Основные управленческие функции
Таким образом, условием существования и системообразующим признаком организации выступает управление в самом широком смысле этого термина.
Обратимся теперь к рассмотрению феномена управления. Под управлением, вслед за В.Г.
Афанасьевым, будем понимать функцию систем различной природы (биологических, социальных, технических), обеспечивающую сохранение их определенной структуры, поддержания режима деятельности, реализацию программы, цели деятельности [18, с. 58].
Высшей конечной целью управления является оптимизация функционирования системы, получение возможно большего полезного эффекта при наименьших усилиях и затратах. Вернемся к пониманию управления С.Д.
Стрель-бицким, где в параметр достижения цели включено и время.
Нам представляется это целесообразным, особенно, когда речь идет о производственных организациях. И поэтому под достижением цели мы будем понимать получение большего полезного эффекта при наименьших усилиях и затратах, в том числе и затратах времени.
Вернемся еще раз к определению организации, данному Ч.Бернардом, и соотнесем его с принятым нами определением управления. В этом случае управление организацией будет выступать как управление системой координированной деятельности двух и более лиц. Что для психолога означает подобное понимание организации и управления? Прежде всего, несмотря на то, что субъектами деятельности являются люди, конкретные специалисты, элементом системы организации являются не они, а те деятельности, которые, объединяясь, обеспечивают достижение поставленных целей, функционирование и развитие системы.
Таким образом, деятельность выступает безсубъектно, как нечто институируемое в соответствии с общими целями и конкретными подцелями. В соответствии с этим деятельность может рассматриваться психологами лишь с точки зрения тех требований, которые предъявляются субъекту в связи с необходимостью ее выполнения, а также в связи с изучением ее структуры, в частности, состава операций.
Институируемое содержание деятельности называется ролью. Поскольку роль исполняется субъектом, выступающим как индивидуальность, носитель опыта, реализующий определенную систему ценностей, то возможно очертить еще несколько областей исследований: в частности, феномен индивидуального стиля реализации роли, ролевое поведение в контексте самоактуализации личности и т.д.
Возвращаясь к поставленной нами задаче определения предмета психологии управления, можно было бы уже на этом этапе попытаться его сформулировать через указание на специфическую функцию управления. Однако это определение мало что раскрыло бы тому, кто недостаточно осведомлен в содержательной стороне управления. Остановимся на этом вопросе подробнее.
Это будет последним подготовительным этапом для введения определения предмета психологии управления.
Основные управленческие функции
Определение управления фиксирует внимание на целях реализации данной функции (поддержание целостности, оптимизацию функционирования, обеспечение достижения цели, развитие). Но встает вопрос, за счет чего это достигается?
Что выступает в качестве содержания процесса управления? Впервые ответ на этот вопрос был дан А.Файолем и впоследствии обсуждался как представителями классической школы управления, так и последователями иных направлений теории управления.
АФайоль расчленил административную функцию на своеобразные первичные элементы, кирпичи, из которых выстраивается здание управления. Эти первичные составляющие управления были им названы основными управленческими функциями.
Основные управленческие функции это относительно обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществить управляющее воздействие [230, с. 316].
Реализация основных управленческих функций предполагает циклическое повторение процессов получения и переработки информации, выработку мер воздействия (принятие решения), реализацию воздействия (передачу решения на исполнение).
Основные управленческие функции инвариантны и образуют систему целей, отвечающую требованию необходимости и достаточности. Вместе с тем не существует единого взгляда на состав основных управленческих функций.
Так, Л.Гьюлик дополнил предложенный Файолем список управленческих функций такими, как укомплектование штатов, отчетность и составление бюджета. Планирование, организация, координация и руководство совпадают со схемой А.Файоля.
Контроль в его схеме покрывается составлением бюджета и отчетностью. Работа с кадрами входит у А.Файоля в организацию, а у Л.Гьюлика выделяется в самостоятельную составляющую [125, т. 1, с. 113].
Авторитетные современные исследователи Г.Кунц и С.СГДоннел в качестве основных выделяют функции планирования, организации, контроля и руководства. К основным функциям они также относят работу с кадрами.
Координацию же эти авторы рассматривают как феномен иного порядка, считая, что каждая из управленческих функций это деятельность по координации [125, т. 1, с. 117].
