Именованные диапазоны
Шаг за шагом
1. Активизируйте ячейку, например, подведя указатель мыши внутрь ее области и щелкнув левой кнопкой мыши. Активная ячейка выделяется.
2. Если необходимо выделить больше,.чем одну ячейку, указателем мыши активизируйте одну из угловых ячеек прямоугольного поля, предназначенного для выделения.
3. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, выделите диапазон, потянув указатель мыши в требуемом направлении.
4. Отпустите кнопку мыши.
Выделение: Ячеек и диапазонов с помощью клавиатуры
Вторым способом выделения диапазона ячеек является использование клавиши Shift.
Шаг за шагом
1. Указателем мыши активизируйте одну из угловых ячеек прямоугольного поля, предназначенного для выделения.
2. Переместите указатель мыши в противоположный угол выделяемого поля.
3. Удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните по ячейке. Весь прямоугольный фрагмент между этими двумя ячейками выделится.
ПРИМЕЧАНИЕ Используя второй способ выделения диапазона ячеек, можно выделить фрагмент, не умещающийся на одном экране. Для этого на этапе 2, перемещая указатель мыши к противоположному углу предполагаемого диапазона, воспользуйтесь полосой прокрутки, чтобы достичь нужной ячейки.
Выход из Excel
Перед завершением работы, если пользователь забыл
сохранить ее результаты, Excel предложит сохранить
сделанные изменения автоматически.
Шаг за шагом
1. Убедитесь, что сделали все необходимые изменения.
2. Выберите команду File (Файл) Exit (Выход).
3. Если все сделанные изменения были сохранены, Excel закончит работу. Если нет, для каждой несохраненной книги появится сообщение с предложением сохранить сделанные изменения, закончить работу без сохранения изменений или продолжить работу в Excel.
4. Нажмите кнопку Yes (Да) для сохранения изменений, No (Нет), если этого делать не стоит, и Cancel (Отмена) для продолжения работы в Excel.
СОВЕТ Чтобы ускорить выход из Excel, щелкните на кнопке с крестиком в правом верхнем углу главного окна программы или используйте комбинацию клавиш AK+F, X, то есть, не отпуская клавший Aft, нажмите клавишу F, а затем X.
(См. также раздел Запуск Excel.)
Запуск Excel
Excel 2000 может функционировать в операционных системах Windows 95, Windows 98 или Windows NT 4.0.
Шаг за шагом
1. Щелкните на кнопке Пуск в левом нижнем углу панели задач.
2. Раскройте меню Программы.
3. В раскрывшемся меню выберите пункт Microsoft Excel 9. (См. также раздел Выход из Excel.)
Именованные диапазоны
Для упрощения работы с ячейками и группами ячеек можно задавать им имена. При добавлении (или удалении) строк или столбцов в именованный диапазон не появится необходимость изменять ячейки, в которых имеются ссылки на ячейки именованного диапазона.
Excel проведет изменения автоматически.
(См. также раздел Переход в нужную ячейку.) Чтобы изменить или удалить уже присвоенное имя, выберите команду Insert (Вставка) Name (Имя) Define (Присвоить).
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку или диапазон.
2. Щелкните на кнопке со стрелкой левее строки формул.
3. Введите имя для выделенного диапазона.
4. Нажмите клавишу Enter.
ПРИМЕЧАНИЕ Если имена создаются после ввода формул, обновления формул в соответствии с назначенными именами автоматически не происходит. Для формул, которые надо изменить, выполните команду Insert (Вставка) - Name (Имя) - Apply (Применить).
Отмена сделанных изменений: Отмена последних операций
Если редактирование не привело к желаемым результатам, для отмены сделанных изменений можно воспользоваться возможностью Excel отменять результаты одной или нескольких последних операций.
Шаг за шагом
1. Щелкните на кнопке Undo (Отменить) на стандартной панели инструментов (она имеет вид стрелочки, загнутой влево). Последняя сделанная операция будет отменена.
2. Если необходимо отменить больше одной операции сразу, щелкните на этой же кнопке столько раз, сколько нужно. Также можно отменить несколько изменений, щелкнув по стрелке вниз рядом с кнопкой Undo (Отменить).
