложений Office в создаваемые вами документы. Например, связывать или внедрять в документ Word таблицу Excel, в таблицу Excel — базу данных Access, а в базу данных Access — презентацию PowerPoint и т. д.
ПРИМЕЧАНИЕ Общие приемы использования OLE, описанные в этой главе, применимы и к другим приложениям Microsoft Office (Word, PowerPoint, Access), а также к любым Windows-лриложениям, созданным другими производителями, если они поддерживают технологию OLE.

: Внедрение: Данных из других приложений

Внедренные данные из других приложений становятся частью рабочего листа Excel. Внедренные данные можно изменить, запросив соответствующее им приложение из программы Excel.

Простейший способ изменить внедренные данные — дважды щелкнуть в области внедренного объекта.
' Внедрение объекта можно произвести одним из двух способов — либо использовать команду Insert (Вставка) • Object (Объект) и создать внедренный объект прямо в среде Excel, либо открыть нужное для создания данного объекта приложение, создать объект и скопировать его в Excel через буфер обмена. В Excel внедренные объекты можно перемещать и изменять их размер.
((~^ 1\ Т 'ГПТЛМЛО ПООПОП ГТОТ1 TDOUTJO • 7ТО TUTUTL TV Т??ЛСі1 тя
Шаг за шагом
1. Чтобы внедрить новый объект в Excel, откройте рабочий лист, в который нужно вставить объект, и выберите команду Insert (Вставка) Object (Объект). В открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Create New (Создать новый).
2. В списке Object Type (Тип объекта) укажите, какое приложение нужно использовать для создания объекта.
3. Щелкните на кнопке ОК. На рабочем листе появится окно ввода, а меню и панели инструментов превратятся в соответствующие элементы вызванного приложения.
4. Создайте объект, редактируя поле ввода, а затем щелкните за пределами этого окна.
5. Объект создан. Его размеры можно изменять, а сам объект перемещать внутри рабочего листа Excel, как рисунок.

Внедрение: Изменение объектов

При внедрении объекта на рабочем листе Excel можно работать над ним в его «родной» программе. Таким образом, вы будете использовать средства, специально предназначенные для обработки данных выбранного типа.
Шаг за шагом
1. Чтобы изменить объект, дважды щелкните на нем. Объект станет активным, и откроется его «родное» приложение.

2. Измените объект нужным образом.
3. Щелкните за пределами окна исходного приложения (или объекта), чтобы вернуться в Excel и восстановить панели инструментов и меню Excel.
СОВЕТ Чтобы быстро найти команды, которые можно применить к внедренному объекту, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите нужную команду в контекстном меню.

Перетаскивание данных между приложениями

Для перемещения или копирования информации между приложениями можно использовать прием перетаскивания мышью, если эти приложения поддерживают технологию OLE.
Шаг за шагом
1. Откроите оба приложения и разместите их окна на экране так, чтобы одновременно были видны данные, которые нужно переместить или скопировать, и место, куда они должны быть помещены.
2. Выделите исходные данные.
3. Чтобы переместить выделенный фрагмент, перетащите его в открытое окно другого приложения и отпустите кнопку мыши, когда указатель будет находиться над местом назначения. Чтобы скопировать выделенный фрагмент, при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу Ctrl.
СОВЕТ Чтобы без особых проблем разместить два окна приложений на экране, сначала сверните все окна работающих программ, кроме этих двух. Затем щелкните правой кнопкой мыши на Панели задач Windows и выберите в контекстном меню либо команду Окна сверху вниз, либо команду Окна слева направо.

Рисунки: Копирование диапазона ячеек

Для объединения на одном рабочем листе нескольких диапазонов из разных книг или рабочих листов можно скопировать диапазон ячеек в виде рисунка и поместить этот рисунок на рабочий лист как связанный объект. Эти рисунки также можно использовать в других приложениях, например в Word.
Копирование диапазонов в виде рисунков иногда удобнее, чем установка ссылок на них в формулах. Связанные рисунки
можно легко открыть — достаточно дважды щелкнуть на рисунке, чтобы перейти в книгу, из которой он был скопирован, и изменить нужную информацию. На самом деле связанные рисунки — это объекты, размеры и положение которых легко изменить, поэтому оформлять рабочий лист становится проще.

