Форматирование: Группы рабочих листов
Если результаты применения автоформата таблицы оказались неудовлетворительными, немедленно выберите команду Edit (Правка) Undo (Отменить), чтобы восстановить исходный вид таблицы.
ПРИМЕЧАНИЕ Если требуется применмътолыю некоторые настройки выбранного автоформага, щелкните на кнопке Options (Параметры) в окне диалога AutoFormat (Автоформат). В группе флажков Formats to Apply (Изменить) снимите флажки у тех параметров форматирования, которые не нужно применять к выделенному фрагменту.
Например, чтобы указать, что не следует изменять параметры шрифта, снимите флажок Font (Шрифт).
Форматирование: Группы рабочих листов
(Для получения предварительной информации см. раздел «Выделение: Рабочего листа» в главе «Начало работы» и раздел «Группировка рабочих листов» в главе «Правка книг».)
Используя объединение рабочих листов в группы, можно выполнять операции над несколькими рабочими листами одновременно. Тем самым экономится очень много времени при форматировании, вводе данных и исправлении рабочих листов (например, при составлении сводных балансов или при работе с рабочими листами, содержащими одинаковые заголовки или формулы).
При присвоении диапазону на рабочем листе, входящем в группу, имени это же имя присваивается аналогичным диапазонам на остальных листах группы. В группу могут входить листы только одной книги.
Шаг за шагом
1. Выделите рабочие листы, которые вы хотите
стов, удерживая нажатой клавишу Ctrl Чтобы выделить сразу несколько смежных рабочих листов, щелкните на ярлычке последнего листа группы, удерживая нажатой клавишу Shift. Обратите внимание на то, что в заголовке окна появилось слово [Group] ([Группа]).
2. Начинайте форматирование одного из листов группы. Все, что вы делаете с одним листом, отразится и на остальных.
3. Чтобы снова разделить группу на отдельные рабочие листы, удерживая нажатой клавишу Ctrl (или клавишу Shift), щелкайте на ярлычках листов.
Форматирование: Даты и времени
На экране дату и время можно отображать в любом формате, определенном в Excel и допустимом для даты и времени.
(См. также раздел «Ввод данных: Дата и время» в главе «Начало работы» и раздел «Функции для работы с датой и временем» в главе «Краткий справочник по функциям».)
Существует несколько заранее определенных форматов для даты и времени. При необходимости можно создать собственный пользовательский формат для представления даты и/или времени.
О том, как это сделать, см. раздел «Форматирование: Пользовательские числовые форматы».
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку или диапазон с данными, которые нужно отформатировать. Выберите команду Format (Формат) Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Number (Число).
2. В списке Category (Числовые форматы) выберите пункт Date (Дата) или Time (Время).
3. Выберите формат, который вам нужен, и щелкните на кнопке ОК.
Форматирование: Копирование формата
Кнопка Format Painter (Формат по образцу) позволяет копировать из одних ячеек в другие такие параметры форматирования, как шрифт, стиль, выравнивание, границы, заливки и т. д.
Например, использующийся обычно для выделения итоговых результатов в таблицах одинаковый формат (полужирное и подчеркнутое начертания, большой размер шрифта и денежный формат) можно легко применить с помощью этой кнопки ко всем нужным ячейкам.
Шаг за шагом
1. Выделите ячейки, формат которых вы будете использовать как образец.
2. Щелкните на кнопке Format Painter (Формат по образцу) по образцу на стандартной панели инструментов. Указатель мыши получит в нагрузку кисточку.
3. Активизируйте мышью ячейки, к которым нужно применить выбранное форматирование. Они примут вид образца.
СОВЕТ Для раскраски сходным образом ячеек в нескольких местах дважды щелкните на кнопке Format Painter (Формат по образцу) и затем выделяйте нужные ячейки или диапазоны. Кнопка Format Painter (Формат по образцу) останется активной, пока вы не щелкнете на ней еще раз или не нажмете клавишу Esc.
