Работа с файлами
СОВЕТ Чтобы быстро очистить содержимое ячеек, выделите их все i нажмите клавишу Delete.
Удаление: Строки столбцов
Столбцы и строки с устаревшими данными можно
удалять.
Шаг за шагом
1. Выделите удаляемый столбец (или строку).
2. Выберите команду Edit (Правка) • Delete (Удалить).
СОВЕТ При удалении нескольких столбцов (или строк) нужно просто выделить на шаге 1 все удаляемые столбцы (или строки).
Удаление: Ячеек и диапазонов
Excel позволяет удалять ячейки и диапазоны в любом месте рабочего листа. При удалении ячейки из рабочего листа происходит удаление как содержимого ячейки, так и самой ячейки.
На место удаленных ячеек сдвигаются соседние. Формулы, содержавшие указатели на ячейки, которые после удаления сдвигаются в том или ином направлении, обновляются автоматически.
• (См. также раздел «Удаление: Содержимого ячеек».)
Шаг за шагом
1. Выделите удаляемую ячейку (или диапазон).
2. Выберите команду Edit (Правка) Delete (Удалить).
3. В появившемся окне диалога задайте, как при этом бу-. дут вести себя соседние ячейки, выбрав одно из четырех положений переключателя Delete (Удалить): Shift cell left (Ячейки со сдвигом влево), Shift cell up (Ячейки со сдвигом вверх), Entire row (Строку), Entire column (Столбец), — и нажмите кнопку ОК.
Работа с файлами
Основные команды, необходимые для работы с файлами и книгами, находятся в меню File (Файл). Это, например, команды открытия и закрытия файла, создания нового файла, сохранения существующего.
Кроме того, в файл можно внести вспомогательную информацию о книге Excel.
Также с помощью меню File (Файл) можно разрешить совместный доступ к файлу книги другим пользователям как локальной, так и глобальной сети. Это позволяет нескольким пользователям работать с одной книгой одновременно и параллельно вносить туда изменения.
Книги: Добавление информации
(Для получения предварительной информации см. раздел «Книги: Создание».)
Служебную информацию и информацию о свойствах файла можно записать в каждую книгу. Эти данные потом помогают производить поиск файлов.
(См. также раздел «Файлы: Поиск».)
Шаг за шагом
1. Откройте книгу, в которую нужно внести дополнительную информацию.
2. Выберите команду File (Файл) Properties (Свойства).
3. На вкладке Summary (Документ) открывшегося окна диалога Properties (Свойства) введите информацию, которую требуется сохранить вместе с документом. Если нужно, установите в нижней части окна флажок для создания рисунка при предварительном просмотре.
4. На других вкладках этого окна диалога измените свойства файла, введя необходимую информацию. Когда будут внесены все изменения, щелкните на кнопке ОК.
Книги: Закрытие
(Дця получения предварительной информации см. раздел «Книги: Создание».)
После того как закончена работа над книгой, ее надо закрыть, чтобы выгрузить из памяти.
Шаг за шагом
1. Выделите книгу, которую надо закрыть. Затем выберите команду File (Файл) Close (Закрыть).
2. Если в книге были сделаны изменения, которые не были сохранены, то перед закрытием появится окно диалога. В нем вам будет предложено сохранить файл.
Если изменения нужно сохранить, щелкните на кнопке Yes (Да), если нет — No (Нет). Чтобы вернуться к работе над книгой, щелкните на кнопке Cancel (Отмена).
Книги: Создание
При запуске Excel создается новая книга с именем Bookl. Книга может состоять из нескольких рабочих листов разного типа, ими могут быть, например, рабочие листы, листы с диаграммами, макросами и т.
п.
Каждый созданный или открытый документ будет открываться в новом окне. Это очень удобно при работе с несколькими документами.
Когда файл создается с помощью команды File (Файл) New (Создать), Excel предложит вам выбрать шаблон для новой книги. Обычно используется шаблон по умолчанию, но допустимы и другие встроенные или созданные самостоятельно шаблоны. Книга, основанная на предлагаемом по умолчанию шаблоне, содержит три рабочих листа. (См. также разделы «Шаблоны: Создание» и «Шаблоны: Создание рабочей книги да основе шаблона» в главе «Настройка», а также раздел «Добавление: Рабочих листов» в главе «Правка книг».)
