Андреева А. - Дело
Предлагаемое справочное пособие содержит необходимую предпринимателю информацию о документировании деятельности современной организации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов. Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации.
Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий в актах; производственно-хозяйственная деятельность в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.
Руководители негосударственных и общественных структур не всегда учитывают требования Федерального закона Об информации, информатизации и защите информации от 20 февраля 1995 г. 24-ФЗ, согласно которому документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов (ст. 5).
Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицироват, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации в народном суде.
Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную научно-историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных и муниципальных архивах.
Руководители негосударственных и общественных структур, являющихся собственниками документов негосударственной части Архивного фонда России, далеко не всегда учитывают установленные государством правила ведения делопроизводства и порядок сдачи документов на государственное хранение. Однако в Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архива, а также в Положении об Архивном фонде Российской Федерации в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная.
Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций, физических ли.
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Федеральнойархивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документо.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ обязаны обеспечивать постоянное хранение документов в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях организаций и предприятий. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы, а при смене собственника или места хранения документов необходимо информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов.
В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения архивной служб.
Руководители организаций несут персональную ответственность за документы, образующиеся в организации, и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности и организации работы с документами поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.
Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документаци:
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Документация по созданию организации, предприятия.
Документация по реорганизации организации, предприятия.
Документация по ликвидации организации, предприятия.
Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий.
Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.
Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия.
Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.
Документация по приему на работу.
Документация по переводу на другую работу.
Документация по увольнению с работы.
Документация по оформлению отпусков.
Документация по оформлению поощрений.
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Платежная документация по безналичным расчетам через банки.
Документация по кредитным операциям банков.
Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов.
Документация по операциям банков, связанная с международными расчетами.
Выходная документация банков.
Документация по депозитарным операциям банков.
Платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов.
Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков -внутрибанковские формы документов.
Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты
социально-трудовых льгот (на потребление) внутрибанковские формы документов. Выходная документация банков внутрибанковские формы документов.
Документация по денежному обращению внутрибанковские формы документов. Документация по кредитным операциям банков внутрибанковские формы документов.
Бухгалтерская документация внутрибанковские формы документов.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ Финансовая документация.
Отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.
Учетная бухгалтерская документация.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОТЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКОЙДОКУМЕНТАЦИИ
Документация по статистике национальных счетов и экономических балансов. Документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса.
Документация по статистике труда.
Документация по статистике материальных ресурсов.
Документация по статистике финансов.
Документация по социальной статистике.
Документация по статистике промышленности.
Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции.
Документация по статистике капитального строительства.
Документация по статистике внешнеэкономических связей.
Документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры. Документация по статистике транспорта и связи.
Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ
Отчетная бухгалтерская документация.
Регистры бухгалтерского учета.
Первичная учетная документация.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ Документация по состоянию рынка труда.
Документация по трудовым отношениям.
Документация по повышению квалификации работников органов по труду. Документация по охране труда.
Документация по минимальным потребительским бюджетам.
Документация по обращениям в органы по труду.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Документация по учету и распределению средств.
Документация по планово-экономической деятельности.
Документация по контрольно-проверочной деятельности.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Оперативно-коммерческая документация.
Товаросопроводительная документация.
Расчетная внешнеторговая документация.
Документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара.
Транспортная внешнеторговая документация.
Экспедиторская внешнеторговая документация.
Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении
распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) фиксирует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности. Именно с ОРД работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления.
В настоящем пособии рассматривается организационно-распорядительная документация, включающая следующие группы документов:
организационные документы:
¦ положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работника;
распорядительные документы:
¦ приказ, распоряжение, указание;
информационно-справочные документы:
¦ протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.
В пособии описываются состав и правила оформления реквизитов ОРД, приводятся формуляры основных ОР и примеры их составления, рассматривается технология ведения делопроизводства в организации.
Предисловие
Практическое пособие подготовлено на основе действующих общегосударственных нормативно-методических материалов, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности.
При работе над пособием был проанализирован опыт документационного обеспечения управленческой деятельности современных государственных и негосударственных организаций.
При подготовке пособия учитывалась практика арбитражных судов при рассмотрении хозяйственных споров и народных судов при рассмотрении трудовых конфликтов.
В пособии отражен положительный опыт организации работы с документами, описанный в специальной литературе.
Практическое пособие рассчитано в первую очередь на руководителей и сотрудников предприятий, ответственных за организацию документационного обеспечения управленческой деятельности: секретарей-референтов, работников канцелярий, управлений делами, общих и организационных отделов, ведомственных архивов. Материалы пособия представляют интерес для работников кадровых служб, юрисконсультов, бухгалтеров, аудиторов, менеджеров, налоговых инспекторов и других специалистов предприятий, работающих с документацией.
Справочное пособие Делопроизводство представляет собой исправленное и дополненное издание, впервые опубликованное в 1994г. и переиздававшееся в 1995-2000 гг.