Если ориентироваться на анализ вопроса о составе основных управленческих функций, проведенный Дж. Обэр-Крие, то к административным функциям ряд авторов, в частности, Е. Даль, относят найм и увольнение персонала, а также финансирование, полностью отделенное от учета [163].
Отечественные исследователи еще в конце 20-х начале 30-х годов также обращались к вопросу об основных управленческих функциях. Так, Л.А.
Вызов, один из ярких представителей течения производственная трактовка управления, понимая управление как чисто техническую деятельность, выделял в качестве основных распорядительские, планирующие, контролирующие и надзорные функции [33].
М.И. Бурдянский, организатор Казанского института научной организации труда, последователь Ф.Тейлора и А.Файоля, в качестве основных управленческих функций выделял планирование, контроль, согласование (координация, увязка работы отдельных лиц, направленной на выполнение плана) и регулирование, понимаемое как деятельность по поддержанию равномерного хода разного рода действий [38].
Для иллюстрации позиций наиболее известных авторов в вопросе выделения основных управленческих функций приводим в Приложении 1 таблицу, демонстрирующую различные тенденции к дифференциации и интеграции частных функций при включении их в число основных.
В настоящее время эта проблема также привлекает внимание отечественных исследователей. Так, Ю.А.
Тихомиров к ним относит организацию управляющей системы, выбор целей, прогнозирование, планирование, информирование, решение, организационную и массовую деятельность, контроль, оценку эффективности управления [221].
Л. С. Бляхман указывает на следующие основные функции руководителя: целеполагание (определение целей подразделений и средств их достижения), административноорганизационную деятельность (формирование управляющих органов, распределение заданий между подчиненными, согласование их действий и контроль исполнения), экспертную (консультация рабочих и специалистов), дисципли-нарно-стимулирующую (мотивация, определение поощрений и наказаний, создание условий труда, оптимизация социально-психологического климата коллектива), представительскую (связь с внешними организациями и лицами), кадровую политику (развитие способностей и инициативы, подбор и расстановка кадров, формирование и обучение резерва) [25].
В.Г. Афанасьев ограничивает список четырьмя функциями: выработка и принятие управленческого решения, организация, регулирование и коррегирование, учет и контроль [1].
Вопрос о выделении функций руководителя в структуре управленческой деятельности рассматривался не только специалистами в области теории управления, но и психологами. Для классификации функций они использовали различные критерии.
Функции выделялись в соответствии с этапами управленческого цикла [221], в соответствии со структурой деятельности руководителя [228], на основе выделения этапов переработки информации [237], на основе выделения блоков социальной активности руководителя [97].
Вместе с тем, хотя и были введены новые термины, по сути эти подходы мало что добавили к классическим исследованиям, и даже внесли некоторую сумятицу. Так, Б.Б. Кос-сов [113] выделяет 15 этапов реализации деятельности, блоки эффективности, механизмы эффективности, механизмы повышения эффективности, рассматривая все это структурными элементами управленческой деятельности. А.И.
Китов, реализующий поблочный анализ управленческой деятельности [97], рассматривает блоки социальной активности деятельности руководителя (совещания, изучение документов, прием посетителей и т.д.) как эмпирические единицы деятельности. А.И.
Китов отмечает, что в структуре любой такой эмпирической единицы содержатся три теоретические единицы деятельности: диагностика и прогнозирование, выработка программы деятельности подчиненных, побуждение подчиненных к исполнению намеченной программы.
Основные управленческие функции выделялись также на основе результатов эмпирических исследований. Сложности, которые при этом возникли, можно продемонстрировать на давнем, но широко цитируемом исследовании В.Ф. Рубахина, А.Л.
Журавлева, В.Г. Шорина [196].
Авторы выявили основные управленческие функции на основе эмпирического исследования. Ими использовтась в качестве материала для анализа результаты интервью руководителей.
Анализ интервью позволил выделить, по утверждению авторов, двенадцать основных функций руководителя, которые разделены ими на два класса: производственные функции и социально-психологические функции. К производственным функциям были отнесены:
1. Координация деятельности подчиненных с целью
выполнения государственного плана и со
циалистических обязательств.