Шаг за шагом
1. Запустите Excel.
2. Выберите команду File (Файл) • New (Создать). Щелкните на нужной вкладке открывшегося окна диалога New (Создание документа) и выберите требуемый шаблон.
Щелкните на нем. (Шаблон Workbook (Книга) на вкладке General (Общие) — это шаблон книги, который используется по умолчанию.) Щелкните на кнопке ОК.
СОВЕТ Для создания книги на основе шаблона, выбранного по умолчанию, щелкните на кнопке New (Создать) панели инструментов Standard (Стандартная).
СОВЕТ Для изменения числа листов, которые по умолчанию содержит новая книга, выберите команду Tools (Сервис) Options (Параметры). В открывшемся окне диалога Options (Параметры) щелкните на вкладке General (Общие).
В поле Sheets in new workbook (Листов в новой книге) укажите нужное число. Щелкните на кнопке ОК.
Книги: Удаление
(Для получения предварительной информации см. раздел «Книги: Создание».)
Если книга больше не нужна, ее можно удалить. Вместе с ней удалятся все рабочие листы, диаграммы, макросы и т. п. Перед удалением книги надо убедиться, что она была закрыта.
После выполнения команды закрытия файла появится окно диалога, в котором потребуется подтвердить удаление файла.
(См. также раздел «Удаление: Рабочих листов» в главе «Правка книг».)
Шаг за шагом
1. Перед удалением проверьте, была ли закрыта книга. Затем выберите команду Rie (Файл) • Open (Открыть).
Появится окно диалога Open (Открытие документа).
2. В списке Look in (Папка) найдите нужную папку,
а в ней — файл книги, который требуется удалить.
3. Щелкните правой кнопкой мыши на значке книги.
4. В появившемся меню выберите команду Delete (Удалить).
5. В окне диалога Подтверждение удаления файла щелкните на кнопке Да для удаления книги или Нет, чтобы вернуться в окно диалога Open (Открытие документа).
6. Щелкните на кнопке Cancel (Отмена), чтобы закрыть окно диалога Open (Открытие документа).
Открытие: Существующей книги
(Для получения предварительной информации см.
раздел «Книги: Создание».)
Перед работой над книгой ее сначала требуется открыть. Для этого достаточно в окне диалога Open (Открытие документа) дважды щелкнуть на значке нужной книги.
(См. также раздел «Открытие: Файлов, сохраненных в
других форматах».)
Шаг за шагом
1. Запустите Excel.
2. Щелкните на кнопке Open (Открыть) на панели инструментов Standard (Стандартная). (Или выберите команду File (Файл) • Open (Открыть).)
3. В окне диалога Open (Открытие документа) в списке Look in (Папка) найдите папку, в которой содержится требующаяся книга.
ПРИМЕЧАНИЕ В Excel 2000, щелкнув на стрелочке, расположенной на кнопке Open (Открыть) в окне диалога Open (Открытие документа), вы увидите меню, позволяющие открыть документ другими способами: Open as Сору (Открыть как копию), Open Read-only СОткрыть только для чтения) или Open in Browser (Открыть в броузере).
4. Выделите нужный файл книги и щелкните на
кнопке Open (Открыть).
СОВЕТ Чтобы открыть книгу, с которой вы недавно работали, раскройте меню File (Файл). В нижней части меню выберите имя книги. По умолчанию отображаются только названия последних четырех открытых документов.
Чтобы изменить это число, выберите команду Tools (Сервис) • Options (Параметры). В открывшемся окне диалога на вкладке General (Общие) в поле Recently used file list (Список раннее открывавшихся файлов содержит элементов, не более) выберите нужное число (но не более 9) и щелкните на кнопке ОК.
СОВЕТ Если программа Excel еще не запущена, книгу можно открыть из Проводника Windows. Для этого дважды щелкните на значке требующейся книги.
