Приказ (распоряжение, указание)
Согласование может проводиться как внутри университета с подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и за его пределами (внешнее согласование).
3.10.2. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа производится в следующей очередности:
- с подведомственными университету и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
- с научными организациями, проводящими исследования в той области, к которой имеет отношение издаваемый документ;
- с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;
- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области - экологический, пожарный и т.п.;
- с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.
3.10.3. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже отметки о наличии приложений, подписи и печати и оформляется следующим образом:
- при согласовании с должностным лицом:
СОГЛАСОВАНО
Заведующий Управлением образования Администрации г. Таганрога личная подпись А.П. Григорян
05.10.2001
- при согласовании другим документом (письмом, протоколом и др.):
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минобразования России
от 12.05.2000 06-15/1945-Р
3.10.4. Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия от левого поля документа.
3.10.5. Если документ имеет два грифа согласования, их размещают на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами.
Грифы согласования могут оформляться на отдельном листе, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций; при этом на документе делается отметка Лист согласования прилагается.
3.10.6. Внутреннее согласование осуществляется путем визирования проекта документа должностными лицами университета. Виза включает в себя личную подпись, обязательно ее расшифровку, дату визирования, при необходимости - должность визирующего,
например:
Проректор по режиму и кадрам Личная подпись В.М. Дущенко 21.11.2201
Если имеются замечания по документу, они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. При этом на документе выше визы делается отметка Замечания прилагаются.
В случае несогласия должностного лица с документом в целом, выше визы делается отметка: С проектом не согласен, замечания прилагаются.
3.10.7. Для документа, подлинник которого остается в университете, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из университета, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
3.10.8. Оформление виз на заявлениях сотрудников производится по аналогичным правилам: подпись должностного лица (допускается не указывать наименование должности), расшифровка подписи, дата.
Визы располагаются в нижней части лицевой стороны документа.
Подпись
3.11.1. Реквизит подпись включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию),
например:
Проректор по режиму и кадрам личная подпись В.М. Дущенко
В документах, оформленных не на бланке университета, необходимо указывать полное наименование должности, включающее и наименование университета или структурного подразделения,
например:
Проректор по режиму и кадрам Таганрогского государственного
радиотехнического университета личная подпись В.М. Дущенко
3.11.2. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.
При этом обязательно указывается фактическая должность и фамилия лица, подписавшего документ, (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: и.о., зам.).
Не допускается ставить предлог за или проставлять косую черту перед наименованием должности.
3.11.3. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.
3.11.4. В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии,
например:
Председатель комиссии личная подпись В.М. Дущенко
Члены комиссии личная подпись Е.А. Бабиченко
личная подпись О.В. Тремиля
3.11.5. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2-3-мя
межстрочными интервалами.
Наименование должности печатается строчными буквами, кроме первой прописной, от левого поля документа через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому полю документа, расшифровка подписи выравнивается по правому полю. При наличии нескольких подписей на документе по правому полю выравнивается самая длинная из них.
Инициалы и фамилия печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.
В документах, оформляемых на фирменных номерных бланках с эмблемой университета и подписываемых ректором, допускается печатать реквизит подпись прописными буквами (Приложение 4.3.1).
3.12. Отметка об исполнителе
3.12.1. Отметка об исполнителе проставляется от левого поля в нижней части лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и включает фамилию (фамилию, имя, отчество) и номер телефона исполнителя без дополнительных пометок исп. или тел..
Допускается использование шрифта 10-11.
Например:
Иванов Сергей Иванович 36-12-36
или
Иванов
36-12-36
3.13. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
3.13.1. Отметка об исполнении проставляется на первом листе документа в нижней его части, ниже отметки об исполнителе, и включает следующие данные:
- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо краткие сведения об исполнении;
- слова В дело и номер дела, в котором будет храниться документ;
- дату и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом:
Направлен ответ от , Дан устный ответ, Учтено при составлении
заявки и т.д.
Например: В дело 13. По сообщению отдела кадров университета,
вопрос решен положительно.
Личная подпись расшифровка подписи Дата.