Форматирование: Отдельных символов
К отдельным символам в ячейке можно применять атрибуты типа полужирного или курсивного начертания точно так же, как и ко всему тексту в ячейке, создавая, например, эффекты, когда из двух слов в ячейке одно выделено полужирным, а другое — курсивом.
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку с текстом, который нужно отформатировать. Перетаскивая мышь, выделите нужный фрагмент текста в строке формул.
2. Выберите команду Format (Формат) • Cells (Ячейки). Измените соответствующие параметры на вкладке Font (Шрифт) открывшегося окна диалога и щелкните на кнопке ОК.
Форматирование: Пользовательские числовые форматы
Создавать собственные числовые форматы можно, например, для финансовых или научных задач или для форматирования товарных кодов, иностранной валюты и т. п. — каждый раз, когда приходится форматировать числа каким-нибудь особым образом. Пользовательский формат может включать в себя до четырех частей (способов форматирования для разных типов данных): положительные числа, отрицательные числа, нулевое значение, текст.
Для разделения частей пользовательского формата используется точка с запятой. Первая часть указывает формат для положительных чисел, вторая — для отрицательных и т. д.
Шаг за шагом
1. Выделите ячейки, к которым нужно применить пользовательский формат. Выберите команду Format (Формат) • Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Number (Число).
2. В списке Category (Числовые форматы) выберите пункт Custom (Все форматы).
3. Если существующий формат близок к тому, что вам нужно, выделите его в списке типов.
4. В поле Type (Тип) нужным образом измените маску формата. Когда закончите, щелкните на кнопке ОК.
ПРИМЕЧАНИЕ Существует несколько специальных форматов для телефонных номеров, почтовых индексов и т. п. Если необходимо создать формат для таких данных, то можно обойтись и без пользовательских форматов. Выберите пункт Special (Дополнительный) в списке Category (Числовые форматы) и укажите нужный формат.
СОВЕТ Чтобы ликвидировать пользовательский формат, выберите команду Format (Формат) Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Number (Число). В списке Category (Числовые форматы) выберите пункт Custom (Все форматы), затем выберите формат, который нужно удалить из списка, и щелкните на кнопке Delete (Удалить).
Форматирование: Условное
Условное форматирование, как явствует из его названия, — это инструмент Excel, который позволяет применять к ячейкам определенный формат (стиль, шрифт, цвет шрифта, цвет и узор фона, границы и т. д.) в зависимости от выполнения какого-либо условия. Удобно использовать условное форматирование, если нужно проконтролировать, нет ли ошибок во введенных данных, оценить данные для анализа и т.п.
Например, в таблице, содержащей отчет по продажам, можно выделить красным полужирным шрифтом те цифры продаж, которые оказываются ниже запланированных, а синим те, которые оказываются выше.
Условный формат можно копировать из одной ячейки рабочего листа в другую.
(См. также раздел «Форматирование: Копирование формата».)
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку, к которой нужно применить условное форматирование, затем выберите команду Format (Формат) • Conditional Formatting (Условное форматирование).
2. В открывшемся окне диалога выберите пункт Cell Value Is (Значение) в первом списке в области Condition 1 (Условие 1). Выберите один из операторов (например, greater than (больше)) во втором списке.
3. Введите значения (или ссылки на ячейки) в следующие поля (или поле). Затем щелкните на кнопке Format (Формат) и выберите вариант форматирования, который будет применяться к ячейке при выполнении указанного условия.
4. Щелкните на кнопке Add» (А также), чтобы добавить дополнительное условие, и повторите шаги 2 и 3. Вы можете указывать до трех условий включительно. Щелкните на кнопке ОК.
Для изменения условного формата выделите ячейку, к которой он применялся, и выберите команду Format (Формат) • Conditional Formatting (Условное форматирование). Затем измените нужные параметры форматирования и условия.
Для удаления условия в окне диалога Conditional Formatting (Условное форматирование) щелкните на кнопке Delete (Удалить). На экране появится окно диалога Delete Conditional Format (Удаление условия форматирования).
Установите соответствующий флажок и щелкните на кнопке ОК.