Открытие: Файлов, сохраненных в других форматах
Для импорта данных из других программ в Excel можно воспользоваться командой File (Файл) Open (Открыть). Excel распознает файлы многих форматов, например Lotus 1-2-3, Quattro Pro, dBase, Html и т. д. После открытия таких файлов их часто требуется сохранить в формате Excel.
СОВЕТ Если нужно просмотреть только часть информации, содержащейся в файле данных, организованном по строкам и столбцам, лучше воспользоваться надстройкой Excel - Microsoft Query. (См. также раздел «Надстройки Excel» в главе «Настройка».)
Шаг за шагом
1. Запустите Excel. Щелкните на кнопке Open (Открыть) на стандартной панели инструментов (или выберите команду File (Файл) • Open (Открыть)).
2. В списке File of type (Тип файла) выберите тип файла, который требуется открыть.
3. В” списке Line in (Папка) выберите диск и папку, в которой содержится нужный файл.
4. Выберите файл книги и щелкните на кнопке Open (Открыть).
ВНИМАНИЕ Сохранение файла в отличном от Excel формате может привести к потере форматирования, функций, формул и т. п. из-за того, что другие программы могут не поддерживать эти атрибуты Excel. Для сохранения исходного файла в формате Excel нужно убедиться, что в поле Files of type (Тип файла) стоит правильный тип.
Совместное использование:
Запрет
(Для получения предварительной информации см. раздел «Совместное использование: Настройка».) Если к книге разрешен совместный доступ, то его в любое время можно запретить. Но перед выполнением этой операции следует проверить, чтобы в этот момент с книгой больше никто не работал.
Иначе запрет на совместное использование книги повлечет за собой потерю данных другими пользователями.
ВНИМАНИЕ При отключенном режиме совместного использования информация журнала изменений стирается и становится недоступной. (См. также раздел «Совместное использование: Просмотр изменений».)
Шаг за шагом
1. Откройте книгу, совместное использование которой нужно запретить.
2. Выберите команду Tools (Сервис) • Share Workbook (Доступ к книге). В открывшемся окне диалога раскройте вкладку Editing (Правка).
3. Если в списке Who has this workbook open now (Файл открыт следующими пользователями) есть имена других пользователей, попросите их сохранить изменения и закрыть файл. Иначе их можно просто отключить, щелкнув на кнопке Remove (Удалить).
4. Снимите флажок разрешения совместного доступа и щелкните на кнопке ОК.
5. В появившемся окне диалога щелкните на кнопке Yes (Да), чтобы запретить совместное использование книги.
Совместное использование: Настройка
Если несколько компьютеров подключены к сети, то имеется возможность организовать совместную с другими пользователями работу над документом, то есть одновременно можно открыть один файл и вносить в него изменения. Программа Excel в это время будет отслеживать, кто и какие изменения вносит.
В режиме совместного использования есть несколько параметров, существенно облегчающих работу.
(См. также раздел «Совместное использование:
Запрет».) .
Шаг за шагом
1. Откройте книгу, с которой предполагается работать совместно. Выберите команду Took (Сервис) • Share Workbook (Доступ к книге).
2. В открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Editing (Правка). Установите флажок разрешения совместного использования.
Щелкните на кнопке ОК.
3. В появившемся окне диалога щелкните на кнопке Yes (Да), чтобы сохранить книгу. В заголовке книги появится слово Shared (Общий).
4. Сохраните книгу в папке, доступной другим пользователям.
5. На вкладке Advanced (Подробнее) окна диалога Share Workbook (Управление доступом к файлу) можно настроить параметры совместного доступа. Например, можно установить регистрацию изменений, а также режим обновления изменений, если они противоречат друг другу
ПРИМЕЧАНИЕ При сохранении общем книги есть два способа разре-шения конфликтов, возникающих при изменении книги разными пользователями. Excel можно заставить выдавать запрос о том, чьи изменения имеют преимущество, а можно сразу отдавать преимущество тем изменениям, которые были сохранены ранее.
Совместное использование: Просмотр изменений
(Для получения предварительной информации см. раздел «Совместное использование: Настройка».)
Все изменения, происходящие в общей книге, регистрируются, и их можно просматривать двумя различными способами:
ж изменения выделяются в общей книге, а сведения, такие как автор, время и дата изменения, выводятся на экран в виде всплывающей подсказки;
ж все изменения заносятся в специальный журнал, который находится на отдельном рабочем листе.