2. Обеспечение роста производительности труда людей и оборудования.
3. Организация сопряженной и ритмичной работы (обеспечение рабочими, оборудованием, полуфабрикатами, сырьем). Прогнозирование возможных срывов в работе и их предупреждение.
4. Контроль, оценка и коррекция деятельности подчиненных.
5. Поддержание трудовой дисциплины в производственном коллективе.
6. Расстановка рабочей смены. Согласование индивидуальных особенностей подчиненных со спецификой их труда.
К социально-психологическим функциям руководителя были отнесены:
1. Снижение у подчиненных неудовлетворенности трудом и различными элементами производственной ситуации (условиями труда, зарплатой и т.д.). Моральное и материальное стимулирование.
2. Регулирование межличных отношений подчиненных и разрешение конфликтов между ними. Снижение психологической напряженности в отношениях с подчиненными.
3. Отстаивание законных интересов своих подчиненных.
4. Сохранение постоянного состава подчиненных, управление текучестью рабочих кадров.
5. Обеспечение профессионального совершенствования своих подчиненных.
6. Воспитательная работа с подчиненными.
Исследователи указали, что в списки были внесены
лишь двенадцать наиболее часто упоминавшихся функций, называлось же значительно больше. Перечисленные двенадцать функций обозначены авторами как функции-задачи. Кроме них на теоретическом уровне были выявлены функции-операции. И функции-операции и функции-задачи включаются в структуру управленческой деятельности.
При этом первые являются содержанием целей деятельности, а вторые -содержанием действий по управлению. Операции, таким образом, соответствуют стадиям управленческого цикла.
К ним относятся: планирование, ориентация и диагностика производственной ситуации, выработка и принятие решения, организация выполнения программы действий, контроль и коррекция результатов деятельности.
Подобное разделение функций, на наш взгляд, нельзя безоговорочно признать. Прежде всего следует отметить, что функции руководителя, тем более основные, заданы объективно. Эмпирическое исследование показывает, как эти цели репрезентируются руководителям в конкретной ситуации.
Список из двенадцати функций бесценное достояние, т.к. это образ целей, отражаемых руководителями, осуществляющими деятельность в конкретных условиях.
Второе замечание: основные функции должны отвечать критерию необходимости и достаточности. Предложенный список с этой точки зрения не обсуждался, так же, как и с точки зрения независимости названных функций. Легко убедиться, что ряд функций является производным от других, ряд выступает как средство реализации других.
Так, контроль средство снижения брака. Отстаивание законных интересов подчиненных выступает как подцель при решении задачи снижения у подчиненных неудовлетворенности трудом.
Кроме того, нет четкого разграничения между функциями-задачами и функциями-операциями. Например, контроль входит в оба списка.
С другой стороны, трудно считать рядоположенными такие функции-операции, как планирование и принятие решения, т.к. принятие решения является операцией в отношении планирования. Решение это способ преобразования информации, и за счет включения решения в список осуществляется привнесение в рассмотрение проблемы совершенно иной системы координат в анализе управленческой деятельности.
И все же вопрос о выделении основных управленческих функций может быть достаточно корректно решен на основе так называемого кибернетического подхода [231]. В этом случае к основным управленческим функциям, взаимно независимым и отвечающим признакам необходимости и достаточности, относят планирование, организацию, контроль и регулирование.
Руководство, финансирование, работа с кадрами и т.п. конкретные варианты регулирования.
Предмет психологии управления
Таким образом, мы видим сущность или содержательную сторону управления в поддержании целостности, достижении целей, развитии организации, представляющей собой систему скоординированной деятельности двух и более лиц, обеспечивающихся за счет планирования, организации, регулирования и контроля, опирающихся на повторяющиеся циклы получения и переработки информации.
Выделяемые в управлении иные классы функций (общие, специальные, обслуживающие, конкретные) определяются в зависимости от сферы управления либо в соответствии с разделением управленческого труда, но управляемость системы обеспечивается именно реализацией совокупности основных функций управления.
Субъектом данной деятельности может быть как отдельное лицо, так и группа лиц. В последнем случае речь идет о коллективном субъекте деятельности.