ПРИМЕЧАНИЕ Для применения к ячейке условного формата на основе формулы, которая в ней содержится, выберите пункт Formula Is (Формула) в первом списке в области Condition 1 (Условие 1). Введите формулу в появившееся текстовое поле. Указанная формула должна принимать значения TRUE (Истина) или FALSE (Ложь).
В формулу можно включать ссылки на другие ячейки, расположенные на этом же рабочем листе, в том числе на ячейки с условным форматированием, однако нельзя ссылаться на ячейки другого рабочего листа или другой книги. Только если результатом выполнения формулы будет значение TRUE (Истина), к ячейке будет применено условное форматирование.
Форматирование: Чисел
В Excel существует несколько заранее заданных форматов для чисел. По умолчанию числа в ячейках выравниваются по правому краю.
Можно изменить формат, применяемый по умолчанию, на любой другой формат Excel.
(См. также раздел «Ввод данных: Числа» в главе «Начало работы».)
Вполне возможно, что для определенного круга задач потребуется создать собственный формат. 06 этом рассказано в разделе «Форматирование: Пользовательские числовые форматы».
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку, содержащую число. Выберите команду Format (Формат) Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Number (Число).
2. Выберите нужную категорию в списке Category (Числовые форматы).
3. Укажите необходимые параметры, например число десятичных знаков, и щелкните на кнопке ОК.
Цвета и узоры
Улучшить впечатление от таблиц можно еще одним способом — используя различные узоры и цвета, помогающие выделить важные данные. Впоследствии такой документ можно вывести на печать в цвете.
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку или группу ячеек, в которых нужно изменить цвет и/или узор. Выберите команду Format (Формат) Cells (Ячейки).
2. В открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Patterns (Вид) и выберите основной цвет для выделенных ячеек в таблице Color (Цвет). Выберите вид узора в списке Pattern (Узор).
3. Если вы хотите, чтобы узор тоже имел какой-нибудь цвет (а не просто черный), выберите цвет в списке Pattern (Узор). В поле Sample (Образец) будет отображен фон для форматируемых ячеек.
Щелкните на кнопке ОК.
СОВЕТ Применяйте цвета и узоры умеренно, чтобы внимание пользователя не рассеивалось. Поэкспериментируите с несколькими палитрами и выберите подходящую.
С помощью кнопок на панели форматирования можно изменить цвет фона и цвет шрифта в ячейках. Выделите ячейку или диапазон, которые нужно отформатировать.
Чтобы изменить цвет фона, разверните список Fill color (Цвет заливки) на панели инструментов Formatting (Форматирование) и выберите нужный цвет. Для изменения цвета шрифта разверните список Font color (Цвет шрифта) на панели инструментов Formatting (Форматирование) и выберите нужный цвет. (См. также раздел «Форматирование: Условное».)
Шрифты: Изменение гарнитуры и размера
В печатных материалах используется большое количество различных гарнитур шрифта. Шрифт одной гарнитуры может иметь различные начертание и размер. Размер шрифта измеряется в пунктах: 72 пункта составляют приблизительно один дюйм. Таким образом, высота букв шрифта в 18 пунктов будет составлять около 1/4 дюйма, или 6,35 мм.
Размеры шрифта можно изменять. Число доступных размеров может различаться для различных шрифтов.
В качестве общего правила можно рекомендовать следующее — не используйте более трех различных гарнитур шрифта на одной странице, иначе она будет выглядеть слишком пестро.
(См. также раздел «Шрифты: Полужирный, курсив и
подчеркнутый».)
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку или диапазон с текстом, которые требуют форматирования.
2. Разверните список Font (Шрифт) на панели форматирования. На экране появится список доступных шрифтов.
Щелкните на названии нужного шрифта.
3. Разверните список Font Size (Размер шрифта) на панели форматирования. На экране появится список доступных размеров.
Щелкните на нужном.
СОВЕТ Для других эффектов (например, использования перечеркнутого текста, создания верхнего или нижнего индексов и т. д.) выделите ячейку и выберите команду Format (Формат) Cells (Ячейки), затем щелкните на вкладке Font (Шрифт) открывшегося окна диалога. Измените нужные параметры и щелкните на кнопке ОК.
