Создание: Стандартной диаграммы за один шаг
п.) диаграмм. Например, при построении диаграмм с финансовой информацией
можно заменить столбцы пачками денежных купюр разного размера. Тем самым привлекается внимание к диаграмме и информации, которая на ней отражена.
Шаг за шагом
1. Щелкните правой кнопкой мыши на ряде данных, маркеры которого нужно заменить картинками, и выберите команду Format Data Series (Формат рядов данных) в появившемся контекстном меню. Чтобы заполнить картинкой фон диаграммы, щелкните правой кнопкой мыши на области диаграммы или области построения.
2. В открывшемся окне диалога Format Data Series (Формат ряда данных) щелкните на вкладке Patterns (Вид). Затем щелкните на кнопке Fill Effects (Способы заливки) и на вкладке Picture (Рисунок) открывшегося окна диалога.
3. Теперь щелкните на кнопке Select Picture (Рисунок). В окне диалога Select Picture (Выделить рисунок) перейдите к папке, в которой находится файл с рисунком.
Выделите нужный файл и щелкните на кнопке ОК.
4. Задайте остальные параметры на вкладке Picture (Рисунок). Попробуйте различные варианты (Stretch (Растянуть), Stack (Размножить), Stack and scale (Размножить в масштабе)).
Дважды щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться на рабочий лист.
(См. также раздел «ClipArt» для получения информации о коллекциях картинок.)
Создание: Диаграммы с помощью мастера
Чаще удобнее создавать диаграммы Excel с помощью мастера Chart Wizard (Мастер диаграмм). С его помощью можно пройти через всю процедуру создания диаграммы, а можно ускорить процесс, принимая только некоторые его предложения по оформлению диаграммы.
Расположить диаграмму можно как на отдельном рабочем листе, так и на уже существующем.
Шаг за шагом
1. Выделите на рабочем листе данные, которые нужно отобразить на диаграмме, и щелкните на кнопке Chart Wizard (Мастер диаграмм) на стандартной панели инструментов.
2. Выберите тип диаграммы и щелкните на кнопке Next (Далее).
3. Убедитесь, что в окне указан нужный диапазон данных. Укажите, как располагаются ряды данных — по строкам или по столбцам.
Щелкните на кнопке Next (Далее).
4. На соответствующих вкладках задайте различные параметры диаграммы, такие как заголовки и подписи данных, затем щелкните на кнопке Next (Далее).
5. Укажите, где должна находиться новая диаграмма — на отдельном листе или на уже существующем. Щелкните на кнопке Finish (Готово).
СОВЕТ Перемещают диаграммы так же, как и любой объект: ее нужно предварительно выделить и
перетащить с помощью мыши в новое место. Для изменения размеров диаграммы необходимо ее выделить и перетащить соответствующие маркеры изменения размера.
Создание: Стандартной диаграммы за один шаг
Если вы хотите создать диаграмму стандартного типа (обычно это гистограмма) и поместить ее на отдельный рабочий лист, то можно использовать описанный далее быстрый способ. Если же вам нужен другой тип диаграммы или вы хотите внедрить диаграмму на рабочий лист, содержащий данные, обратитесь к помощи мастера Chart Wizard (Мастер диаграмм).
(См. также раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».)
Шаг за шагом
1. Выделите на рабочем листе данные, которые нужно отобразить на диаграмме.
2. Нажмите клавишу F11. Диаграмма автоматически появится на отдельном листе.
Сохранение диаграммы
Для сохранения диаграммы, внедренной на рабочий лист с данными или находящейся на отдельном рабочем листе, просто сохраните книгу, в которой располагается эта диаграмма.
Шаг за шагом
1. Измените диаграмму нужным образом.
2. Щелкните на кнопке Save (Сохранить) на стандартной панели инструментов.
3. В окне диалога Save (Сохранение документа) введите имя для книги, содержащей диаграмму, и щелкните на кнопке Save (Сохранить).