Деятельность по реализации основных управленческих функций осуществляется в форме управленческого взаимодействия. Это предполагает активность не только со стороны субъекта управленческого воздействия, но и наличие активной позиции со стороны исполнителя, будь то отдельное лицо или коллективный субъект исполнительской деятельности.
Изложенное понимание процессов управления позволяет определить предмет психологии управления как психологические закономерности деятельности по реализации основных управленческих функций.
Делая предметом исследования деятельность по реализации основных управленческих функций, мы избегаем расширительной трактовки за счет исключения из рассмотрения деятельности персонала управления, реализующего конкретные функции и, тем самым, обеспечивающего лишь этапы или элементы цикла управления.
Если мы обозначили в качестве предмета психологии управления закономерности деятельности, направленной на реализацию основных управленческих функций, то мы должны хотя бы в общих чертах характеризовать эту деятельность с точки зрения ее предмета и продукта. Опрос многих руководителей показал, что под предметом управленческой деятельности ими подразумевается и управленческие решения, и коллективы, и персонал и т.д.
На наш взгляд, предметом труда администратора следует считать информацию. Руководитель получает информацию как относительно системы в целом, так и в отношении отдельных процессов или подсистем.
Затем он преобразует ее, придавая информации качественно иной характер. Преобразование информации ориентировано на последующие моменты времени, на ближайшую или отдаленную перспективу, т.е. на систему моделей: статических (фиксирующих некоторый идеальный образец) или динамических (фиксирующих темп, временные аспекты функционирования системы).
Исходящая от руководителя информация (то, что принято называть управленческим решением) имеет побудительную функцию. Благодаря этому решение реализуется через посредство деятельности исполнителей.
Результатом всего этого цикла должно явиться изменение состояния управляемой системы.
Таким образом, продуктом деятельности руководителя является не количество продукции как таковой, а оптимизация функционирования системы, производящей данную продукцию или реализующую иные задачи.
К какому классу профессий, по Е.А. Климову, можно отнести труд руководителя? Создается впечатление, что это социономическая профессия.
Однако, если мы проанализируем социономические профессии типа врач, учитель, то увидим, что в этом классе профессий деятельность субъекта ориентирована в отношении потребностей другого человека, его личности. В случае управленческого взаимодействия исполнитель выступает в инструментальной функции.
Хотя в некоторых случаях деятельность руководителя ориентирована на изменение субъекта исполнительской деятельности, но это осуществляется в соответствии с требованиями организации, ее потребностями.
Этими рассуждениями мы не пытаемся вслед за представителями производственной трактовки управления отрицать социальные моменты в управлении.
Социальное в управлении реализуется через систему целей, через способы, технологии реализации этих целей, но не в предмете и продукте труда руководителя. Кстати сказать, в реальности можно довольно часто наблюдать такие трансформации деятельности руководителя, когда на субъективном уровне продукт деятельности приобретает социономи-ческий характер. Тогда межличностные отношения, образ собственной деятельности в сознании участников управленческого взаимодействия воспринимаются как основной продукт, ради которого и разворачивается активность. В этом случае мы говорим о политиканстве в организации.
На этом фоне наблюдаются всевозможные нарушения в информационном обеспечении управления, искажаются модели, в соответствии с которыми принимаются решения. В конечном счете в жертву приносятся сами организации, снижается эффективность их функционирования, ограничиваются горизонты развития.
О психологии политиканства в организации можно говорить достаточно долго, фиксируя как негативные, так и подчас позитивные моменты этого феномена. К этому вопросу мы еще будем возвращаться, занимаясь анализом психологических аспектов реализации управленческой деятельности.
Представляется целесообразным начать рассмотрение интересующих нас феноменов, начиная с макроуровня, тех из них, которые проистекают из специфики организации как системы.
Глава 2. РУКОВОДИТЕЛЬ В ОРГАНИЗАЦИИ
2.1. Понятие структуры организации
Управление, как мы уже установили, является функцией организации. Из этого следует, что управленческие функции реализуются лицами, занимающими в организации определенный статус. Их деятельность своей целью имеет регуляцию процессов, определяющих состояние организации. Зададимся вопросом, какие организационные факторы и в какой форме оказывают влияние на деятельность членов организации, с той или иной полнотой реализующих управленческие функции?