Кроме того, к самим рисункам можно применять большинство средств форматирования, доступных для надписей.
Такие рисунки содержат только видимую информацию из ячеек, включая линии сетки. Если сетка не нужна, перед копированием рисунка отключите ее вывод на экран. (См. раздел «Окна: Линии сетки» в главе «Настройка».) Также перед копированием измените ширину столбцов и высоту строк, чтобы рисунок выглядел лучше (см. разделы «Изменение:
Высоты строки» и «Изменение: Ширины столбца» в главе «Правка книг».)
Шаг за шагом
1. Выделите диапазон ячеек, который необходимо скопировать как рисунок в другой рабочий лист или книгу, и щелкните на кнопке Copy (Копировать) на стандартной панели инструментов.
2. Перейдите на рабочий лист (или в другой документ), в который будет производиться копирование.
3. Удерживая нажатой клавишу Shift, выберите команду Edit (Правка) • Paste Picture Link (Вставить связь с рисунком). Скопированные ячейки будут вставлены в рабочий лист как объект.
4. Переместите объект или измените его размеры, если это нужно.
СОВЕТ Если требуется скопировать рисунок в другое приложение Office, сначала скопируйте нужный диапазон ячеек в буфер обмена, затем перейдите в другое приложение и выберите команду Edit (Правка) • Paste Special (Специальная вставка). В списке As (Как) открывшегося окна диалога Paste Special (Специальная вставка) выберите лункт, соответствующий желаемому типу рисунка, и щелкните на кнопке ОК. •

Рисунки: Обновление связанного рисунка

(Для получения предварительной информации см. раздел «Рисунки: Копирование диапазона ячеек».) Информацию на рабочем листе, содержащем оригиналы ячеек, скопированных как рисунок в другой рабочий лист Excel или приложение, можно изменять, и все изменения будут отражены в копии. При этом нет необходимости помнить, где находится оригинал, так как для перехода к нему достаточно дважды щелкнуть на рисунке.

Так очень удобно обновлять данные для нескольких рисунков, помещенных на один рабочий лист.
Шаг за шагом)
1. Откройте рабочий лист (или другой документ Office), содержащий рисунок, затем дважды щелкните на нем. Excel откроет исходный рабочий лист и выделит диапазон ячеек, который связан с рисунком.
2. Внесите необходимые изменения в исходные данные и сохраните рабочий лист. Изменения будут отражены на связанном рисунке.

Связывание: Выделение ячеек

Чтобы создавать связи с отдельными ячейками или ссылки на них в формулах, можно использовать выделение мышью. При этом можно указывать мышью на ячейки в других книгах, а не только в той, в которой находится формула.

Чтобы вставить в формулу ссылку на ячейку, щелкните на этой ячейке, когда нужно будет ввести ее адрес.
Шаг за шагом
1. Откройте книги, ссылки на ячейки которых вам требуются.
2. Выделите ячейку в исходной книге, в которую вы хотите поместить ссылку, и начните ввод формулы. Формула может включать как несколько членов, так и всего одну ссылку, начинающуюся со знака равенства (-).
3. Перейдите в книгу с необходимыми данными. Выделите ячейку или диапазон.
4. Продолжайте ввод формулы. После того как ввод закончится, нажмите клавишу Enter.
(См. также раздел «Формулы: Ввод» в главе «Использование формул и функций».)

Связывание: Данных Excel и других Windows-приложений

С помощью технологии OLE можно производить обмен данными между Windows-приложениями, которые поддерживают связывание и внедрение объектов. В Excel такие связи создаются с помощью команд меню Edit (Правка): Copy (Копировать) и Paste Special (Специальная вставка).