3.14. Особенности оформления документов с помощью средств вычислительной техники
3.14.1. Текст документа печатается на персональном компьютере шрифтом Times New Roman 13, 14 и выравнивается по левому и правому полю.
Размер полей документов, оформляемых в университете, следующий:
- левое - 25 мм,
- правое - 15 мм,
- верхнее и нижнее -20 мм.
3.14.2. Тексты документов печатаются через 1,5 межстрочных интервала.
Новый абзац печатается, отступив 5 печатных знаков от левого поля.
При оформлении документов объемом свыше 10 страниц допускается использовать вторую сторону листа. При печатании текста на обороте поле для подшивки размером 25 мм оставляется справа.
При оформлении многостраничных документов вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без каких-либо дополнительных знаков в интервале 10 мм от верхнего поля листа.
При оформлении документов на бланках формата А5(148х210), а также отдельных многостраничных документов (инструкций, положений, правил), не предназначенных для полиграфического воспроизведения, допускается использовать шрифт 12 через 1 межстрочный интервал.
Отдельные виды внутренних документов (заявление, объяснительная записка) допускается писать от руки.
3.14.3. Тексты документов, направляемых в вышестоящие органы, печатаются с одной стороны листа через 2 межстрочных интервала.
3.14.4. Документы, предназначенные для полиграфического воспроизведения, печатаются шрифтом 14 через 2 межстрочных интервала.
Размеры полей - не менее 20 мм со всех четырех сторон.
3.14.5. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов -28 печатных знаков.
Составные части реквизитов Адресат, Гриф утверждения документа, Отметка о наличии приложения, Гриф согласования отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами
Другие реквизиты разделяются между собой двумя-четырьмя
межстрочными интервалами.
Допускается увеличивать интервал между составными частями реквизитов за счет выбора значения интервала 3-6-12 пт вместо стандартного 0 пт в меню Формат, абзац.
3.14.6. Наименование вида документа: ПРИКАЗ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д. - печатается прописными буквами (не допускается печатать вразрядку), выделяется полужирным шрифтом и центрируется в пределах полей.
Наименование вида документа А К Т печатается вразрядку.
3.14.7. Заголовок к тексту печатается от левого поля через 1 межстрочный интервал, причем каждая строка должна содержать не более 28 печатных знаков.
Если заголовок превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля, а для документов, оформленных на продольных бланках - центрировать его в пределах полей.
Заголовок печатают строчными буквами, кроме первой прописной, без кавычек, не подчеркивают и в конце не проставляют точку.
3.14.8. Рекомендуется соблюдать следующий отступ от левой границы текстового поля (в печатных знаках) при оформлении реквизитов документов:
0 - дата документа, ссылка на регистрационный номер и дату, заголовок к тексту, текст (кроме абзацев), отметка о наличии приложения, наименование должности в реквизитах подпись и гриф согласования, отметка о заверении копии (заверительная надпись Верно, наименование должности лица, заверяющего документ, дата заверения), отметка об исполнителе, второй гриф утверждения, а также слова ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;
5 - начало абзацев в тексте, в том числе нумерованных;
16 - регистрационный номер документа, расшифровка подписи в первом грифе согласования;
24 - таблицы и трафаретные тексты;
32 - адресат (каждый элемент адресата печатают на отдельной строке);
40 - гриф утверждения (кроме расшифровки подписи), гриф ограничения доступа к документу, второй гриф согласования;
48 - расшифровка подписи в реквизите подпись, в грифе утверждения, во втором грифе согласования;
56 - нумерационный заголовок к таблице, слово Копия при снятии копий с документов.
При этом должна соблюдаться граница правого поля документа.
3.14.9. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова Примечание: и Основание: печатаются от левой границы текстового поля и после них проставляется двоеточие.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда, соблюдая указанные выше отступы от левого поля и не нарушая границ правого поля документа.
3.14.10. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2-3-мя межстрочными интервалами.
Наименование должности печатается строчными буквами, кроме первой прописной, от левого поля документа через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому полю документа.
Инициалы и фамилия - расшифровка подписи - печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности, выравниваются по правому полю. При наличии нескольких подписей на документе по правому полю выравнивается самая длинная из фамилий.