Шрифты: Изменение цвета
Excel позволяет изменять цвет шрифта, которым отображается информация в ячейках. Для зрительного восприятия светлые цвета (например, желтый) шрифтов не очень удобны, особенно при экранных презентациях.
Однако, если при этом в качестве фона используется темный цвет, такая комбинация может выглядеть неплохо. Выбирайте цвета для шрифтов внимательно. (См. также разделы «Цвета и узоры» и «Форматирование:
Условное».)
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку или диапазон с текстом, которые
требуют форматирования.
2. Разверните список Font color (Цвет шрифта) на панели форматирования.
3. Выберите нужный цвет. Выделенный текст изменит цвет.
СОВЕТ Чтобы увидеть дополнительные цвета, выделите ячейку и выберите команду Format (Формат) • Cells (Ячейки), затем щелкните на вкладке Font (Шрифт) открывшегося окна диалога. Разверните список Color (Цвет) на панели форматирования и выберите нужный цвет, затем щелкните на кнопке ОК.
Шрифты: Полужирный, курсив и подчеркнутый
Обычно для выделения текста на рабочем листе применяют три наиболее распространенных начертания шрифта: полужирный, курсив или подчеркнутый. Полужирным шрифтом можно оформлять заголовки таблиц и столбцов, курсивом — ключевые слова или фразы, а конечные результаты подчеркивать.
(См. также разделы «Границы и линии» и «Форматирование: Отдельных символов».)
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку или диапазон с текстом, который требует форматирования.
2. Щелкните на кнопке Bold (Полужирный), Italic (Курсив) или Underline (Подчеркнутый) на панели форматирования. К ячейкам будут применены новые форматы.
Правка книг.
Не исключено, что после создания новой книги возникнет необходимость введения в нее новых данных, внесения каких-либо изменений, установки других параметров на различные фрагменты или изменения всей структуры книги. В Excel предусмотрено несколько уровней воздействия на ячейку.
Можно изменить содержимое ячейки, поменять ее атрибуты или полностью удалить ее из документа. Чтобы изменить содержимое ячейки, можно скопировать значение другой ячейки, ввести новые данные поверх старых либо изменить существующие данные в ячейке, причем осуществить эти операции можно различными способами. Редактирование документа, особенно при изменении структуры книги Excel, может включать большое количество операций по вводу одних и тех же данных. Для экономии времени в Excel предусмотрены приемы копирования, вставки и перемещения, которые используют уже существующее содержимое ячеек — цифры, форматы, текст и т. д., что в значительной степени позволяет избежать повторяющихся действий.
В Excel легко найти нужные данные на рабочем листе и во всей книге, проверить орфографию и поставить защиту от несанкционированных изменений данных. Орга- -низация книги, которую Excel предлагает по умолчанию, может быть изменена. Можно менять высоту строк и ширину столбцов, а также добавлять и удалять ячейки, строки, столбцы и рабочие листы.
В этой главе говорится об этих и других распространенных приемах правки книг и рабочих листов.
Группировка рабочих листов
Возможно, в одной книге придется создавать несколько рабочих листов, например, для каких-либо задач бухгалтерии. Перед вводом данных или форматированием рабочие листы можно объединять в группы. В этом случае все производимые операции будут применяться одновременно ко всем объединенным в группу рабочим листам, что значительно сэкономит время. (См. также раздел «Форматирование: Группы рабочих листов» в главе «Форматирование».)
Шаг за шагом
1. Лерживая нажатой клавишу Ctrl, выделите нужные рабочие листы, щелкая на их ярлычках. Чтобы выделить сразу несколько смежных рабочих листов, щелкните на ярлычке последнего листа группы, удерживая нажатой клавишу Shift.
Обратите внимание на то, что в заголовке окна появилось слово [Group] ([Группа]).
2. Введите данные в любой из выделенных рабочих листов. Ввод и форматирование будут отображаться во всех остальных рабочих листах.
