Типовые ERP-модули
Как видно из приведенной выше таблицы, отчеты по центрам затрат составляют небольшую (но важную) часть целого.
Главный вопрос, на который необходимо ответить: Почему фактическая валовая прибыль отличается от запланированной?. Ответ будет заключаться в том, что либо фактические продажи отличались от запланированных (по объему или стоимости), либо фактические расходы отличались от запланированных (по объему или стоимости).
Причины, по которым объем или стоимость продаж отличались от запланированных, могут быть обнаружены в данных, содержащихся в какой-либо подсистеме (при этом не обязательно в системе учета затрат).
Важно соотнести усилия, предпринятые для достижения цели, с полученными результатами для оценки эффективности деятельности. Проблема использования коммерческих расходов в качестве элемента оценки эффективности деятельности заключается в разнице во времени между тем, когда были предприняты усилия по организации и стимулированию сбыта (торговые усилия) и тем, когда товар был продан.
Торговые усилия обычно предпринимаются за некоторое время до того, как клиенту выставляется счет, поэтому в целях оценки эффективности, вероятно, лучше сравнивать торговые усилия и стоимость заказа, чем выставленные счета.
Отчет о коммерческих затратах: Как показано выше, этот отчет будет включать сравнение фактических показателей с контрольными показателями (обычно это бюджетные/плановые показатели и фактические показатели за прошлый год). Через контрольные показатели устанавливается связь со стратегическими целями предприятия.
В идеале, прямые затраты должны относиться на объекты учета затрат, которые могут представлять собой группу товаров, группу клиентов, регионы и т.д., в зависимости от организационной структуры продаж.
Отчет лучше структурировать следующим образом:
| Период | На данный год | За прошлый год | |
| Прямые затраты (контролируемые в краткосрочной перспективе) | |||
| Торговые агенты: | |||
| Зарплата + расходы по зарплате | |||
| Основной оклад | |||
| Сверхурочные | |||
| Комиссия | |||
| Связь | |||
| Офисный телефон | |||
| Мобильный телефон | |||
| Транспортные расходы | |||
| Автомобиль | |||
| Железная дорога | |||
| Авиа | |||
| Агентское вознаграждение | |||
| Торговые накладные расходы (контролируемые в более долгосрочной перспективе) | |||
| Расходы на содержание офиса отдела продаж | |||
| Административные расходы отдела продаж | |||
| Оплата больничного листа, оплата ежегодного отпуска, оплата государственных праздников и т.д. | |||
| Отопление, свет, электроэнергия | |||
| Информационные технологии | |||
|
Распределенные расходы (не контролируются коммерческим директором) |
|||
| Доля накладных бухгалтерских расходов | |||
| Доля накладных административных расходов | |||
| Доля общезаводских накладных расходов |
Целью отдела продаж является получение заказов, таким образом, заказы на продажу также могут рассматриваться в качестве носителей затрат.
В целях оценки эффективности деятельности полезно соотносить вводимые ресурсы в виде затрат с полученными результатами в виде контактов с клиентами или полученными заказами.
Множество подотчетов может быть создано из данных о затратах по товарам, группам товаров, ключевым клиентам, существующим клиентам, новым клиентам, торговым агентам и регионам продаж.
Менеджерам по продажам и торговым агентам требуется похожая информация, но более узконаправленная на их сферу ответственности.
Отчеты по продажам, основанные на данных о затратах, могут быть как функциональными (для одной функции), так и многофункциональными (для ряда функций):
| Функциональные отчеты по продажам | Кол-во | Сфера ответственности |
| Коммерческий директор | 1 | Все продажи предприятия |
| Менеджеры по странам | 5 | Продажи в одной стране |
| Менеджеры по регионам | 50 | Продажи в одном регионе |
| Сотрудники отдела продаж | 250 | Продажи конкретным клиентам |
| Многофункциональные отчеты | ||
| Менеджеры продуктов/товаров | 6 | Реклама товаров, рентабельность продаж по каждому виду товара. |
Приложение 6: Типовые ERP-модули
В следующем списке представлены модули, которые обычно предлагаются в рамках ERP-систем. В разных системах названия модулей могут отличаться, но их функциональность при этом аналогична.
Основную информацию для любой компьютеризованной бухгалтерской системы можно найти в разделе Основные модули. К продвинутым относятся модули, которые рассматриваются как расширения, позволяющие подстроить систему под требования клиента.
