ОФОРМЛЕНИЕ ДОВЕРЕННОСТЕЙ
Выдача доверенностей на более длительный срок гражданским законодательством Российской Федерации запрещена! Срок действия может быть определён конкретной датой (действует до 08 мая 1999г.) или же определённым промежутком времени с момента её выдачи (в течение 1 года со дня выдачи). Если в доверенности по каким-то причинам не указан срок её действия, то в соответствии опять же с п. 1 ст.
186ГКРФ такая доверенность имеет силу в течение одного года со дня её совершения. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указаний о сроке её действия, сохраняет силу до её отмены доверителем.
По правилам, срок действия доверенности указывается в её конце.
В доверенности необходимо отразить полное наименование организации - доверителя, ее местонахождение, а также фамилию, имя, отчество (а в необходимых случаях и занимаемую должность) поверенного. Не лишним будет отразить паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность поверенного.
Если поверенным является юридическое лицо, указывается его полное наименование.
В доверенностях на имя адвоката указывают его место работы (адвокатскую фирму, юридическую консультацию).
работника), место в системе управления, основная задача деятельности (в соответствии с одной из основных задач структурного подразделения). Для обозначения места в системе управления обычно используют принятые при разработке Положений о персонале названия должностей по внутренней градации персонала предприятия: руководители, должностные лица, специалисты, сотрудники/ работники/рабочие/служащие;
в чьем непосредственном подчинении находится работник (дополнительно кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица);
порядок назначения на должность и освобождения от нее (приема и увольнения для рядовых работников предприятия);
порядок замещения в случае временного отсутствия работника (закрепляется схема взаимозаменяемости или перераспределения обязанностей, в том числе и порядок приема-передачи дел материально ответственными лицами);
как организуется работа самостоятельно работником, в соответствии с планом работы структурного подразделения или по утвержденному руководством предприятия гибкому или специальному графику работы;
установлен ли работнику ненормированный рабочий день (если его должность, специальность или профессия включены в утвержденный приказом руководителя организации Перечень должностей, специальностей и профессий с ненормированным рабочим днем);
входит ли работник в состав какого-либо коллегиального органа по должности (для руководителей особенно важно закрепить их членство в аттестационных, квалификационных, бюджетных, кадровых комиссиях, а для рядовых сотрудников возможность их включения в состав комиссии по приему-передаче дел, проведению инвентаризации, списанию имущества и других);
чем сотрудник руководствуется в своей деятельности (обычно в списке нормативов указывают действующее законодательство, документы органов управления предприятием, действующие нормативные и технологические документы, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении и конкретную утвержденную должностную инструкцию);
чьи уставные и письменные распоряжения выполняет (дополнительно к распоряжениям непосредственного руководителя или в его отсутствие);
квалификационные требования (особенно к образованию и стажу работы);
что должен знать работник (в должностной инструкции могут быть сформулированы по усмотрению руководства следующие подпункты: краткий перечень общих требований к знаниям в соответствии с типовой квалификационной характеристикой специальности, типовой перечень знаний, необходимых для замещения должностей)
В разделе 2 Функции следует перечислить основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями (или с одним из направлений) деятельности структурного подразделения. В формулировках необходимо четко отразить вклад сотрудника, указать, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких участвует.
Раздел 3. Должностные обязанности строится в зависимости от логики и структуры текста предыдущего раздела и обычно включает перечисление работ, операций, которые выполняются сотрудником ежедневно или с большой периодичностью.
Должностные обязанности целесообразно объединять в однородные группы в соответствии с функциями сотрудника, причем в начале текста необходимо перечислять должностные обязанности, которые он выполняет самостоятельно, а в заключении те, которые выполняются им в сотрудничестве с другими. Для удобства представления должностных обязанностей текст этого раздела может быть разделен на две части:
3.I. Работник выполняет самостоятельно: ...
3.2. Работник участвует в ...