Форматирование: Заголовков и надписей на диаграмме
(Для получения предварительной информации см. раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) Некоторые объекты диаграммы, например заголовки, позволяют изменять выравнивание и ориентацию текста. Для других объектов, например названий осей, можно изменять только ориентацию (то есть на диаграмме можно вращать любые пояснительные надписи).
Шаг за шагом
1. Щелкните правой кнопкой мыши на текстовом объекте и выберите команду Format (Формат) в
появившемся меню.
2. В открывшемся окне диалога Format (Формат) щелкните на вкладке Alignment (Выравнивание) и выберите нужные варианты в списках Horizontal (По горизонтали) и Vertical (По вертикали).
3. Мышью установите положение надписи в окне Orientation (Ориентация) либо введите точное значение в градусах (от -90 до 90) в соответствующее поле. Затем щелкните на кнопке ОК.
СОВЕТ Чтобы быстро установить вертикальное расположение текста в надписи, щелкните в вертикальной! попе в области Orientation (Ориентация).
Форматирование: Осей на диаграмме
(Для получения предварительной информации см.
раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) При создании диаграмм Excel применяет к координатным осям оформление по умолчанию, задавая тип оси, метки и подписи делений, а также шкалу. Впоследствии это оформление можно изменить.
Шаг за шагом
1. Щелкните правой кнопкой мыши на оси, формат которой нужно изменить, и выберите команду Format Axis (Формат оси) в появившемся меню.
2. В окне диалога Format Axis (Формат оси) щелкните на вкладке Patterns (Вид) и выберите нужные параметры.
3. Выберите параметры для меток делений в областях Major tick mark type (Основные) и Minor tick mark type (Промежуточные).
4. В области Tick mark labels (Метки делений) задайте способ расположения подписей у делений.
5. Убедитесь, что в поле Sample (Образец) отображается именно та ось, которую вы хотите видеть (и, если необ-холимо, внесите дополнительные изменения), затем щелкните на кнопке ОК.
Форматирование: Рядов данных
(Для получения предварительной информации см. раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) Диаграмма может производить более выгодное впечатление, если добавить на нее обозначения погрешностей или подписи для точек данных. Погрешности показывают доверительные границы для ряда данных, а подписи значений помогают пояснить смысл данных на диаграмме.
Кроме того, можно вносить и другие изменения в оформление рядов данных, например менять зазор между столбцами на гистограмме.
Шаг за шагом
1. Щелкните правой кнопкой мыши на ряде данных, который нужно изменить, и выберите команду Format Data Series (Формат рядов данных) в появившемся меню.
2. В открывшемся окне диалога Format Data Series (Формат ряда данных) щелкните на вкладке, содержащей нужные параметры: Y Error Bars (Y-погрешности), Data Labels (Подписи данных),
Series Order (Порядок рядов) или Options (Параметры).
3. Измените необходимые параметры и щелкните на кнопке ОК.
Форматирование: Чисел на диаграмме
(Для получения предварительной информации см. раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) Форматирование чисел на диаграммах производится точно так же, как и на рабочем листе. Например, знак денежной единицы можно добавить к подписям на оси Y или изменить
формат данных, которые используются в качестве подписей. Если данные, на основе которых: создается диаграмма, имеют определенный формат, то они будут иметь этот формат и на диаграмме, однако параметры оформления можно изменить, равно как и применить оформление к прежде не форматированным данным.
Шаг за шагом
1. Щелкните правой кнопкой мыши на объекте диаграммы, формат которого нужно изменить, и выберите команду Format (Формат) в появившемся контекстном меню.
2. В соответствующем окне форматирования щелкните на вкладке Number (Число) и выберите числовой формат в списке слева.
3. Окно форматирования изменится, отражая доступные варианты. Задайте нужные параметры и щелкните на кнопке ОК.
СОВЕТ Для возвращения к исходному формату данных в рабочем листе установите флажок Linked to source (Связь с источником) в окне диалога Format (Формат).