Фактическая функциональность каждого модуля в разных системах может различаться.
Основные модули:
Главная книга
Счета к оплате
Счета к получению
Заработная плата
Запасы
Ввод заказа
Себестоимость работы/задания
Модуль управления/администрирования системой
Продвинутые модули:
Штриховое (или RFID) кодирование
Спецификация материалов
Коммерческая информация (помогает компании проанализировать информацию о клиенте)
Мониторинг выполнения обязательств
Управление деловыми контактами
Управление отношениями с заказчиками (CRM)
Федеральная отчетность на магнитных носителях
Учет ценных бумаг и обязательств
Управление грантами и пожертвованиями
Управление персоналом
Мобильный пользователь (позволяет обеспечить доступ к данным компании с устройств беспроводной связи)
Торговые точки (позволяет компании вносить данные о продажах через кассовый регистр или POS-терминал)
Основные средства
Управление недвижимым имуществом
Обязательная отчетность
Выписка счетов и отслеживание выплат по арендной плате
Контракты на обслуживание
Оказание услуги/отгрузка
Центр обработки звонков техническая поддержка (помогает компании управлять телефонными звонками, связанными с технической поддержкой клиента)
Учет времени и выставление счетов
Управление транспортом
Командировочные расходы
Управление складом
Заказы на гарантийный ремонт
Web-модули:
Web-заявки (позволяет сотрудникам делать заказы через web)
Web-каталог электронной коммерции (позволяет компании публиковать web-каталог)
Web-клиенты (позволяет клиентам получать доступ к информации по своим счетам через web)
Web-сотрудник (позволяет сотрудникам управлять личными данными и инвестициям через web)
Финансовая отчетность на Web (позволяет руководителю получать доступ к защищенной паролем финансовой отчетности через Web)
Web-заказы (позволяет компании принимать заказы через web)
Средства разработки для Web (позволяют компании создавать Web-сайты и объединять свою систему бухгалтерского учета со своими Web-каталогами)
Модули-расширения, учитывающие отраслевые нормативы:
Генераторы отчетов:
Crystal Reports
FRx Связанные с заводом: Капитальное строительство
Обслуживание оборудования
Обслуживание парка транспортных средств
Обслуживание и ремонт заводских помещений
Профилактическое техническое обслуживание Средства разработки ПО: Средства кастомизации
Средства импорта данных
Средства интеграции данных
Средства подготовки финансовой отчетности
Средства подготовки форм отчетности
Средства VBA (Visual Basic for Applications) Связанные с производством: Планирование производственных мощностей (позволяет компании рассчитать максимальные значения производительности труда, оборудования, рабочего места и всего завода)
Электронный обмен данными (EDI) (позволяет компании отправлять своим поставщикам заказы в электронной форме через посредника автоматически без привлечения сотрудников)
Производительность труда персонала
Учет себестоимости производства (позволяет компании подсчитать и проанализировать фактические затраты по отношению к нормативным затратам)
Планирование потребности в материалах (позволяет компании подсчитать количество материалов, необходимое для выполнения заказов, и планировать заказ материалов с учетом их поступления точно в срок)
Конфигуратор изделия
Обработка производственного заказа (позволяет компании оформлять заказ под выполнение конкретной задачи)
Составление производственного календарного плана (составляет эффективный график выполнения задач с учетом доступного оборудования, людских ресурсов и рабочих мест)
Представление предложения/оценки
Маршрутизатор (управляет перемещением материалов по заводу от начала до конца производственного цикла)
Управление отношениями с поставщиками (позволяет компании автоматически отправлять поставщикам заказы в электронной форме).
