Изменение: Высоты строки
Щелкните на кнопке Save (Сохранить) для сохранения файла с этими изменениями.
Защита: Ячеек
Excel предоставляет несколько возможностей для ограничения доступа к данным в ваших документах. Можно защитить от просмотра и от изменения столбцы, строки, формулы, графические объекты.
Рекомендуется устанавливать режим защиты таким образом, чтобы разрешить доступ только к некоторым ячейкам и диапазонам, а затем защитить весь рабочий лист.
(См. также раздел «Защита: Отдельных рабочих
листов».)
Шаг за шагом
1. Выделите ячейки и диапазоны, доступ к которым нужно открыть. Данные в этих ячейках и диапазонах можно будет изменять.
2. Выберите команду Format (Формат) • Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Protection (Защита).
3. После снятия флажка Locked (Защищаемая ячейка) щелкните на кнопке ОК.
Изменение: Высоты строки
Высота строки может быть изменена произвольным образом. При вводе данных она устанавливается достаточной для отображения самого высокого элемента в строке. Изменение высоты строки производится вручную.
Если установленная высота строки меньше высоты вводимых символов, то символы будут обрезаться верхней границей ячейки.
Шаг за шагом
1. Необходимо добиться, чтобы указатель мыши превратился в двунаправленную стрелку при помещении его под нижней границей номера строки. Например, для изменения строки 4 нужно поместить указатель мыши между строками 4 и 5.
2. Перетащите границу строки вверх или вниз до нужного уровня и отпустите кнопку мыши.
3. Для изменения высоты нескольких строк выделите эти строки и потяните за нижнюю границу одной из них. Можно изменить высоту всех строк листа: выделите весь лист щелчком на кнопке в его левом верхнем углу — на пересечении номеров строк и заголовков столбцов — и перетащите нижнюю границу любой из строк.
По достижении нужного размера отпустите кнопку мыши.
СОВЕТ Двойной щелчок на нижней границе строки изменяет ее высоту в соответствии с размером самого высокого элемента в этой строке.
Изменение: Ширины столбца
Подстроив ширину столбцов под ширину данных в ячейках, можно существенно улучшить внешний вид рабочих листов. Изменение ширины столбцов также поможет разместить больше данных на рабочем листе или на распечатке. Если ширина столбца недостаточна для корректного отображения данных (числа, даты или времени), в этой ячейке будет виден набор символов #йй###.
Этим приемом можно иногда пользоваться, чтобы скрыть конфиденциальные данные в столбце.
(См. также раздел'«Выравнивание: Автоподбор ширины» в
главе «Форматирование».)
Шаг за шагом
1. Поместите указатель мыши над правой границей заголовка столбца. Например, чтобы изменить ширину столбца В, поместите указатель над границей между столбцами В и С. Он превратится в двунаправленную стрелку.
2. Перетащите границу столбца влево или вправо. Когда ширина столбца станет подходящей, отпустите кнопку мыши.
3. Чтобы изменить ширину нескольких столбцов, выделите их и потяните за правую границу одного из столбцов. Чтобы изменить ширину всех столбцов, щелкните на кнопке выделения всего листа (серый прямоугольник в левом верхнем углу листа на пересечении заголовков строк и столбцов), перетащите правую границу любого столбца и отпустите кнопку мыши.
(См. также разделы «Выделение: Строк и столбцов с помощью мыши» и «Выделение: Строк и столбцов с помощью клавиатуры» в главе «Начало работы».)
СОВЕТ Чтобы автоматически изменить ширину столбца в соответствии с максимальной шириной записи в этом столбце, дважды щелкните на его правой границе.
Копирование: Атрибутов ячеек
Если возникает необходимость в копировании отдельных атрибутов ячейки, таких как формат, значение, комментарий и т. д., нужно использовать команду Edit (Правка) • Paste Special (Специальная вставка). Эта же команда позволяет транспонировать таблицы, то есть вставлять столбцы диапазона по строкам, а строки — по столбцам, и, наконец, с помощью этой команды можно комбинировать атрибуты ячеек.