Раздел 4 Права обычно строится по следующей логической схеме:
права работника на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, которые он имеет право решать самостоятельно);
права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей (кроме простого перечисления конфиденциальных сведений возможно и установление процедуры доступа сотрудника к ним, особенно если эти сведения относятся к коммерческой тайне предприятия);
права на контроль (перечисление вопросов и действий, контролировать исполнение которых имеет право сотрудник, выполняя заключают между собой соглашение об обязательстве доверителя не отменять действие доверенности до истечения срока ее действия. Скажу сразу, такое соглашение не имеет юридической силы, и обязательство доверителя не влечет никаких правовых последствий.
Поверенными в рассматриваемой нами ситуации в большинстве случаев выступают сотрудники организации-доверителя, но доверенности могут выдаваться и другим лицам, не связанным с организацией трудовыми отношениями, а также и организациям.
Поверенный также должен обладать гражданской правоспособностью и дееспособностью. Надо отметить, что поверенный не может совершать определенные действия от имени доверителя, если он не имеет право совершать их самостоятельно.
Поверенному в ряде случаев требуется специальное разрешение (лицензия) на совершение ряда действий, для совершения которых законодательство требует наличие такого разрешения (лицензии).
Поверенный в соответствии с п.3 ст. 182 ГКРФ не может совершать сделки от имени доверителя ни в отношении себя лично, а также в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением коммерческого представительства (когда лицо постоянно и самостоятельно представительствует от имени предпринимателей при заключении ими договоров в сфере предпринимательской деятельности).
Поверенный не вправе выходить за пределы полномочий, предоставленных доверенностью. Сделка, заключенная с превышением полномочий, считается заключенной от имени и в интересах самого поверенного, если только организация-доверитель впоследствии не одобрит ее.
Действие доверенности прекращается в следующих случаях:
1. Истечения срока доверенности;
2. Отмены доверенности лицом, выдавшим ее;
3. Отказа лица, которому выдана доверенность;
4. Прекращения (ликвидации или реорганизации) юридического лица, от имени которого выдана доверенность;
5. Прекращения юридического лица, которому выдана доверенность.
При оформлении секретарю важно неукоснительно соблюдать требования, предъявляемые к форме доверенности. Ст. 185ГКРФ предусматривает письменное исполнение доверенности.
То есть секретарь должен составить доверенность в форме письменного документа. Обычно для этого используется фирменный бланк основные требования, предъявляемые действующим законодательством к порядку их оформления и выдачи.
Наиболее актуальные моменты оформления лишь тех доверенностей, которые выдаются организациями для совершения определенных действий от их имени и в их интересах.
Определение ее содержит часть I статьи 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) - доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.
На основании доверенности поверенное лицо (то есть тот, кому выдана доверенность) имеет право на совершение от лица, выдавшего доверенность - доверителя, - определенных действий.
Объем полномочий поверенного (т.е. тех действий, которые он имеет право совершать от имени доверителя) определяет сам доверитель. Отсюда можно выделить несколько основных видов доверенностей.
Так, генеральная или полная доверенность возлагает на поверенного право совершать все допустимые законом действия от имени организации-доверителя. Доверенность специальная - лишь ряд однородных действий в определенный промежуток времени (например, представительство по всем делам в арбитражном или общем судах; получение товарно-материальных ценностей, регулярно поступающих в адрес организации и т.д.).
На основании разовой доверенности допустимо совершение поверенным какого-либо конкретного юридического действия (например, представительство в арбитражном суде по одному конкретному делу, либо получение каких-то документов).
В соответствии с действующим гражданским законодательством выдача доверенности является сделкой, и к организации, ее совершающей, предъявляются все требования, какие существуют в отношении участвующих в сделках лиц.
Организация-доверитель должна в обязательном порядке обладать гражданской правоспособностью, т.е. иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности предусмотренным в ее учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности. Доверитель имеет право в любой момент отменить действие доверенности.
В этом случае он обязан известить об этом поверенного, а также всех тех лиц (организации, граждан), для представительства, перед которыми выдана доверенность. При прекращении доверенности поверенный должен возвратить доверенность. Часто встречается, что доверитель и поверенный
свои функциональные обязанности или по поручению руководителя);
права требовать выполнения определенных действий (особенно от подчиненных), права давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение);
права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы конкретных видов (особенно тщательно следует регламентировать право подписания документов, направляемых во внешние организации от имени предприятия).
