Додж М. - Microsoft Excel 2000 справочник
Введение
Microsoft Excel 2000: справочник — очередная книга из серии справочников для практического применения. Эта серия помогает читателю освоить массу материала при минимуме затрат и в кратчайшие сроки!
Возможности и особенности Excel 2000 с пошаговыми инструкциями, помогающими при решении самых насущных задач, — вот содержание этой книги. В ней описаны действия, которые чаще всего выполняют пользователи Excel 2000. Описания действий обычно содержат не более пяти шагов, так что каждый читатель может легко их выполнить.
Проверьте, это действительно просто!
В отличие от других справочников, ЛMicrosoft Excel
2000:
справочника содержит информацию обо всех главных функциональных элементах Excel 2000 (в том числе о новшествах, связанных с анализом данных и работой в Интернете). Более того, каждому элементу посвящен свой собственный раздел книги.
Мы убеждены, что здесь вы найдете все, что нужно для уверенной работы с Excel! Из серии книг «Справочник» издательство «Питер» рекомендует также использовать книги «Microsoft Office 2000: справочник», «Microsoft Word 2000: справочник» и «Microsoft Access 2000: справочник».
В книгу включены краткий словарь терминов и определений, предметный указатель, облегчающий поиск необходимых инструментов и приемов работы, а также объемное описание встроенных функций Excel.
Для кого предназначена эта книга
Книга ЛMicrosoft Excel 2000: справочник» написана как для людей, которые обращаются к Excel время от времени, так и для более подготовленных и опытных пользователей, которым нужно справочное руководство по расширенным возможностям и функциям Excel 2000.
Материала справочника вполне достаточно, чтобы разобраться с новыми возможностями программы, а также узнать о новых способах выполнения традиционных задач, если вы перешли на Excel 2000 с Excel 5, Excel 95 или Excel 97. Его будет вполне достаточно и для тех читателей, которые раньше работали с другой программой подготовки электронных таблиц, например Lotus 1-2-3.
Одним словом, материала, изложенного в справочнике, как раз хватит на то, чтобы помочь вам применить свои наработки в новом приложении.
Тем не менее справочник — это не учебник. Если программа Excel 2000 стала вашим первым приложением для обработки электронных таблиц или вы используете это приложение очень редко, вам стоит обратиться к дополнительной литературе.
Если вас заинтересует более подробная информация по Microsoft Excel, обратитесь к книге М. Доджа и К. Стин-сона «Эффективная работа с Microsoft Excel 2000», выпускаемой издательством «Питер».
Новые возможности
Этот справочник поможет читателю освоить большой объем материала с минимумом затрат и в кратчайшие сроки! Описания процедур таковы, что каждый, даже не слишком искушенный, читатель легко сможет их выполнить.
Поскольку время — главная ценность для делового человека, решения проблем изложены предельно сжато. Это сделано с целью помочь вам выполнить ту или иную задачу за минимальное время и при этом не загружать голову лишней информацией.
От читателя требуется только понять, что он хочет, взять с полки эту книгу, выполнить нужную процедуру за считанные минуты, а затем положить книгу обратно на полку до следующего раза.
Немаловажен и формат книги: благодаря своему размеру она просто идеально подходит для деловых поездок, легко умещаясь и в дипломате бизнесмена, и в дамской сумочке, и в рюкзачке студента.
Как видите, использовать эту книгу, экономящую ваше время, можно практически в любой обстановке.
Как построена эта книга
Если вы уже взглянули на содержание книги, то наверняка заметили, что каждой логической особенности Excel посвящена собственная глава. Темы каждой главы организованы в общие группы, которые, в свою очередь, состоят из разделов, соответствующих конкретным задачам.
Разделы в группах расположены по алфавиту за исключением тех случаев, когда по смыслу задачи требовался другой порядок.
Содержание, которое вам полезно знать
В первую очередь обсуждаются базовые операции, характеризующие «Начало работы» в одноименной первой главе. Даже простые таблицы могут послужить основой для построения «Диаграмм и графики», и об этом повествует вторая глава. Внешнему виду и задачам форматирования посвящена третья глава, «Форматирование». Внесение исправлений, добавлений и т. п. обсуждается в главе «Правка книг».