Шаг за шагом
1. Выделите щелчком мыши ячейку (или диапазон), которую нужно скопировать, затем щелкните на кнопке Copy (Копировать) на стандартной панели инструментов (можно выбрать команду Edit (Правка) • Copy (Копировать)).
2. Выделите ячейку (или диапазон), в которую будет производиться копирование. Выберите команду Edit (Правка) • Paste Special (Специальная вставка).
Появится окно диалога Paste Special (Специальная вставка).
3. В зависимости от того, что вы хотите вставить, выберите одно из положений переключателя Paste (Вставить): Formu-
Las (Формулы), Values (Значения), Formats (Форматы), Comments (Примечания), Validation (Условия на значения), All except borders (Все кроме рамок) или просто АН (Все).
4. В зависимости от способа комбинирования скопированных данных выберите одно из положений переключателя Operation (Операция): None (Нет), Add (Сложить), Subtract (Вычесть), Multiple (Умножить), Divide (Разделить).
5. Установите флажок Skip blanks (Пропускать пустые ячейки), если поверх старого содержимого ячеек не нужно вставлять пустые ячейки.
6. Чтобы транспонировать таблицу, то есть вставить строки по столбцам, а столбцы — по строкам, необходимо установить флажок Transpose (Транспонировать).
7. Щелкните на кнопке ОК.
Копирование: В другие ячейки
Использование команд Copy (Копировать) и Paste (Вставить) экономит массу рабочего времени. Нет необходимости заполнять вручную все ячейки, содержащие одинаковые символы, формулы или форматы. Достаточно ввести их один раз, а потом копировать в заранее подготовленные ячейки или диапазоны.
Надо лишь следить, чтобы не были перезаписаны важные данные.
Шаг за шагом
1. Выделите щелчком мыши ячейку (или диапазон), которую нужно скопировать, затем щелкните на кнопке Copy (Копировать) на стандартной панели инструментов (можно выбрать команду Edit (Правка) Copy (Копировать)).
2. Пользуясь указателем мыши, выделите место в левом верхнем углу диапазона, в который вы хотите вставить копируемые данные.
3. Щелкните на кнопке Paste (Вставить) на стандартной панели инструментов.
Копирование: В несмежные диапазоны
Копировать данные можно в различные места рабочего листа (по нескольку копий) и в несмежные диапазоны. Предварительно нужно убедиться, что в используемых диапазонах не содержатся нужные данные.
Шаг за шагом
1. Выделите щелчком мыши ячейку (или диапазон), которую нужно скопировать, затем щелкните на кнопке Copy (Копировать) на стандартной панели инструментов (можно выбрать команду Edit (Правка) Copy (Копировать)).
2. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, проведите мышью по всем левым верхним ячейкам диапазонов, в которые предполагается вставить скопированные данные.
3. Щелкните на кнопке Paste (Вставить) на стандартной панели инструментов.
Копирование: Данных в ячейках
Операция копирования данных — одна из наиболее важных при подготовке документа. В Excel данные можно копировать из одного места в другое в пределах рабочего листа, между рабочими листами и даже между Excel и другими приложениями.
(См. разделы «Копирование: Данных из других приложений» и «Перемещение: Данных в ячейках».)
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку (или диапазон), которую нужно скопировать, затем щелкните на кнопке Copy (Копировать) стандартной панели инструментов (или выберите команду Edit (Правка) • Copy (Копировать)).
2. Выделите левую верхнюю ячейку диапазона, в которую будет производиться копирование, затем щелкните на кнопке Paste (Вставить) стандартной панели инструментов (или выберите команду Edit (Правка) Paste (Вставить)).
СОВЕТ Чтобы быстро скопировать данные в пределах рабочего листа, выделите мышью диапазон для копирования. Затем перетащите его за край в нужное место, удерживая нажатой клавишу Ctrl, и отпустите кнопку мыши.
Копирование: Данных из других приложений
Задача переноса данных осуществляется с помощью буфера обмена. Вы можете легко копировать и вставлять данные из одного Windows-приложения в другое. Буфер обмена — это место, где временно хранятся вырезанные или скопированные объекты.