3. Можно разделить группу на отдельные листы. Для этого, удерживая нажатой клавишу Ctrl (или клавишу Shift), щелкайте по ярлычкам требуемых рабочих листов.
Добавление: Рабочих листов
По умолчанию каждая создаваемая книга содержит 3 рабочих листа. Число листов может быть увеличено до 255.
Создавать новый лист в месте, куда будет производиться копирование или перемещение рабочего листа, не нужно.
(См. также разделы «Копирование: Рабочих листов» и «Перемещение: Рабочих листов».)
Шаг за шагом
1. Откройте книгу, в которую нужно добавить новый рабочий лист.
2. Выберите команду Insert (Вставка) • Worksheet (Лист). Новый рабочий лист будет вставлен перед текущим.
3. Если нужно, ярлычок листа можно перетащить с помощью мыши в другое место относительно текущего положения остальных ярлычков рабочих листов.
СОВЕТ Число листов в книге, создаваемое по умолчанию, можно изменить. Выберите команду Tools (Сервис) Options (Параметры), затем щелкните на вкладке General (Общие).
В поле Sheets in new workbook (Лисп» в новой книге) введите нужное число, затем щелкните на кнопке ОК.
Добавление: Строк и столбцов
Если при внесении изменений нужно ввести новый ряд данных, то возникает необходимость в добавлении целого столбца между заполненными столбцами таблицы. Для пополнения таблицы новыми записями можно вставить туда новую строку.
Шаг за шагом
1. Выделите столбец, который после добавления нового столбца окажется справа от него, или строку, которая после добавления новой строки окажется снизу от нее.
2. Выберите команду Insert (Вставка) Columns (Столбцы) в случае добавления столбца или команду Insert (Вставка) • Rows (Строки) в случае добавления строки.
Добавление: Ячеек и диапазонов
Excel позволяет добавлять ячейки и диапазоны в любое место рабочего листа. Формулы, содержавшие указатели на ячейки, которые после добавления новой ячейки сдвигаются в заданном направлении, обновляются автоматически.
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку (или диапазон), на место которой будут добавлены новые ячейки.
2. Выберите команду Insert (Вставка) • Cells (Ячейки), чтобы вставить ячейку на место выделенного фрагмента.
3. В появившемся окне диалога задайте, как при этом будут вести себя соседние ячейки, выбрав одно из четырех положений переключателя Insert (Добавить): Shift cell right (Ячейки со сдвигом вправо), Shift cell down (Ячейки со сдвигом вниз), Entire row (Строку), Entire column (Столбец), — и нажмите кнопку ОК.
Замена данных на рабочем листе
Команда Replace (Заменить) позволяет выполнять быстрый поиск и замену данных. Можно как заменить все вхождения данных, так и заменять их по очереди.
Шаг за шагом
1. Если поиск будет производиться во всем листе, выделите одну ячейку (чтобы начать поиск с начала листа, выделите ячейку А1). Для поиска в диапазоне выделите этот диапазон.
2. Выберите команду Edit (Правка) • Replace (Заменить). В поле Find What (Что) открывшегося окна диалога введите изменяемые данные.
В поле Replace with (Заменить на) введите те данные, которые нужно записать в найденные ячейки. Щелкните на кнопке Find Next (Найти далее).
3. Щелкните на кнопке Replace (Заменить), и данные в первой найденной ячейке будут заменены. Щелкните на кнопке Find Next (Найти далее) для продолжения поиска. Можно заменить данные, обозначенные в поле Find What (Что), во всем листе сразу, щелкнув на кнопке Replace All (Заменить все).
После окончания поиска закройте меню щелчком на кнопке Close (Закрыть).
ПРИМЕЧАНИЕ Для замены данных в других рабочих листах нужно сделать активными эти рабочие листы. Команда Replace (Заменить) работает только с активным рабочим листом.
Защита: Отдельных рабочих листов
Можно ограничить другим пользователям доступ к отдельным рабочим листам книги Excel. При этом они по-прежнему смогут открывать файл книги и вносить изменения на незащищенные листы.