Далее в отдельные главы выделены темы «Настройка», «Работа с файлами», названия которых говорят сами за себя. О взаимодействии Excel с другими приложениями на основе технологии OLE расскажет глава «Связывание и внедрение». Главы «Использование формул и функций» и «Анализ данных» позволят вам приобрести репутацию человека, которому подвластен анализ любой сложности.
Главы «Вывод данных» и «Работа в Интернете» могут послужить хорошим подспорьем для распространения своих решений и наработок. И наконец, обратите особое внимание и на самую объемную главу, «Краткий справочник по функциям».
Здесь вы сможете найти описание практически всех основных функций рабочего листа Excel 2000.
Проблемы, о которых говорится в книге
Данный справочник разделен на главы, соответствующие функциональным областям Excel 2000. В каждой главе вы найдете алфавитный список тем, которые состоят из разделов, посвященных выполнению конкретных задач.
Например, чтобы найти все разделы, которые относятся к выводу на печать, откройте главу «Вывод данных», найдите тему «Печать» и затем просмотрите список задач, связанных с этими операциями.
Если для завершения задачи требуется выполнение определенных условий (или других задач), то в тексте раздела появится соответствующая перекрестная ссылка:
(См. раздел «Параметры страницы: Область печати», прежде чем продолжать вывод на печать.).
Если вместо выбранной вами операции можно или даже предпочтительнее использовать другую, перекрестная ссылка вас об этом предупредит, например:
(Об этом более подробно см. раздел «Выравнивание: Автоподбор ширины текста в ячейках».).
А если после выполнения задачи вам могут пригодиться другие операции, ссылки на них появятся в конце раздела:
(См. также разделы «Интернет: Просмотр Web-страниц» и «Интернет: Создание гиперссылок».).
Принятые обозначения
В этой книге используются некоторые специальные обозначения. Англоязычные названия элементов интерфейса выделены особым шрифтом и продублированы в скобках русскоязычными терминами, а при описании выбора команды меню, находящейся в подменю, между названиями команд ставится знак •. Например, Tools (Сервис) • Options (Параметры).
Названия функций, например SUM, адреса ячеек, например A1:G10, а также имена файлов набраны прописными буквами и выделены тем же шрифтом, что и элементы интерфейса.
Формулы и команды, которые пользователю приходится вводить в ячейки таблицы, выделены специальным моноширинным шрифтом, например =SUMIF(A1 :А4, ”160000', В1: В4).
Когда в тексте говорится о «щелчке», это означает щелчок левой кнопкой мыши.
Если названия нескольких клавиш разделены знаком «плюс», например Ctrl+F8, вам нужно удерживать нажатой первую клавишу и в это время нажать следующую. Если названия нескольких клавиш разделены запятой, например Ctrl.
F8, то сначала нужно нажать первую клавишу, отпустить ее, а потом нажать следующую.
Во многих разделах вам встретятся рубрики «Внимание», «Примечание» и «Совет». Эти рубрики описаны ниже.
ВНИМАНИЕ Будьте осторожны, когда встретите эту рубрику. Гораздо лучше учиться на ошибках других, чем совершать ошибки самому.
ПРИМЕЧАНИЕ В эту рубрику вошли некоторые рассуждения, связанные с рассматриваемой темой, но лежащие вне контекста текущего раздела. Помните, в примечаниях часто содержатся крупицы мудрости.
СОВЕТ Здесь вы найдете советы тех, кто действительно знает, как работать с программами. В них содержится информация о том, как сэкономить время при выполнении определенных задач или как выбрать кратчайший путь их решения.
Начало работы
Эта глава позволит начать работу с Microsoft Excel 2000. В ней описан ряд основных понятий и идей, знание которых необходимо для продуктивной работы в Excel.
Для новичков может оказаться полезной книга В. Рьгакова «Самоучитель Excel 2000», выпущенная издательством «Питер».
Изложенные в этой главе идеи могут быть полезны не только для решения описанных здесь задач, но и в других ситуациях при обработке данных с помощью электронных таблиц.