При выполнении команды вырезания или копирования текста или объекта Windows помещает этот текст или объект в буфер, после чего их можно вставить в тот же самый или в другой рабочий лист либо в другое приложение.
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку (или диапазон), предназначенную для копирования, затем щелкните на кнопке Copy (Копировать) на стандартной панели инструментов (или выберите команду Edit (Правка) Copy (Копировать)).
2. Поместите курсор в место предполагаемой вставки. Если копирование производится в другое Windows-приложение, переключитесь в это приложение.
Например, если вы вставляете объект из Excel в Word, переключитесь в Word.
3. Щелкните на кнопке Paste (Вставить) на стандартной панели инструментов (или выберите команду Edit (Правка) Paste (Вставить)).
СОВЕТ Для копирования атрибутов ячеек вы можете использовать все функции команды Paste Special (Специальная вставка), описанной в разделе «Копирование: Атрибутов ячеек».
ПРИМЕЧАНИЕ Один и тот же объект можно вставлять много раз, пока в буфер не попадет новый фрагмент. Данные хранятся в буфере до тех пор, пока не будет осуществлена новая операция вырезания или копирования, которая и поместит в буфер новый фрагмент.
(См. также раздел «Копирование: Атрибутов ячеек» в этой главе и раздел «Связывание: Данных Excel и других Windows-приложений» в главе «Связывание и внедрение».)
Копирование: Рабочих листов
Рабочий лист со всем содержимым и всеми форматами можно скопировать в новый лист. Это можно проделать как с той книгой, в которой данный рабочий лист находится, так и с любой другой. Это может понадобиться, когда нужно работать с документами, требующими создания рабочих листов со сходными форматами, структурой и организацией. (См. также раздел «Перемещение: Рабочих листов».)
Шаг за шагом
1. Откройте книги, между которыми будет производиться перемещение рабочих листов, и перейдите в ту, откуда рабочие листы будут копироваться.
2. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке того листа, который нужно скопировать. В появившемся контекстном меню выберите команду Move or Copy (Переместить/ скопировать).
3. В списке То book (В кишу) открывшегося окна диалога Move or Copy (Переместить или скопировать) укажите название книги, в которую будет производиться вставка выделенных рабочих листов.
4. В списке Before sheet (Перед листом) укажите, куда именно нужно копировать рабочие листы.
5. Если нужно сохранить оригинал копируемого фрагмента на месте и переслать в другую книгу только копию рабочего листа, установите флажок Create copy (Создавать копию). Щелкните по кнопке ОК.
СОВЕТ Можно быстро создать копию рабочего листа в той же книге. Для этого перетащите ярлычок копируемого листа в нужное место, удерживая нажатой клавишу СМ.
Орфография: Проверка орфографии
Все приложения Microsoft Office, в том числе и Excel, используют одну и ту же систему проверки орфографии и одни и те же словари. С помощью этого инструмента в Excel вы можете проверить правильность написания как отдельного слова, так и всех слов на рабочем листе или даже на диаграмме.
Excel позволяет использовать и собственные словари, содержащие сокращения и термины, характерные для определенной области деятельности.
Ниже перечислены элементы управления окна диалога Spelling (Проверка орфографии) и дано их описание.
Шаг за шагом
1. Выделите одну ячейку, если будет производиться проверка рабочего листа в целом. Выделите диапазон, диаграмму или объект, чтобы ограничить область проверки только этими фрагментами. (Чтобы начать поиск с начала рабочего листа, выделите ячейку А1.)
2. Щелкните на кнопке Spelling (Орфография) на стандартной панели инструментов. Если Excel не сможет найти в своем словаре какое-то слово, на экране появится окно ” диалога Spelling (Проверка орфографии).
3. Измените вариант в поле Change to (Заменить на) или согласитесь с предложенным. Щелкните на кнопке Change (Заменить).
Если щелкнуть на кнопке Change all (Заменить все), слово с ошибкой будет заменено во всем документе (или выделенном фрагменте).
4. Можно выбрать другой вариант правильного слова в списке Suggestions (Варианты) и только потом нажать кнопку Change (Заменить) или Change all (Заменить все). Также можно использовать и другие перечисленные выше возможности.
