Аветисова К. - Инструкция по делопроизводству
ТАГАНРОГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РАДИОТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
ПРИКАЗ
20 февраля 2003 г. 55
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
В целях усиления контроля за прохождением и исполнением документов, совершенствования документационного обеспечения и рациональной организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и согласно приказу Министерства образования Российской Федерации от 24.07.2000 2286
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.04.2003 в Таганрогском государственном радиотехническом университете Инструкцию по делопроизводству, разработанную с учетом требований государственного стандарта на организационно-распорядительную документацию и методических рекомендаций Федеральной архивной службы России по оформлению документов.
2. Руководителям структурных подразделений университета (деканатов, кафедр, отделов) обеспечить строгое соблюдение Инструкции по делопроизводству всеми сотрудниками подразделений.
3. Проректору по режиму и кадрам Дущенко В.М.:
3.1. Организовать изучение Инструкции сотрудниками структурных подразделений университета, ответственными за делопроизводство.
3.2. Установить строгий контроль за выполнением требований Инструкции по делопроизводству.
4. Считать утратившим силу приказ от 15.06.1998 198 О стандарте предприятия.
Приложение: Инструкция по делопроизводству.
Ректор
В.Г. Захаревич
Приложение к приказу ректора ТРТУ от 20 февраля 2003 г. 55
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция предусматривает:
- единообразие в постановке делопроизводства в университете;
- правильность и своевременное исполнение распорядительных документов и поручений вышестоящих органов в соответствии с действующим законодательством;
- организацию учета, регистрации, контроля исполнения, обработки и подготовки документов;
- порядок тиражирования документов, их систематизации, подготовки для сдачи в архив, хранения и использования.
1.2. Документы Таганрогского государственного радиотехнического университета являются собственностью государства, включаются в имущество университета, вопросы работы с ними регулируются законодательством РФ, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы и ГОСТами Госстандарта России.
1.3. Руководство и контроль за ведением делопроизводства университета осуществляет канцелярия.
Канцелярия дает указания по вопросам делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями университета, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства.
1.4. Ответственность за состояние, правильное ведение делопроизводства и сохранность документов в структурных подразделениях (на кафедрах, в деканатах и отделах) возлагается на их руководителей.
1.5. Руководители структурных подразделений в вопросах делопроизводства:
- обеспечивают своевременное и правильное выполнение поручений и распорядительных документов вышестоящих органов, ученого совета и руководства университета;
- докладывают руководству университета о ходе выполнения данных им поручений и документов;
- обеспечивают сохранность сформировавшихся в текущем делопроизводстве документальных материалов до момента сдачи их в архив;
- обеспечивают правильное и бережное использование средств оргтехники, экономное расходование служебных бланков и бумаги;
- принимают меры к сокращению переписки, не допуская ее по вопросам, которые можно решить путем личных переговоров или по телефону.
1.6. Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на сотрудников канцелярии, секретарей, а в структурных подразделениях, где их должности не предусмотрены по штату, - на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу.
1.7. Вновь назначенные сотрудники, ответственные за делопроизводство, должны быть детально ознакомлены руководством соответствующего подразделения со структурой университета, установленным порядком работы, инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел, должностными обязанностями и должны пройти инструктаж в канцелярии.
1.8. При уходе в отпуск, отъезде в командировку или увольнении сотрудник обязан сдать по указанию руководства все числящиеся за ним документы другому сотруднику ответственному за делопроизводство, который должен принять меры к их своевременному исполнению.
1.9. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения.
Один экземпляр акта передается в канцелярию.
1.10. Содержание служебных документов не подлежит оглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов.
При их утрате необходимо немедленно поставить в известность руководителя структурного подразделения и канцелярию университета.
1.11. Передавать управленческие документы, изданные в университете, или их копии работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства университета.
1.12. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, изготавливаемыми при помощи печатающих средств электронновычислительной техники.
1.13. Выполнение настоящей инструкции обязательно для каждого работника университета, с её требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку.
2. Документирование управленческой деятельности
2.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. в создании управленческих документов.
К управленческим документам относятся приказы, распоряжения, указания и другие документы, издаваемые руководством университета и структурных подразделений в пределах их компетенции.
Они готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах университета и рассматриваются теми должностными лицами, которым они направлены.
2.2. Распорядительные документы, поступающие в университет из вышестоящих организаций, доводятся до структурных подразделений путем издания самостоятельных приказов, распоряжений, указаний, в которых излагается содержание поступившего документа и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие выполнению.
Документы, издающиеся на основе документов вышестоящих организаций, должны содержать ссылку на них (п. 3.7.3.).
2.3. Ход обсуждения вопросов в коллегиальных органах: на собраниях, заседаниях, совещаниях - фиксируется в протоколах.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителя путем рассылки принятых постановлений, решений.
