Сущность функции организации
В целом это становится причиной изменений как побудительной, так и смыслообразующей функции мотивов осуществления планирования. Дефект ориентировочной основы проявляется и в отсутствии установки на дифференциацию задач в связи с необходимостью противостоять текучке, в неполноценном прогнозе развития ситуации.
Глава 5. ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕОСОБЕННОСТИ РЕАЛИЗАЦИИ ФУНКЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ
5.1. Сущность функции организации
Обратимся к рассмотрению следующей из основных управленческих функций функции организации.
Прежде всего отметим, что сущность функции организации состоит в создании и поддержании в организации системы ролей, которая в свою очередь обусловлена разделением труда и необходимостью кооперации усилий. Посредством организационной деятельности устраняются неразбериха, конфликты между людьми по поводу работы или полномочий и создается внешняя среда, пригодная для их совместной деятельности [125, т. 1, с. 378].
Как зарубежные, так и отечественные исследователи уделяли рассмотрению данной функции большое внимание. Как следствие, мы имеем достаточно четко сформулированные принципы и правила построения организационных структур. Интересно, что представители различных научных школ в выделении этапов организационной деятельности оказывались удивительно солидарными.
Далее мы приводим точки зрения на сущность организации как процесса двух отечественных исследователей управления, работавших \в двадцатые годы, и современного автора, весьма авторитетного в этой сфере.
Так, Ф.Р. Дунаевский, рассматривая фазы процесса управления, выделил три достаточно самостоятельных этапа, где два первых соответствуют по содержанию функции организации. Эти фазы были обозначены следующим образом:
1. Инициация. Эта фаза протекает от первого замысла организации с переходом к реальному формированию аппарата организации. При этом осуществляются установление задачи организации, определение спо-
собов ее решения, обеспечение осуществительной силы.
2. Ординация, которая имеет место от начала фор мирования организации до начала ее функционирова ния и подразумевает установление состава потребных активностей, определение состава исполнителей, обес печение стимуляции исполнителей.
Очень существенно, что этап ординации включает действия по обеспечению стимуляции исполнителей. В современном подходе к организационной деятельности эта идея развивается и фиксируется в положении, согласно которому сами организационные структуры должны оказывать подобное стимулирующее воздействие.
3. Администрация, т.е. текущее руководство дея тельностью, предполагает установление оснований распоряжений, определение содержания распоряже ний, обеспечение исполнения распоряженийл[58].
В.В. Добрынин, автор организационной модели управления предприятием, понимая управление как... деятельность, направленную на комбинацию отдельных сил для проявления ими желательного действия [30, с. 55], представил управленческий процесс в виде трех компонентов:
1. Создание организационной модели, предполагающее изучение обстановки, постановку целей, выработку плана их достижения.
2. Подготовка условий реализации организационной модели, а именно: формирование руководящего центра, финансовой базы, технических средств, исполнительного аппарата, окружающей среды.
3. Реализация организационной модели, в том числе, изучение процесса реализации, постановка за даний, стимуляция их осуществления, учет, контроль.
Обозначенные в трудах этих авторов этапы, признававшиеся и прочими последователями Файоля, развернуты и дифференцированы в трудах современных исследователей.
По Кунцу [125, т. 1, с. 375-376], организационный процесс имеет следующие этапы:
1. Установление целей предприятия.
2. Формулирование производных целей, планов и направлений работ.
3. Выявление и классификация видов деятельно-стей, необходимых для их осуществления.
4. Группировка этих видов деятельностей, исходя из максимального использования имеющихся материальных и людских ресурсов.
5. Наделение руководителей каждой группы полномочиями, необходимыми для ее продуктивной работы.
6. Горизонтальная и вертикальная увязка этих групп
через должностные связи и систему ин
формационного обеспечения.
Понятно, что выполнение полного цикла создания организационных структур не слишком частое дело. Оно встречается при создании новых предприятий или организаций, при коренных изменениях целей предприятия.
Однако в структуре деятельности практически каждого руководителя встречаются элементы организационной деятельности.