Раздел 5 Ответственность предусматривает закрепление в должностной инструкции прежде всего ответственности за нарушение действующего законодательства, за нарушение требований организационно-правовых и других документов (обычно это те документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности, что устанавливается в разделе 1 Общие положения его должностной инструкции), которые могут быть допущены при реализации прав, основных задач и обязанностей, а затем - и ответственности за задержку исполнения или неисполнение обязанностей и за неполное использование прав.
В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника по должности, которая должна быть оформлена соответствующим дополнительно заключаемым договором.
При формулировании пунктов об ответственности не следует злоупотреблять словами с отрицанием не-, так как они придают негативный смысловой оттенок этому пункту текста.
Составляя текст раздела необходимо помнить и о том, что число пунктов сформулировано в предыдущем разделе Права, а оптимальным считается примерно равное соотношение объемов представленных прав и ответственности.
Раздел 6 Взаимоотношения. Связи по должности (иногда может называться Информация и документация) должен содержать регламентацию информационно-документационных связей работника, которые он осуществляет для достижения цели предприятия.
В начале раздела обычно указывают связи внутри предприятия, а затем связи с внешними организациями.
Если взаимоотношения сотрудника хорошо отлажены на уровне документов (или обмена информацией), то текст раздела можно представить в форме одной или нескольких таблиц с заголовками: Работник передает... работник получает. В текст раздела целесообразно также включать названия и формы журналов или картотек, которые ведутся с целью учета, контроля работы, а также названия баз данных, которые сотрудник ведет на своем рабочем месте.
Раздел 7 Условия оплаты труда принято излагать в той же логической последовательности, что и соответствующий раздел текста Положения о структурном подразделении. Указывается, что работнику устанавливается должностной оклад в соответствии с контрактом или штатным расписанием предприятия, он может получать премии (в зависимости от конкретных условий работы, возможно, оговорить виды премий и условия их получения); может получать надбавки и ему может повышаться зарплата (при каких условиях и с какой периодичностью), работник может совмещать профессии.
Раздел 8. Показатели оценки работы. К числу общих показателей могут быть отнесены качество составления и оформления документов, отсутствие ошибок и служебных нарушений, отсутствие жалоб и претензий, нареканий со стороны руководителей, квалифицированное применение требований инструкций и других нормативных документов, своевременность выполнения должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения поручений и указаний руководителя, например, составление в срок..., представление в срок... и другие показатели оценки исполнительской дисциплины Образец должностной инструкции:
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Должностная инструкция Генеральный директор
(личная подпись)
дата инициалы, фамилия
секретарю структурного подразделения дата
І.Общие положения
1.1. Секретарь структурного подразделения относится к категории технических работников (специалистов) и выполняет все работы по делопроизводству и подчиняется непосредственно руководителю подразделения.
1.2. На должность секретаря принимается лицо со средним образованием, подготовкой по специальной программе и опытом секретарской работы не менее одного года.
(Требования к квалификации могут быть и более высокими и более низкими, что определяется самой организацией и зависит от уровня сложности выполняемой секретарем работы. Например, Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или Высшее образование и практический опыт работы).
1.3. Секретарь принимается и освобождается от должности приказом директора по представлению руководителя структурного подразделения.
на две группы. К первой относятся документы чаще всего сопровождающие основной документ, содержание его отдельных положений.
Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций
Акты
Акт документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями.
Акт оформляется на общем бланке. Дата и место, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован.
В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом Основание, которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца.
После слова Основание ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты.
Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна).
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители.
При подписании должности перед фамилиями не указываются.
ОФОРМЛЕНИЕ ДОВЕРЕННОСТЕЙ
Как правило, в небольших организациях, где отсутствуют специализированные структурные подразделения (юридические отделы и т.д.), бремя оформления и регистрации доверенностей, выдаваемых этими организациями, ложится на секретарей. Секретарю, ответственному за доверенности, необходимо досконально знать
Общее собрание постановило принять все предложения для прекращения деятельности ООО путем ликвидации.