При этом раскроется список изменений, сделанных последними.
3. Выберите в этом списке операции, действие которых надо отменить.
ВНИМАНИЕ Отменить можно только несколько идущих подряд операций, начиная с последней.
Отмена сделанных изменений: Восстановление исходного состояния документа
Если необходимо вернуть документ в состояние, которое он имел до выполнения команды Undo (Отменить), используйте команду Redo (Вернуть). Действие этой команды противоположно действию команды Undo (Отменить): она по одной
восстанавливает действие отмененных команд, начиная с команды, отмененной последней.
Шаг за шагом
1. Щелкните на кнопке Redo (Вынуть) на'стандартной панели инструментов (она имеет вид стрелочки, загнутой вправо). Последняя сделанная отмена будет восстановлена.
2. Если необходимо восстановить больше одной операции сразу, щелкните на кнопке столько раз, сколько нужно. Также можно восстановить несколько изменений, щелкнув по стрелке вниз рядом с кнопкой Redo (Вернуть). При этом раскроется список команд, которые можно повторить.
Выберите в этом списке операции, действие которых надо повторить.
ВНИМАНИЕ Кнопка Redo (Вернуть) становится доступной только сразу после отмены сделанных изменений.
СОВЕТ Так как невозможно отменить операцию, сделанную некоторое время назад, без отмены всех последующих операций, лучше отменять действие ошибочной операции по возможности сразу после ее совершения.
Перемещение по рабочему листу
Перемещение по рабочему листу может производиться как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры. При перемещении с помощью клавиатуры активная ячейка (ячейка, выделенная рамкой) изменяется с нажатием клавиш.
При использовании мыши для активизации ячейки необходимо щелкнуть по ней указателем мыши.
Шаг за шагом
1. Для активизации ячейки с помощью клавиатуры используются представленные в таблице сочетания
клавиш.
Переход в нужную ячейку
Если известен адрес ячейки (или диапазона), в которую нужно перейти, можно использовать команду GoTo (Перейти) меню Edit (Правка). При переходе к именованному диапазону он будет выделен целиком.
(См. также раздел Именованные диапазоны.)
Шаг за шагом
1. Перейдите на рабочий лист, содержащий нужные
ячейку или диапазон.
2. Выберите команду Edit (Правка) - GoTo (Перейти).
3. В поле Reference (Ссылка) открывшегося окна диалога BBetwrre адрес ячейки (или имя диапазона), в которую нужно перейти, или выберите имя в списке GoTo (Перейти к).
СОВЕТ Окно диалога GoTo (Переход) можно вызвать быстрее, нажав клавишу F5.
(См. также разделы Перемещение по рабочему листу, Именованные диапазоны и Выделение: Группы ячеек.)
Справка: Запуск помощника по Office 2000
Помощник по Office (Office Assistant) путеводитель по справочной системе Office 2000. Используя его, легко получить помощь по возникшей проблеме.
Помощник может отвечать на вопросы, предлагать советы, а также помогать ориентироваться во множестве возможностей Office 2000.
Шаг за шагом
1. Если помощника нет на экране, выберите команду Help (Помощь) - Show the Office Assistant (Показать помощника). Фигурка помощника должна появиться на экране.
ПРИМЕЧАНИЕ Есть возможность отключить
помощника. Щелкните правой кнопкой мыши по его изображению. В раскрывшемся контекстном меню выберите команду Options (Параметры). В открывшемся окне диалога Office Assistant (Помощник) на вкладке Options (Параметры) сбросьте флажок Use Office Assistant (Использовать Помощника).
Для включения помощника установите этот флажок либо выберите команду Help (Помощь) - Show the Office Assistant (Показать помощника). На той же вкладке Options (Параметры) можно настроить многие другие параметры работы помощника.
При отключенном помощнике навигация по справочной системе производится обычными методами.
ПРИМЕЧАНИЕ Используя команды Help (Помощь) - Hide the Office Assistant (С | фыть Помощника) и НеЛ (Помощь) Show ttie Office Assistant (Показать помощника), можно, не отключая помощника, прятать его, а затем снова выводить на экран.