Можно использовать оба способа сразу. По умолчанию в журнале изменений данные сохраняются 30 дней.
Это значение можно изменить. Выберите команду Tools (Сервис) • Share Workbook (Доступ к книге) и в открывшемся окне диалога раскройте вкладку Advanced (Подробнее).
В поле Keep change history (Хранить журнал изменений в течение) поставьте нужное число. Это может понадобиться, если в будущем возникнет необходимость вернуться к предыдущей версии общей книги.
Шаг за шагом
1. Откройте общую книгу и выберите команду Tools (Сервис) • Track Changes (Исправления) Highlight Changes (Выделить исправления). Появится окно диалога Highlight Changes (Исправления).
2. Убедитесь, что флажок Track changes while editing (Отслеживать исправления) установлен. После этого книга становится общей, то есть разрешается ее совместное использование и отслеживание изменений.
3. В области Highlight which changes (Отслеживать исправления, внесенные) установите флажок When (По времени) и в списке выберите пункт All (Все).
4. Установите флажок Highlight changes on screen (Выделять исправления на экране), чтобы все исправления были видны на экране. Также установите флажок List changes on a new sheet (Вносить изменения на отдельный лист), чтобы все изменения заносились в журнал на отдельном рабочем листе Лтой книги. Это станет возможным только после того, как книга будет сохранена как общая.
Каждый раз после сохранения общей рабочей книги необходимо будет вновь устанавливать указанный флажок.
5. Щелкните на кнопке ОК, затем сохраните книгу.
СОВЕТ С помощью команды Tools (Сервис) Track Changes (Исправления) Accept or Reject Changes (Принять или отклонить исправления) в окне диалога Select Changes to Accept or Reject (Выбор исправлений) можно выбрать, какие исправления стоит принять, а какие являются ошибочными и их надо отклонить.
Сохранение: Автосохранение
При работе над книгами возможны их автосохранение или периодическое напоминание о необходимости сохранить файл. Можно задать частоту, с которой будет происходить автосохранение, а также режим автосохранения, то есть ко всем или только к текущей книге будет применяться автосохранение.
Шаг за шагом
1. Выберите команду Tools (Сервис) • Autosave
(Автосохранение). Если такой команды в меню не оказалось, выберите команду Tools (Сервис) Add-ins (Надстройки) и в открывшемся окне диалога установите флажок Autosave Add-in
(Автосохранение). Щелкните на кнопке ОК.
2. В окне диалога Autosave (Автосохранение) установите флажок Automatic Save Every (Сохранять каждые) и введите интервал в минутах, через который будет происходить автосохранение.
3. Можно установить автосохранение только для активной книги или для всех открытых книг. Для этого выберите нужное положение переключателя Save Options (Сохранять рабочие книги).
.4. Если требуется, можно установить флажок Prompt Before Saving (Запрашивать разрешение). Тогда перед сохранением книги на экран будет выводиться напоминание об этом.
Затем щелкните на кнопке ОК.
Сохранение: Книги
(Для получения предварительной информации см. раздел «Книги: Создание».)
После того как книга создана или в нее внесены изменения, ее нужно сохранить, чтобы записать данные. Если книга сохраняется впервые, необходимо указать расположение и имя файла книги. Если в книгу были внесены изменения, то она сохранится под тем же именем.
При необходимости можно сохранить несколько версий файла под разными именами.
Имена файлов могут содержать не более 255 символов, включая пробелы. Расширение .xls к файлу будет добавляться
автоматически при его сохранении (это расширение не обязательно будет отображаться на экране). В имени файла не допускаются символы
?. \ * « | • " \ ' "
| л „
Шаг за шагом
1. Откройте книгу, которую нужно сохранить.
2. Щелкните на кнопке Save (Сохранить) стандартной панели инструментов (или выберите команду Rie (Файл) Save (Сохранить)). Если книга сохраняется впервые, появится окно диалога Save as (Сохранение документа).
Если же этот файл уже сохранялся, его имя останется прежним и никакого окна диалога на экране не возникнет.