5. Когда появится сообщение о том, что весь рабочий лист (или весь выделенный фрагмент) проверен, щелкните на кнопке ОК.
ПРИМЕЧАНИЕ Если система проверки орфографии не находит неправильных слов, то окно диалога Spelling (Проверка орфографии) на экране не появляется. Вместо него выводится короткое сообщение о том, что проверка закончена.
Орфография: Создание
пользовательского
словаря
Чтобы при проверке орфографии не изменять много раз одни и те же имена, фамилии клиентов, названия фирм, индексы, технические термины, аббревиатуры и т. д., добавляйте эти
слова в пользовательский словарь. Когда Excel проверяет орфографию, слово сначала ищется в основном словаре.
Если нужного слова там нет, программа обращается к пользовательскому словарю.
Если настройки по умолчанию не были изменены, то все новые слова будут добавляться в словарь Custom.dic. Это название появляется в списке Add words to (Добавлять слова в) окна диалога Spelling (Проверка орфографии).
Можно создавать свои собственные словари, называя их соответственно теме документа, и выбирать их в списке. Пользовательских словарей может быть сколько угодно, но одновременно работать можно только с одним.
Шаг за шагом
1. Откройте рабочий лист, где содержатся слова, которые вы хотите добавить в пользовательский словарь (предполагается, что их нет в основном словаре Excel), затем щелкните на кнопке Spelling (Орфография) на стандартной панели инструментов или выберите команду Tools (Сервис) • Spelling (Орфография).
2. Когда Excel найдет слово, которое нужно добавить в словарь, введите имя нового словаря в поле Add words to (Добавлять слова в).
3. Щелкните на кнопке Add (Добавить), чтобы добавить текущее слово в словарь.
Пока окно диалога Spelling (Проверка орфографии) открыто (для чего необходимо наличие хотя бы одного слова, которого нет в словаре Excel и рабочем пользовательском словаре), можно менять словари, выбирая их в списке.
Чтобы добавить слова в ваш пользовательский словарь, начните проверку орфографии с фрагмента, в котором находятся эти слова. При необходимости добавить слово в словарь выберите нужное название словаря в списке Add words to (Добавлять слова в) и щелкните на кнопке Add (Добавить).
Переименование рабочих листов
Каждому рабочему листу в книге по умолчанию присваивается имя. В новой книге листы называются Sheetl (Лист1), Sheet2 (Лист2) и т. д. Вы можете заменить эти имена более содержательными названиями (длиной до 31 символа). В именах рабочих листов можно использовать пробелы, но недопустимы следующие символы:
/\:Д*[]
Шаг за шагом
1. Дважды щелкните мышью на ярлычке листа, который необходимо переименовать.
2. Введите новое имя и нажмите клавишу Enter.
Новое имя сразу отобразится на ярлычке листа.
Перемещение: Данных в ячейках
Excel допускает перемещение данных в пределах одного рабочего листа, между рабочими листами, между книгами и даже между приложениями. Когда вы перемещаете (или вырезаете) данные, вы также перемещаете ячейку, в которой они содержатся. Обязательно заранее приготовьте место для перемещаемых данных, чтобы случайно не уничтожить нужную информацию. (См. также раздел «Копирование: Данных в ячейках».)
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку (или диапазон), которую нужно переместить, затем щелкните на кнопке Cut (Вырезать) на стандартной панели инструментов (или выберите команду Edit (Правка) • Cut (Вырезать)).
2. Выделите левую верхнюю ячейку диапазона, в который будет производиться перемещение. Если производится вставка в другое приложение, переключитесь в него и перейдите в место вставки.
3. Щелкните на кнопке Paste (Вставить) на стандартной панели инструментов (или выберите команду Edit (Правка) Paste (Вставить)).
СОВЕТ Чтобы быстро переместить данные в пределах рабочего листа, выделите диапазон для копирования. Затем перетащите его за край в нужное место.
Перемещение: Между рабочими листами
Для быстрого перемещения между рабочими листами служат ярлычки листов, которые располагаются в нижней части экрана. Если книга состоит из нескольких листов и не все ярлычки видны на экране, то для увеличения области видимости ярлычков перетащите левый край горизонтальной полосы прокрутки.