Справка: Поиск ответов на вопросы
Помощник отвечает на вопросы, заданные на естественном языке или языке, близком к естественному. Можно также в качестве вопросов использовать ключевые слова, по которым будет осуществляться поиск справки.
(См. также раздел Справка: Запуск помощника по Office 2000.)
Шаг за шагом
1. Щелкните по фигурке помощника либо выберите команду Help (Помощь) - Microsoft Excel Help (Справка по Microsoft Excel). Появится окно диалога What would you like to do? (Что вы хотите сделать?).
2. Введите вопрос в поле ввода и нажмите клавишу Enter или щелкните на кнопке Search (Поиск). В окне помощника появится несколько пунктов, раскрывающих ответ на поставленный вопрос.
3. Выберите один из пунктов, по которому вы хотите получить помощь. В правой части экрана откроется окно справки по Microsoft Excel.
Щелкая по подсвеченным разделам справки, можно получить помощь по конкретному вопросу.
ПРИМЕЧАНИЕ Если среди пунктов, предложенных вам помощником, нет ответа на интересующий вас вопрос, выберите в окне помощника пункт None of the above, look for more help on the Web (Ничего из вышеперечисленного, поискать справку в Интернете). Появится окно, в котором можно будет ввести дополнительную информацию о проблеме, а затем нажать кнопку Send and go to the Web (Направить вопрос в Интернет).
Запустится броузер, в котором появится ответ на интересующий вас вопрос.
Справка: Советы помощника
Помощник предлагает советы по вашей текущей деятельности. Если у помощника появилась лампочка, щелкните на ней, чтобы получить совет. Щелчок на кнопке ОК закроет окно с советом. (См. также Справка: Запуск помощника по Office 2000.)
СОВЕТ Кроме советов по текущим действиям помощник может отображать советы дня при каждом запуске Excel. С их помощью можно легко и быстро ознакомиться с основными возможностями Excel.
Шаг за шагом
1. Щелкните по фигурке помощника либо выберите команду Help (Помощь) - Microsoft Excel Help (Справка по Microsoft Excel). Появится окно диалога What would you like to do? (Что вы хотите сделать?).
2. Нажмите кнопку Options (Параметры).
3. В открывшемся окне диалога установите флажок Show the Tip of the Day at Startup (Показывать совет дня при запуске).
4. Щелкните на кнопке ОК.
Диаграммы и графика
Диаграммы используются для наглядности представляемой информации. Представление данных в виде таблицы, несомненно, очень полезно. Но мы никогда полностью не поймем природы процесса, который они описывают, если не увидим графического представления. Очень удобно то, что при корректировке данных все изменения моментально отображаются на диаграмме.
Шаг за шагом Мастер диаграмм проведет вас через весь процесс создания диаграммы. После создания диаграммы можно будет изменить ее тип, добавить новые элементы, изменить оформление диаграммы (шрифты, цвета, стили и т. д.).
В документы Excel можно добавлять различные графические объекты. Например, вставлять графику ClipArt, использовать текст WordArt, создавать объекты с помощью панели инструментов Drawing (Рисование).
После добавления графики на рабочий лист можно менять ее настройки, перемещать, копировать, удалять, вращать.
ClipArt
Для красочного оформления документа Excel можно воспользоваться вставкой объектов ClipArt. В коллекции ClipArt содержится множество рисунков разной тематики, упорядоченных по разделам. Например, можно создать эмблему компании или фирмы, которая будет присутствовать на всех официальных документах.
Во многих шаблонах, поставляемых с Excel, есть рамки для вставки таких эмблем. Не стоит злоупотреблять использованием объектов ClipArt, иначе все внимание будет направлено на картинки, а не на информацию.
Обычно бывает достаточно одной картинки на рабочем листе.
Шаг за шагом
1. На рабочем листе выделите ячейку, в которой должен Находиться верхний левый угол картинки.
2. Выберите команду Insert (Вставка) - Picture (Рисунок) - ClipArt (Картинки).
3. На вкладке Pictures (Картинки) открывшегося окна диалога Insert ClipArt (Вставка Картинок) выберите категорию. Затем щелкните на изображении.
На той же вкладке появятся картинки данной категории. Выберите изображение, которое нужно вставить в рабочий лист, и дважды щелкните на нем левой кнопкой мыши.