3. В левой части окна диалога Save as (Сохранение документа) можно выбрать особое местоположение книги. Возможны варианты: History (Журнал), Personal (Личная), Desktop (Рабочий стол), Favorites (Избранное) или Web Folder (Web).
Размещение файла книги в одной из этих папок облегчает его открытие, закрытие и выполнение других операций.
4. В списке Save in (Папка) выберите папку, в которой будет содержаться данный файл. В поле File name (Имя файла) введите имя файла.
Щелкните на кнопке Save (Сохранить).
ПРИМЕЧАНИЕ Для сохранения данной книги под другим именем выберите команду File (Файл) Save as (Сохранить как). В окне диалога Save as (Сохранение документа) выберите папку, в которой будет храниться файл, и введите новое имя в none File Name (Имя файла).
Щелкните на кнопке Save (Сохранить).
Сохранение: Книги в другом формате
(Для получения предварительной информации см. раздел «Сохранение: Книги».)
Любой документ можно сохранить в отличном от Excel формате. Например, книгу можно сохранить в формате Lotus 1-2-3.
Это нужно для того, чтобы можно было открыть документ другой программой. Однако при использовании некоторых видов форматирования, которые не поддерживаются другими программами, некоторые данные или форматы могут быть потеряны.
(См. также группу разделов под общим названием «Публикация на Web-странице:...» и раздел «Сохранение книги в формате HTML» в главе «Работа в Интернете».)
Шаг за шагом
1. Откройте книгу, которую требуется сохранить в другом формате.
2. Выберите команду File (Файл) • Save as (Сохранить как).
3. В списке Save as type (Тип файла) открывшегося окна диалога выберите тип файла, в котором вы будете сохранять данный документ.
4. В поле Save in (Папка) выберите папку для сохранения документа.
5. В поле File name (Имя файла) введите имя для нового файла. Щелкните на кнопке Save (Сохранить).
ПРИМЕЧАНИЕ Если часто приходится работать с документами в других программах подготовки электронных таблиц, удобнее задать другой формат файлов, который Excel будет использовать по умолчанию. Для этого выберите команду Tools (Сервис) - Options (Параметры). Щелкните на вкладке Transition (Переход) открывшегося окна диалога Options (Параметры). В списке Save Excel files as (Сохранять файлы Excel как) выберите нужный формат и щелкните на кнопке ОК.
Теперь, когда потребуется сохранить файл в нужном формате, выберите команду File (Файл) Save as (Сохранить как) и сразу сохраните файл, не выбирая его тип в списке Save as type (Тип файла).
Сохранение: Рабочей области
Если часто приходится работать над несколькими книгами, следует сохранить рабочую область. Это позволит сохранить несколько файлов книг, а впоследствии открыть их все сразу.
При этом Excel будет хранить информацию об именах книг, которые были сохранены в рабочей области.
Шаг за шагом
1. Откройте все книги, которые впоследствии должны открываться вместе.
2. Выберите команду File (Файл) • Save Workspace (Сохранить рабочую область).
3. В открывшемся окне диалога Save Workspace (Сохранить рабочую область) в поле Save in (Папка) выберите папку, в которой будет располагаться файл рабочей области.
4. В поле File name (Имя файла) введите имя файла. Щелкните на кнопке Save (Сохранить).
СОВЕТ Чтобы при запуске Excel на экран сразу выводилась сохраненная рабочая область, сохраните ее в папке XLSTART внутри папки MSOffice. Если этого не требуется, сохраните ее в любой другой папке. Чтобы открыть файл рабочей области, щелкните на кнопке Open (Открыть) стандартной панели инструментов.
В появившемся окне диалога найдите нужный файл и щелкните на кнопке Open (Открыть).
ПРИМЕЧАНИЕ При изменении книг, входящих в рабочую область, их нужно сохранять по отдельности.
Сохранение: Резервной копии
При сохранении файла книги можно создать и сохранить его резервную копию. То есть после сохранения вы получите две копии файла — одну с именем, которое было указано, другую с именем Backup of имя файла:». Это может потребоваться при потере или повреждении оригинала. Для создания резервной копии необходимо сохранить файл как минимум дваяады.