Продвинутые подмодули и расширения
Банковская сверка
Бухгалтерский учет по кассовому методу
Прогнозирование движения денежных средств
Управление контрактами
Управление валютой
Проводник (позволяет пользователю получить быстрый доступ к данным)
Прямой депозит
Льготы для сотрудников
Управление развитием и наймом персонала (позволяет компании управлять поиском и наймом персонала)
Управление импортом
Группа компаний
Многовалютный учет
Многомерный анализ данных
Драйверы ODBC (интерфейса открытого взаимодействия с базами данных)
Управление продвижением продукции на рынок
Заказ на поставку
Набор персонала (позволяет компании управлять постоянным набором персонала)
Генератор отчетов
Управление возвратом продукции
Прогнозирование сбыта
Отслеживание серийных номеров
Управление товарами с истекающим сроком годности (позволяет компании выявлять и сбывать продукты с истекающим сроком годности)
Калькуляция себестоимости по нормативным затратам
StarShip (позволяет компании определять точные фрахтовые расходы с использованием базы данных Starship, разработанной и обслуживаемой в США)
Обучение (позволяет компании управлять постоянным повышением образовательного уровня сотрудников)
Определение рабочих центров (позволяет компании определять необходимое оборудование и трудовые ресурсы, связанные с конкретными рабочими центрами)
Приложение 7 Пример 1: Калькуляция себестоимости методом поглощения затрат
Известна следующая информация о трудозатратах за период:
| Прямые | Косвенные | ||
| 1. | Производство (ч.) | 432 | 117 |
| 2. | Обучение (ч.) | 24 | 0 |
| 3. | Время простоя (ч.) | 32 | 4 |
| 4. | Итого (ч.) | 488 | 121 |
| Ставка / час ($) | 750 | 600 | |
| 5. | Премия за переработку ($) | 250 | 200 |
| Работники (кол-во) | 12 | 3 | |
| 6. | Групповой бонус ($) | $520 | |
| 7. | Рабочая неделя | 37 часов |
Предполагается, что количество часов работы основного персонала в неделю (за исключением времени, потраченного на обучение), необходимое для достигнутого уровня производства, будет равно 470 часов.
Вопрос: Какие суммы, на ваш взгляд, будут начислены как прямые и косвенные затраты?
Если накладные расходы (в данном случае косвенные трудозатраты) возмещаются в процентном отношении к прямым трудозатратам, какова будет ставка возмещения накладных расходов, исходя из имеющихся данных?
Ответ:
| Прямые | Косвенные | ||||
| Часы: | |||||
| 1. | Производство | 432 | 117 | ||
| 2. | Обучение | 24 | 0 | ||
| 3. | Простой | 32 | 4 | ||
| 4. | Итого | 488 | 121 | ||
| Ставка / час ($) | 750 | 600 | |||
| 5. | Премия за переработку | 250 | 200 | ||
| Работники | 12 | 3 | |||
| 6. | Групповой бонус $ | $520 | |||
| 7. | Рабочая неделя | 37 часов | |||
| 8. | |||||
| 9. | |||||
| 10. |
Часы переработки
| Итого | Прямые | Косвенные | ||
| Оплаченные часы | (488+121) | = 609 | 488 | 121 |
| Часов в неделю | (12+3) x 37 | = 555 | 444 | 111 |
| Переработка | = 54 | 44 | 10 |
Оплаченные часы
| Итого | Прямые часы | Ставка | Оплачено $ | Косвенные часы | Ставка | Оплачено $ | ||
| Оплаченные часы | (488+121) | = 609 | 488 | 121 | ||||
| Часов в неделю | (12+3) x 37 | = 555 | 444 | 7.50 | 3.330 | 111 | 6.00 | 666 |
| Переработка | = 54 | 44 | 10.00 | 440 | 10 | 8.00 | 80 | |
| 3.770 | 746 |
Начислено
| Прямые затраты $ | Косвенные затраты $ | Основание | |||
| Основная зарплата (включая обычное время простоя) | 444 x 7.50 | 3.330 | 111 x 6.00 | 666 | Обычное время относится на прямые затраты |
| Основная плата за переработку | 44 x 7.50 | 330 | 10 x 6.00 | 60 | Обычная часть платы за переработку относится на прямые затраты |
| Обучение | (24 x 7.50) | (180) | 180 | Затраты на обучение относятся на накладные расходы | |
| Премия за переработку | 0 | 44 x 2.50 | 110 | Премия за переработку относится на накладные расходы | |
| Премия за переработку | 10 x 2.00 | 20 | Премия за переработку относится на накладные расходы | ||
| 464 | 3.480 | 1.036 | |||
| Бонус | 520 | Если данные затраты не распределены, сумма относится на накладные расходы | |||
| Итого начислено | 3.480 | 1.556 |
1.556/3.430 = 45% от прямых трудозатрат, или 1.556 / 464 = $3.35 на час прямых трудозатрат.
Эффективность можно рассчитать следующим образом: 470/464 = 101% (470 количество часов, эквивалентное объему произведенной продукции, соответственно, при сравнении его с количеством фактически затраченных часов, можно получить представление об эффективности).