Автозавершение
Автозавершение ускоряет ввод повторяющегося текста в разные ячейки одного столбца. Вместо того чтобы вводить текст вручную несколько раз, достаточно ввести его только в одной из ячеек. Если в дальнейшем в другой ячейке набрать первые несколько символов уже введенного текста, Excel автоматически заполнит ячейку оставшимся текстом.
Автозавершение происходит только для фрагментов, содержащих текст или сочетание текста и чисел, но не происходит для чисел, дат и времени.
Шаг за шагом
1. Выделите первую из ячеек, в которые необходимо ввести повторяющийся фрагмент.
2. Введите текст и нажмите клавишу Enter. Выделение перейдет на ячейку ниже.
3. Начните вводить тот же текст в этой ячейке. Excel автоматически дополнит текст.
4. Нажмите клавишу Enter, чтобы подтвердить дополнение, или продолжайте набирать текст, чтобы заменить вставленные символы. Для удаления автоматически введенных символов нажмите клавишу Backspace.
5. Чтобы отключить режим автозавершения, выберите команду Tools (Сервис) Options (Параметры), раскройте вкладку Edit (Правка). Сбросьте флажок Enable Auto-Complete for cell values (Автозаполнение значений ячеек) и нажмите кнопку ОК.
Можно предотвратить действие автозавершения для текущей ячейки. Для этого перед вводом текста введите апостроф.
Нажатие клавиши Enter в этом случае приведет не к принятию варианта автозавершения, а к удалению апострофа и принятию набранного текста.
СОВЕТ Можно также выбрать текст для автозавершения в списке фрагментов, присутствующих в столбце. Чтобы просмотреть список возможных вариантов, удерживая нажатой клавишу Alt, нажмите клавишу «Стрелка вниз» или щелкните правой кнопкой мыши на ячейке и выберите команду Pick from List (Выбрать из списка) в появившемся меню.
Выделите элемент в списке и нажмите клавишу Enter, чтобы вставить его в ячейку, или клавишу Esc, чтобы отказаться от ввода.
Автозамена: Добавление нового правила
Для ускорения процесса ввода текста Excel позволяет автоматически исправлять наиболее
распространенные при вводе слов опечатки, такие как использование неправильной буквы, дублирование, обратный порядок букв. Замена производится для встроенного списка слов, содержащего ряд опечаток с правильными словами, кроме того, можно добавлять и свои варианты для автозамены.
ПРИМЕЧАНИЕ Автозамена корректирует текст, когда вводится пробел после слова или завершается ввод информации в ячейку.
Чтобы добавить новое правило для автозамены или изме нить существующее, выполните описанные далее шаги.
Шаг за шагом
1. Выберите команду Tools (Сервис) AutoCorrect (Автозамена).
2. Выделите в списке пару для редактирования или введите новую. В поле Replace (Заменять) введите слово для замены, в поле With (На) — текст, на который надо поменять слово при замене.
3. Чтобы внести в список новое правило, нажмите кнопку Add (Добавить), а затем кнопку ОК.
ПРИМЕЧАНИЕ В поле Replace (Заменять) нельзя вводить пробелы, в поле With (На) - можно, то есть можно менять слово или сочетание букв на слово или фразу, но не наоборот.
СОВЕТ Автозамена может существенно ускорить ввод длинных слов или часто встречающихся фраз и словосочетаний. Для этого нужно создать правило замены сочетания букв, не встречающегося как отдельное слово, на данные слово или фразу.
В дальнейшем при вводе в ячейку выбранных букв это слово будет появляться автоматически по завершении ввода.
Автозамена: Добавление в правила нового исключения
Существует возможность добавления нового исключения из правил автозамены коррекции опечаток или редактирования старого правила.
(См. также разделы «Автозамена: Добавление нового правила» и «Автозамена: Коррекция опечаток».)
Шаг за шагом
1. Выберите команду Tools (Сервис) • AutoCorrect
(Автозамена).
2. В открывшемся окне диалога AutoCorrect (Автозамена) нажмите кнопку Exceptions (Исключения).
3. В открывшемся окне диалога AutoCorrect Exceptions (Исключения при автозамене) раскройте вкладку, отвечающую за интересующее вас правило.