В других приложениях для организации связей могут использоваться аналогичные команды. В этом случае создание связей между двумя приложениями практически ничем не отличается от связывания двух рабочих листов.
(См. также раздел «Внедрение: Данных из других приложений».)
Шаг за шагом
1. Откройте Excel и другое приложение. Перейдите в приложение с исходной информацией.
2. Выделите текст, ячейку, диапазон, значение, графический объект или другие данные, которые нужно связать.
3. Выберите команду Edit (Правка) • Copy (Копировать).
4. Переключитесь в приложение, в которое будут вставляться данные, и укажите место для вставки.
5. Выберите команду Edit (Правка) Paste Special (Специальная вставка).
6. В окне диалога Paste Special (Специальная вставка) установите переключатель в положение Paste link (Вставить связь), в списке As (Как) выберите пункт, соответствующий желаемому типу объекта, и щелкните на кнопке ОК.
ВНИМАНИЕ Если после копирования данных из другого Wndows-лри-ложения в меню Edit (Правка) программы Excel команда Paste Special (Специальная вставка) недоступна, значит, исходное приложение не поддерживает технологию OLE. Вы не сможете связать данные этого приложения с рабочим листом Excel.

Связывание: Копирование и

вставка ячеек

Вы можете связать ячейку или диапазон из одной книги Excel с ячейкой или диапазоном в другой книге с помощью команд Copy (Копировать) и Paste Special (Специальная вставка). Окно диалога Paste Special (Специальная вставка) позволяет выбрать те компоненты содержимого ячеек, которые следует вставить на рабочий лист: формулы, значения или форматы.

Кроме того, можно указать, какую математическую операцию следует производить при вставке.
Шаг за шагом
1. Откройте книги, между которыми будет производиться копирование. Перейдите в книгу с исходной информацией.
2. Выделите ячейку (или диапазон), в которой содержатся данные для связывания. Выберите команду Edit (Правка) Copy (Копировать).
3. Перейдите в другую книгу, щелкните в верхней левой ячейке диапазона, в который будет производиться вставка.
4. Выберите команду Edit (Правка) Paste Special (Специальная вставка). На экране появится окно диалога Paste Special (Специальная вставка).
5. Выберите положение All (Все) переключателя Paste (Вставить). Выберите положение None (Нет) переключателя Operation (Операция).

Затем щелкните на кнопке Paste Link (Вставить связь).

Связывание: Обновление и изменение связанных книг

Для успешной работы с книгами, содержащими связанную информацию, необходимо знать, как восстанавливать потерянные связи и как обновлять существующие. Если исходная книга была переименована или перемещена в другую папку, то книги со связанными данными не смогут автоматически отследить новое положение своих источников.

Эти связи необходимо восстановить.
Шаг за шагом
1. Откройте книгу, содержащую связанную информацию, и выберите команду Edit (Правка) • Links (Связи).
2. В списке Source File (Исходный файл) открывшегося окна диалога выберите файлы для обновления или изменения. Чтобы выделить несколько файлов, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и щелкайте на названиях файлов. Для неоткрытых файлов на экран выводятся пути к ним.

Щелкните на кнопке Change Source (Изменить). На экране появится окно диалога Change Links (Изменить связи).
3. Укажите папку и файл для новой исходной книги или новое положение файла существующей связи.
4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы установить связь с выделенным файлом, или на кнопке Cancel (Отмена), чтобы не устанавливать связь.
5. Если на шаге 2 было выделено несколько файлов, повторите шаги 3 и 4 для каждой книги.
СОВЕТ Чтобы обновить активную книгу со связанными данными, выберите команду Edit (Правка) Links (Связи). Затем выберите нужное название файла и щелкните на кнопке Update Now (Обновить).

Связывание: Открытие связанных книг

При открытии книг, содержащих связанные данные, обновление связей может происходить различными способами. -Если исходная книга уже открыта, то книга со связанными данными обновится уже при открытии. Если при открытии книги со связанными данными исходная книга не открыта, можно либо использовать старые данные, либо обновить связи с файлами на диске.
Шаг за шагом
1. Откройте книгу, содержащую связанную информацию, и выберите команду Edit (Правка) Links (Связи).
2. В списке Source File (Исходный файл) выберите файлы, которые нужно открыть. Чтобы выделить несколько файлов, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и щелкайте на названиях файлов.