Автофигуры
Автофигуры это готовые к использованию фигуры заданной формы, которые можно добавлять на рабочие листы и диаграммы. Все фигуры объединены в группы типа стрелок, звезд, лент, соединительных линий и т. п. Они могут пригодиться при создании блок-схем. К большинству автофигур можно добавить текст.
Для этого нужно выделить фигуру и ввести нужный текст.
(См. раздел Графические объекты: Вставка.)
/
Шаг за шагом
1. Выделите рабочий лист или диаграмму, на которые нужно добавить фигуру.
2. Выберите команду Insert (Вставка) - Picture (Рисунок) - AutoShapes (Автофигуры). Появится меню AutoShapes (Автофигуры).
3. Выберите категорию, например Lines (Линии) или Flowchart (Блок-схема), а затем нужную фигуру.
4. Щелкните в том месте рабочего листа или диаграммы, куда нужно вставить выбранную автофигуру.
Автофигуру можно выделить и перетащить на другое место. Для изменения размера фигуры нужно выделить ее и перетащить один из маркеров изменения размера. Для удаления фигуры ее выделяют и нажимают клавишу Delete. Используя панель инструментов Drawing (Рисование), можно изменить цвет, границы автофигуры, добавить тень или объемный эффект.
Для изменения других параметров воспользуйтесь окном диалога Format AutoShapes (Формат автофигуры). Для этого щелкните правой кнопкой мыши на картинке и в появившемся меню выберите команду Format AutoShapes (Формат автофигуры).
Графические объекты:
Вращения и повороты
(Для получения предварительной информации см. раздел Графические объекты: Вставка.) Графические объекты можно поворачивать на угол 90 градусов вправо и влево или зеркально отображать относительно вертикальной и горизонтальной осей, а также свободно вращать.
Шаг за шагом
1. Выделите объект, который нужно повернуть или отобразить.
2. На панели инструментов Drawing (Рисование) нажмите кнопку Draw (Действия) и раскройте подменю Rotate or Flip (Повернуть\отразить).
3. Появится меню с командами Free Rotate (Свободное вращение), Rotate Left (Повернуть влево), Rotate Right (Повернуть вправо), Flip Horizontal (Отразить слева направо), Flip Vertical (Отразить сверху вниз) выберите нужную.
4. Чтобы выполнить свободное вращение, выберите команду Free Rotate (Свободное вращение). Затем тащите за один из маркеров вращения.
Чтобы отключить режим вращения, щелкните в свободном месте рабочего листа.
Графические объекты: Вставка
На рабочие листы можно добавлять графические объекты. Графические объекты делают рабочий лист более эффектным, увеличивают наглядность данных и служат заменой надписям на диаграммах и рабочих листах.
В Excel включены инструменты для работы с графическими объектами. Например, с помощью средств панели инструментов Drawing (Рисование) можно создавать прямоугольники, овалы, многоугольники, стрелки и даже рисовать от руки.
Для создания более сложных фигур типа звезд или элементов блок-схем используйте кнопку AutoShapes (Автофигуры). Комбинируя графические объекты, можно создавать рисунки практически любой сложности.
(См. также раздел Автофигуры.)
Шаг за шагом
1. Чтобы вывести на экран панель инструментов Drawing (Рисование), щелкните на кнопке Drawing (Рисование) стандартной панели инструментов или выберите команду View (Вид) Toolbars (Панели инструментов) Drawing (Рисование).
2. На панели инструментов Drawing (Рисование) щелкните на кнопке нужной фигуры, например Rectangle (Прямоугольник), Oval (Овал) или Arrow (Стрелка). Если вам нужно нарисовать несколько фигур одного, типа, дважды щелкните на соответствующей кнопке.
Она останется нажатой, пока вы не щелкнете на ней еще раз или не выберете другую фигуру.
3. Перетаскивая указатель мыши, задайте размеры и положение объекта. Если просто щелкнуть на рабочем листе, будет создан объект с размерами по умолчанию.
4. Положение объекта изменяется перетаскиванием. Чтобы изменить размер объекта, перетащите соответствующий маркер.