Сказывается ли сам факт причастности к определенному статусу в системе на протекании деятельности, ее структурных особенностях, в частности, на мотивационной и операциональной составляющих? Остановимся на этом подробнее.
Как мы уже указывали раньше, административная или управленческая деятельность предполагает реализацию совокупности целей, обеспечивающих либо возникновение, либо стабильное функционирование организации. Эти цели реализуются в отношении многих сфер жизни коллектива: финансы, производство, социальная сфера и т.д. Кроме того, специалисты указывают, что в рамках каждой из этих сфер персоналом организации осуществляются несколько совершенно своеобразных подсистем деятельности и поведения. Эти подсистемы деятельности и поведения образуют структуру организации.
Остановимся на этом подробнее.
Подсистемы организации
Один из наиболее известных представителей школы социальных систем Р.Дабин, анализируя организацию, выделяет четыре специфических системы поведения:
- технологическую;
- формальную;
- внеформальную (non-formal);
- неформальную (informal) [267]. Технологическая
подсистема поведения определяет
индивидуальные действия и задачи персонала в связи с разделением труда в организации. Таким образом, ведущая роль в организации отводится именно технологической подсистеме.
Функцию соединения человека и техники осуществляет формальная подсистема, которая объединяет индивидов в единую организацию. Формальная подсистема базируется на правилах, определяющих поведение людей, занимающих в организации тот или иной статус.
Эта подсистема опирается на широкие цели организации и необходимые для их достижения нормы поведения. Правила и нормы устанавливаются для каждой должностной позиции и фиксируют обязанности и ответственность индивида в отношении организации, закрепляют набор ценностей, следование которым ожидается от ее членов (чувство долга, лояльность).
Неформальная система поведения охватывает сферу прямых межличностных отношений добровольного характера. Их основа негласные нормы, которые в первую очередь проявляются в ситуации свободного выбора.
Внеформальная система обеспечивает решение задач формальной подсистемы, но неформальными средствами. Это своеобразный путь срезания углов при реализации задач соответствующих статусов посредством перемещения функций от одной должности к другой, перераспределения основных управленческих функций, в частности, функции контроля, принятия решений.
Все это может преобразовывать отношения власти и авторитета в организации.
Между указанными четырьмя подсистемами существуют тесные взаимосвязи. Так, представитель эмпирической школы организации и управления Ньюмен утверждал, что хорошие отношения между служащими вытекают из разумной организационной структуры, т.е. формальной организации [45, с. 370].
Указывая на то, что неформальная организация может действовать вопреки формальной, Ч.Бернард выделял, тем не менее, три ее положительные функции в отношении формальной организации. Так, неформальная организация может:
1. Служить для распространения фактов, мнений, суждений, которые, распространяясь через формальные каналы коммуникации, породили бы определенные проблемы.
2. Поддерживать устойчивость в формальной организации. (На этом базируется форма протеста в организации работа по всем правилам).
3. Служит для удовлетворения высших социальных потребностей индивидов, что не всегда возможно в рамках формальной организации [268, с. 225]. Примером может служить следующее: всем хорошо известен феномен без вины виноватые, козел отпущения.
Правильное понимание происходящего со стороны референтной для жертвы группы, выражение ею понимания и сочувствия позволяют сохранить работнику самоуважение. РДабин указывал, что представленность, развитость внеформальной структуры, в свою очередь, находится в обратной связи с силой, жесткостью технологической и формальной структур.
Этот факт используется для диагностики степени рациональности построения этих подсистем.
Руководитель как субъект подсистем организации
Руководитель, как и прочие члены организации, оказывается элементом всех четырех подструктур организации.
Как субъект технологического поведения, руководитель осуществляет деятельность, которая определяется как умственная, квалифицированная, творческая, сложная, с высокой индивидуальной ответственностью, с длительным сроком профессиональной подготовки.
Как субъект формального поведения, руководитель выступает должностным лицом, реализующим властные полномочия в соответствии со сферой своей компетенции.
В рамках внеформальной подструктуры он может выступать как доверенное лицо, как серый кардинал, как мальчик для битья и т.д.
В качестве члена неформальной организации он может относиться к той или иной группировке, занимать в ней определенное положение, выступать субъектом симпатий или антипатий, носителем определенных ценностей.