4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
документов
В университете устанавливается единый порядок оформления документов.
Все документы должны иметь установленный состав реквизитов и порядок их оформления в соответствии настоящей Инструкцией. Неправильно оформленные документы не имеют юридической силы.
Приказ (распоряжение, указание)
4.1.1. Приказы (распоряжения, указания) относятся к распорядительным документам и фиксируют решения руководства, имеющие нормативный характер, а также решения, относящиеся к оперативным, учебным, кадровым и другим вопросам внутренней работы университета.
Приказы подписывает ректор университета, а в случае его отсутствия -должностное лицо, исполняющее его обязанности.
Порядок подписания приказов устанавливает ректор университета.
Распоряжения и указания издают проректоры и руководители структурных подразделений: деканы, начальники управлений и отделов, заведующие кафедрами в пределах их компетенции.
4.1.2. Проекты приказов (распоряжений), подписываемых руководством университета, разрабатываются структурными подразделениями университета по поручению руководства или по собственной инициативе.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят приказ.
Обеспечение правильности оформления приказов (распоряжений) является обязанностью канцелярии.
4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также заведующим канцелярией и начальником юридического отдела, при необходимости - проректором по экономике.
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при визировании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
4.1.4. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу преподавателей, по личному составу студентов и распоряжения нумеруются отдельно.
Распоряжения и указания руководителей структурных подразделений регистрируются по месту их издания (в отделах, управлениях, деканатах, на кафедрах).
Копии приказов, распоряжений или их размноженные экземпляры заверяются печатью канцелярии и направляются адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется исполнителю и в канцелярию.
4.1.5. Приказы (Приложение 2.1) печатаются на продольных бланках университета (распоряжения, указания - на продольных бланках университета, структурного подразделения или должностного лица) и содержат следующие реквизиты:
Дату и номер, которые выравниваются соответственно по левому и правому полям документа; дата записывается буквенно-цифровым или цифровым способом; номер состоит из знака и порядкового номера приказа.
Датой приказа, распоряжения, указания является дата его подписания. При подготовке проекта печатают только обозначение месяца и года, а число вписывают при подписании.
Номер проставляется при регистрации приказа.
Место издания г. Таганрог не проставляется.
Заголовок к тексту, который должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Распоряжения и указания заголовков могут не иметь.
Текст приказа (распоряжения, указания), который, как правило, состоит из 2-х частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
Констатирующая часть содержит краткое изложение целей и задач, фактов, событий, послуживших основанием для издания приказа, и может начинаться словами в целях, в соответствии, во исполнение, согласно (чему?) и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок (п.3.7.3).
Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (указания, распоряжения - словами ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРОШУ, РАЗРЕШАЮ), которые печатаются прописными буквами на отдельной строке от левого поля, выделяются полужирным шрифтом, отделяются от предшествующего и последующего текста 2-мя межстрочными интервалами. После этих слов ставится двоеточие.
Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Если предполагается несколько исполнителей или выполнение различных по характеру действий, текст распорядительной части делится на пункты и подпункты.
Пункт, включающий описание действия, начинается с глагола в неопределенной форме. Если задание предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт начинается с указания должности, фамилии и инициалов этого исполнителя (инициалы проставляются после фамилии) в дательном падеже.
Срок исполнения поручения указывается на отдельной строке в соответствии с правилами написания дат.
В последнем пункте распорядительной части указывается должность, фамилия, инициалы должностного лица, на которого возлагается контроль за исполнением приказа,
например:
7. Контроль за исполнением приказа возложить на проректора по режиму и кадрам Дущенко В.М.
или
7. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Если приказ изменяет, дополняет или отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый документ (или его пункт) с указанием его даты, номера, заголовка. Текст пункта должен начинаться словами:
- в случае изменения какого-либо пункта В дополнение к ...,
- в случае отмены какого-либо пункта Признать утратившим силу ....
В приказ не следует включать пункт Приказ довести до сведения ...:
структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в списке рассылки, который готовится исполнителем вместе с проектом приказа.
Визы, которые проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа и включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату (Приложение 2.1,2.2).