5. Формат объекта можно изменить с помощью кнопок Fill Color (Цвет заливки), Line Style (Тип линий) и Une Color (Цвет линий).
Для удаления графического объекта выделите его и нажмите клавишу Delete.
СОВЕТ Для создания эффекта тени или объема объекта выделите его и нажмите кнопку Shadow (Тень) или 3-D (Объем) на панели инструментов Drawing (Рисование), а затем в появившемся меню выберите понравившийся эффект. Чтобы при рисовании прямоугольника или овала нарисовать круг или квадрат, удерживайте нажатой клавишу Shift.
Графические объекты: Выравнивание
(Для получения предварительной информации см. раздел Графические объекты: Вставка.)
Для выравнивания графических объектов удобнее всего воспользоваться подменю Align or Distribute (Выровнять\ распределить), открывающееся при нажатии кнопки Draw (Действия) на панели инструментов Drawing (Рисование). С помощью команд этого подменю можно выровнять все объекты по крайнему левому, правому, верхнему или нижнему краям, сдвинуть все картинки в центр и т. п.
Шаг за шагом
1. Выделите объекты, которые нужно выровнять.
2. На панели инструментов Drawing (Рисование)
нажмите кнопку Draw (Действия) и раскройте подменю Align or Distribute
(Выровнять\распределить).
3. Появится меню с командами Align Left (Выровнять по левому краю), Align Center (Выровнять по центру), Align Right (Выровнять по правому краю), Align Top (Выровнять по верхнему краю), Align Bottom (Выровнять по нижнему краю), Align Middle (Выровнять по середине), Distribute
Horizontally (Распределить по горизонтали), Distribute Vertically (Распределить по вертикали) выберите нужную команду.
Графические объекты: Группировка
(Для получения предварительной информации см.
раздел Графические объекты: Вставка.)
Если нужно выполнить одинаковое форматирование для нескольких графических объектов, то удобнее их сгруппировать, чтобы не повторять одни и те же действия. Тогда все сгруппированные объекты становятся единым целым, вся группа выделяется общими маркерами, а индивидуальные маркеры пропадают.
Шаг за шагом
1. Щелкните на одном из объектов, которые нужно сгруппировать.
2. Нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, выделите остальные объекты. Таким образом, все объекты должны быть выделены.
3. На панели инструментов Drawing (Рисование) нажмите кнопку Draw (Действия) и выберите команду Group (Группировать). Теперь все форматирование будет происходить над всеми объектами группы.
4. Чтобы отменить группировку объектов, щелкните на группе. Затем на панели инструментов Drawing (Рисование) нажмите кнопку Draw (Действия) и выберите команду Ungroup (Разгруппировать).
Графические объекты: Изменение размеров
(Для получения предварительной информации см.
раздел Графические объекты: Вставка.)
Иногда после того, как объект нарисован, нужно изменить его размер и пропорции.
Шаг за шагом
1. Щелкните на объекте, тем самым выделив его.
2. Для изменения сразу двух размеров с сохранением пропорций перетаскивайте угловой маркер, а для изменения одного из размеров перетаскивайте боковой маркер.
3. После получения нужного результата отпустите кнопку мыши.
Графические объекты: Копирование и перемещение
(Для получения предварительной информации см. раздел Графические объекты: Вставка.) Часто требуется сделать точную копию объекта или переместить его в другое место.
Шаг за шагом
1. Для создания копии объекта нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее, перетащите объект в нужное место. Затем отпустите кнопку мыши.
2. Чтобы переместить объект, просто его перетащите.
СОВЕТ Чтобы переместить, объект точно параллельно или перпендикулярно, на панели инструментов Drawing (Рисование) нажмите кнопку Draw (Действия), раскройте подменю Nudge (Сдвиг) и выберите направление: Up (Вверх), Down (Вниз), Right (Вправо) или Left (Влево).__ _
Графические объекты: Порядок расположения
(Для получения предварительной информации см. раздел Графические объекты: Вставка.)
Если в документе присутствует несколько рисунков, они Moiyr располагаться друг за другом или по слоям. Для изменения порядка расположения объектов по отношению друг к другу используется подменю Order (Порядок), открывающееся при нажатии кнопки Draw (Действия) на панели инструментов Drawing (Рисование).