(См. также раздел «Защита: Файлов книг», если
требуется защитить целую книгу.)
Шаг за шагом
1. Перейдите на рабочий лист, который нужно защитить. Выберите команду Tools (Сервис) • Protection (Защита) • Protect Sheet (Защитить лист).
2. В открывшемся окне диалога укажите, что именно следует защищать в рабочем листе, установив соответствующие флажки.
3. Введите пароль в окне диалога Protect Sheet (Защитить лист) (помните, что прописные и строчные буквы различаются) и щелкните на кнопке ОК.
4. Повторите ввод пароля в окне Confirm Password (Подтверждение пароля) и снова щелкните на кнопке ОК.
5. Чтобы отключить защиту листа, выберите команду Tools (Сервис) Protection (Защита) • Unprotect Sheet (Снять защиту листа).
ВНИМАНИЕ Не следует забывать пароли. Если вы включили защиту листа, запишите пароль и храните его в надежном месте.
Без пароля вы сами не сможете открывать и редактировать рабочий лист.
Защита: Открытие защищенного файла книги
(Для получения предварительной информации см. раздел «Защита: Файлов книг».)
Файл, защищенный паролем, открывается так же, как и любой другой файл. Однако, прежде чем книга будет выведена на экран, Excel попросит вас ввести пароль (или пароли), который был (были) назначен файлу. Если вы забудете пароль, то не сможете открыть книгу.
Если вы забудете только пароль для защиты от изменений, то вы сможете открыть книгу, но не сможете вводить в нее новые данные, даже если сохраните ее под другим именем.
Шаг за шагом
1. Щелкните на кнопке Open (Открыть) на стандартной панели инструментов и выберите нужный файл. В открывшемся окне диалога щелкните на кнопке Open (Открыть).
2. В появившемся окне диалога введите пароль и щелкните на кнопке ОК. Помните, что при вводе паролей строчные и прописные буквы различаются.
3. Во втором окне диалога введите пароль разрешения записи и щелкните на кнопке ОК или выберите доступ Readonly (Только для чтения).
Защита: Файлов книг
Excel предусматривает ограничение прав других пользователей в отношении использования созданных вами книг. Возможны три уровня защиты файлов, отличающиеся по количеству возможных действий с вашими файлами.
Первый вариант разрешает пользователю открывать файл только для просмотра, второй — для просмотра и изменения данных, третий позволяет установить защиту паролем на открытие файла.
(См. также раздел «Защита: Открытие защищенного файла книги».)
Шаг за шагом
1. Откройте файл, который нужно защитить. Выберите команду File (Файл) Save As (Сохранить как) и в
открыв-
шемся окне диалога Save As (Сохранение документа) нажмите кнопку Options (Параметры).
2. В'открывшемся окне диалога General Options (Параметры сохранения) введите пароли для открытия файла и для разрешения внесения изменений.
3. Подтвердите введенные пароли и щелкните на кнопке ОК.
4. Установите флажок Read-only recommended (Рекомендовать доступ только для чтения), чтобы предложить пользователям открывать данный файл только в режиме чтения. (В этом режиме нельзя внести в книгу никаких исправлений. Если пользователь захочет внести свои изменения, ему придется сохранить файл под другим именем.) Щелкните на кнопке ОК.
5. Щелкните на кнопке Save (Сохранить), чтобы сохранить файл со всеми изменениями.
ВНИМАНИЕ При вводе паролей строчные и прописные буквы различаются.
ПРИМЕЧАНИЕ Рекомендация доступа только для чтения не отменяет назначенных паролей. Если же вы указали пароль для открытия файла, то его необходимо будет ввести.
Всю защиту файла можно снять. Для этого откройте книгу, выберите команду File (Файл) Save As (Сохранить как) и в окне диалога Save As (Сохранение документа) нажмите кнопку Options (Параметры).
В открывшемся окне диалога General Options (Параметры сохранения) удалите пароли из соответствующих полей и, если нужно, снимите флажок Read-only recommended (Рекомендовать доступ только для чтения), а затем щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Save As (Сохранение документа).