2.4. Университет ведет переписку с вышестоящими и другими организациями, а также с гражданами в пределах своей компетенции.
Переписка с вышестоящими органами власти и управления ведется ректором или проректорами университета по поручению ректора.
Ведение переписки с предприятиями и организациями по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей, осуществляют руководители структурных подразделений.
Подготовка и оформление писем осуществляется в соответствии с правилами обработки исходящей корреспонденции.
В случае необходимости срочного исполнения текст документа передается по телеграфу, факсу, электронной почте или в виде телефонограммы.
2.5. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, а также качество документов как источника информации и тиражирования на копировальной аппаратуре.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (гл. 4), и правильном их оформлении.
В целях унификации используемых форм документов и эффективного использования средств вычислительной техники при создании документов в университете устанавливаются единые правила оформления документов.
Указанные правила приведены в главах 3, 4 Инструкции по
делопроизводству. Их строгое соблюдение при оформлении документов является обязательным для структурных подразделений и должностных лиц университета.
2.6. Основная роль в составлении документов принадлежит исполнителю, который так же, как и лица, завизировавшие и подписавшие документ, несет ответственность за качество его подготовки, достоверность содержащихся в нем данных, стиль изложения и качество оформления.
Секретарям и ответственным за делопроизводство предоставляется право возвращать исполнителям неправильно оформленные документы на доработку.
2.7. Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные и утвержденные документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.
3. Требования к подготовке документов и оформлению реквизитов
При оформлении документов университета с помощью средств вычислительной техники используется шрифт Times New Roman 13, 14 (для подготовки таблиц допускается использовать шрифт 12).
Бланки документов
3.1.1. Документы оформляются на бланках, которые должны иметь установленный комплект обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
В университете применяются следующие бланки:
- общий бланк и бланк письма (Приложение 1.1);
- бланк должностного лица (Приложение 1.2) и конкретного вида документа;
- бланк структурного подразделения (Приложение 1.3).
3.1.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге светлых тонов форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).
Допускается использование бумаги формата А3 (297х420 мм) для оформления документов, текстовая часть которых оформлена в виде таблиц, и формата А6 (105х148 мм) при изготовлении некоторых видов должностных бланков для оформления резолюций.
Устанавливается два варианта расположения реквизитов на бланках:
- продольный - для изготовления документов, не требующих утверждения или адресования (приказы, распоряжения, решения, протоколы и т.д.);
- угловой - для изготовления документов, требующих утверждения или адресования (служебные записки, письма, акты, положения, инструкции и т.д.).
3.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
- левое - 25 мм,
- правое - 15 мм,
- верхнее - 20 мм,
- нижнее - 20 мм.
3.1.4. Документы, отправляемые за пределы университета и подписываемые руководством, оформляются на фирменных бланках с эмблемой университета.
На этих бланках после наименования университета приводятся справочные данные, включающие почтовый адрес университета, номера телефонов и телефаксов и другие сведения по усмотрению университета: адреса электронной почты, банковские и другие реквизиты.
3.1.5. Изготовление фирменных бланков с эмблемой университета производится типографским способом.
Эти бланки являются документами строгой отчетности, их учет и выдачу структурным подразделениям производит канцелярия университета.
Учет бланков осуществляется путем проставления порядковых номеров на правом, левом или нижнем полях, или же на другой свободной площади бланка так, чтобы на них впоследствии не накладывались текст и другие реквизиты документа. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка.
Использование ксерокопий данных бланков при создании документов не допускается.
3.1.6. Наименование университета на общем бланке указывается в точном соответствии с его Уставом, включая наименование вышестоящей организации.
Все элементы наименования выравниваются в пределах полей. Слова Таганрогский государственный радиотехнический университет печатаются:
- на продольном бланке - прописными буквами; допускается выделять их полужирным шрифтом (Приложение 1.1);
- на угловом бланке - прописными или строчными буквами; строчные буквы обязательно выделяются полужирным шрифтом (Приложение 3.2.2).
3.1.6. Бланки должностного лица используют проректоры и деканы факультетов университета для издания документов в пределах их компетенции.
На бланке должностного лица приводится полное наименование университета и наименование должности, которое печатают прописными буквами и выравнивают в пределах полей по центру (Приложение 1.2).
3.1.7. Бланки внутренних документов изготавливаются на персональном компьютере непосредственно при создании конкретного документа.
На бланках внутренних документов, кроме служебной, докладной, объяснительной записки, наименование структурного подразделения приводится полностью, с указанием всех вышестоящих организаций (Приложение 1.3).
При оформлении служебной, докладной, объяснительной записки указывается только наименование структурного подразделения, которое допускается печатать прописными буквами. Наименование кафедры включает в себя и наименование факультета (Приложение 4.5).