4.1.6. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к основному документу (п.
3.8).
Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ.
4.1.7. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности: решений, постановлений -аналогичен порядку подготовки и оформления приказов, распоряжений.
В этом случае наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РЕШЕНИЕ; распорядительная часть начинается словами РЕШИЛ, ПОСТАНОВЛЯЕТ и изложение текста ведется от третьего лица единственного числа. В совместных постановлениях и решениях, издаваемых несколькими организациями, используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа: ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ.
Примеры оформления распоряжения и указания приведены в Приложении 2.2, 2.3.
Положение, правила, инструкция
4.2.1. Положение, правила, инструкции относятся к организационноправовым документам и имеют следующие особенности:
- положение устанавливает системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции университета;
- правила устанавливают нормы и требования, обязательные для исполнения;
- инструкция регламентирует порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.
Перечисленные документы относятся к документам длительного пользования и применяются до тех пор, пока не будут утверждены новые, заменяющие их документы.
4.2.2. Должностная инструкция - это документ, устанавливающий порядок выполнения работ и регламентирующий должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника университета.
4.2.3. Положение, правила, инструкция оформляются на общем
продольном или угловом бланке университета и имеют следующие реквизиты:
Наименование вида документа - ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, которое печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и центрируется в относительно полей или самой длинной строки углового штампа.
Дату, регистрационный номер.
Заголовок к тексту, причем заголовок к тексту положения отвечает на вопрос: О чем?, правил - на вопрос: Чего?, инструкции - на вопрос Кому, по чему?.
Текст, который излагается от третьего лица единственного или множественного числа, в нем используются слова: должен, следует, необходимо, запрещается, не допускается. Текст может делиться на разделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Разделы должны иметь названия.
Например, текст должностной инструкции должен содержать следующие разделы:
1. Общие положения
2. Функции и должностные обязанности
3. Права
4. Ответственность
5. Взаимоотношения (связи по должности).
Заголовки разделов печатают прописными буквами, центрируют относительно полей и точку в конце их не ставят. Расстояние между заголовком раздела и последующим текстом - 2 межстрочных интервала.
Гриф утверждения - положения, правила, инструкции, издаваемые в университете, утверждается ректором или Ученым советом университета.
Подпись руководителя структурного подразделения, права или функции которого регламентирует документ.
Должностная инструкция, помимо перечисленных реквизитов, содержит также:
Слова С инструкцией ознакомлен, которые печатаются от левого поля строчными буквами, кроме первой прописной, ниже подписи руководителя структурного подразделения.
Подпись сотрудника, которая оформляется после слов С инструкцией ознакомлен.
При оформлении подписей на документе указывается наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Примеры оформления организационно-правовых документов приведены в Приложении 3.
Протокол
4.3.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.
4.3.2. Протокол оформляется на общем бланке университета или структурного подразделения и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ, которое печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола - печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Датой протокола является дата проведения заседания (совещания). Протокол нумеруется порядковым номером в пределах календарного года.
Место проведения - указывается в том случае, если заседание (совещание) проводится не на обычном месте. Печатается симметрично относительно полей либо в одной строке с реквизитами Дата и номер протокола (между ними), либо на следующей строке, через 1 межстрочный интервал.
При обозначении города употребляется сокращение г. перед его названием (это не относится к названию городов, имеющих в своем составе слова город или град, а также к городам Москва и Санкт-Петербург).
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2-мя межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть содержит реквизиты:
Председатель -Секретарь -
Присутствовали:
Повестка дня: ,
- которые на бланке протокола печатаются строчными буквами, кроме первой прописной, от левого поля.
В реквизитах Председатель- и Секретарь- указывается фамилия, инициалы председательствующего на заседании или совещании и секретаря.
В реквизите Присутствовали: приводится список присутствовавших: вначале фамилия, затем инициалы - или печатаются слова список прилагается, а список печатается в столбец в алфавитном порядке и прилагается к протоколу.
В реквизите Повестка дня: каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой; после слова Доклад указывается наименование должности, фамилия, инициалы (в родительном падеже) лица, читающего основной доклад по вопросу.
