Регистрация и индексация документов
В канцелярии ведется журнал учета отпечатанных документов (Приложение 7.8).
5.6.3. Тиражирование документов производится в канцелярии, а также в структурных подразделениях, на множительных аппаратах для оперативного копирования.
Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности вуза. Тиражирование документов с грифом Для служебного пользования производится в канцелярии с разрешения специального отдела.
Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается их на руководителей.
Для тиражирования принимаются служебные документы, изготовленные машинописным способом или средствами ПЭВМ. На тиражирование документов заполняется заказ, который подписывает руководитель подразделения.
Растиражированные в типографии экземпляры документов на последней странице должны иметь выходные данные (номер заказа, тираж, дата).
Растиражированные документы выдаются заказчику под расписку.
Оригиналы растиражированных документов возвращаются заказчику при получении тиража.
6. Построение справочного аппарата
Регистрация и индексация документов
6.1.1. В университете установлена смешанная система регистрации корреспонденции.
В канцелярии регистрируется корреспонденция, адресованная ректору и проректорам, правительственная корреспонденция, документы, адресованные в университет без указания конкретного адресата.
В структурных подразделениях регистрируется корреспонденция,
адресованная этим подразделениям.
Регистрация должна быть однократной: в канцелярии или структурном подразделении. При этом каждый входящий документ получает регистрационный индекс, который более нигде не повторяется.
6.1.2. Для регистрации и поиска документов группам корреспондентов университета и структурным подразделениям присваиваются индексы (Приложения 9 и 10).
6.1.3. Регистрация и запись в учетные формы производится в день поступления документа:
- в канцелярии информация вводится в персональный компьютер и делается распечатка карточки в 2-х экземплярах или производится запись в журнале учета входящих документов (Приложение 7.4);
- в структурном подразделении делается запись в журнале учета входящих документов (Приложение 7.4).
6.1.4. Регистрационный индекс ставится в нижнем правом углу документа и является порядковым номером поступившего документа по карточке или журналу учета.
Карточки заполняются только на документы, поступившие из Министерства образования. При этом на документе к индексу добавляется литера М.
После регистрационного номера указывается дата поступления документа.
6.1.5. Индекс исходящего письма состоит из индекса структурного подразделения, номера дела, в которое подшивается документ, и порядкового номера документа по журналу учета,
например: 472/13/121
где 472 - индекс структурного подразделения (ФЭМП),
13 - номер дела (переписка с организациями и гражданами), 121 - порядковый номер документа по журналу учета.
6.1.6. Порядок регистрации приказов по университету отражен в табл.1.
6.1.7. Протоколы совещаний у проректоров университета регистрируются и хранятся в секретариатах проректоров университета.
6.1.8. Текущие документы структурных подразделений регистрируются и хранятся в этих подразделениях.
Организация поисковой системы по документам
6.2.1. В канцелярии должны быть исчерпывающие сведения о месте нахождения и состоянии исполнения документов.
6.2..2. Поиск документа в делопроизводстве, наблюдение за исполнением документа и поиск информации, заключенной в нем, наиболее полно обеспечивает справочная картотека. Она делится на две части:
- первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения по исполнителям, корреспондентам или срокам исполнения;
- вторая часть картотеки строится с учетом использования ее для поиска исполненных документов по определенному вопросу, для чего в ЭВМ заносится тематика разделов.
Разделами первой части картотеки на неисполненную корреспонденцию являются сроки исполнения.
Порядок регистрации и хранения приказов по университету
| Таблица 1 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
/center> |
Карточки из разделов первой части по мере исполнения документов с поставленными в них необходимыми отметками (п.3.13) перемещаются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки.
7. Учет и хранение печатей, штампов и бланков
7.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки с угловым и продольным штампами университета, удостоверения личности, трудовые книжки, студенческие билеты, зачетные книжки, дипломы, свидетельства.
7.2. Учет всех печатей и штампов, бланков университета ведется в специальных журналах в канцелярии; трудовых книжек, удостоверений личности - в отделе кадров; дипломов, студенческих билетов, зачетных книжек -в учебном отделе; свидетельств и дипломов о дополнительном образовании - в центрах дополнительного образования.
7.3. Порядок хранения и применения печатей и штампов университета отражен в табл.2.
7.4. Заказы на изготовление печатей, штампов и бланков осуществляются через канцелярию.
Выдача бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета с указанием учетных номеров бланков. Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Устаревшие или испорченные бланки писем сдаются своевременно в канцелярию для уничтожения.
Печати и штампы уничтожаются по акту с отметкой в соответствующих журналах учета.
7.5. Ответственность за хранение и использование бланков в структурных подразделениях несут руководители структурных подразделений, секретари или лица, ответственные за ведение делопроизводства.
7.6. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования в структурных подразделениях университета проводится канцелярией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.