Форматирование: Шрифтов и стилей на диаграмме
(Для получения предварительной информации см. раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».) Шрифты и другие параметры оформления текста на диаграммах можно изменять так же, как в рабочих листах: сначала выделите нужный фрагмент, а затем внесите изменения.
Шаг за шагом
1. Щелкните на текстовом фрагменте, который нужно оформить. Чтобы изменить оформление отдельных символов, выделите только их.
2. Щелкните на соответствующей кнопке панели инструментов Formatting (Форматирование). Например, выберите нужный размер шрифта или щелкните на кнопке Italic (Курсив), чтобы выделить текст курсивом.
СОВЕТ Некоторые параметры оформления не вынесены на панель инструментов. Чтобы добраться до них, щелкните правой кнопкой мыши на соответствующем фрагменте и выберите команду Format (Формат) в появившемся меню.
Перейдите на вкладку Font (Шрифт) открывшегося окна диалога, произведите изменения и щелкните на кнопке ОК.
Форматирование: Элементов диаграммы
(Для получения предварительной информации см.
раздел «Создание: Диаграммы с помощью мастера».)
В Excel можно изменять оформление практически любого элемента диаграммы. В том числе можно менять их цвета, заливку и границы.
Для этого в Excel есть интересные возможности для применения градиентных и текстурных заливок, которые доступны и для диаграмм.
Шаг за шагом
1. Щелкните правой кнопкой мыши на объекте, формат которого нужно изменить, и выберите команду Format (Формат) в появившемся меню.
2. В открывшемся окне диалога Format (Формат) щелкните на вкладке Patterns (Вид).
3. В области Border (Рамка) выберите нужные тип и цвет рамки. В области Area (Заливка) укажите подходящую заливку.
4. Чтобы изменить формат заливки, щелкните на кнопке Fill Effects (Способы заливки). Щелкните на одной из вкладок открывшегося окна диалога и выберите нужный способ заливки, затем дважды щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться на рабочий лист.
Форматирование
Восприятие информации можно резко улучшить, применяя различные приемы форматирования. Можно изменить вид самих электронных таблиц и их ячейки, причем как до ввода данных, так и после.
При этом можно менять начертание шрифта (полужирный, курсив или подчеркнутый), цвет, узор, рамки ячеек и т. п. К данным применимы числовые форматы, форматы даты, времени и др. Часто используемые инструменты форматирования вынесены на панель инструментов Formatting (Форматирование), а к дополнительным параметрам форматирования доступ осуществляется через меню Format (Формат). (Смежная тема — форматирование диаграмм и графических объектов — обсуждается в главе «Диаграммы и графика».)
Выравнивание: Автоподбор ширины
Если необходимо поместить текст в ячейке, но при этом не изменять ее ширину, то можно изменить размер шрифта, используя автоподбор ширины, и тогда текст заведомо поместится в ячейку. При вводе дополнительного текста в ячейку, к которой был применен автоподбор ширины, размер шрифта автоматически уменьшается.
Напротив, удаление из такой ячейки части текста приведет к автоматическому увеличению размера шрифта.
(См. также раздел «Выравнивание: Перенос по словам».)
Шаг за шагом
1. Выделите диапазон, содержащий текст, который нужно подстроить под ширину ячейки. Выберите команду Format (Формат) Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Alignment (Выравнивание).
2. Установите флажок Shrink to fit (Автоподбор ширины) и щелкните на кнопке ОК.
Выравнивание: Вертикальное
Можно изменить вертикальное расположение данных в ячейке и выровнять их по верхнему краю, по центру или по высоте ячейки. Например, если нужно окружить ячейку рамкой, следует применить вертикальное выравнивание по центру.
По умолчанию Excel выравнивает данные по нижнему краю ячеек.
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку или диапазон с данными, которые нужно выровнять. Выберите команду Format (Формат) • Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Alignment (Выравнивание).
2. Выберите нужный способ выравнивания в списке Vertical (По вертикали) и щелкните на кнопке ОК.
Выравнивание: Вращение текста
Если на рабочем листе, диаграммах, таблицах или рисунках требуется разместить вертикальные надписи, удобно использовать вращение текста.