4. Выделите в списке пару для редактирования или введите новую. В поле Replace (Заменять) введите слово для замены, в поле With (На) — текст, на который надо менять слово для замены.
5. Чтобы внести в список новое исключение из правила, нажмите кнопку Add (Добавить), а затем — кнопку ОК.
Автозамена: Коррекция опечаток
На вкладке AutoCorrect (Автозамена) можно
установить или сбросить флажки, отвечающие за
коррекцию следующих типов опечаток:
« при установленном флажке Correct TWo INitial CApitals ( Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова) Excel меняет вторую букву на строчную;
» если при установленном флажке Capitalize first letter of sentence (Делать первые буквы предложения прописными) предложение начинается со строчной буквы, Excel меняет первую букву на прописную;
» установленный флажок Capitalize names of days (Писать название дней недели с прописной буквы) ведет к написанию названий дней недели с прописной буквы;
ж если в результате случайного нажатия клавиши Caps Lock слово начинается со строчной буквы, после которой идут прописные, то при установленном флажке Correct accidental use of cAPS LOCK key (Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK) Excel автоматически заменит регистр всех букв на противоположный.
Чтобы отключить (включить) коррекцию опечаток этих типов, выполните описанные далее шаги.
Шаг за шагом
1. Выберите команду Tools (Сервис) • AutoCorrect (Автозамена).
2. Сбросьте или установите соответствующий флажок. Для отключения (включения) автозамены по парам слов используйте флажок Replace text as you type (Заменять при вводе).
3. Нажмите кнопку ОК.
Ввод данных: Выделенные диапазоны
При вводе данных можно упростить перемещение между ячейками таблицы. Те ячейки, в которые должны вводиться данные, выделяют в диапазон, после чего активная ячейка будет всегда оставаться внутри диапазона и при нажатии специальных клавиш последовательно перемещаться по всем ячейкам диапазона.
Активная ячейка диапазона выделяется белым цветом. При достижении границы диапазона активная ячейка будет автоматически перемещаться на первую ячейку противоположного края диапазона. (См. также разделы «Выделение: Ячеек и диапазонов с помощью мыши», «Выделение: Ячеек и диапазонов с помощью клавиатуры», «Выделение: Нескольких диапазонов», «Выделение: Строк и столбцов с помощью мыши», «Выделение:
Строк и столбцов с помощью клавиатуры».)
Шаг за шагом
1. Указателем мыши активизируйте одну из угловых ячеек прямоугольного поля, в которое будут вводиться данные.
2. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, выделите диапазон ячеек. Отпустите кнопку мыши.
3. Вводите данные в ячейки. Используйте клавиши Enter для перемещения вниз, Shift+Enter — вверх, Tab — вправо, Shift+Tab — влево.
ПРИМЕЧАНИЕ Для перемещения активной ячейки внутри диапазона можно испольэовять толыю специально предназначенные для этого клавиши, перемещение активной ячейки с помощью клавиш со стрелками или мыши приводит к отмене выделения диапазона.
Ввод данных: Дата и время
Excel распознает содержимое ячейки как дату или время в зависимости от разделителей, установленных на вкладках Время и Дата окна диалога Свойства: Язык и стандарты, которое открывается при щелчке на одноименном значке в Панели управления. Эти же установки определяют формат по умолчанию для даты и времени.
Если Excel распознает в содержимом ячейки дату или время, оно выводится выровненным по правому краю, а в строке состояния появляется распознанное значение в формате по умолчанию.
(См. также разделы «Ввод данных: Текст» и «Ввод
данных:
Числа».)
Дату можно вводить в одном из следующих форматов:
24.2.79,
24.02.79,24.02,24 фев, 24 фев 79, Февраль 79 и т.п., а
время:
20:30, 20:30:44, 8:30 РМ и т. п. При этом
используемые разделители, а также используемая часовая шкала (12-часовая или 24-часовая) определяются по текущим значениям региональных установок в Панели управления.
Шаг за шагом
1. Выделите ячейку для ввода.
2. Введите дату и/или время, используя один из допустимых форматов.
ПРИМЕЧАНИЕ В одной ячейке можно ввести одновременно время и дату, но при этом их необходимо разделить пробелом.