Если все-таки ярлычки не видны полностью, используйте кнопки прокрутки листов (кнопки со стрелками слева от ярлычков листа). Всего один раз щелкнув мышью, можно переместиться к первому и последнему рабочему листу, а также к предыдущему и следующему.
Шаг за шагом
1. Прокрутите ярлычки листов так, чтобы нужный ярлычок был виден на экране.
2. Щелкните по ярлычку требуемого рабочего листа, чтобы перейти на него.
ПРИМЕЧАНИЕ Если на экране вообще не видны ярлычки листов, выберите команду Tools (Сервис) • Options (Параметры), щелкните на вкладке View (Вид) открывшегося окна диалога и установите флажок Sheet tabs (Ярлычки листов).
Перемещение: Рабочих листов
Рабочие листы можно перемещать как в пределах одной книги, так и из одной книги в другую. Нет необходимости предварительно создавать пустой рабочий лист — вы
можете переместить исходный лист прямо в место
назначения.
(См. также раздел «Копирование: Рабочих листов».)
Шаг за шагом
1. Откройте книги, между которыми будет производиться перемещение рабочих листов. Перейдите в книгу, содержащую рабочие листы для перемещения.
2. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа, который нужно переместить. Выберите в появившемся меню команду Move or Copy (Переместить/скопировать).
3. В списке То book (В книгу) открывшегося окна диалога укажите название книги, в которую будет производиться перемещение выделенных рабочих листов.
4. В списке Before sheet (Перед листом) укажите, куда именно нужно перемещать рабочие листы. Щелкните на кнопке ОК.
СОВЕТ Чтобы быстро переместить рабочий лист внутри 'одной книги, выделите нужный ярлычок листа и перетащите активный лист на место.
ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы сделать рабочий лист первым листом в новой книге, выберите пункт New book (Новая книга) в списке То book (В книгу) окна диалога Move or copy (Переместить или скопировать).
Поиск данных на рабочем листе
Когда рабочие листы разрастаются и заполняются информацией, становится все труднее искать на них конкретные данные. Команда Edit (Правка) • Find (Найти) позволяет мгновенно переходить к любым элементам рабочего листа, например подписям, формулам, значениям или примечаниям. (См. также раздел «Замена данных на рабочем листе».)
Шаг за шагом
1. Выделите диапазон, в котором следует вести поиск. Чтобы вести поиск во всем рабочем листе, выделите любую ячейку. (Чтобы начать поиск с начала рабочего листа, выделите ячейку А1.)
2. Выберите команду Edit (Правка) • Find (Найти). В поле Find what (Что) открывшегося окна диалога Find (Найти) введите данные, которые нужно найти.
Укажите другие параметры поиска, например Match case (Учитывать регистр).
3. В списке Look in (Область поиска) выберите тип информации, к которому принадлежат исходные данные.
4. Щелкните на кнопке Find Next (Найти далее). Вновь щелкните на этой кнопке, чтобы перейти к следующему найденному фрагменту.
Когда закончите, щелкните на кнопке Close (Закрыть).
ПРИМЕЧАНИЕ Команда Find (Найти) позволяет вести поиск только в текущем рабочем листе. Чтобы найти данные в другом рабочем листе, перейдите в него и еще раз выполните команду Find (Найти).
ПРИМЕЧАНИЕ Нажатие клавиши Esc останавливает
процесс поиска.
Правка данных: В строке формул
Для исправления данных в ячейках можно использовать строку формул.
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку, содержащую текст, который
нужно исправить.
2. Поместите указатель мыши над строкой формул, чтобы он превратился в указатель в виде вертикальной черты. Поместите этот указатель в нужное место в строке формул и щелкните левой кнопкой мыши.
3. Введите новые данные. Если необходимо удалить текст, используйте клавишу Backspace для удаления символа слева от курсора или клавишу Delete для удаления символа справа от курсора.
4. Нажмите клавишу Enter, чтобы принять изменения, или клавишу Esc, чтобы оставить содержимое ячейки неизмен
ным.