На бланках, используемых для создания внутренних документов, справочные данные об университете не указываются. Допускается выделять наименование структурного подразделения или должностного лица полужирным шрифтом.
3.1.8. Для создания внутренних документов используются шаблоны, разрабатываемые службой ДОУ и предоставляемые в электронном виде в структурные подразделения университета.
Использование произвольных бланков не допускается.
Наименование вида документа
Наименование вида документа: ПРИКАЗ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д. должно соответствовать его содержанию и перечню применяемых в университете управленческих документов.
Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и отделяется от следующих далее реквизитов двойным межстрочным интервалом.
Наименование вида документа А К Т печатается вразрядку.
Резолюция
Резолюция пишется в верхней свободной от текста части первой страницы документа; в ней указываются фамилия и инициалы исполнителя, которому направляется документ, содержание задания, порядок и срок исполнения, ставится подпись руководителя и дата.
Если исполнителей несколько, то первый из указанных в резолюции является ответственным за исполнение всего документа. Ответственность за своевременное и правильное исполнение задания несут все указанные в резолюции исполнители.
Дата документа
3.4.1. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата составления.
При подготовке проектов документов, кроме протокола, решения и акта, печатается только обозначение месяца и года; число проставляется должностным лицом непосредственно при подписании документа.
В протоколах, решениях, актах дата печатается на документе при его подготовке.
3.4.2. Для оформления даты используются цифровой и словесно-цифровой способы: 07.01.2002 - 7 января 2002 г. - 7 января 2002 года.
Словесно-цифровой способ оформления дат (19 февраля 2002 года) допускается применять в приказах, актах, протоколах, документах финансового характера.
При цифровом написании даты не допускается указывать число или месяц одной цифрой (если день месяца или месяц обозначается одной цифрой, то перед ней проставляется 0), год двумя цифрами и указывать сокращение: г.
Адресат
3.5.1. В качестве адресатов документов могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.
3.5.2. При написании адресата вначале указываются наименование организации-получателя и ее структурного подразделения в именительном падеже, затем, при необходимости, должность и фамилия лица, которому адресован документ, в дательном падеже, а также почтовый адрес:
Министерство образования Российской Федерации
Управление дополнительного образования
или
Директору ВНИИДАД М.В. Ларину
Б.Черкасский пер., д.5/2/6,
Центр, Москва, 103012
3.5.3. При адресовании документа руководителю организации или структурного подразделения их наименование входит в состав наименования должности адресата:
Ректору Московского Государственного университета экономики, статистики и информатики
В.П. Тихомирову
Инициалы должностного или физического лица указываются перед его фамилией и при печатании отделяются от нее одним пробелом.
3.5.4. Проставление почтового адреса корреспондента не является обязательным для постоянных корреспондентов. Составные части почтового адреса указываются в следующем порядке:
- название улицы, номер дома, номер квартиры,
- название населенного пункта,
- название области, края, автономного округа, республики,
- страна (для международных отправлений),
- почтовый индекс,
причем такой порядок указания адреса обязателен и при оформлении справочных данных об университете.
3.5.5. При адресовании документа физическому лицу почтовый адрес указывается перед указанием инициалов и фамилии получателя:
ул. Ленина, д.12, кв.4, с. Покровское, Неклиновского р-на Ростовской обл., 364090
И.Т. Калинину
3.5.6. При адресовании документа в несколько адресов (но не более четырех) после первого адресата и его почтового адреса печатаются следующие адресаты и их почтовые адреса, причем слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
3.5.7. При адресовании документа нескольким однородным организациям их названия следует указывать обобщенно:
Директорам филиалов ТРТУ
3.5.8. Документы, направляемые в вышестоящие органы, адресуются без указаний должностей и фамилий, а также почтового адреса.
3.5.9. Адресат печатается через 1 межстрочный интервал в верхней правой части листа в пределах ограничительных уголков, а при их отсутствии -отступив 122 мм от левого края листа и не нарушая правого поля.
Составные части адресата печатаются с новой строки через 1,5-2 межстрочных интервала строчными буквами, кроме первой прописной.
Точка в конце элементов адресата не проставляется.
3.6. Заголовок к тексту документа
3.6.1. Перед текстом любого документа пишется заголовок, то есть краткое изложение его содержания, отвечающее на вопросы: о ком (о чем)?, кого (чего)?,
например:
ПРИКАЗ (о чем?) об организации приема студентов в 2001 году СВОДКА (чего?) успеваемости на факультете ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (кому?) секретарю-референту А К Т (чего?) приемки-сдачи работ.
3.6.2. Заголовок должен состоять из одной фразы и быть максимально коротким (не более 2-3 строк).
