ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Кратко протоколируются также оперативные совещания.
Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: Заседание ученого совета стенографировалось.
Стенограмма прилагается. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, они проводятся в жизнь приказами.
В остальных случаях делаются выписки из протоколов.
- Задания:
1. Составьте протокол производственного совещания работников бухгалтерии, которые обсуждали вопрос организации работы в отделе в связи с развитием коммерческой деятельности и приняли решение о необходимости увеличения численности работников бухгалтерии и об оснащении отдела новыми компьютерами.
2. Составьте протокол общего собрания учредителей ООО Дионис о ликвидации ООО в связи с угрозой банкротства. Выступающие предложили прекратить деятельность общества путем ликвидации, для этого предложили создать ликвидационную комиссию в количестве 7 человек, в составе: и поручить ей в месячный срок в соответствии с уставом общества и действующим законодательством провести ликвидацию общества, предоставить кредиторам ООО в срок (два месяца) для заявления своих претензий у обществу; заключенные на 1999 год договора исполнить до 00.00.00, по остальным - сообщить контрагентам об отказе от договоров и причине отказа и в срок 6 месяцев выплатить им компенсацию в связи с условиями договора.
Голосование проводилось открытым путем. Результаты подсчета голосов:
За - 23 чел., Против - S чел., Воздержались - 3 чел.
прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя и инициалы.
Также оформляется слово Секретарь.
Далее перечисляются присутствующие. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности.
На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протокол.
На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе Присутствовали указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько присутствовало на заседании. Далее следует повестка дня.
В этой части перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога О, ОБ.
В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие.
Слово Слушали начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика указывается Текст доклада прилагается.
После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня -запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяется на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Постанавляющай часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.
При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях
Секретарь взаимодействует:
- со всеми сотрудниками структурного подразделения по вопросам документационного обеспечения управления, ведения делопроизводства,
- с канцелярией по вопросам организации делопроизводства, правил документирования,
- с хозяйственным отделом по вопросам снабжения канцелярскими принадлежностями,
- с бюро пропусков по вопросам оформления пропусков сотрудникам и посетителям отдела,
- с вычислительным центром по вопросам технического обслуживания организационной и вычислительной техники, ее программного обеспечения.
Руководитель
структурного подразделения Личная подпись Инициалы, Фамилия
С инструкцией ознакомлен
Секретарь Личная подпись Инициалы, Фамилия Дата
- Задание:
Составьте должностную инструкцию секретаря приемной (reception).
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Уставэто свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.) Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами.
Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, городских и районных администрациях.
Формуляр-образец устава состоит из следующих реквизитов:
S наименование министерства,
S наименование организации,
S вид документа (УСТАВ),
- / индекс,
- / дата,
- / место издания (город),
S гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано),
S текст (необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация и ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа) разделы в тексте изменяются, добавляются, такие, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов),
S подпись руководителя.
Положение это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа, например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение о структурном подразделении (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.)
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий.
В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть преамбула основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.
В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: S наименование министерства, ведомства,
S наименование организации,
- / наименование структурного подразделения,
- / дата,
- / индекс,
фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки.
Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений.
Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты:
S наименование ведомства,
- / наименование организации (структурного подразделения), - / указание вида документа ПРОТОКОЛ,
- / дата заседания,
- / номер,
- / место заседания,
S гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению),
- / заголовок,
¦/ текст,
S подписи.
На протоколе проставляется именно дата заседании, не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тирс дата окончания, например 12-14.03.97. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении может быть, учебного года).
В реквизите место заседания указывается город, где состоялось заседание.
Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, собрания трудового коллектива. После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указывается председательствующий; секретарь; присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания.
Словом председатель начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с
Логические цепочки могут показаться простыми, и потому-то они так привлекательны. Опираясь на них, можно предложить несколько простых конструкций, соответствующих различным целям:
для доклада описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются); рекомендации (если требуются);
для текущего отчета констатация достижений к определенному времени; Описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; определение путей решения проблем; рекомендации.
Если в докладе намереваются не просто провести аргументы, но сделать это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Это может значит, что, например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сначала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной программы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность естественно приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно.
Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действий, доклад следует начинать с наименее желательных, которые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшиеся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим.
Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, остающегося как бы одним-единственным, который логически должен быть принят.
Структура и образец. В докладе необходимы следующие элементы:
¦ вступление указание на сущность содержания документа; хотя бы в одном предложении;
¦ определение цели, т.е. отражение того сам документе, что объясняет его назначение;
¦ основная часть изложение основных фактов;
¦ выводы (заключения), если они требуются ,
¦ рекомендации, если они требуются,
¦ резюме краткое изложение сути документа.
Требования к составлению и оформлению протоколов
Протокол организационно-распорядительный документ,
'б наименование вида документа (ПОЛОЖЕНИЕ),
'б место издания, б гриф утверждения, б заголовок к тексту, б текст, б подпись,
б отметка о согласовании.
Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.
РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
К распорядительным документам относятся: постановление, указание, приказ, решение, распоряжение. Они готовятся аналогично друг другу формуляр-образец этих документов отличается друг от друга некоторыми реквизитами.
Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, рабочей группой.
Приказ
Приказ (по основной деятельности) правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.
Это основной распорядительный документ. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.
Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмены приказов производятся только приказами.
Подготовка приказа, как правило, поручается структурному подразделению: группе лиц, отдельному должностному лицу.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа ложится документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие.
Констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами от нулевого положения
табулятора (левое поле). Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы, фамилия или структурное подразделение) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия).
Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.
Дата приказа - это дата подписания приказа, начала его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие -заместитель.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа отсутствует, его перепечатывают.
Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ.
К проекту приказа составляется список рассылки, куда входят подразделения, организации, должностные лица, которых касается приказ. Проект приказа до подписания согласовывается с руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителями руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом.
Виза состоит из элементов: должность визирующего, подпись, ее расшифровка (инициалы, фамилия), дата.
Например:
Юрисконсульт
Личная подпись И. О. Фамилия
Дата
Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, когда приказ затрагивает их интересы. Оформляется грифом согласования, листом согласования.
Гриф согласования состоит из элементов: слова СОГЛАСОВАНО, наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату.
С приказов можно делать копии и выписки согласно списку на рассылку. Дополнительные копии можно снять с разрешения руководителя.
Подлинники приказов хранятся в канцелярии, не выдаются для пользования.
Формуляр-образец состоит из реквизитов:
С герб, эмблема;
С наименование министерства или ведомства (если есть);
С наименование организации;
С наименование вида документа (ПРИКАЗ);
Общая продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день.
Регламент может быть приблизительно таким: I) ВСТУПИТЕЛЬНОЕ слово (оговариваются временные ограничения) - не более 10 мин.; 2) основной доклад - до 30 мин; 3) вопросы докладчику - не более 2 мин каждый; 4) содоклад, сообщение - не более 10 мин; 5) вопросы содокладчику - не более 1 мин на каждый; 6) выступления 5-7 мин; 7) ответ докладчика - не более 5 мин.; 8) ответы содокладчиков - не более 3 мин на каждый; 9) справка по ходу совещания - не более 3 мин; 10) чтение проекта решения - не более 5 мин; 11) предложения по проекту решения - не более 3 мин; 12) подведение итогов совещания - не более 10 мин.
Если в совещании участвует до 50 человек, перерыв делают через каждые 50 мин, его продолжительность - не более 10 мин. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на 15 мин.
Структура доклада и отчета
Большое значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада (отчета).
Структура и цель. Составление служебных документов может преследовать две цели: первая - информирование, вторая -информирование и убеждение. Когда назначение документа -информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает.
Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть:
¦ хронологическая последовательность событий;
¦ географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В);
¦ степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными или наоборот).
Если наша цель - убеждение, важно выбрать такой порядок, который естественно приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается при посредстве логики и рассуждений.
Некоторые очень опытные руководители используют психологические приемы, рассчитанные на то, чтобы направить мысли читающего в определенное русло или заставить его поверить в то, что все выводы и рекомендации - его собственные.
¦ организационное обеспечение совещания: а) регистрация участников, б) размещение участников, в) транспортное обеспечение участников, г) питание участников, д) культурно-массовые мероприятия, е) информирование участников по интересующим их вопросам, ж) снабжение, участников канцтоварами;
¦ организационные работы секретариата совещания;
¦ техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами);
¦ документирование работы совещания (оформление документальных материалов): а) составление протокола (стенограмма) итоговых материалов, б) размножение итоговых материалов, в) обеспечение этими материалами участников совещания;
¦2анкетирование участников совещания: а) о работе совещания, б) об уровне организации и проведения совещания.
Если в подготовке совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание.
Составляется смета расходов. Определяется повестка дня.
В соответствующем документе указывается тема, которая; будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности, ученые звания. Например:
Повестка дня.
1. О работе технического совета предприятия. Доклад главного инженера предприятия, кандидата технических наук Зайцева А. И.
2. О работе филиала предприятия в г. Кемерово. Сообщение заместителя начальника предприятия, кандидата технических наук Федорова С. Н.
Уточняется список лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. В состав приглашения входят:
- обращение;
- информация о дате и месте проведения совещания;
- повестка дня;
- предложение принять участие;
- просьба о подтверждении участия.
Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания. Определяется регламент работы.
Он должен предусматривать четкую организацию совещания, порядок рассматриваемых вопросов.
S дата, номер (в пределах календарного года);
S место издания (город) если указано в наименовании организации не пишется;
S заголовок (начинается с предлога О или Об, например, Об итогах...)
S текст;
S подпись;
S визы согласования;
S отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Приказы оформляются на общих бланках или на специальных бланках, где типографским способом нанесено название документа ПРИКАЗ.
Подписанные приказы передают в канцелярию (или секретарю) для регистрации.
Примерная форма журнала регистрации приказов см. стр. 45.
Выписка из приказа
Выписка копия части документа. В выписке берется только та часть текста, которая нужна для работы.
Констатирующая часть пишется полностью (если она сеть).
