Три основных потока
Весь документооборот организации подразделяется на три основных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы.
Поступающие документы также делятся на потоки: должностным лицам, службам и подразделениям. Полностью автоматизирована работа с отправляемыми и внутренними документами.
Система позволяет выполнять следующие функции: разработку документов; подготовку проектов; отслеживание управленческих процессов рассмотрения (резолюция), ознакомления; выполнение и регистрацию документов; поддержку индивидуального маршрута движения документа; их поиск по определенным атрибутам; контроль прохождения; выдачу отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др.; разграничение прав доступа к документам, настройку, поддержку справочников, маршрутов обработки документов; поддержку экспедиции исходящих документов (печать конвертов и реестров почтовых отправлений).
Созданные внутренние документы не регистрируются, а получают номер версии. Версия документа включает собственно текст, номер версии и маршрут согласования.
Разрешено параллельное, последовательное и параллельно-последовательное согласование. Согласованные документы подписываются, а затем регистрируются.
Все документы продвигаются по определенным маршрутам - корпоративным или индивидуальным.
Система БОСС-Референт разработана на базе продукта Lotus Notes. Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям ДОУ крупных организаций. Ее использование позволяет решать различные делопроизводственные задачи, в частности, следующие:
Учетную обработку всех видов документов. Обеспечивает хранение различной информации, проектирование форм для регистрации документов, учет и контроль за прохождением документов.
При необходимости обеспечивает сохранение содержания документа и сканированных бумажных документов в отдельной базе данных.
Уникальность номера. Имеется возможность присвоения документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети.
Поддержка работы с текстом документа. В систему встроен собственный текстовый редактор, возможно включение в документы файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro, Excel и др.), а также в электронных таблицах и графических пакетах.
Связность документов. Документ может содержать неограниченное число ссылок на другие документы, в том числе и хранящиеся в других базах данных.
Распределенный документооборот. Обеспечивается в широких пределах: от отдельно взятого компьютера до систем с десятками серверов, с подключением нескольких сотен пользователей.
При этом информация, необходимая для работы, распределяется между этими базами и периодически синхронизируется.
Ограничение доступа. Защита данных на всех уровнях сервера. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.
Система Lotus Notes включает Web Navigator для непосредственного доступа к информации в сети Internet/WWW.
Многие системы ориентированы на западные традиции ведения делопроизводство, поэтому при выборе систем необходимо помнить о методических различиях в технологии организации процессов ДОУ и об ориентации программных продуктов на различные делопроизводственные технологии. Это необходимо учитывать, так как адаптация привлекательного для организации программного продукта может потребовать серьезных перемен в самой системе документационного обеспечения управления.
Так как традиции западного делопроизводства существенно отличаются от российских и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников, слепое копирование систем может привести к нарушению правил и норм ГСДОУ.
Технологические особенности западных делопроизводственных процессов можно выразить по следующим моментам:
- движение документов имеет преимущественно горизонтальный характер, когда документ попадает непосредственно к исполнителю, минуя руководство;
- отсутствие централизованного контроля;
- регистрация документов производится по месту их создания непосредственными исполнителями, при этом некоторые виды документов вообще не подлежат регистрации.
- специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, как правило, нет.
Программные системы этого направления в большинстве случаев ориентированы на использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев. Это предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.
Эти системы характеризуются активным вовлечением в процесс руководящего звена предприятия и явным стремлением к отказу от бумажных носителей информации.
Традиционное российское делопроизводство с XVIII века имеет следующие особенности:
- вертикальный характер движения документов (руководитель -исполнитель - руководитель) внутри организации;
- весь комплекс работ с документами фиксируется в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т. д.
- современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);
- единый порядок обработки документов осуществляют специализированные службы: управлений делами, секретариатов, канцелярий, экспедиций.
Основная проблема данной технологии - централизованное оперативное отслеживание движения документов. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.
Другая особенность - высокая степень стандартизации процессов делопроизводства и документооборота, когда основы технологии ДОУ закрепляются государственными нормативно-методическими документами.
Программные системы, реализующие российские технологии, ориентированы на государственные учреждения с сохранением всех традиций и норм делопроизводства, принятых в конкретных организациях. Такие системы обеспечивают сопровождение бумажного документооборота и снижают трудоемкость рутинных операций по обработке документов. Однако они способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления предназначены для постепенного перехода от бумажных технологий к безбумажным.
К ним можно отнести системы Дело-96 и Золушка-WIN.
Контрольные вопросы
1. Что такое документ?
2. Каковы основные признаки и свойства документа?
3. В чем заключаются функции документа?
4. Что понимается под юридической силой документа?
5. В чем смысл стандартизации и унификации документа?
6. Какие нормативно-методические документы регламентируют процессы документирования?.
7. Виды бланков, применяемых организациями.
8. Реквизиты, формирующие бланк письма и бланк конкретного вида документа.
9. Правила оформления даты в документе.
10. Порядок оформления реквизита Адресат.
11. Какими способами утверждается документы?
