Планирование организационных моментов

~ выпишите для каждого варианта положительные и отрицательные моменты;
- проранжируйте варианты решений по степени предпочтения для вас и для партнера;
- возможно ли улучшить варианты для вас, не ухудшая их для партнера:
да
нет
- какие?
- за счет чего?
1.2.1.5. Сформулируйте ваши возможные предположения и продумайте их аргументацию (предложения должны отвечать тому или иному варианту решения).
Внимание: 1) старайтесь ориентироваться на объективные критерии (например, стандартный уровень цен);
2) при подготовке аргументации прежде всего покажите преимущества ваших предложений для партнера.
1.2.1.6. Сформулируйте вашу позицию на переговорах. Позиция является конечным итогом подготовки к переговорам и отражает анализ интересов, вариантов решений и их аргументации:
- сформулируйте основную позицию на переговорах;
- сформулируйте запасную позицию (по каким вопросам и как далеко вы можете идти на компромиссы);
- подготовьте основное выступление главы делегации, отражающее позицию;
- подготовьте документы, которые вы бы хотели представить вашему партнеру (это может быть проект договора, а также юридические, финансовые и другие документы).
Внимание: при подготовке к переговорам могут использоваться следующие методы: деловые игры, мозговой штурм и др.
1.2.2. Планирование организационных моментов.
1.2.2.1. Выберите место проведения переговоров (дома, на нейтральной территории, на территории партнера):
- оцените все плюсы и минусы места, учитывая, в частности, такие параметры, как материальные затраты, сложность организационных моментов, необходимость согласования с другими организациями и руководством.
1.2.2.2. Определите состав делегации и ее руководителя:
Внимание: 1) типичная ошибка для российских участников переговоров - слишком большой количественный состав делегаций;
2) помните, что делегация должна работать как единая команда;
- определите персонально, кто будет участвовать в переговорах:
1) непосредственные участники переговоров;
2) эксперты (консультанты).
Требования к экспертам:
а) компетентность;
б) умение работать в команде.
Если необходимо, то определите:
3) технический состав (например, машинистки, стенографистки).
1.3. Первые контакты с партнером (предпереговоры).
1.3.1. Установите рабочие отношения с предполагаемым партнером:
- выразите свою заинтересованность участия в переговорах;
- запросите (если необходимо) дополнительную информацию (например, техническую документацию).
1.3.2. Согласуйте с партнером организационные моменты предстоящих переговоров:
- уровень ведения переговоров (кто глава делегации: руководитель предприятия, его заместитель и т.д.?);
- место проведения переговоров;
- количественный состав делегации (сколько человек примет участие в переговорах?).
1.3.3. Дайте ваши предложения по повестке дня (какие вопросы и в какой последовательности вы намерены обсуждать).
Внимание: повестка дня может быть сформулирована в самом общем виде без подразбивки на вопросы.
2. Ведение переговоров
2.1. Протокол при ведении переговоров.
2.1.1. Рассадка:
- глава делегации садится в центре, напротив него - глава партнерской делегации;
- справа от главы - второе лицо в делегации, слева -переводчик.
2.1.2. Требования к характеру беседы:
- спокойный топ, даже в том случае, если партнер раздражен или агрессивен;
- необходимо внимательно выслушивать собеседника до конца, не перебивая.
2.1.3. Общие сведения:
- через 5-7 минут после начала подается чай, кофе;
- через час чай, кофе предлагается вторично;
- по окончании переговоров (подписания протокола о намерениях, контракта, договора) устраивается протокольное мероприятие (например, прием).
2.2. Технология ведения переговоров.
2.2.1. Этапы ведения переговоров.
2.2.1.1. Первый этап - уточнение интересов, позиций, целей и т.д. участников переговоров.
Внимание: как бы хорошо ни была проведена подготовка, всегда остается ряд невыясненных моментов.
На первом этапе необходимо:
- уточнить неясные моменты в позиции партнера (выслушав его и задав ему вопросы)
Внимание: . ,
типичные ошибки
затягивание этапа уточнения невыяснение важных деталей, (слишком подробное выясне- Результат: различное тол ко-ние несущественных деталей), ванне договоренностей, воз-Результат: потеря переговор- можный конфликт с партненого темпа и, возможно, по- ром. теря партнера.
2.2.1.2. Второй этап - обсуждение позиций:
- главное на этом этапе - аргументация предлагаемых
решений. -
¦ Целесообразно: основное внимание при аргументации уделить взаимной выгоде в случае принятия того или иного решения.
2.2.1.3. Третий этап - согласование позиций:
¦ Целесообразно: сначала согласовать общие контуры соглашения (выработать общую формулу), затем обсудить детали. Эта тактика экономит время.