На существование весьма многочисленных и разнообразных психологических эффектов, связанных со спецификой организационных структур, мы указывали в одном из предыдущих разделов. В настоящем разделе предстоит обратиться к тем, которые проистекают не столько за счет включенности субъекта деятельности в ту или иную организационную структуру, сколько за счет необходимости реализации полномочий по их созданию.
Можно выделить три группы психологических эффектов, наблюдаемых в рамках управленческого взаимодействия при реализации функции организации.
Особое место среди них занимают те, что связаны с неадекватной реализацией нормативно закрепленных ее способов, в первую очередь организационно-
стабилизирующих методов.
Регламентирование, нормирование
инструктирование как методы реализации организационной функции
1 В ч?м сущность этих методов и какие цели ими достигаются? Эти методы предназначены для создания организационной основы совместной деятельности.
Посредством этих методов осуществляется распределение функций, обязанностей, ответственности, полномочий, установление порядка деловых отношений в рабочих группах. Эти методы включают в себя: регламентирование, нормирование, инструктирование.
1. Регламентирование это закрепление функций или работ за определенными исполнителями. С помощью регламентирования устанавливается статус звеньев управления, их место в системе взаимосвязи с другими, область автономии.
Это отражается в уставах, положениях о подразделениях, должностных инструкциях.
2. Нормирование установление нормативов выполнения работ, допустимых границ деятельности. Результат нормирования норматив, некоторый стандарт.
Нормативы могут касаться финансовых, материальных, трудовых ресурсов (нормативы численности служащих, ИТР, нормирование трудоемкости управления производством).
3. Инструктирование ознакомление с обстоятельствами выполнения работ, разъяснение норм, условий реализации нормативных актов. Инструктирование осуществляется посредством выдачи инструкций.
Письменная инструкция после ее утверждения становится организационно-распорядительным документом.. Различают рабочие и методические инструкции. Рабочая инструкция определяет порядок действий работника, порядок использования им средств труда, взаимодействия со средствами управления и индикации.
Методическая инструкция определяет порядок преобразования информации. Один из видов инструкций должностные инструкции результат регла-мен-тирования. Инструкция может предъявляться и в устной форме.
Тогда говорят об инструктаже.
Уставы, всевозможные положения, нормативы, инструкции, методики определяют границы, содержание, способы деятельности персонала. Они в материальной форме фиксируют реализацию функции организации.
Нарушения деятельности, связанные с применением ор-ганизационно-стабилизирующих методов могут проявиться в двух видах. Первый заключается в злоупотреблении регламентированием.
В практике управления это носит название мелочного регламентирования и заключается в необоснованно частых вмешательствах вышестоящего звена управления в дела нижестоящего. Это приводит к нарушению прав нижестоящего звена, размыванию ответственности.
Мелочная регламентация является отголоском тенденции к чрезмерной централизации управления.
Чрезмерная централизация управления может оказаться как результатом сложившейся традиции в организации, так и особенностей индивидуальной управленческой концепции первого руководителя соответствующего уровня. (Чаще всего это проистекает из индивидуальной управленческой концепции первого лица в организации).
Злоупотребление регламентированием свидетельствует об неадекватной ориентировочной основе в отношении применения методов управления. Эффективное управление предполагает минимизацию воздействия.
Избыточность применения любых методов управления не только экономически не выгодна, но и чревата организационными и психологическими последствиями, в частности, обесцениванием воздействия, снижением мотивации собственной активности персонала, перегрузкой персонала. Если избыточность в регламентировании сопровождается избыточностью применения других методов, то это свидетельствует о проявлении стиля, сформированного на основе принципов, не включающих в себя принцип минимизации воздействия.
Вторая особенность, связанная с неадекватной реализацией организационно-стабилизирующих методов, состоит в неправильной структуре порождаемой документации. Это относится как к регламентирующим документам, так и к инструкциям. В регламентирующих документах, например, в положениях о подразделении, может нечетко разграничиваться сфера деятельности образуемых подразделений. В должностных инструкциях неполно прописываются разделы прав, обязанностей и ответственности.
Например, ответственность не полностью покрывается правами, или в инструкции по производству работ основное внимание может фиксироваться на запретах. Особое место занимают случаи, когда одним и тем же уровнем управления порождаются документы, вступающие в противоречие между собой.