12. Что отражается в резолюции?
Каков порядок ее оформления?
13. Правила оформления приложения.
14. Как оформляется подпись в письме, акте, протоколе?
15. Для чего необходима отметка о заверении копии?
Способы ее оформления.
16. Виды печатей.
Правила проставления печати в реквизите Подпись?
17. Для чего необходимо согласование документа?
Как оформляются гриф и виза согласования?
18. Какие сведения указывают в справочных данных?
19. Из чего состоит регистрационный номер исходящего документа?
20. Перечислите этапы подготовки приказа.
21. Какие требования предъявляются к тексту письма?
22. Какие виды документов относятся к организационно-распорядительным документам?
23. В чем особенность составления и оформления приказа по основной деятельности?
24. Для чего необходим протокол?
Особенности его оформления.
25. Какие виды составляют группу справочно-информационных документов?
26. Что отражает акт?
Правила его оформления.
27. Какие требования предъявляются к служебным и докладным запискам?
В чем особенности их оформления?
28. Основные требования к оформлению служебных писем.
Какие разновидности писем вы знаете?
29. Что такое документооборот?
30. Основные правила документооборота.
31. Какие требования предъявляются к первичной обработке входящих документов?
32. Этапы документирования.
33. Перечислите этапы работы с входящими документами.
34. Какие требования предъявляются к обработке исходящих документов?
35. Особенности работы с кадровыми документами.
36. Особенности заполнения трудовой книжки.
Требования к хранению и использованию.
37. Какие документы формируют личное дело работника?
38. Правила заполнения личных карточек.
39. В чем заключается особенность работы с конфиденциальными документами?
40. Как правильно оформить адрес на конвертах и документах?
Задания к практическим работам
1. Составьте приглашение предполагаемому партнеру с предложением принять участие в международном симпозиуме по вопросам ядерной физики.
2. Составьте служебную записку об оснащении отдела современным оборудованием. Обоснуйте свою просьбу.
3. Составьте служебную записку о необходимости внедрения локальных компьютерных сетей для организации работы службы ДОУ. Обоснуйте свою просьбу.
4. Составьте приказ о принятии на работу инженера 11 разряда в отдел главного механика. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
5. Составьте докладную записку о нарушении технологического процесса при производстве хлебопродуктов. Выводы и заключение, а также все реквизиты придумайте сами.
6. Составьте письмо-отказ предполагаемой фирме в поставке комплектующих изделий для изготовления телевизоров марки Рубин.
7. Составьте приказ о предоставлении очередного отпуска.
8. Составьте акт о передаче материальных ценностей (компьютеров) из одного отдела организации в другой.
9. Составьте приказ об увольнении работника по собственному желанию.
10. Составьте протокол коллегиального мероприятия.
11. Составьте объяснительную записку по поводу неисполнения служебного поручения.
Все необходимые реквизиты укажите самостоятельно.
12. Составьте заявление о приеме на работу.
Укажите самостоятельно все необходимые реквизиты.
13. Составьте представление о премировании работников службы контроля качества за подготовку документации по сертификации системы качества.
14. Составьте резюме.
15. Составьте письмо-просьбу об оказании спонсорской помощи.
16. Составьте объяснительную записку работника по поводу нарушения им трудовой дисциплины.
17. Составьте гарантийное письмо на оплату выполненных услуг или товара.
18. Составьте приказ по основной деятельности и сделайте выписку из этого приказа.
19. Составьте письмо-ответ на предложение о совместной деятельности.
Заключение
В пособии рассмотрены терминология и нормативная база ДОУ, классификация документов, общие правила оформления основных видов документов административной системы документации, а также вопросы организации документооборота. Была предпринята попытка проанализировать возможности современных компьютерных систем, применяемых для решения основных проблем и задач ДОУ.
Небольшой объем пособия не позволяет уделить внимание проблемам архивного хранения, защиты конфиденциальных документов от несанкционированного доступа, создания информационно-поисковых систем. Осталась неосвященной тема языковых особенностей деловых документов.
Внедрение современных компьютерных систем в процесс документационного обеспечения управления ставит перед нами новые задачи: создание технических условий для их применения, а самое главное - выработка моральных норм и правил работы в локальной сети.
Библиографический список
1. Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 591 с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие: 8-е изд., пере-раб. и доп. - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2002. - 192 с.
3. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: Изд-во ПРИОР, 5-е изд., доп. и перераб. - 2000. - 144 с.
4. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - СПб.: Издательский Торговый Дом Герда, 1999. - 303 с.
5. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления: В 3 кн. - Кн. 1. Управленческое документоведение. - УрАГС: Екатеринбург,
2002. - 176 с.
6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. - ИПК Изд-во стандартов,
2003.
7. ГОСТ 6.10.4.84. Унифицированные системы документации.
Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М.: Изд-во стандартов, 1984.
8. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации.
Требования к построению формуляра-образца. - М.: Изд-во стандартов, 1987.
9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998.
10. Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. - М.: ВНИИДАД, 1991.