Однако, прежде чем следовать ей, необходимо на это получить согласие партнера.
- на заключительном этапе стороны приступают к редактированию текста.
Внимание: указанные этапы не обязательно четко разграничены. Однако в целом последовательность в решении задач при ведении переговоров должна сохраняться.
2.2.2. Возможные подходы к переговорам:
Мягкий подход Жесткий подход
участники - противники цель - победа требовать уступок для продолжения отношений
жесткий курс в отношениях с людьми
и при решении проблемы не доверять другим твердо придерживаться своей позиции угрожать требовать уступок в качестве платы за соглашение
участники - друзья цель - соглашение делать уступки для культивирования отношений
мягкий курс в отношениях с людьми
и при решении проблемы доверять другим легко менять свою позицию делать предложения допускать потери ради соглашения
искать решение, на которое ОНИ пойдут
настаивать на соглашении избегать состязаний воли поддаваться давлению
искать решение, на которое ВЫ пойдете настаивать на своей позиции
пытаться выиграть состязание воли применять давление
Принципиальный подход (совместный с партнером анализ проблемы)
участники вместе решают проблему
цель - разумный результат, достигнутый эффективно
отделить людей от проблемы
придерживаться мягкого курса в отношениях с людьми, но жесткого - при решении проблем продолжать переговоры независимо от степени доверия концентрироваться па интересах, а не на позициях анализировать интересы разработать ряд вариантов; решать позже, настаивать на применении объективных критериев, использовать критерии, не относящиеся к состязанию воли
быть открытым для доводов, уступать доводам, а не давлению
При жестком подходе
2.2.3. Тактические приемы: При мягком подходе
1) принятие практически любых предложений партнера
2) значительные уступки
3) прямое открытие своих карт
1) завышение первоначальных требований
2) расстановка ложных акцентов в собственной позиции
3) вымогательство
4) постановка партнера
в безвыходную ситуацию
5) ультимативность требований
6) угрозы
7) выдвижение требований по возрастающей
8) салями
9) дача заведомо ложной информации (блеф)
10) отказ от собственных предложений (блеф)
11) двойное толкование
При совместном с партнером анализе проблемы (принципиальный подход)
1) тщательный анализ проблемы;
2) выявление моментов, объединяющих участников;
3) постепенное повышение сложности решаемых задач;
4) разработка и внесение предложений, которые бы способствовали реализации обоюдных ицтересов;
5) разделение проблемы на отдельные составляющие.
Внимание: - обычно на переговорах реализуются одновременно элементы различных подходов, однако важным является, какой из подходов преобладает;
- выбор преобладающего подхода зависит от обоих участников.
¦ Целесообразно: постараться самим в большей степени ориентироваться на совместный анализ проблемы и сориентировать на это вашего партнера.
2.2.4. В случае, если партнер не настроен на конструктивный диалог:
- постараться самому быть настроенным конструктивно, не пытаясь обыграть партнера;
- необходимо создать деловую атмосферу переговоров;
- предложить паузу в переговорах, во время которой провести неформальные встречи и консультации;
- рассмотреть возможность иных альтернатив (например, проведение аналогичных переговоров с другим партнером).
2.2.5. ГІа переговорах с более сильным партнером (партнером, объективно обладающим более сильной позицией) возможно:
- аппеляция к продолжению отношений с данным партнером в дальнейшем (наличие долгосрочных отношений), а значит, заинтересованности партнера в соглашении;
- увязывание различных предложений в пакет (будучи слабым но одному вопросу, участник переговоров может оказаться более сильным по другому. Увязка этих вопросов на переговорах позволяет сбалансировать силу сторон);
- обращение к репутации сильного партнера (крайне жесткая позиция сильного партнера может повредить его репутации).
Внимание: необходимо внимательно относиться к поддержанию рабочих отношений с партнером.
Для этого:
- ведите себя рационально, избегая негативных эмоций. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на процессе принятия решений;
- постарайтесь понять партнера. Невнимание к противоположной точке зрения ограничивает возможность выработки взаимоприемлемых решений;
- если даже противоположная сторона вас не слушает, постарайтесь провести консультации с ней, тем самым будут улучшены отношения;
- не давайте ложной информации, если даже это делает противоположная сторона. Такое поведение ослабляет силу аргументации. А также затрудняет в дальнейшем взаимодействие с другими возможными партнерами;
- избегайте поучительного тона. Будьте открытыми для его аргументов и постарайтесь, в свою очередь, убедить его;
- будьте открытыми, для того чтобы узнать нечто новое от партнера.
3. После завершения переговоров
3.1. Проведите анализ переговоров после их завершения:
- что, какие действия способствовали успеху (неуспеху) переговоров;
- какие возникали трудности, как эти трудности преодолевались;
- что не было учтено при подготовке к переговорам, почему; .
- какие возникли неожиданности в ходе ведения переговоров; .
- каково было поведение партнера на переговорах;
- какие принципы ведения переговоров возможно и нуж-нодіспользовать на других переговорах.
¦ Целесообразно: по окончании переговоров подготовить отчет об их проведении, в котором дать анализ итогам и ходу переговоров.
3.2. Выполнение договоренностей:
- в случае возможного срыва выполнения договоренностей по вашей вине заранее поставьте партнера в известность, предложив варианты компенсации (если они не оговорены в договоре).
Внимание: от того, насколько точно и аккуратно вы соблюдаете договоренности, зависят не только ваши отношения с партнером, но и репутация в целом.
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО Интерконтиненталь
.....................Демченко Д.Н.
(подпись)
................. 2005
МП.
ПРОГРАММА
пребывания немецкой делегации в составе 4-х человек, прибывающих в АО ИнтерКонтиненталь для решения вопросов взаимного сотрудничества
Состав делегации: д-р Герман фон Берг - президент фирмы Ориент,
Эрих Крамер - руководитель отдела внешних сношений,
Фриц Вольф - руководитель отдела закупок,
Хельга Редигср - переводчик.
Срок пребывания - 2 дня Прибытие: 06 декабря 2005 года Убытие: 08 декабря 2005 года
Ответственный за прием делегации - Виноградов Владимир Владимирович Тел.: 248-5796