7.7. Перечень документов, на которые проставляется гербовая печать университета, приведен в Приложении 5.
Порядок хранения и применения печатей университета
| Таблица 2 | ||||||||||||||||||||||||
|
Номенклатура дел
8.1.1. Номенклатура дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, который предназначен для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета документов, индексации дел и определения сроков их хранения.
Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. В нее должны быть включены все дела университета и журналы регистрации.
8.1.2. Сводная номенклатура дел университета (Приложение 11) состоит из разделов, содержащих документацию всех структурных подразделений, в том числе общественных организаций (профкома, студпрофкома и т.д.).
Первым разделом номенклатуры является отдел документационного обеспечения управления (канцелярия), далее следуют другие структурные подразделения по степени значимости.
Внутри разделов дела располагаются в порядке их важности, последними приводятся журналы регистрации.
8.1.3. Номенклатура дел университета составляется на календарный год, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) курирующего архивного учреждения, утверждается ректором и вводится в действие с 1 января.
Структурные подразделения получают в виде выписок соответствующие разделы утвержденной сводной номенклатуры и заводят по ним дела.
Сводная номенклатура дел университета и номенклатуры дел структурных подразделений действуют в течение ряда лет, и в них могут вноситься заголовки новых дел, для чего в конце каждого раздела оставляются свободные строки.
Текущие изменения номенклатуры дел согласовываются с архивным учреждением. В случае коренного изменения функций и структуры университета номенклатура дел составляется вновь, согласовывается и утверждается в установленном порядке.
8.1.4. Функциональные подразделения университета (канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.д.) формируют дела по календарному году, т.е. с 1 января; учебные подразделения (факультеты, кафедры) - по учебному году, т.е. с 1 сентября.
8.1.5. Для достижения единого подхода к классификации документов и обеспечения их необходимой сохранности в университете устанавливается унифицированный состав заводимых дел и единая система их индексации, обязательные для применения в структурных подразделениях.
8.1.6. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре,
например: 115-01,
где 115 - индекс структурного подразделения (кафедра физики),
01 - порядковый номер дела по номенклатуре
(положение о кафедре).
В сводной номенклатуре дел необходимо сохранять одинаковые порядковые номера однородных дел в пределах разных разделов (структурных подразделений); для переходящих дел индекс сохраняется.
8.1.7. Учебные подразделения университета (деканаты факультетов и кафедры) составляют номенклатуры дел в строгом соответствии с типовыми, приведенными в Приложении 12.2, 12.3.
Номера дел, отсутствующих в конкретной номенклатуре, пропускаются; для дел, не указанных в типовом образце, но имеющихся в конкретной номенклатуре, при отсутствии свободных номеров вводятся литерные (с добавлением буквенного обозначения) номера.
Для функциональных подразделений университета обязательными являются дела, приведенные в Приложение 12.1. Заголовки остальных дел определяются спецификой деятельности структурного подразделения; для их индексации используются свободные порядковые номера.
8.1.8. Сроки хранения дел указаны в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.
Отметка ЭК, проставленная рядом со сроком хранения дела, означает, что вопрос об оставлении дела на постоянное хранение или на срок, указанный в номенклатуре, решается экспертной комиссией университета.
8.1.9. По окончании делопроизводственного года в графе 3 номенклатуры дел указывается количество томов каждого дела, а в конце номенклатуры производится итоговая запись о количестве заведенных дел (Приложение 13.1).
8.1.10. Номенклатура дел составляется в 3-х экземплярах: один помещается на внутренней стороне дверцы шкафа, где хранятся дела текущего делопроизводства, второй хранится в деле с названием Номенклатура дел, третий передается в архив университета.
Формирование дел
8.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.
Методическое руководство и контроль формирования дел осуществляется канцелярией университета.
8.2.2. При формировании дел необходимо:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно формировать в дела документы постоянного хранения и временного хранения;
- помещать в дела машинограммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Общее количество страниц дела не должно превышать 250 страниц, что соответствует толщине сшива 4 см.
8.2.3. Номер дела, в которое подшивается документ, определяет исполнитель в момент проставления отметки об исполнении (пп.
3.13.1, 5.5.9).
8.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.
Распорядительные документы группируются по видам с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельных документов, их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) группируются в самостоятельные дела.
Переписка группируется за период календарного года; документ-ответ помещается за документом-запросом.
Оформление дел
8.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками делопроизводства при методической помощи и под контролем архива.
8.3.2. Установлено два срока хранения документов: постоянный и временный.
Временный делится на кратковременный (менее 10 лет) и долговременный (от 10 до 75 лет). В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительной надписи дела (Приложение 13.2);
- составление внутренней описи документов (Приложение 13.3);
- оформление реквизитов обложки дела.
Внутренняя опись составляется для личных дел сотрудников и студентов и для дел, содержащих особо ценные документы и документы ограниченного доступа, и помещается в начале дела.