3. Составьте протокол заседания профсоюзного комитета по вопросу выделения материальной помощи преподавателю Викторову Н. К. в связи с тяжелым материальным положением. Выступивший член профкома сообщил, что согласно акту проверки материального положения преподавателя Викторова Н. К. он нуждается в материальной помощи в размере 1000 рублей.
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕДОКУМЕНТЫ
К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению.
Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
Справки
Справка- это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида.
Они выдаются ежедневно. Это справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, и т.п.
Докладные и объяснительные записки
Докладная записка документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения. Текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей излагаются место, факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога о (об). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.
Объяснительная записка это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить
1.4. Секретарь в своей деятельности руководствуется распорядительными документами организации, указаниями руководителя структурного подразделения, правилами внутреннего распорядка, государственными нормативными документами в области делопроизводства, инструкцией по делопроизводству организации, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией. (Этот пункт может быть расширен за счет включения следующих документов - постановлений, распоряжений, приказов и других руководящих и нормативных документов управления, правил и норм охраны труда, производственной санитарии.)
1.5. Секретарь должен знать организационную структуру учреждения, фамилии, имена и отчества его руководителей и распределение обязанностей между ними, направления деятельности структурного подразделения, фамилии, имена, отчества и распределение обязанностей между сотрудниками структурного подразделения, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации организационной техники, средств связи, установленных в отделе, нормы служебного этикета. (Правила орфографии, пунктуации, порядок расположения материала при печатании различных документов.)
1.6. Секретарь должен уметь работать на компьютере в среде Windows, Excel, Word; печатать на пишущей машине (со скоростью, например, 1S0 слов в минуту), принимать и передавать документы по факсимильной связи, выполнять копировальные работы, вести телефонные переговоры. (При необходимости в этом пункте могут быть перечислены и другие средства оргтехники - диктофоны, магнитофоны, приемно-переговорное устройство.)
2. Основные задачи и функции
Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности структурного подразделения, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает в экспедиции документы, поступившие по почте в адрес структурного подразделения, и проводит их первичную обработку.
2.2. В соответствии с инструкцией о делопроизводстве проводит сортировку входящих документов на регистрируемые и нерегистрируемые, передает документы, не требующие регистрации, непосредственно специалистам структурного подразделения.
2.3. Ежедневно в установленные сроки получает в группе регистрации канцелярии документы с резолюцией руководства организации, направленные для исполнения.
2.4. Регистрирует поступившие документы. (В этом пункте необходимо указать те формы регистрации, которые используют в подразделении для регистрации. Например, вносит данные о поступивших документах в базу данных.)
2.5. Своевременно передает поступившие документы на рассмотрение руководителя структурного подразделения.
2.6. В течение дня выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.
2.7. Выполняет копировальные работы. (Оформляет заказы на копировальные работы.)
2.8. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалиста структурного подразделения.
Информирует руководителя о состоянии исполнительской дисциплины.
2.9. По поручению сотрудников подразделения принимает и передает документы по факсимильной связи.
2.10. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел.
2.11. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства.
2.12. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя структурного подразделения, организует телефонные переговоры руководителя.
3.Обязанности
Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:
3.1. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
3.2. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.
3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.
3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
4. Права
Секретарь имеет право:
4.1. Обращаться в канцелярию организации за консультациями по вопросам подготовки документов, организации их хранения и ведения делопроизводства.
4.2. Вносить руководству канцелярии предложения по совершенствованию работы с документами.
4.3. Требовать от сотрудников структурного подразделения выполнения сроков документов, правил их оформления, возврата документов после окончания работы.
S. Ответственность
Секретарь несет административную ответственность за:
5.1. Качественное и своевременное выполнение своих обязанностей.
5.2. Разглашение служебной информации.
5.3. Неиспользование предоставленных прав и нарушение служебной субординации.
5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.
6. Взаимосвязи
протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилию докладчика, тему доклада, фамилии выступавших.
Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу.