Тексты документов порождаются специалистами, но утверждаются руководителями. Следовательно, любые отклонения в их содержании могут быть рассмотрены в контексте его интеллектуальных возможностей, профессиональных ценностей и принципов, полноты и адекватности ориентировочной основы соответствующих действий и особенностей мотивации выполнения данного акта.
Влияние организационных факторов на реализацию функции организации
Следующая группа эффектов обусловлена необходимостью осуществления организационной деятельности при условии включенности субъекта этой деятельности в определенную организационную структуру на фоне определенных организационных факторов, в том числе специфического делегирования полномочий в этой сфере.
Сложность реализации организационной функции в стабильно функционирующей организации, т.е. не находящейся в стадии организационного введения, состоит в том, что руководитель ограничен соответствующими нормативами (нормативами численности, нормативами заработной платы). Организационные структуры большинства наших учреждений очень жестки, что оказывается в противоречии как с потребностями коллективов, так и отдельных работников, в частности, становится препятствием в реализации их собственных целей как в отношении настоящего, так и в отношении будущего.
Отсутствие возможности изменить формально существующую оргструктуру заставляет руководителя за счет перераспределения обязанностей и делегирования полномочий создавать как бы теневую, но реально действующую систему. В этом случае материальное стимулирование оказывается либо неадекватным вкладу работника, либо руководителем изобретаются всякие полузаконные способы компенсировать разницу в заработной плате, порождаемую несовпадением реального и формального статуса в организации.
Подобное положение дел свидетельствует о том, что в организации отсутствуют полноценные условия для реализации одной из основных управленческих функций. В управленческой литературе существуют указания на те условия, которые необходимы для того, чтобы осуществление функции организации имело смысл для субъекта деятельности.
Это бывает тогда, когда: 1) на основе реализации функции планирования поставлены поддающиеся проверке цели; 2) дано четкое определение основных обязанностей или области деятельности; 3) существует определенная свобода действий или полномочий с тем, чтобы индивид, действующий в данной роли, знал, что лично он может предпринять для получения желаемых результатов; 4) существует полноценное информирование [125, т. 1, с. 308]. Чрезмерная жесткость оргструктур чаще всего препятствует реализации условия 3.
Чтобы оценить последствия подобного положения дел, обратимся к рассмотрению тех требований, которым по современным представлениям должны удовлетворять организационные структуры.
Считается, что организационные структуры должны не только обеспечивать полную ясность окружающей обстановки с тем, чтобы каждый знал, что должен делать и за что он отвечает, но и создавать коммуникативные сети для обеспечения процесса принятия решений, отвечающих целям организации [125, т. 1, с. 369].
Оргструктуры также должны отвечать требованию динамичности, позволяющей учитывать особенности людей, реализующих роли, их потребности, возможности, привычки. Это не означает, что организационная структура должна создаваться применительно к людям, а не на основе целей организации и сопутствующих этому видов деятельностей. Однако весьма важным, подчас сдерживающим фактором является то, какие лица будут работать в организации.
Как инженеры учитывают сильные и слабые стороны сырья, так и администраторы при создании оргструктур должны учитывать особенности своего рабочего материала людей [125, т. 1,с. 375].
Не менее важным является следующее положение: организационная структура должна не только обеспечить возможность для всех членов организации осуществить вклад в достижение ее целей, но и эффективно помогать людям достигать поставленные цели в настоящем и будущем.
Исходя из этих требований, легко представить, сколь травматична ситуация чрезмерной жесткости организационных структур как для коллектива в целом, так и для отдельных работников, в том числе для руководителей. Подобного рода ситуации создают предпосылки для формирования у руководителей установок на нарушение нормативной документации.
Однако, прежде чем подобная установка сформируется, руководители, как правило, проходят через этап внутренних конфликтов, эмоциональных издержек.
Жесткие оргструктуры на современном этапе могут явиться причиной снижения конкурентоспособности предприятия. Считается, что для развития организации необходимо создание организационных предпосылок конкуренции в самой организации. Организационная среда должна побуждать к конкуренции. Внутренняя конкуренция является официальной политикой многих динамично развивающихся компаний [176, с. 155].
