Прием и обработка входящих документов
Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов.
Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения путешествуют они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости перескакивать с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого-либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться.
Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.
Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах.
Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу.
К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.
Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации. Их необходимо учитывать при планировании документооборота.
Организация рационального документооборота учреждения или предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно.
Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу на всякий случай.
Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам.
ГСДОУ предусматривается ряд общих правил обработки документов и организации документооборота.
Рассмотрим некоторые этапы документооборота.
Прием и обработка входящих документов
Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. При поступлении документа в организацию на нем проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления.
Он вносится в регистрационный журнал (компьютер). При поступлении срочных сообщений и корреспонденции (телеграмма, телефонограмма и т. д.) указывают время поступления документа (часы и минуты).
Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Для этих целей служат адресные данные в реквизите Адресат, их сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения.
Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.
При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).
Корреспонденция с пометкой Лично службой ДОУ не вскрывается. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание документа носит личный характер, то конверт сохраняется в подтверждение невиновности служащего канцелярии, вскрывшего письмо.
Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки.
Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.
Рассмотрение документов руководством (резолюция)
После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или ему о них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.).
Это значительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по документу.
Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения.
Если исполнение документа взято под контроль руководителем, то секретарь вносит сведения из резолюции в журнал, карточку контроля или в память компьютера. После этого документ передается исполнителю, указанному в резолюции.
Документы, которые исполняются одновременно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. При необходимости определяется график очередности работы с документом.
Важные или конфиденциальные документы передаются для исполнения под роспись.
Работа с исходящими документами
Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:
- составление проекта документа;
- согласование проекта;
- проверка правильности оформления документа, печать;
- подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати);
- регистрация;
- тиражирование;
- отправка первого экземпляра документа адресату;
- подшивка второго экземпляра в дело.
Важный момент в делопроизводственном процессе - текущее хранение и использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска документов в организации создаются информационно-поисковые системы (ИПС), при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением документов в организации.
Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами.
По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению.
Анализ документооборота и методы его совершенствования
Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности.
В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.
Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.
Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.
Структурная организация предприятия определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. Как правило, небольшая фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо или отдел (канцелярия).
Предприятия со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке.
Структурная часть исследования для наглядности и удобства восприятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм.
Следующий этап исследования - изучение качественного состава документопотока. При этом учитываются все виды документов, существующие в организации.
В качестве объекта исследования можно рассматривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией считается документопоток, управляющими параметрами которого являются: содержание или функциональная принадлежность; структура потока; направление потока и его объем.
Документопоток предприятия характеризуется составом документов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д.
Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспондентам - авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации документооборота входящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки.
Эти сведения используются для создания базы данных о постоянных корреспондентах.
Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные маршруты движения.
На основании анализа делается вывод о рациональности движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.
Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.
Работа с конфиденциальными документами
Существует особый порядок работы с конфиденциальными документами, содержащими государственную, служебную или коммерческую тайну.
Работа с конфиденциальными документами определяется инструкциями и положениями, определяющими правила их регистрации, ознакомления и хранения. На основании нормативных актов в организациях разрабатывается перечень соответствующих документов, который вводится в действие приказом директора.
Сотрудники, работающие с этой категорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с приказом и самим перечнем. Сохранность секретных документов обеспечивается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.
Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о сохранении секретной информации. Инструкция о работе с конфиденциальной информацией составляется с учетом специфики организации и утверждается её руководителем.
В качестве методической основы при разработке инструкции целесообразно использовать утвержденное Правительством 03.11.94 Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральных органах исполнительной власти.
Компьютерные технологии в делопроизводстве
Деятельность современных предприятий невозможно представить без применения технических средств. С их появлением изменилась технология создания и обработки документов.
К техническим средствам, применяющимся в делопроизводстве, можно отнести:
- средства составления и изготовления документов (пишущие, диктофонные и др.);
- средства репрографии и оперативной полиграфии;
- средства обработки документов (склеивающие, скрепляющие, штемпелюющие и др.);
- средства хранения, поиска и транспортировки;
- средства связи; и др.
В настоящее время для рационализации управленческих процессов на предприятиях, в учреждениях и организациях применяются различные программные средства, предназначенные для полной или частичной автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ). Все чаще для решения различных управленческих и производственных задач используют локальные компьютерные сети. Их установка и программное обеспечение законодательно не регламентированы.
Каждая организация сама приобретает офисные программные продукты, предназначенные для автоматизации документационного обеспечения управления исходя из своих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей.
Выбор программного продукта - сложный и трудный процесс, так как для конкретной организации может быть важна не вся совокупность потребительских свойств той или иной системы, а только некоторые из них. Поэтому при выборе системы автоматизации ДОУ следует производить её оценку с точки зрения пригодности для автоматизации делопроизводства и документооборота в конкретной фирме. При этом целесообразно сопоставлять возможности программного продукта с основными задачами и использующимися технологиями делопроизводства фирмы.
Требуется также оценка функциональных характеристик систем по их программной реализации и стоимостным показателям.
Создание, приобретение и внедрение систем автоматизации документационного обеспечения управления (САДОУ) преследует достижение следующих целей.