По умолчанию текст в ячейках пишется слева направо и располагается горизонтально. Можно расположить буквы сверху вниз.
Наклон текста можно задать в пределах от -90 до 90 градусов.
Шаг за шагом
1. Выделите диапазон, содержащий текст, который нужно повернуть. Выберите команду Format (Формат) • Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Alignment (Выравнивание).
2. В области Orientation (Ориентация) перетащите край надписи, чтобы изменить ориентацию текста, или укажите величину наклона в градусах (от -90 до 90). Затем щелкните на кнопке ОК.
СОВЕТ Чтобы быстро расположить символы надписи сверху вниз, щелкните в левом поле области Orientation (Ориентация), затем щелкните на кнопке ОК.
Выравнивание: Горизонтальное
В Excel горизонтальное выравнивание данных в ячейках происходит автоматически в соответствии с типом этих данных. При вводе в ячейку текста Excel выравнивает его по левому краю, при вводе в ячейку числа — по правому.
Способ выравнивания можно изменить. Чаще всего приходится изменять выравнивание текста в подписях к столбцам таблицы и центрировать текст в ячейках.
Например, если данные имеют какой-то общий заголовок, его можно разместить над всей таблицей.
(См. также раздел «Выравнивание: По центру выделенных ячеек».)
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку или диапазон, содержащий текст, который нужно выровнять. Выберите команду Format (Формат) Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Alignment (Выравнивание).
2. Укажите нужный способ выравнивания в списке Horizontal (По горизонтали) и щелкните на кнопке ОК.
Для быстрого выравнивания данных в ячейках применяйте следующие кнопки на панели форматирования: Align Left (По левому краю), Center (По центру), Align Right (По правому краю) и Merge and Center (Объединить и поместить в центре).
Выравнивание: Перенос по словам
При.вводе в ячейку длинного текста можно задать перенос по словам, чтобы введенный текст превратился в один абзац, помещающийся в ячейке. Высота ячейки при этом автоматически будет изменяться так, чтобы на экране отображалось все содержимое ячейки.
(См. также раздел «Выравнивание: Автоподбор
ширины».)
Шаг за шагом
1. Выделите диапазон, содержащий текст, который нужно разбить на строки в ячейке. Выберите команду Format (Формат) • Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Alignment (Выравнивание).
2. Установите флажок Word wrap (Переносить по словам) и щелкните на кнопке ОК.
СОВЕТ При изменении ширины столбца после того, как в нем был установлен перенос по словам, возможно, придется изменять и высоту соответствующей строки. Чтобы автоматически изменить высоту строки, дважды щелкните на нижней границе номера строки.
Выравнивание: По центру выделенных ячеек
Заголовки таблиц Excel можно центрировать двумя способами. Во-первых, можно выбрать пункт Center Across Selection (По центру выделения) в списке Horizontal (По горизонтали) области Text Alignment (Выравнивание) в окне диалога Format Cells (Формат ячеек). Таким образом, можно поместить текст по центру выделенного диапазона ячеек.
Во-вторых — объединить несколько ячеек в одну и выровнять по центру текст в получившейся большой ячейке. Для этого можно использовать кнопку Merge and Center (Объединить
и поместить в центре) на панели инструментов Formatting (Форматирование).
При объединении нескольких ячеек они превращаются в одну ячейку, и работать с ними по отдельности уже нельзя. Преимущество объединения ячеек заключается в том, что после такого объединения можно применять и другое выравнивание текста (например, по правому или по левому краю), а при использовании выравнивания по центру выделения приходится ограничиваться только центрированием.
Например, если заголовок находится в ячейке А1, то, чтобы поместить его по центру диапазона А1:А5, нужно выделить эти ячейки и щелкнуть на кнопке Merge and Center (Объединить и поместить в центре) на панели форматирования. После объединения из всего диапазона остается только ячейка А1, а ячеек А2, A3, А4 и А5 больше не будет.