Понятно, что реализация подобной политики невозможна при жестких оргструктурах. Более того, руководители, лишенные полномочий в изменении оргструктур, попадают в условия, не способствующие формированию у них установок на экспериментирование и развитие внутриорганизационной конкуренции.
Влияние личностных факторов на эффективность реализации функции организации
Третья группа эффектов связана с проявлением определенных личностных особенностей на фоне реализации властных полномочий в конкретной области жизни организации.
Решения в организационной сфере могут быть прекрасным индикатором структуры профессиональных ценностей, приоритетности тех или иных мотивов деятельности. Это очень ярко проявляется в условиях реорганизаций, особенно тех, которые направлены на совершенствование оргструктуры, в частности, связанные с сокращением аппарата управления.
В этих ситуациях лицам, принимающим решения, приходится делать выбор между экономической целесообразностью и групповыми интересами, интересами конкретных людей. Стремление избежать напряженности в сложившихся группах, сохранить подразделение с тем, чтобы сохранить статус конкретного лица, диктует подчас организационно нелепые, экономически невыгодные решения.
Приведем несколько вариантов подобного рода решений.
Первый из них касается осуществления организационной деятельности в условиях противоречия между групповыми и деловыми интересами. Представим себе многоуровневую организационную структуру. В связи с необходимостью ее совершенствования, ей предписывается сокращение численности персонала на определенный процент (кстати сказать, редко в достаточной степени обоснованный).
В этой ситуации весьма распространенным оказывается решение, когда сокращение как бы максимально спускается вниз, на более низкие уровни оргструктуры и организационные преобразования максимально касаются в первую очередь нижних уровней оргструктуры. Вместе с тем, не вносятся изменения в технологию, приемы деятельности персонала.
Изменение целей и структуры деятельности осуществляется за счет расширения круга обязанностей, хотя часто это не согласуется с научно обоснованными нормами загрузки персонала.
Второй вариант, который позволяет решить вопрос о сокращении персонала так, чтобы и волки были сыты, и овцы целы, подразумевает отпочковывание филиала, дочерней организации и т.д. После такой реорганизации количество персонала не уменьшается, а' увеличивается. Понятно, что оба варианта оргпреобра-зований могут возникнуть только в тех случаях, когда накладные расходы оплачиваются не из средств предприятия.
В принципе, целесообразным представляется создание специальных учреждений, занимающихся организационным проектированием. Только деятельность специалистов извне, не связанных групповыми интересами и личными привязанностями или обязательствами с персоналом реорганизуемого учреждения, а также экономический фактор позволяют избежать подобного рода оргнововведе-ний.
Следующий вариант состоит в том, что упразднение некоторой оргструктуры или статуса осуществляется не по мотивам экономической целесообразности, а по мотивам, связанным с конфликтной активностью. Примером может служить курьезный случай, когда на одном из радиотехнических предприятий психолог, проведя исследование аппарата управления, констатировал его низкую компетентность.
При ближайшем же сокращении численности персонала его ставка была упразднена. Потребность же предприятия в услугах специалистов-психологов все же существовала и, сократив собственного психолога, администрация стала приглашать для сотрудничества варяг, выплачивая им гонорары, намного превышающие ту сумму, которую платило бы психологу, находящемуся в штате.
Понятно, что причина сокращения соответствующей ставки не в отсутствии потребности предприятия в деятельности соответствующего специалиста, а в желании избавиться от неудобного работника.
Оргструктура или статус могут не только упраздняться по мотивам неделового характера, но и создаваться по этим же мотивам. Достаточно часто создаются лаборатории, отделы, группы под кого-то.
Обычно это лицо, принадлежащее к вышестоящему уровню управления (как в структуре формальной, так и вне-формальной организации), причастное к какой-либо группе, в поддержке которой заинтересован орган или лицо, принимающее решение о создании соответствующего статуса или структуры.
Следует заметить, что сама по себе инициатива в организационной деятельности также может возникать на фоне мотивации, скорее отражающей не цели организации, а индивидуальные потребности, например, потребность сохранить уважение, лицо в ситуации ожиданий со стороны более высокого иерархического уровня. Отражением этого является известный анекдот о трех конвертах. (Кстати сказать, профессиональный юмор может служить прекрасным диагностическим материалом при исследовании профессиональных ценностей).