Реквизиты выписки:
S наименование министерства или ведомства;
S название организации;
S название вида документа ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
S дата, номер (индекс) те же, что у приказа;
S место составления;
S заголовок;
S часть текста;
S подпись (кроме личной);
S заверительная надпись (отделяется от подписи 23 интервалами).
Слово Верно, наименование должности, дата пишутся от левого поля, расшифровка подписи после 48 печатного знака от левого поля).
Распоряжение
Распоряжение правовой акт управления государственного органа, имеют обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Распоряжения бывают длительного действия и касающиеся конкретного вопроса.
Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании.. В повестку дня нередко включаются много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение.
В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.
Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.
В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указываются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.
Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений.
Материалы к заседанию представляются, как правило, за три-пять дней руководителю, после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем, самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.
Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, из других областей, международных организаций рекомендуется предусмотреть следующие моменты:
¦ выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;
¦ ознакомление предполагаемых участников с повесткой;
¦ выработка регламента совещания;
¦ подготовку материалов, которые будут рассматриваться на совещании: а) доклада, информационного сообщения организатора совещания, б) доклада, информационного, сообщения предполагаемых участников, в) справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания, г) проекта решения;
- Задания:
Составьте проекты приказов:
1. Директора Тольяттинскою завода химконцентратов о премировании работников экономического отдела за досрочную разработку техпромплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада.
Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
2. Ректора Новосибирского государственного университета об утверждении номенклатуры дел в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству Министерства образования Российской Федерации. Заведующей канцелярией поручено обеспечить методическое руководство структурных подразделений вуза.
Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
3. Директора открытого акционерного общества Лад о назначении ответственных за пожарную безопасность на 1999 год. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
Составьте проекты распоряжений:
1. Заместителя ректора Ульяновского государственного технического университета о предоставлении к 20.10.99 информации о планируемых кафедрами научных конференциях и семинарах в 2000 году. Основание письмо министерства образования Российской Федерации.
2. Директора пищевого комбината о работе праздничные дни. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ
Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний
Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т. д.).
План предусматривает календарные сроки проведения заседаний; вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.
Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается, прежде всего, в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании.
В повестку дня рекомендуется предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки: в соответствии, в связи, в целях...
Формуляр-образец состоит из реквизитов:
У герб, эмблема;
У наименование министерства или ведомства (если есть);
У название вида документа;
У дата, номер (в пределах календарного года);
У место издания;
У заголовок к тексту;
У текст;
У подпись;
У визы;
У отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Текст оформляется на бланках формата А4.
Проект Распоряжения должен быть согласован с организациями или должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.
Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица, в последнем пункте указывают лиц, на которых возлагается контроль за его исполнением.
Указание
Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам организационно-методического характера.
Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается устойчивыми формулировками: Во исполнение.... В целях..., В соответствии...
Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ. Текст может делиться на пункты.
Каждый пункт строится по схеме: исполнитель в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ -действие - срок исполнения.
В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнение документа на должностное лицо (указывается должность, инициалы, фамилия). Если контроль за исполнение берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт писать не надо. Датой указания является дата подписания.
Оформляется на бланках формата А4 или листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.
Формуляр-образец состоит из реквизитов:
S герб;
S наименование министерства;
S наименование организации;
- / наименование структурного подразделения;
S название вида документа УКАЗАНИЕ;
- / дата, номер (порядковый номер в пределах года);
- / место издания;
- / заголовок;
¦/ текст (пишется через 1,5 интервала);
S подпись.
Постановление
Постановления издаются высшими органами государственной власти, комитетами, комиссиями, образуемыми при органах власти.
Различают постановления, которыми решаются организационные вопросы деятельности комиссии, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждение плана) и постановления, адресуемые для исполнения другими органами, предприятиями, должностными лицами.
Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления обязательные для исполнения.
Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера (Предложить, Рекомендовать).
В постановлениях раскрываются хозяйственные, политические и организационные вопросы. Постановления утверждают разные нормативные документы.
Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной части, подписывается председателем коллегиального органа и секретарем. Проект визируется юрисконсультом.
Постановление печатают на бланках формата А4.
Реквизиты постановления:
S герб;
S наименование организации;
- / название вида документа;
- / дата, номер;
- / место издания;
S заголовок к тексту;
S текст;
- / подпись;
S визы.
Решение
Решение распорядительный документ коллегиального органа управления. Издаются министерствами, ведомственными, научными советами.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части указываются причины издания решения, цели, которые достигаются при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа в констатирующей части указывают номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.
Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо) действие срок исполнения.
Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста.
Решение оформляется на бланках формата А4.
Формуляр-образец решения состоит из реквизитов:
S наименование организации автора документа;
S наименование вида документа РЕШЕНИЕ;
S дата (принятие решения на заседании коллегиального органа), номер;
- / место издания;
S заголовок к тексту;
¦/ текст;
- / подпись (председателя, секретаря);
- / визы согласования (составителя, руководителя подразделения, вносящего проект решения, исполнителей, юрисконсульта, должностных лиц, ответственных за исполнение решения);
S отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