Заголовок печатают от левого поля через 1 межстрочный интервал, причем каждая строка должна содержать не более 28 печатных знаков. Если заголовок превышает 150 знаков, то его допускается продлевать до границы правого поля.
Для документов, оформленных на продольных бланках (приказах, распоряжениях и др.) и имеющих заголовок, превышающий 150 знаков, допускается центрировать заголовок в пределах полей.
Заголовок печатают без кавычек, не подчеркивают и в конце не проставляют точку.
3.6.3. Отсутствие заголовка допускается при оформлении телефонограмм, телеграмм, извещений, а также в документах формата А5.
3.7. Текст документа
3.7.1. Документы должны быть предельно краткими, четкими, тщательно отредактированными, составленными, как правило, по одному вопросу, объемом не более двух страниц и содержать исчерпывающую информацию по затронутому вопросу, исключающую повторные запросы.
3.7.2. Отчеты, планы и другие документы, охватывающие большой круг взаимосвязанных вопросов, могут быть большего объема, но не должны превышать 7-8 страниц.
3.7.3. Документы, составленные на основании законов, указов, постановлений, распоряжений вышестоящих органов или распорядительных документов университета, должны содержать ссылки на них: наименование вида документа, организацию-автора, дату издания, номер и заголовок к тексту.
Например: согласно (чему?) приказу Минобразования России от
23.04.2001 1800 Об утверждении форм бланков лицензии на осуществление образовательной деятельности, приложений к ней и документов, представляемых на лицензионную экспертизу...
3.7.4. Текст документа рекомендуется разделять на две основные части: в первой части указывается повод, основание составления документа, во второй части - предложения, просьбы, решения, распоряжения, выводы.
Если документ состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется сообщать основание или причину создания документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу.
В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбу без пояснения.
3.7.5. Документы, содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы (главы, пункты, подпункты).
Каждая из этих частей имеет номер, написанный арабскими цифрами, который включает в себя номера составных частей более высоких ступеней.
Например: 4.1.5 - это 5-й подпункт 1-го пункта 4-го раздела.
3.7.6. Правила оформления текстов документов на персональном компьютере приведены в п.3.14 настоящей инструкции.
3.8. Оформление приложений к документу
3.8.1. Если документ имеет приложения, они перечисляются после текста документа после слова Приложение, которое печатается от левого поля строчными буквами, кроме первой прописной, с двоеточием после него.
Если приложение названо в тексте документа, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если приложение не названо в тексте документа, то указывается его наименование; при наличии нескольких приложений их нумеруют без проставления знака ,
например:
Приложение: 1. Штатное расписание факультета экономики, менеджмента,
права на 4 л. в 3 экз.
2. Учебные планы специальностей ФЭМП на 12 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
3.8.2. На документе, являющемся приложением к распорядительному документу, в правом верхнем углу, отступив 40 печатных знаков от левого поля, печатается слово Приложение (если приложение имеет номер, он указывается после слова Приложение без проставления знака ), а на следующей строке указывается название распорядительного документа, его дата и номер,
например: Приложение
к приказу ректора ТРТУ от
26.11.2001 285
или
Приложение 2
к приказу Минобразования России от 23.04.2001 1800
Слово Приложение печатается строчными буквами, кроме первой прописной, и знаки препинания после него не ставятся.
3.8.3. Если приложением является документ, также имеющий приложение, это оформляется следующим образом:
Приложение: приказ Минобразования России от 23.04.2001 1800 и
приложение к нему, всего на 18 л.
3.8.4. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые реквизиты: наименование, заголовок к тексту, подпись исполнителя или его руководителя.
Утверждение документа
3.9.1. Гриф утверждения проставляется на документах, имеющих нормативный или правовой характер (их перечень дан в Приложении 6).
Документы утверждаются руководителями университета, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.
3.9.2. Гриф утверждения состоит:
- для документа, утверждаемого должностным лицом, - из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения,
например:
УТВЕРЖДАЮ Ректор Таганрогского государственного радиотехнического университета личная подпись В.Г. Захаревич
12.11.2001
- для документа, утверждаемого другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом), - из слова УТВЕРЖДЕН, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера,
например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ректора Таганрогского государственного радиотехнического университета от 26.11.2001 285
Слово УТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с наименованием вида документа: правила УТВЕРЖДЕНЫ, инструкция УТВЕРЖДЕНА и т.д.
3.9.3. Гриф утверждения проставляется на документе в том случае, когда он используется отдельно от утвердившего его распорядительного документа.
Если документ не рассылается отдельно от утверждающего его распорядительного документа, то он оформляется как приложение (п. 3.8.) и гриф утверждения на нем не проставляется; при этом утверждающий распорядительный документ должен иметь ссылку на утвержденный документ.
Визирование, согласование документа
3.10.1. Для оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.