Все листы документов, включенных в дело, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи (листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела), нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Нумерация производится простым графическим карандашом.
В случае пропуска при нумерации некоторых листов на них проставляют литерные номера, т.е. номер предыдущего листа с буквами а, б, в, и т.д.
Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения: их допускается хранить в скоросшивателях, не производить пересистематизации документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
8.3.3. Обложка дел постоянного и временного хранения оформляется по установленной форме (Приложение 13.6). По окончании делопроизводственного года в надписи на обложке дела вносятся необходимые уточнения:
- если название университета или его структурного подразделения изменилось, на обложке дописывают новое название;
- в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся их номера;
- для каждого тома указывается дата (число, месяц, год) его начала и окончания;
- если в деле имеются документы-приложения за годы, предшествующие году образования дела, на его обложке под датой делается оговорка - имеются документы за какие-то годы;
- на обложку выносится количество листов в деле, а в конце дела подшивается заверительная надпись.
Надписи на обложке дел производятся четко и разборчиво, черной пастой.
8.3.4. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех реквизитов документов: текста, дат, виз, резолюций.
Организация оперативного хранения и обеспечение
сохранности документов
8.4.1. С момента заведения и до передачи в архив университета дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела хранятся в специально отведенных запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
8.4.2. В целях ускорения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, в вертикальном положении, корешками наружу.
На корешках дел указываются индексы по номенклатуре.
Номенклатура дел размещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
8.4.3. Завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в течение 1-го года, а затем сдаются в архив университета.
8.4.4. В течение делопроизводственного года документы, уже включенные в дело, могут быть при необходимости вынуты из дела ответственным за формирование и хранение дел.
На место изъятых документов вкладывается лист-заместитель (Приложение 13.4).
После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости дело выдается целиком с разрешения руководителя структурного подразделения на срок до одного месяца, а на его место помещается карта-заместитель (Приложение 13.5).
8.4.5. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения проректора по режиму и кадрам, по акту.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора университета с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
9. Порядок передачи документов на хранение в архив
Экспертиза ценности документов
9.1.1. Экспертиза научной и практической ценности документов проводится с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.
Экспертиза ценности документов в университете проводится при составлении номенклатур дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
9.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в университете создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
Функции и права ЭК университета, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждает ректор университета.
Экспертиза ценности осуществляется в структурных подразделениях университета ежегодно в течение января с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЭК университета.
9.1.3. Отбор документов для постоянного хранения производится в соответствии с номенклатурой дел университета и Перечнем типовых документов с указанием сроков их хранения путем постраничного просмотра дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел До минования надобности и т. п.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
9.1.4. Акт о выделении дел к уничтожению (Приложение 4.4.2) составляется в двух экземплярах в виде таблицы, аналогичной номенклатуре дел и содержащей графы:
1- заголовок дела или групповой заголовок дел, например Переписка за 2000-2001 гг. - 2 дела;
2 - дата дела (для групповых дел - крайние даты);
3 - количество томов (для групповых заголовков - количество дел, включенных в группу);
4 - сроки хранения и статей по перечню;
5 - примечания.
Акт о выделении дел к уничтожению, составленный экспертной комиссией университета, утверждается ректором и служит основанием для уничтожения документов, не имеющих практического значения и научноисторической ценности.
Составление описей дел
9.2.1. На завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи (Приложение 13.7) в двух экземплярах, отдельно на каждую категорию дел.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
9.2.2. Описи составляются в каждом структурном подразделении университета; по этим описям документы сдаются в архив.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.
9.2.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с номенклатурой дел;
- каждое дело, а также каждый том многотомного дела вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
- порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами то же, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);
- графа описи Примечание используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.
9.2.4. Годовые разделы описей на дела постоянного хранения составляются в четырех экземплярах аналогично описи дел (Приложение 13.7), заверяются заведующим канцелярией (заведующим архивом), подписываются председателем ЭК, утверждаются ректором университета и направляются на согласование в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) госархива.
При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели, заверительный лист.
9.3. Передача дел в архив университета
9.3.1. Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив университета через год после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений.
Дела временного (до 10 лет) срока хранения, за исключением дипломных и курсовых работ студентов, в архив на хранение не передаются и по истечении сроков хранения уничтожаются по акту о выделении дел к уничтожению, который составляется в ходе экспертизы ценности документов (п.9.1).
9.3.2. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив университета сотрудниками структурных подразделений.
9.3.3. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел.
Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приёма-передачи дел, подписи заведующего архивом и сотрудника, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой карточки включается в опись.
9.3.4. До передачи в государственный архив документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архиве университета в течение 15 лет.
По истечении указанного срока документы полистно проверяются и передаются сотрудниками архива университета по соответствующим годовым описям в государственный архив.