(См. также раздел «Выравнивание: Горизонтальное».) Шаг за шагом
1. Введите заголовок в крайнюю левую ячейку диапазона, по центру которого должен располагаться текст, и отформатируйте его.
2. Выберите команду Format (Формат) Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Alignment ( Выравнивание).
3. Выберите пункт Center Across Selection (По центру выделения) в списке Horizontal (По горизонтали) и щелкните на кнопке ОК.
Чтобы отцентрировать текст с помощью кнопки Center Across Selection (По центру выделения), сначала введите заголовок в крайнюю левую ячейку диапазона, по центру которого должен располагаться текст, и отформатируйте его. Затем выделите диапазон и щелкните на кнопке Center Across Selection (По центру выделения).
Чтобы разбить объединенную ячейку на прежние составляющие, выделите ее. Выберите команду Format (Формат)
Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Alignment (Выравнивание). Снимите флажок Merge Cells. (Объединение ячеек) и щелкните на кнопке ОК.
Выравнивание: По ширине
При выравнивании по ширине происходит разбиение длинных строк текста на фрагменты заданной длины и помещение каждого фрагмента в отдельную строку (так же поступает и текстовый процессор). Разрывы строк вставляются между словами, так что сами слова не разбиваются на части.
В результате получается ячейка, в которой строки расположены одна под другой.
(См. также раздел «Выравнивание: Горизонтальное».) Шаг за шагом
1. Выделите диапазон, содержащий текст для выравнивания.
2. Выберите команду Format (Формат) Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Alignment ( Выравнивание).
3. Выберите пункт Justify (По ширине) в списке Horizontal (По горизонтали) и щелкните на кнопке ОК.
Границы и линии
Создавая вокруг ячеек границы, можно, тем самым, выделять заголовки, итоги и т. п. Обычно границы применяют совместно с заливкой. Часто границы выступают в роли линий подчеркивания при создании форм для ввода данных.
Для быстрого добавления границы к ячейкам используйте кнопку Borders (Границы) на панели инструментов Formatting (Форматирование).
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку или группу ячеек, к которым
нужно добавить границы.
2. Щелкните на кнопке со стрелкой радом с кнопкой Borders (Границы) на панели инструментов Formatting (Форматирование). На экране появится список возможных вариантов
оформления/Щелкните на нужной кнопке.
СОВЕТ В окне диалога Forma» CeBs (Формат ячеек) доступны и другие средства оформления границ Сначала выделите ячейку или группу ячеек, к которым нужно добавить границы. Выберите команду Format (Формат) Cells (Ячейки), затем в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Bonier (Границы) и измените нужные параметры.
Например, для изменения цвета границы выберите наиболее подходящий в списке Color (Цвет).
Скрытие нулевых значений
Восприятие сложных финансовых таблиц (и вообще таблиц с большим числом цифровых данных) значительно облегчается, если не отображать на экране нулевые значения. Их можно скрыть на всем рабочем листе или создать условный формат, в котором цвет шрифта будет совпадать с цветом фоновой заливки. (См. также раздел «Форматирование: Условное».)
Шаг за шагом
1. Чтобы скрыть нулевые значения на всем рабочем листе, выберите команду Tools (Сервис) Options (Параметры) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке View (Вид).
2. Снимите флажок Zero values (Нулевые значения) и щелкните на кнопке ОК.
Чтобы снова вывести нулевые значения на экран, установите флажок Zero values (Нулевые значения).
Стили: Объединение
(Для получения предварительной информации см. раздел «Стили: Создание».)
Программа Excel способна объединять стили из разных документов. Применяется этот инструмент в том случае, если в одной книге уже существует стилевое оформление, которое нужно применить в другой книге.
При объединении стилей стили книги, из которой производится копирование, заменят стили в текущей книге, если эти стили имеют одинаковые имена.
Шаг за шагом
1. Откройте обе книги и перейдите в ту, куда будет производиться копирование.
2. Выберите команду Format (Формат) • Style (Стиль), затем в открывшемся окне диалога Style (Стиль) щелкните на кнопке Merge (Объединить).