Иногда требуется повторить действие несколько раз, чтобы добиться желаемого результата.
Шаг за шагом
1. Выделите объект, расположение которого нужно изменить относительно других объектов.
2. На панели инструментов Drawing (Рисование) нажмите кнопку Draw (Действия) и раскройте подменю Order (Порядок).
3. Выберите нужную команду. Команды Bring to Front (На передний план) и Send to Back (На задний план) перемещают объект на передний или задний план по отношению к остальным объектам на рабочем листе.
Команды Bring Forward (Переместить вперед) и Send Forward (Переместить назад) меняют порядок соседних объектов.
Графические объекты: Рисование линий
(Для получения предварительной информации см. разделы Графические объекты: Вставка и Автофигуры.)
Иногда требуются фигуры, которых нет в готовом виде. Тогда приходится их рисовать самостоятельно. Это можно сделать с помощью подменю Lines (Линии), открывающегося при нажатии кнопки AutoShapes (Автофигуры) на панели инструментов Drawing (Рисование).
Доступны следующие объекты: Line (Линия), Arrow (Стрелка), Double arrow (Двухсторонняя стрелка), Curve (Кривая), Freeform (Полилиния), Scribble (Рисованная кривая).
Шаг за шагом
1. На панели инструментов Drawing (Рисование) нажмите кнопку AutoShapes (Автофигуры) и раскройте подменю Lines (Линии).
2. Выберите тип объекта, который нужно нарисовать.
Это может быть Line (Линия), Arrow (Стрелка),
Double arrow (Двусторонняя стрелка), Curve
(Кривая), Freeform (Полилиния) или Scribble
(Рисованая кривая).
- Чтобы нарисовать стрелку или двойную стрелку,
щелкните в точке начала прямой, а затем в точке конца прямой, в этом месте и будет стрелка.
- Чтобы нарисовать кривые, нужно щелкнуть в точке начала и далее последовательно щелкать на всех тех точках, через которые должна пройти кривая. Чтобы закончить рисование кривой, нужно дважды щелкнуть в последней точке.
- Чтобы создать полилинию или рисованную кривую, удерживайте нажатой клавишу мыши во время рисования. Чтобы закончить рисование кривой, нужно просто опустить кнопку мыши.
Чтобы создать замкнутую кривую, щелкните правой кнопкой мыши на выделенном рисунке и в появившемся меню выберите команду Edit Points (Начать изменение точек). Таким же образом можно передвигать любую соединительную точку в другое место, чтобы замкнуть кривую.
Добавление: Заголовка к диаграмме
(Для получения предварительной информации см. раздел Создание: Диаграммы с помощью мастера.)
К диаграмме обычно добавляют название и подписи осей. Это нужно для пояснения данных и всей диаграммы.
Подписи можно либо добавить при создании диаграммы с помощью мастера Chart Wizard (Мастер диаграмм), либо сделать это позже.
Шаг за шагом
1. Щелкните правой кнопкой мыши на диаграмме. В появившемся контекстном меню выберите команду Chart
Options (Параметры диаграммы). Затем в появившемся одноименном окне диалога раскройте вкладку Titles (Заголовки). 1
2. Введите заголовок в соответствующем поле (например, заголовок диаграммы в поле Chart Title (Название диаграммы)).
Для перемещения заголовка нужно выделить его и переместить в нужное место. Для удаления заголовка нужно его выделить и нажать клавишу Delete. Чтобы изменить параметры заголовка, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите команду Format Chart Title (Формат заголовка диаграммы) в появившемся меню.
В открывшемся окне диалога измените нужные параметры и щелкните на кнопке ОК.
(См. также раздел Форматирование: Заголовков и надписей на диаграмме.)
Добавление: Легенды
(Для получения предварительной информации см. раздел Создание: Диаграммы с помощью мастера.) Легенда это список условных обозначений, используемых в диаграмме. При создании диаграммы с помощью мастера Chart Wizard (Мастер диаграмм) легенда создается по умолчанию. Если легенды нет; ее легко можно добавить.
Кроме того, можно изменить некоторые ее параметры, например шрифты, заливку и рамку.
Шаг за шагом