1. В области обработки документов:
- повышение оперативности и качества работы с документами;
- упорядочение документооборота;
- обеспечение эффективности контроля исполнения;
- постепенный переход от традиционных бумажных технологий ДОУ к электронным безбумажным;
- повышение доли интеллектуального труда в работе с документами и снижение трудозатрат на рутинные операции;
- повышение качества документов, создаваемых в организации;
- исключение дублирования ввода в информационно-поисковую систему сведений о документе на различных участках его обработки;
2. В области контроля за исполнительской дисциплиной:
- обеспечение автоматизированного контроля исполнения документов в подразделениях организации;
- информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах,
- исключение потерь документов;
- оперативное получение информации о состоянии исполнения и местенахождения любого документа;
- сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
3. В области организации доступа к информации:
- обеспечение сохранности текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех сопутствующих материалов, относящихся к одному вопросу (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов);
- обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
Программная система автоматизации ДОУ должна стать основой для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом конечным результатом этого должно стать:
- введение единого порядка индивидуальной и совместной работы с документами в единой сети;
- объединение потоков электронных документов организации;
- использование общей для всех подразделений системы индексации (нумерации) документов;
- введение общих справочников-классификаторов (таких как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т. п.;
- обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.
В настоящее время на рынке программных продуктов выделяются ряд наиболее интересных систем. Рассмотрим преимущества и достоинства некоторых из них.
Система Дело-96 предназначена в основном для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций, она обеспечивает:
- контроль всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам предприятия;
- единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационных карточек.
- занесение в память компьютера текстов резолюций;
- направление резолюций и документов по сети исполнителям;
- поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществления контроля исполнения документов с целью ведения справочно-аналитической работы;
- пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям;
- отслеживание документооборота организации, включая перемещения бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об исполнении, согласование документов;
- контроль за своевременным исполнением поручений, запросов учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку сроков исполнения документов;
- объединение и группировку зарегистрированных документов по различным признакам сходства;
- ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам для создания реестров рассылки документов;
- получение информационных и статистических материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
- хранение электронных документов;
- отправления документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и извлечения (при необходимости) их из дела.
Последующие версии этой системы поддерживает доступ к документам посредством Intemet-технологии.
Система LanDocs предназначена для автоматизации документационных процессов управления в организациях. Существует она в двух вариантах: 1) как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей); 2) как открытый к развитию вариант, представляющий базовый набор моделей, специализированную библиотеку диалоговых элементов, технологию адаптации и поддержки; она предполагает обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки.
Программный комплекс позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее документационные операции:
- регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием регистрационных карточек;
- сохранение документов, созданных разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, видеоизображений, звука;
- интегрированный вызов соответствующего приложения при открытии документа;
- рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку;
- контроль за прохождением и исполнением документов и поручений с помощью механизма контрольных карточек (все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов);
- поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов;
- поддержку нескольких версий одного документа;
- сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR);
- интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов;
- архивирование документов;
- гибкую настройку на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда;
- ограничение прав доступа пользователей к документам и функциям системы.
Программно-технологический комплекс Золушка-WIN - электронная канцелярия, состоящая из трех функциональных компонент программных систем: Решения и распоряжения, Письма граждан и Служебная корреспонденция.
Система выполняет:
- регистрацию исходящей и входящей почты, а также сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу, повторных и вторичных документов;
- контроль исполнительской дисциплины во времени и по исполнителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их исполнения;
- подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;
- поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе контекстный поиск по содержанию (названию) документа;
- организацию доступа к электронным копиям документов.
Система управления документами Евфрат позволяет автоматизировать основные функции ДОУ на предприятиях и в организациях.
Среди них можно выделить:
- регистрацию документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами;
- контроль исполнения документов;
- передачу документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.;
- архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования;
- поиск документов по их содержанию и набору реквизитов;
- пересылку документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.
В настоящее время фирмой разработаны и распространяются три версии системы:
Евфрат - персональный электронный архив собственных документов, содержащихся на рабочем месте пользователя;
Евфрат@.50НО - система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе средствами электронной почты из сети Internet. Однако в этой системе не предусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности, отсутствует возможность контроля исполнения документов;
Евфрат 97 - система автоматизации на предприятиях и в организациях собственности.
Система Office Media также предназначена для автоматизации работы служб ДОУ. Она разработана на основе требований и принципов Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и обеспечивает следующие основные функции:
- регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;
- постановку на контроль документов и резолюций руководства организации;
- статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;
- автоматическую доставку электронных документов исполнителям;
- создание электронной библиотеки (архива) документов организации.
В состав системы Optima Workflow Enterprise Edition входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различное серверное оборудование в корпоративной сети в зависимости от методов организации процессов документооборота и наличия рабочих мест пользователей. Внедрение системы в организации дает возможность:
- централизованного хранения документов в электронном виде;
- формализации процедур создания и обработки документов;
- единого управления и контроля за движением документов.
Система содержит инструменты задания маршрутов прохождения
документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные средства криптографической защиты.
В системе Документ-2000 организована поточная обработка документов.