СОВЕТ Для замены части содержимого ячейки выделите мышью последовательность символов, которые нужно заменить другими. Затем введите новые данные и нажмите клавишу Enter.
Правка данных: В ячейках
Изменить содержимое ячейки можно либо в самой ячейке, либо в строке формул. На рабочих листах, построенных по принципам форм, пользователи чаще всего вводят данные непосредственно в ячейки.
Шаг за шагом
1. Дважды щелкните на ячейке, содержащей текст, который нужно исправить. Переместите курсор в нужное место (с помощью клавиатуры или мыши).
2. Введите новые данные. Если требуется удалить текст, используйте клавишу Backspace для удаления символа слева от курсора или клавишу Delete для удаления символа справа от курсора.
3. Нажмите клавишу Enter, чтобы принять изменения, или клавишу Esc, чтобы оставить содержимое ячейки неизменным.
Скрытие: Отображение скрытых строк и столбцов
(Для получения предварительной информации см. раздел «Скрытие: Строк и столбцов».)
Столбец или строка являются скрытыми, если заголовок столбца или номер строки не виден на экране. Скрытые строки и столбцы можно легко снова отобразить на экране, если нужно изменить данные, которые в них содержатся.
Шаг за шагом
1. Выделите столбцы, окружающие скрытый столбец, или строки, окружающие скрытую строку.
2. Щелкните правой кнопкой мыши на одном из выделенных столбцов или строк. В появившемся контекстном меню выберите команду Unhide (Отобразить).
Скрытие: Строк и столбцов
Иногда приходится скрывать часть столбцов и строк. Например, при печати иногда нет необходимости выводить всю информацию, которая содержится в таблице. Столбцы и строки, которые не требуется печатать, можно временно убрать с экрана.
Они не будут видны и не будут выводиться на печать (печатаемый документ выглядит так же, как он отображается на экране). Скрытие строк и столбцов не влияет на значения, вычисляемые в формулах.
(См. также раздел «Скрытие: Отображение скрытых строк и столбцов».)
Шаг за шагом
1. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке столбца или номере строки, которые необходимо скрыть.
2. В появившемся контекстном меню выберите команду Hide (Скрыть).
СОВЕТ Если часто приходится убирать с экрана и отображать одни и те же строки и столбцы, разумно создать для этих целей представление. Подробнее об этом см. раздел «Представление рабочего листа» в главе «Настройка».
Удаление: Рабочих листов
Если какой-то лист в книге не нужен, его целиком можно удалить. Перед удалением рабочего листа Excel попросит подтвердить удаление.
Используйте эту команду с осторожностью — отменить удаление листа с помощью команды Undo (Отменить) невозможно.
(См. также раздел «Книги: Удаление» в главе «Работа с файлами».)
Шаг за шагом
1. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа, который нужно удалить.
2. Выберите в контекстном меню команду Delete (Удалить), а затем щелкните по кнопке О К, чтобы подтвердить удаление.
Удаление: Содержимого ячеек
Хотя удаление данных — довольно простая задача, но с ней связано несколько тонкостей. Следует различать удаление данных из ячеек и удаление самих ячеек.
Удаление данных из ячеек иногда называется очисткой содержимого. При очистке ячейки можно удалить из нее данные, форматирование, примечание или все вместе.
ПРИМЕЧАНИЕ Для удаления данных из ячеек (как описано в этом разделе) используйте команду Edit (Правка) Clear (Очистить) или клавишу Delete. Если вы хотите удалить ячейки из рабочего листа (включая их содержимое), используйте команду Edit (Правка) • Cut (Вырезать) или Edit (Правка) • Delete (Удалить).
(См. также раздел «Удаление: Ячеек и диапазонов».)
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку или диапазон, которые нужно очистить.
2. Раскройте подменю Clear (Очистить) меню Edit (Правка) и выберите одну из команд: All (Все), Formats (Форматы), Contents (Содержимое) или Comments (Примечания). Чтобы вернуть данные в исходное состояние, выберите команду Edit (Правка) • Undo (Отменить).