Время простоя Если бы количество часов простоя было чрезмерным, оно было бы отнесено на косвенные затраты, и его возмещение происходило бы по ставке накладных расходов.
Приложение 7 Пример 2: Калькуляция себестоимости методом поглощения затрат (оценка постоянных затрат)
Компания, существующая несколько лет, производит один продукт. Объемы производства и продаж продукта за последние три месяца были следующими:
| Месяц 1 | Месяц 2 | Месяц 3 | |
| Цена продажи, $ | 34,00 | 34,00 | 34,00 |
| Производство (единицы) | 12.000 | 10.500 | 10.000 |
| Продажа (единицы) | 12.000 | 10.000 | 11.000 |
| Итого производственные затраты на единицу, $ | 23,75 | 25,00 | 25,50 |
| Торговые и административные расход , $ | 87.000 | 87.000 | 87.000 |
| Постоянные производственные расходы, $ | ? | ? | ? |
Вопрос 2: Каковы будут планируемые постоянные расходы в месяце 4, если, по нашим оценкам, будет необходимо произвести от 14.000 до 16.000 единиц продукции?
Вопрос 3: Какова, по вашему мнению, должна быть ставка возмещения накладных расходов?
Вопрос 4: Какова будет разница между отчетом о деятельности, подготовленным за месяц 3 на базе метода поглощения затрат и на маржинальной стоимости?
Ответ 1: Оценка постоянных расходов
1 (a) Итого производственных расходов:
| Месяц 1 | Месяц 2 | Месяц 3 | ||
| 1. | Производство (единицы) | 12.000 | 10.500 | 10.000 |
| 2. | Итого производственные расходы на единицу | 23,75 | 25,00 | 25,50 |
| 3. | Итого производственные расходы | 285.000 | 262.500 | 255.000 |
| 4. | Общую сумму расходов составляют постоянные и переменные расходы |
| Месяц 1 | Месяц 3 | Разница | ||
| 5. | Производство (единицы) | 12.000 | 10.000 | 2.000 |
| 6. | Итого производственные расходы $ | 285.000 | 255.000 | 30.000 |
| 7. | Разница на единицу = переменные производственные расходы |
30.000/2.000 =15.00 |
| Месяц 1 | Месяц 2 | Месяц 3 | ||
| 8. | Производство (единицы) | 12.000 | 10.500 | 10.000 |
| 9. | Переменные производственные расходы на единицу $ | 15,00 | 15,00 | 15,00 |
| 10. | Итого переменные производственные расходы (8 x 9) $ | 180.000 | 157.500 | 150.000 |
| 11. | Итого производственные расходы $ (3) | 285.000 | 262.500 | 255.000 |
| 12. | Постоянные производственные расходы (11-10) | 105.000 | 105.000 | 105.000 |
Логика данного метода состоит в том, что в общую сумму расходов для двух различных уровней производства включается одна и та же сумма постоянных расходов. Следовательно, любое изменение общей суммы расходов происходит в результате изменения в сумме переменных расходов (в результате изменений в объемах произJодства).
На практике, если провести подобные расчеты за несколько месяцев, будут получены различные значения сумм постоянных расходов, а не одна и та же сумма, как показано в этом примере.
Пока разница между значениями в разных месяцах незначительна, для управленческих целей возможно использование приблизительного значения суммы постоянных расходов.
На расчет может также влиять ступенчатый характер постоянных расходов.