После первых изданий материалов пособия автором были получены и обобщены многочисленные отклики специалистов в области документационного обеспечения управления, практических работников коммерческих структур, а также преподавателей делопроизводства различных учебных центров и курсов. Ряд ценных советов был получен автором от работников служб документационного обеспечения коммерческих банков.
Анализ предложений и замечаний помог автору устранить недостатки первых изданий, дополнить их новой информацией, расширить рамки некоторых разделов, уточнить отдельные понятия и определения.
В целом практическая апробация материалов пособия дала возможность автору существенно улучшить содержание книги и приблизить ее тематику к реальным условиямведения делопроизводства в современных организациях.
В 8-м издании исправлены допущенные ранее неточности и ошибки. Пособие приведено в соответствие действующим нормативно-методическим материалам в области документационного обеспечения управления, принятым после выхода в свет предыдущего седьмого издания.
Текст пособия дополнен новыми примерами составления и оформления служебных документов в соответствии с замечаниями и пожеланиями читателей.
Если Вы профессионально интересуетесь вопросами делопроизводства, то рекомендуем Вам подписаться на журналы: Секретарское дело - профессиональный журнал для многочисленных категорий специалистов, используемый в качестве пособия преподавателями, обучающими секретарей-референтов; Управление персоналом - одно из ведущих изданий практической направленности в области управления человеческими ресурсами, подбора персонала и психологических отношений в бизнесе; Делопроизводство - журнал с проблемно-теоретическими статьями по делопроизводству.
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ,РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.
Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31.07.97.
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:
- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
- предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
С 1 апреля 2000 г. введено в действие Изменение 1 к ГОСТ Р 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 9-ст.
Порядок применения и внедрения ГОСТ Р 6.30-97 разъясняется и конкретизируется в Методических рекомендация ВНИИдокументоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:
оединых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
1 новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
2делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
зправил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
4правил проектирования бланков документов;
5правил учета, использования и хранения бланков и печатей; бправил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи. Ценным практическим пособием при составлении служебных документов являются Методические рекомендации по унификации текстов документо, использование которых поможет практикам успешно решать следующие задачи:
7упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;
8унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов;
¦ сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;
¦ использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;
¦ ускорить процессы принятия управленческих решений.
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления изложены в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной коллегией Главархива СССР 27.04.88 (приказ Главархива СсСр от 25.05.88 33). ГСДОУ, являясь, по сути, общегосударственной инструкцией по делопроизводству, служит нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работы службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.
Составной частью ГСДОУ является альбом образцов форм и примеров основных организационно-распорядительных документо. Альбом схем-плакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных
формах собственности....
Унифицированные формы некоторых ОРД были разработаны в начале 1980-х годов, перерабатывались в 1993 году и в настоящее время входят в состав альбома унифицированных форм организационно-распорядительной документации (УСОРД), содержащего также инструктивные и методические материалы по применению этих форм. Рекомендации УСОРД необходимо учитывать при составлении и оформлении ОРД-
Вопросы организации работы с документами, т. е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля за исполнением и др., описаны в Основных положениях ГСДО. Технологические решения по основным задачам делопроизводства, содержащиеся в ГСДОУ, могут быть использованы и в традиционных (ручных) и в автоматизированных (с использованием ПЭВМ) системах обработки информации.
В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий. Вместе с тем основные положения ГСДОУ не потеряли своей актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб документационного обеспечения управления в их повседневной практике.
Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.
В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архиво. Правила содержат унифицированные формы документов, создаваемых при организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов, т. е. формы номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др.
Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17914-72.
Нормативно-справочным пособием при определении сроков хранения документов организации является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Негосударственным коммерческим и некоммерческим организациям (в том числе общественным объединениям и организациям) полезно воспользоваться специальным Методическим пособием Московского городского объединения архивов (Мосгорархив), в котором изложены основные требования к процессу систематизации документов в делопроизводстве, подготовке дел к передаче на архивное хранение и обеспечению сохранности и использования документов в архиве. Особый интерес данное пособие представляет для организаций с относительно небольшим и средним объемом документооборота, в которых отсутствуют ведомственные архивы как самостоятельные структурные подразделения и в штате которых нет специалистов соответствующего профиля.
В пособии определены права и обязанности должностного лица, назначенного ответственным за хранение и использование документов, отложившихся в деятельности организации.
Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
2.1 Понятие и состав реквизитов ОРА
При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления.
Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.
ГОСТ Р 6.3097 устанавливает следующий состав реквизитов ОР:
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации;
05 код формы документа;
06 наименование организации;
07 справочные данные об организации;
08 наименование вида документа;
09 дата документа;
10 регистрационный номер документа;
11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 место составления или издания документа;
13 гриф ограничения доступа к документу;
14 адресат;
15 гриф утверждения документа;
16 резолюция;
17 заголовок к тексту;
18 отметка о контроле;
19 текст документа;
20 отметка о наличии приложения;
21 подпись;
22 гриф согласования документа;
23 визы согласования документа;
24 печать;
25 отметка о заверении копии;
26 отметка об исполнителе;
27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 отметка о поступлении документа в организацию;
29 идентификатор электронной копии документ.
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности.