Для неоткрытых файлов на экран выводятся пути к ним.
3. Чтобы инициировать процесс обновления, щелкните на кнопке Open Source (Открыть).
ПРИМЕЧАНИЕ Убедитесь, что активной является нужная вам книга со связями. Если активна книга без связей, то команда Edit (Правка) • Links (Связи) будет недоступной.

Связывание: Обновление и изменение связанных книг

Эти связи необходимо восстановить.
Шаг за шагом
1. Откроите книгу, содержащую связанную информацию, и выберите команду Edit (Правка) Links (Связи).
2. В списке Source File (Исходный файл) открывшегося окна диалога выберите файлы для обновления или изменения. Чтобы выделить несколько файлов, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и щелкайте на названиях файлов. Для неоткрытых файлов на экран выводятся пути к ним.

Связывание: Открытие связанных книг

При открытии книг, содержащих связанные данные, обновление связей может происходить различными способами.-Если исходная книга уже открыта, то книга со связанными данными обновится уже при открытии. Если при открытии книги со связанными данными исходная книга не открыта, можно либо использовать старые данные, либо обновить связи с файлами на диске.
Шаг за шагом
1. Откройте книгу, содержащую связанную информацию, и выберите команду Edit (Правка) Links (Связи).
2. В списке Source File (Исходный файл) выберите файлы, которые нужно открыть. Чтобы выделить несколько файлов, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и щелкайте на названиях файлов.

Использование формул и функций

Формулой называют содержимое ячейки рабочего листа, производящее вычисления на основе значений в других ячейках. Если в ячейке записана формула, то на рабочем листе в этой ячейке будет виден результат вычислений или сообщение об ошибке.

Формула ссылается на значения в других ячейках электронной таблицы. Вы можете изменять значения в этих ячейках, при этом Excel автоматически будет производить пересчет значения в ячейке с формулой. Вы можете набирать формулы самостоятельно, вводя известные знаки математических операций, а можете использовать встроенные в Excel формулы.

Встроенные формулы называются функциями. В Excel встроено огромное количество формул: от тригонометрических и статистических до бухгалтерских. При вычислении функции используются аргументы — заданные величины, которые могут быть как постоянными, вводимыми непосредственно в запись формулы, так и значениями других ячеек. В последнем случае в формулу вставляется адрес ячейки — специальная запись, определяющая конкретную ячейку в рамках отдельного рабочего листа, книги или среди всех доступных книг Excel.

Результатом формулы является значение ячейки с формулой. В большинстве случаев результат является числом, но некоторые функции возвращают результаты в виде текста, ссылок, логических величин, массивов или информации о рабочем листе и системе.
За описанием конкретных функций обращайтесь к последней главе книги, которая называется «Краткий справочник по функциям». В этот справочник включена информация об основных функциях Excel всех категорий.

Автовычисления

В строке состояния Excel есть поле, содержащее результат выполнения определенной операции над выделенными данными. Это поле позволяет выполнять следующие функции:
Average (Среднее), Count (Количество ячеек), Count Mums (Количество числовых ячеек), Мах (Максимум), Min (Минимум), Sum (Сумма). При этом результат выполнения вы увидите быстрее, чем при вводе соответствующей функции в отдельную ячейку, кроме того, нет необходимости отводить ячейку под данные, которые могут понадобиться вам лишь однажды. Автовычисления удобно использовать для подсчета каких-либо промежуточных результатов.

Для примера рассмотрим случай быстрого подсчета суммы группы ячеек.
Шаг за шагом
1. Выделите диапазон ячеек, в котором нужно подсчитать результат. В поле автовычислений в правой части строки состояния появится результат суммирования этих ячеек.
2. Щелкните правой кнопкой мыши на поле автовычислений в строке состояния. Появится список доступных функций.
3. Выберите в списке нужную функцию, например Average или Count В строке состояния появится результат вычислений.
В дальнейшем Excel будет использовать при автовычислении выбранную вами функцию, пока вы снова ее не замените.
СОВЕТ Используйте автовычисления для проверки правильности введенных формул. Если результат выполнения сложной формулы кажется вам сомнительным, вполне возможно, что вы ошиблись в наборе либо формулы, либо адресов ячеек.