3. В списке Merge styles from (Объединить стили из документа) выберите название нужной книги и щелкните на кнопке ОК.
4. Если в книгах встречаются стили с одинаковыми именами, вы увидите предупреждающее сообщение. Щелкните на кнопке Yes (Да), чтобы копируемые стили заменили одноименные стили в текущей книге, или на кнопке No (Нет), чтобы отменить копирование стилей с совпадающими именами, или на кнопке Cancel (Отмена), если вы раздумали копировать стили.
5. По возвращении в окно диалога Style (Стиль) щелкните на кнопке ОК.
Стили: Переопределение
(Для получения предварительной информации см. раздел «Стили: Создание».)
Значительную экономию времени, которое тратится на изменение форматов на рабочем листе, можно получить за счет применения стилей. Если рабочий лист оформлен с помощью стилей, то достаточно будет просто переопределить стили.
Все ячейки, оформленные с помощью стилей, автоматически изменят свой вид в соответствии с новым форматом соответствующего стиля.
Будьте внимательны при изменении стиля Normal (Обычный), поскольку оно приведет к изменению формата всех ячеек на рабочем листе, которые не оформлены с помощью других стилей.
Шаг за шагом
1. Откройте книгу, содержащую стиль, параметры которого вы хотите изменить.
2. Выберите команду Format (Формат) Style (Стиль), затем укажите имя стиля в списке Style name (Имя стиля).
3. Щелкните на кнопке Modify (Изменить) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке с нужной категорией форматирования.
4. Измените параметры и щелкните на кнопке ОК.
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы изменить стиль и применить его к текущей ячейке. Щелкните на кнопке Cancel (Отмена), чтобы закрыть окно диалога без применения стиля к текущей ячейке.
Стили: Создание
Стили — это наборы заранее заданных форматов, которые можно создавать и затем применять к ячейкам или диапазонам. По умолчанию ячейки форматируются в соответствии со стилем Normal (Обычный).
Для любого повторяющегося варианта оформления имеет смысл создавать собственный стиль — это сэкономит вам время.
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку, формат которой нужно сохранить как стиль. Выберите команду Format (Формат) Style (Стиль).
Появится окно диалога Style (Стиль).
2. В поле Style name (Имя стиля) введите имя нового стиля. В области Style includes (Стиль включает) установите-параметры форматирования.
3. Щелкните на кнопке Modify (Изменить), чтобы вывести на экран окно диалога Format Cells (Формат ячеек), укажите нужные параметры форматирования и щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Style (Стиль).
4. Щелкните на кнопке Add (Добавить), чтобы внести новый стиль в список, затем щелкните на кнопке ОК.
5. Чтобы использовать новый стиль, выделите диапазон, к которому нужно применить форматирование таким стилем. Выберите команду Format (Формат) • Style (Стиль) и укажите в списке Style name (Имя стиля) имя нового стиля, затем щелкните на кнопке ОК.
Чтобы удалить стиль, выберите команду Format (Формат) Style (Стиль). В открывшемся окне диалога укажите имя стиля в списке Style name (Имя стиля) и щелкните на кнопке Delete (Удалить), а затем на кнопке ОК.
Все ячейки, ранее оформленные этим стилем, вернутся к стилю Normal (Обычный).
Форматирование: Автоформат таблиц
В Excel существует инструмент, который называется «авто-формат». Это набор заранее заданных параметров форматирования таблиц, избавляющих пользователей от необходимости выполнения сложных операций форматирования.
Для его использования достаточно несколько раз щелкнуть мышью.
Шаг за шагом
1. Выделите диапазон, который нужно отформатировать. Выберите команду Format (Формат) • AutoFormat (Автоформат).
2. В списке слева открывшегося окна диалога отображаются образцы форматирования таблиц, под каждой из кото-рых-располагается название. Выберите нужный формат и щелкните на кнопке ОК.
Теперь выделенный диапазон будет выглядеть в соответствии с указанным форматом.
