ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Схема классификации документов по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы из других предприятий, организаций и от частных лиц);
по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
по происхождению: официальные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
по стадиям: оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки, дубликаты;
по срокам хранения: до 10 лет, свыше 10 лет, постоянно;
по гласности: секретные (для служебного пользования, совершенно секретно, конфиденциально), несекретные;
по средствам фиксации', письменные, графические, фото-, кинодокументы и т.д.
Подлинник это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Копия повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой копия), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
Предприятиям и организациям предоставлено право, в случае утери владельцем подлинного документа, выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой дубликат), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
- Задание'
Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. (От лат. requisium требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму.
Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, событий.
С I июля 1998 года вводится новый стандарт ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов.
В предисловии к новому стандарту указано, что он введен впервые, так как ГОСТ Р 6.30-97 является первым именно российским стандартом, а ранее действовавший ГОСТ 6.38-90 был общесоюзным.
Прежде всего следует обратить внимание на первый раздел стандарта область применения. Настоящий стандарт общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя.
Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба. Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан. Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям.
Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.
Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.
Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращениям граждан. Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист (прил. 7.2-7.4).
Индекс проставляется на определенном месте по ГОСТ Р 6.30-97.Он состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа, например, К-187 от 12.06.97.
Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого предложения заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка Повторно. Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Предложения, кроме того, адрес автора обращения может быть написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до полного решения вопроса и помещается с ним в дело.
В нижнем правом углу документа проставляется регистрационный штамп учреждения, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним.
Существуют три основных вида обращений: предложение, заявление, жалоба.
Предложение - вид обращения, цель которого, во-первых обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений и общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.
Заявление - вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций.
В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.
Жалоба - вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.
Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида.
Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов краев, областей. Норматив устанавливает порядок, в соответствии, с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса.
Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационнораспорядительной документации (УСОРД) (далее - документы) -постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
¦ федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления;
¦2предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 текст документа;
20 отметка о наличии приложения;
21 подпись;
22 гриф согласования документа;
23 визы согласования документа;
24 печать;
25 отметка о заверении копии;
26 отметка об исполнителе;
27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 отметка о поступлении документа в организацию;
29 идентификатор электронной копии документа.
Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.
При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.
Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
Реквизит 02 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Реквизит 03 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.
Реквизит 04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Реквизит 05 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Реквизит 06 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
Технология работы с обращениями граждан требует организации следующих операций:
приема граждан;
приема и первичной обработки письменных обращений;
регистрации обращений;
направления обращений на исполнение;
уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения;
уведомления заявителя о длительном рассмотрении обращения;
контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;
информационно-справочной работы по обращениям;
извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующих органах;
группировки в дела и текущего хранения документов;
анализа поступивших обращений;
опубликования в печати обращений, имеющих важное общественно-политическое значение.
Обращение может быть подано в письменной форме, лично или по почте, а также устно должностному лицу, наделенному правом рассмотрения обращений, или ведущему личный прием.
Личный прием граждан осуществляют руководители учреждений, их заместители. Установленные время и место приема должны быть вывешены на видном месте. Желательно выбрать свободное от работы время. Приемная должна быть хорошо оборудована.
Обязательно должны быть бумага и ручки, чтобы обращение могло быть оформлено в письменную форму. Секретарь должен помогать руководителю вести прием, встречать посетителей, вести их регистрацию. Доброжелательность, внимание, любезность и предупредительность секретаря во многом определяет атмосферу приемной. Во время приема целесообразно вести журнал, где фиксируются: дата приема, фамилия, имя, отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия принимавшего и результаты рассмотрения.
Такая регистрация может вестись на карточках. Письменные обращения принимаются централизованно в одном месте.
После вскрытия письма конверт не уничтожают, т.к. штамп на нем может являться доказательством даты получения документа.
Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках русском и национальном.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
Реквизит 07 Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Реквизит 08 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положение об организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренным УСОРД.
В письме наименование вида документа не указывают.
Реквизит 09 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протоколадата заседания (принятия решения), для актадата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то дата документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца, месяц офрмляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять 05.01.2000.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без
кавычек), например: I марта 1999 года.