Вы можете вручную проверить ее правильность, подсчитав промежуточные данные с помощью механизма автовычисления. Для этой цели можно использовать и калькулятор, но зачем вам калькулятор, если у вас есть Excel.

Автосуммирование

Функция SUM складывает все значения в указанном в качестве аргумента диапазоне ячеек. Суммирование столбцов чисел — очень распространенная операция, и поэтому кнопка для вызова этой функции расположена на стандартной панели инструментов.

Нажатие кнопки AutoSum (Автосумма) ведет к суммированию соседних строк или столбцов путем автоматической вставки функции SUM под ячейками столбца или правее ячеек строки и подстановки диапазона ячеек в формулу.
Шаг за шагом
1. Выделите диапазон ячеек, в котором нужно провести суммирование.
2. Щелкните на кнопке AutoSum (Автосумма) на стандартной панели инструментов.
3. Функция суммирования выделенных ячеек появится под диапазоном, если были выделены один или несколько столбцов данных, или справа от него, если была выделена строка.
СОВЕТ Excel может автоматически определять диапазон для автосуммирования, нужно лишь активизировать ячейку справа или снизу от складываемых ячеек и нажать кнопку AutoSum (Автосумма). Нажмите клавишу Enter, чтобы принять предложенный вариант суммирования, или сначала выделите нужный диапазон, а затем нажмите клавишу Enter.

Проверка книг: Поиск зависимых и влияющих ячеек

Когда вы вводите в качестве аргументов функции адреса ячеек, значение, полученное после вычисления этой функции, оказывается зависимым от значений указанных ячеек.
При изменении достаточно больших и сложных таблиц может быть полезным умение прослеживать организацию ссылок в формулах и находить зависимые и влияющие ячейки, а также ошибки в ячейках. Чаще всего приходится искать ячейки, влияющие на результат той или иной формулы.

Excel предоставляет такую возможность.
(См. также разделы «Проверка книг: Поиск ошибок на рабочем листе» и «Формулы: Отображение на экране».)
Шаг за шагом
1. Чтобы увидеть, какие ячейки влияют на данную, сделайте эту ячейку активной.
2. Выберите команду Tools (Сервис) • Auditing (Зависимости) • Trace Precedents (Влияющие ячейки).
3. Стрелка (или стрелки) покажет ячейки, влияющие на данную.
4. Чтобы увидеть, на какие ячейки влияет данная, сделайте эту ячейку активной.
5. Выберите команду Tools (Сервис) Auditing (Зависимости) Trace Dependents (Зависимые ячейки).
6. Стрелка (или стрелки) покажет, на какие ячейки влияет данная.
7. Чтобы скрыть все стрелки зависимостей, выберите команду Tools (Сервис) Auditing (Зависимости) • Remove All Arrows (Убрать все стрелки).
СОВЕТ Чтобы перейти в ячейку, на которую указывает стрелка, дважды щелкните на стрелке. Дважды щелкните на ней еще раз, чтобы перейти к влияющей ячейке.
СОВЕТ Операции по отображению и отслеживанию зависимостей легко производить, используя панель инструментов Auditing Toolbar (Зависимости). Чтобы вывести ее на экран, выберите команду Tools (Сервис) • Audtng (Зависимости) Show Auditing Toolbar (Панель зависимостей).

Проверка книг: Поиск ошибок на рабочем листе

(Для получения предварительной информации см. раздел «Проверка книг: Поиск зависимых и влияющих ячеек».)
Для проверки правильности ссылок в рабочей книге и поиска ошибок используйте панель инструментов Auditing Toolbar (Зависимости). Если в одной из ячеек появилось одно из семи перечисленных ниже значений ошибки, то при помощи поиска влияющих ячеек можно найти причину ошибки и устранить ее.

Кроме того, при передаче неправильных данных в функции Excel позволяет определить ячейку (или ячейки), из которой пришло недопустимое значение, без необходимости ее поиска вручную.
ftDIV/0!
В формуле выполняется деление на ноль
Проверьте, нет ли в формуле ссылок на пустые ячейки (по умолчанию им присваивается нулевое значение) или ячейки с Это сообщение может предупреждать вас о том, что в настоящий момент доступны не все данные, необходимые

Содержание раздела