ЛИТЕРАТУРА

1. Нергеш Я. Поле битвы - стол переговоров. М., Международные отношения, 1989.
2. Фишер Р., Эртель Д. Подготовка к переговорам. М„ Филинъ, 1996.
3. Фишер Р., Юри У. Путь к согласию, или Переговоры без поражения. М., Наука, 1990.
4. Удалов В. Баланс сил и баланс интересов.//Меж-дународпая жизнь, 1990. 5.
5. Лебедева М.М. Вам предстоят переговоры.

М., Экономика, 1993.
6. Холопова Т.И., Холопова М.М. Протокол и этикет для деловых людей.

М., ИНФРА-М, 1995.
7. Брайнинг Г. Руководство по проведению переговоров. М., 1996.
8. Саркисян Б. Победа на переговорах. СПб., 1998.
9. Соловьев Э.Я. Современный этикет.

Деловой протокол. М., Ось-89, 2001.
10. Архангельский М.Д. Бизнес-этикет, или Игра по правилам.

М., Эксмо, 2002.
11. Льюис РД. Деловые культуры в международном бизнесе.

От столкновения к взаимопониманию. М., Дело, 2003.
12. Лукашук И.И.

Дипломатические переговоры. М„ NOT А BENE, 2004.

Содержание раздела

---