Ответ 2: Планируемые затраты - месяц 4
| 13. | Необходимый объем произведенной продукции | 14.000 | 16.000 |
| 14. | Постоянные расходы $ | 105.000 | 105.000 |
| 15. | Переменные производственные расходы (произведенная продукция x $15) | 210.000 | 240.000 |
| 16. | Итого производственные расходы $ (14+15) | 315.000 | 345.000 |
| 17. | Торговые и административные расходы | 87.000 | 87.000 |
| 18. | Планируемые затраты - месяц 4 | 402.000 | 432.000 |
Ответ 3: Ставка возмещения накладных расходов
Распределение накладных расходов может происходить на различных основаниях. В данном случае возможны следующие варианты:
- На единицу продукции
- В процентах от суммы переменных расходов
- В процентах от объема продаж
- Другие варианты
| Месяц 1 | Месяц 2 | Месяц 3 | Итого | На единицу | % | ||
| 19. | Цена продажи (за единицу) | 34,00 | 34,00 | 34,00 | |||
| 20. | Продано (единиц) | 12,.000 | 10,.000 | 11,.000 | 33.000 | ||
| 21. | Сумма продаж $ | 408.000 | 340.000 | 374.000 | 1122.000 | ||
| 22. | Торговые и административные расходы | 87.000 | 87.000 | 87,.000 | 261.000 | $7,91 | 23% |
| Месяц 1 | Месяц 2 | Месяц 3 | Итого | На единицу | % | ||
| 23. | Производство (единицы) | 12.000 | 10.500 | 10.000 | 32.500 | ||
| 24. | Переменные производственные расходы на единицу $ | 15,00 | 15,00 | 15,00 | |||
| 25. | Итого переменные производственные расходы (8 x 9) $ | 180000 | 157500 | 150000 | 487500 | ||
| 26. | Итого производственные расходы $ (3) | 285.000 | 262500 | 255000 | |||
| 27. | Постоянные производственные расходы (11-10) | 105.000 | 105.000 | 105.000 | 315.000 | $9,69 | 65% |
Независимо от того, как рассчитана ставка, в случаях несовпадения оценочных данных, на которых она рассчитана, с фактическими данными, будут возникать случаи пере/недораспределения.
Использование ставок восстановления
| На единицу | % | ||
| 28. | Цена продажи (за единицу) | 34.00 | 34.00 |
| 29. | Торговые и административные накладные расходы | (7.91) | (7.82) |
| 30. | Переменные производственные расходы | (15.00) | (15.00) |
| 31. | Производственные накладные расходы | (9.69) | (9.75) |
| 32. | Итого расходы (29+30+31) | (32.60) | (32.57) |
| 33. | Прибыль (28-32) | 1.40 | 1.43 |
| Маржинальная основа | Итого | |
| 34. | Сумма продаж (10.000 x 34) | 340.000 |
| 35. | Переменные производственные расходы (10.000 x 15) | (150.000) |
| 36. | Маржинальная прибыль (34-35) | 190.000 |
| 37. | Постоянные расходы (105.000+ 87.000) | (192.000) |
| 38. | Убыток (36-37) | (2.000) |
| Метод поглощения затрат | Итого | |
| 39. | Сумма продаж (10.000 x 34) | 340.000 |
| 40. | Переменные производственные расходы (10.000 x 15) | (150.000) |
| 41. | Торговые и административные расходы 23% от цены продажи | (72.800) |
| 42. | Производство 65% от переменных производственных расходов | (97.500) |
| 43. | Итого расходы (40+41+42) | 320.300 |
| 44. | Прибыль (39-43) | 19.700 |
Приложение 8: Маржинальная система калькуляций
Вы должны по плану посетить ежемесячное заседание менеджеров, на котором будут приняты решения по операционной деятельности на следующий месяц.
Вы анализируете текущую ситуацию, чтобы выяснить, какие решения необходимо принять.
Компания производит ассортимент, включающий 300 различных продуктов, и информация по четырем из них приведена в представленной ниже таблице:
| Продукт | $ на единицу продукции | Sal 2* | Sal 3* | Sal 4* | Sub 1** | |
| 1. | Цена продажи ($ на единицу продукции) | 21,00 | 28,50 | 27,30 | ||
| 2. | Материал 2 (кг на единицу продукции) | 2.50/кг | 2,0 | 3,0 | 3,0 | |
| 3. | Материал 3 (кг на единицу продукции) | 2.00/кг | 2,0 | 2,2 | 1,6 | 3,0 |
| 4. | Прямые трудозатраты (часы на единицу продукции) | 4.00/час | 0,6 | 1,2 | 1,5 | 1,7 |
| 5. | Переменные накладные производственные расходы$($ на единицу продукции) | 1,10 | 1,30 | 1,10 | 1,40 | |
| 6. | Постоянные накладные производственные расходы ($ на единицу продукции) | 1,50 | 1,60 | 1,70 | 1,40 | |
| 7. | Ожидаемый спрос на следующий месяц (единиц продукции) | 950 | 1.000 | 900 | Данные отсутствуют | |
| 8. | В следующем месяце ожидается недостаток запаса материала 2, который не используется в других продуктах, однако текущий товарные запасы составляют 5.500 кг. |