Фабула анекдота такова: опытный руководитель оставляет своему молодому преемнику рекомендации на случай затруднений. Он поместил рекомендации в три конверта и указал, в какой последовательности их вскрывать. Какие же рекомендации там содержались?
Первая указывала на необходимость критиковать предыдущее руководство. Вторая гласила: Начинай реорганизацию, третья Готовь три конверта.
В этом сюжете очень четко воспроизведена совокупность, задач, решая которые, можно без особого позитивного вклада в дела организации держаться на плаву и даже подниматься по должностной лестнице. К сожалению, очень многие реорганизации обусловлены именно таким проявлением административного зуда.
Подчас, изменяя организационные структуры, руководители руководствуются мотивами престижа, а не осознанной необходимости. Тогда создаются службы и подразделения, выполняющие роль украшения. К числу таких украшений довольно часто относятся социологические и психологические службы на предприятиях. В этом случае руководство не в состоянии сформулировать свои ожидания в отношении этих подразделений; результаты их деятельности игнорируются и никак не влияют на жизнь коллектива; условия и режим работы таковы, что препятствуют нормальному функционированию службы; подбор кадров неадекватен.
Ясно, что при подобном стечении обстоятельств эффективность деятельности таких подразделений очень низка.
Бывает, что инициатива в оргнововведениях связана с реализацией статусных потребностей. Так, руководитель группы может достаточно туманно, но весьма активно обосновывать необходимость расширения штата его сотрудников, что иногда автоматически приводит к изменению статуса группы (группа может быть преобразована в лабораторию).
Понятно, что статус заведующего лабораторией более значим, чем статус руководителя группы. Аналогичные результаты достигаются при фиксации внимания на какой-либо незначительной задаче или функции, для создания образа того, что в свете текущего момента актуально, или может быть увязано с интересами кого-либо из значимых для руководства людей. Таким образом повышается субъективная значимость именно этой сферы деятельности или функции для лиц, принимающих решение в сфере оргпреобразований.
И в том, и в другом случае причиной кристаллизации элемента оргструктуры является уровень активности инициатора организационного процесса, а не объективная значимость создаваемого подразделения для организации или более широкого социума.
Перечисленные особенности мотивации организационного процесса приводят к возникновению удивительно экономически нецелесообразных и опасных с психологической точки зрения оргструктур. Примером подобного организационного убожества может быть подразделение, состоящее из одного подчиненного и начальника [107, с. 33].
Каковы психологические издержки нерациональных оргнововведений? Любые организационные нововведения затрагивают широкий спектр интересов как трудовых коллективов, так и отдельных работников. Практически всегда существует такой период в подготовке нововведения, когда информация о нем уже стала достоянием коллектива, а полной ясности в том, как и что именно будет проходить, еще нет.
На этом фоне возникают условия для переживания персоналом неопределенности в отношении возможности удовлетворять очень широкий спектр потребностей. Эти переживания сопровождаются повышенной тревожностью, коммуникативной активностью в коллективе.
Это, естественно, сказывается на качестве деятельности подразделений, уровне конфликтности. Все эти переживания и неурядицы являются своеобразной платой за нововведение, иногда меньшей, иногда, при плохой организации информирования, большей. Естественно, что по ходу нововведения и после его завершения персонал достаточно четко осознает степень позитивных перемен, выигрыш и оценивает его в свете издержек, в частности, тех переживаний, неудобств, которые связаны с этапом подготовки и внедрения оргпроекта.
Если издержки не соответствуют ожиданиям или выигрышу, то происходит обесценивание самой идеи оргново-введения, создается почва для формирования инновационного негативизма и иных психологических барьеров в отношении нововведений вообще. В крайних случаях страдает имидж инициаторов нововведения. Исследования показывают, что почти всегда в таких случаях им приписывают мотивы деятельности, далекие от деловых.
Даже тогда, когда нерациональность нововведения связана с явным просчетом, организаторам приписывают узкогрупповые и эгоистические мотивы.
Многие просчеты оргпроектирования связаны с неадекватной реализацией функции планирования, в частности, при прогнозировании социальных последствий тех или иных оргнововведений.