СОВЕТ Excel позволяет вводить в ячейку текущие дату и время. Для этого необходимо нажать клавиши Ctri+: для ввода текущего времени и СМ+; для ввода текущей даты.
Ввод данных: Ряды данных
Когда в ячейки таблицы вводятся числа, Excel анализирует их на принадлежность к числовой последовательности. Производимый анализ позволяет Excel автоматически продолжить ввод распознанной последовательности в оставшиеся ячейки диапазона. Эта возможность называется автозаполнением,.
Ее использование может существенно увеличить скорость ввода дат, названий месяцев, лет, а также чисел, связанных простой зависимостью.
(См. также разделы «Ввод данных: Дата и время» и «Ввод данных: Числа».)
Шаг за шагом
1. В две первые ячейки диапазона, находящиеся в одном столбце или одной строке, введите два начальных числа последовательности.
2. Выделите эти две ячейки.
3. В правом нижнем углу выделенных ячеек находится маленький черный квадратик. Поместите на него указатель мыши, указатель при этом должен принять форму крестика.
4. Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, выделите диапазон для заполнения продолжением последовательности. Excel заполнит весь выделенный диапазон.
Ввод данных: Текст
Текстом в Excel считается произвольное сочетание букв, цифр и прочих символов.
Если Excel воспринимает фрагмент как текст, то он, в отличие от чисел, дат и времени, выравнивается по левому краю.
(См. также разделы «Ввод данных: Числа» и «Ввод
данных:
Дата и время».)
Шаг за шагом
1. Сделайте активной ячейку, в которую нужно ввести текст.
2. Введите текст.
СОВЕТ Если необходимо заставить Excel
г воспринимать число, дату или время как текст, нужно первым ввести в ячейку апостроф (').
ПРИМЕЧАНИЕ Когда размера ячейки недостаточно для отображения содержащегося в ней текста, на экране появляется строка символов #. Для отображения всего текста нужно увеличить размер ячейки. Для этого подведите указатель мыши к правой границе заголовка столбца той ячейки, размер которой нужно изменить. Указатель должен принять форму двунаправленной стрелки. Удерживая левую кнопку мыши нажатой, измените размер ячейки.
Можно также дважды щелкнуть по правой границе заголовка столбца, и размер всех ячеек столбца станет достаточным для отображения самой широкой ячейки.
Ввод данных: Числа
- Ниже перечислены символы, которые в Excel воспринимаются как числа:
0123456789+—(),/$%.Ее
Кроме того, числами считаются знаки денежных единиц.
Числа могут быть следующих типов:
« целые числа, например 1381;
« десятичные дроби, например 3,1415926;
• рациональные дроби, например 3 5/6 или 3/4;
«« числа в записи с порядком 6,324Е+7.
ВНИМАНИЕ Любые другие сочетания цифр и букв Excel воспринимает как текст. Если Excel распознает содержимое ячейки как число, оно выводится выровненным по правому краю.
(См. также раздел «Ввод данных: Текст».)
Шаг за шагом
1. Сделайте активной ячейку, в которую нужно ввести число.
2. Введите число в одном из заданных форматов.
ПРИМЕЧАНИЕ Отрицательные числа вводятся со знаком «минус» (-) или заключаются в скобки. В рациональных дробях целая и дробная части разделяются пробелом. Если целая часть отсутствует, Excel может принять дробь за дату.
Чтобы избежать этого, введите 0 в качестве целой части.
ПРИМЕЧАНИЕ Когда размера ячейки недостаточно для отображения содержащегося в ней текста, на экране появляется строка символов #. Для отображения всего текста нужно увеличить размер ячейки. Для этого подведите указатель мыши к правой границе имени столбца той ячейки, размер которой нужно изменить. Указатель должен принять форму двунаправленной стрелки.
Удерживая левую кнопку мыши нажатой, измените размер ячейки. Можно также дважды щелкнуть по правой границе имени столбца, и размер всех ячеек столбца станет достаточным для отображения самой широкой ячейки.
Выделение: Группы ячеек
Чтобы выделить несколько ячеек, содержащих сходную информацию (числа, текст, формулы и т. ir.), можно воспользоваться командой Edit (Правка) • GoTo (Перейти). Поиск при этом может производиться либо по всему рабочему листу, либо только в выделенном фрагменте.