Реквизит 10 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Реквизит 11 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Реквизит 12 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам Наименование организации и Справочные данные об организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
Реквизит 13 Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Реквизит 14 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностому или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Министерство юстиции России Управление систематизации законодательства
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АО Ивановский текстиль
Бухгалтерия Старшему экономисту А. С. Васильеву
Если документ отправляют в несколько однородных организаций
Исковое заявление
о возмещении ущерба, причиненного работником при исполнение трудовых обязанностей
(Указать ф.и.о. ответчика) работает в должности (указать место работы и должность).
С ним заключен договор о полной материальной ответственности.
Проведенной_г. ревизией (инвентаризацией) подотчетных
ответчику товарно-материальных ценностей выявлена недостача (указать перечень недостающих ценностей и их стоимость). Недостача образовалась вследствие (указать обстоятельства образования недостачи).
Вина ответчика в недостаче товарно-материальных ценностей подтверждается (привести доказательства в подтверждение иска).
В соответствии с п. 3 ст. 121 КЗоТ РФ
ПРОШУ:
Взыскать с ответчика (указать ф.и.о.) в пользу истца_(сумма
цифрами и прописью) рублей в возмещение ущерба и_рублей на
судебные расходы, а всего_рублей.
Прошу в целях обеспечения иска наложить арест на имущество ответчика (при наличии сведений указать местонахождение имущества).
Приложение:
1. Копия приказа о приеме ответчика на работу.
2. Копия договора о полной материальной ответственности.
3. Акт ревизии (инвентаризации).
4. Иные материалы, подтверждающие обоснованность иска (материалы
проверок, объяснительные записки, копии приказов о наложении дисциплинарных взысканий, докладные и т.п.) на_листах.
5. Копия искового заявления.
6. Документ об оплате государственной пошлины.
Руководитель подпись расшифровка подписи
Большое значение для организации имеет работа по регистрации
и учету как предъявляемых, так и предъявленных претензий и исковых заявлений. При хорошо поставленной регистрационно-учетной деятельности обеспечивается сохранность документов, имеется возможность для контроля за своевременностью их рассмотрения, направлением и получением ответов.
Значение учета еще состоит и в том, что он позволяет организации проводить анализ того, по каким мотивам предъявляется большое количество претензий и исков, выявлять причины подобных обстоятельств, а на основании выводов проведенного анализа готовить и направлять руководству соответствующие предложения.
судом). К отзыву прилагаются необходимые документы, подтверждающие мотивы полного или частичного отклонения исковых требований. Подписывается отзыв самим лицом, участвующим в деле или его представителем (в данном случае к отзыву прилагается доверенность, подтверждающая полномочия представителя).
Направление отзыва государственной пошлиной не облагается.
Исковые заявления в суды общей юрисдикции имеют много общего с исковыми заявлениями в арбитражный суд. Требования к их оформлению содержатся в ст.
126 Гражданского процессуального кодекса РФ. Заявления подаются в письменной форме с указанием наименования суда, названия истца и его местонахождения, тех же данных об ответчике и других лицах, участвующих в деле.
Истец должен указать в заявлении обстоятельства, на которых он основывает свои требования, а также представить доказательства, подтверждающие изложенные им обстоятельства.
Свои требования к ответчику истцу необходимо сформулировать в заявлении максимально конкретно и точно.
Подписывается заявление руководителем или его заместителем.
Большое значение для организации имеет работа по регистрации и учету как предъявляемых, так и предъявленных претензий и исковых заявлений. При хорошо поставленной регистрационно-учетной деятельности обеспечивается сохранность документов, имеется возможность для контроля за своевременностью их рассмотрения, направлением и получением ответов.
Значение учета еще состоит и в том, что он позволяет организации проводить анализ того, по каким мотивам предъявляется большее количество претензий и исков, выявлять причины подобных обстоятельств, а на основании выводов проведенного анализа готовить и направлять руководству соответствующие предложения.
Формы учета и регистрации претензий и исков различны. Лучшими из них можно признать следующие:
Примерная форма искового заявления в суд общей юрисдикции:
Дата_Исх._ (наименование суда) суд г. Москвы
Истец: (наименование и адрес предприятия)
Ответчик: (ф.и.о., адрес)
Цена иска_рублей
или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов Московской области.
В состав реквизита Адресат при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Допускается центрировать каждую строку реквизита Адресат по отношению к самой длинной строке. Например, Председателю садового товарищества Можайские дали
В. А. Бунееву.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Реквизит 15 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите Гриф утверждения документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО Болшевский текстиль
Личная подпись И. В. Сергеев 12.09.2000.