Резервная копия будет записана в тот же каталог, что и оригинал.
Шаг за шагом
1. Откройте книгу, для которой нужно создать резервную копию. Выберите команду File (Файл) Save as (Сохранить как).
2. На панели инструментов открывшегося окна диалога Save as (Сохранение документа) нажмите кнопку Tools (Сервис) и в раскрывшемся меню выберите команду General Options (Общие параметры).
3. Убедитесь, что в открывшемся окне диалога General options (Параметры сохранения) установлен флажок Always create backup (Всегда создавать резервную копию). Щелкните на кнопке ОК.
4. Щелкните на кнопке Save (Сохранить) в окне диалога Save as (Сохранение документа), чтобы сохранить книгу.
Файлы: Быстрый просмотр
В окне диалога Open (Открытие документа) можно просматривать документы, не открывая их. Эта возможность доступна также в Проводнике и в некоторых других приложениях.
Шаг за шагом
1. Запустите Excel и выберите команду File (Файл) • Open (Открыть).
2. В окне диалога Open (Открытие документа) в поле Look in (Папка) укажите папку, в которой содержится нужный файл, и найдите его.
3. Щелкните правой кнопкой мыши на значке файла книги и в появившемся меню выберите команду Быстрый просмотр. Excel отобразит книгу в специальном окне просмотра.
Для просмотра книги в этом окне можно использовать полосы прокрутки или клавиши Page Up и Page Down.
4. Чтобы закрыть это окно, щелкните на кнопке Close (Закрыть).
5. Если нужно открыть файл, в окне диалога Open (Открытие документа) щелкните на кнопке Open (Открыть).
ПРИМЕЧАНИЕ Если команды Быстрый просмотр нет в контекстном мбню, установите этот инструмент, используя значок Установка и удаление программ Панели управления.
Файлы: Изменение рабочего каталога
Для удобства открытия и сохранения файлов в
определенной папке можно изменить рабочий
каталог Excel.
Шаг за шагом
1. Запустите Excel. Выберите команду Tools (Сервис) Options (Параметры).
2. Щелкните на вкладке General (Общие) открывшегося окна диалога Options (Параметры).
3. В поле Default file location (Рабочий каталог) укажите полный путь к выбранной папке. Затем щелкните на кнопке ОК.
Файлы: Поиск
Если нужно открыть книгу, а ее точное имя или расположение неизвестно, нужно воспользоваться системой поиска Excel.
Шаг за шагом
1. Запустите Excel. Выберите команду File (Файл) Open (Открыть).
2. На панели инструментов появившегося окна диалога Open (Открытие документа) нажмите кнопку Tools (Сервис) и в раскрывшемся меню выберите команду Find (Отбор). Появится окно диалога Find (Расширенный поиск файлов).
3. В списке Property (Свойства) выберите свойство файла, по которому будет производиться поиск. В поле Value
(Значение) введите значение для параметров Property (Свойство) и Condition (Отношение), заданных в соответствующих полях. Например, можно обеспечить поиск файлов, которые заканчиваются определенным словом.
4. В списке Look in (Папка) укажите путь поиска: название диска и имя папки. Чтобы при поиске просматривать все вложенные папки, установите флажок Search subfolders (Просмотреть вложенные).
5. Щелкните на кнопке Add to list (Добавить), чтобы добавить новые условия и сузить диапазон поиска.
6. Для инициирования поиска щелкните на кнопке Find Now (Найти). Все файлы, удовлетворяющие условиям поиска, появятся в окне диалога Open (Открытие документа).
Дважды щелкните на нужном файле. Чтобы вернуться на рабочий лист, щелкните на кнопке Cancel (Отмена).
СОВЕТ Условия поиска можно сохранять, для этого в окне диалога Find (Расширенный поиск файлов) щелкните на кнопке Save search (Сохранить). В появившемся окне диалога введите имя и щелкните на кнопке ОК.
Чтобы вернуться к сохраненным условиям поиска, щелкните на кнопке Open search (Открыть) окна диалога Find (Расширенный поиск файлов) и выберите нужное имя в списке.