(См. также раздел «Переход в нужную ячейку».)
Шаг за шагом
1. Выделите необходимый диапазон или любую ячейку для поиска по всему рабочему листу.
2. Выберите команду Edit (Правка) • GoTo (Перейти).
3. В открывшемся окне диалога нажмите кнопку Special (Специальный).
4. Появится окно, в котором можно выбрать содержимое ячеек, предназначенных для выделения:
» константы (constants);
• формулы (formulas); к ошибки (errors); а пустые ячейки (blanks) и т. д.
5. Выберите нужные параметры и щелкните на кнопке ОК.
Выделение: Нескольких диапазонов
Если необходимо применить команду к нескольким диапазонам ячеек, то можно сэкономить время, выделив эти диапазоны и применив к ним команду форматирования сразу, а не по очереди.
(См. также разделы -«Выделение: Ячеек и диапазонов с помощью мыши» и «Выделение: Ячеек и диапазонов с помощью клавиатуры».)
Шаг за шагом
1. Выделите первый диапазон.
2. Нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, выделите следующие диапазоны.
Выделение: Рабочего листа
Для отображения определенного рабочего листа щелкните по его ярлычку в нижней части окна книги.
Чтобы применить команду форматирования ко всему рабочему листу, необходимо выделить все ячейки этого листа.
Шаг за шагом
1. Щелчком по ярлычку в нижней части книги сделайте текущим рабочий лист, ячейки которого нужно выделить. Выбранный лист должен отобразиться на экране.
2. Чтобы выделить все ячейки рабочего листа, щелкните по кнопке выделения всего листа — сером прямоугольнике в его левом верхнем углу, на пересечении номеров строк и заголовков столбцов.
Выделение: Строк и столбцов с помощью мыши
Вместо выделения диапазона ячеек иногда проще выделить несколько строк или столбцов целиком, причем строки или столбцы не обязательно должны быть смежными.
Выделение столбцов
Шаг за шагом
1. Щелкните мышью на заголовке столбца, который нужно выделить.
2. Если необходимо выделить несколько смежных столбцов, перетащите указатель мыши над их заголовками, удерживая нажатой левую кнопку мыши. Либо переместите указатель мыши к последнему предназначенному для выделения столбцу и, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните на его заголовке.
Все столбцы между этими двумя выделятся.
3. Чтобы выделить несколько несмежных столбцов, удерживая нажатой клавишу Ctrl, последовательно щелкайте мышью на их
заголовках.
Выделение строк
Шаг за шагом
1. Щелкните мышью на Номере строки, которую нужно выделить.
2. Если необходимо выделить несколько смежных строк, перетащите указатель мыши над их номерами, удерживая нажатой левую кнопку мыши. Либо переместите указатель мыши к последней предназначенной для выделения строке и, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните по ее номеру.
Все строки между этими двумя выделятся.
3. Чтобы выделить несколько несмежных строк, удерживая нажатой клавишу Ctrl, последовательно щелкайте мышью на их номерах.
ПРИМЕЧАНИЕ Для выделения нескольких строк (или столбцов), не умещающихся на одном экране, перемещая указатель мыши, воспользуйтесь полосой прокрутки, чтобы достичь нужной строки (или столбца).
Выделение: Строк и столбцов с помощью клавиатуры
Группу смежных строк или столбцов можно выделить
с помощью клавиатуры.
Шаг за шагом
1. Активизируйте ячейку крайнего столбца (или строки) предполагаемого диапазона ячеек.
2. Нажмите клавиши Shift+Пробел для выделения текущей строки (или СШ+Пробел для выделения текущего столбца).
3. Удерживая нажатой клавишу Shift, клавишами перемещения курсора выделите необходимое число строк (или столбцов).
4. Отпустите клавишу Shift.
Выделение: Ячеек и диапазонов с помощью мыши
Для выполнения ряда операций в Excel необходимо указать ячейки, содержащие данные для обработки. Чтобы указать ячейки, к которым будет применяться команда, необходимо перед ее выполнением выделить диапазон ячеек.
