СОЗДАНИЕ И ЭКСПЛУАТАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
системы подготовки текстовых документов;
системы обработки финансово-экономической информации;
системы управления базами данных;
личные информационные системы;
системы подготовки презентаций;
системы управления проектами;
экспертные системы и системы поддержки принятия решений;
системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления;
прочие системы.
Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.
Методическое и организационное обеспечение совокупность методов, средств и документов, регламентирующих взаимодействие персонала информационной системы с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.
Это различные методические и руководящие материалы по стадиям разработки, внедрения и эксплуатации информационной системы (предпроектного обследования, технического задания, технико-экономического обоснования, разработки проектных решений, выбора автоматизируемых задач, типовых проектных решений пакетов прикладных программ, внедрения и эксплуатации информационной системы).
Организационное обеспечение реализует следующие функции:
анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться информационная система, и выявление задач, подлежащих автоматизации;
подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование информационной системы и технико-экономическое обоснование ее эффективности;
разработку управленческих решений по составу и структуре организации, а также методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.
Эргономические условия документация, содержащая различные эргономические требования к рабочим местам, информационным моделям, условиям деятельности персонала, набор способов их реализации. Цель обеспечение высокой эффективности работы персонала.
Обучение и сертификация персонала учебно-методическая документация и набор требований к уровню подготовки персонала, формирование системы отбора и подготовки персонала.
Правовое обеспечение совокупность правовых норм, регламентирующих создание, юридический статус и эксплуатацию информационных систем. Регламентируется порядок получения, преобразования и использования информации.
Главной целью правового обеспечения является укрепление законности.
В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти.
На стадии разработки информационной системы это нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика информационной системы, правовое регулирование различных отклонений процесса разработки информационной системы, обеспечения процесса разработки различными видами ресурсов.
На этапе функционирования определение статуса и компетенции информационной системы и информационных технологий в конкретных органах управления, права и обязанности персонала, процедуры и порядок сбора и обработки информации, порядок приобретения и использования средств вычислительной техники и других технических устройств, порядок создания и внедрения математического и программного обеспечения.
В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную, относящуюся к конкретной системе.
Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает в себя нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.
Правовое обеспечение на этапе функционирования информационной системы определяет:
статус информационной системы;
права, обязанности и ответственность персонала;
правовые положения отдельных видов процесса управления;
порядок создания и использования информации и др.
Лингвистическое обеспечение совокупность языков общения (языковых средств) персонала информационной системы и пользователей с программным, техническим и информационным обеспечением, а также совокупность терминов, используемых в информационной системе.
Лингвистическое обеспечение включает в себя:
информационные языки для описания структурных единиц информационной базы;
языки управления и манипулирования данными;
языковые средства информационно-поисковых систем, систем автоматизации проектирования;
систему терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования информационной системы и т.п.
Функциональная часть информационной системы
Функциональная часть информационной системы обеспечивает выполнение задач, для которых и предназначена информационная система. Фактически здесь содержится модель системы управления организацией. В рамках этой части происходит трансформация целей управления в функции, функций в подсистемы информационной системы.
Подсистемы реализуют задачи. Подсистема это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. Обычно в информационной системе функциональная часть разбивается на подсистемы по функциональным признакам:
уровень управления (высший, средний, низший);
вид управляемого ресурса (материальный, трудовой, финансовый и т.п.);
сфера применения (банковская, фондового рынка и т.п.);
функции управления и период управления.
СОЗДАНИЕ И ЭКСПЛУАТАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Для руководителя организации всегда возможны три базовых решения по поводу ее информационной системы:
ничего не делать с информационной системой;
модифицировать существующую информационную систему;
создавать новую информационную систему.
В рамках этих возможностей все действия с информационной системой должны подчиняться прагматичной стратегии: обращение с информационными проектами как с проектами делового развития. Действия по созданию или модификации информационной системы являются всего лишь проектом развития бизнеса, и все вовлеченные в него сотрудники должны это понимать, а не руководствоваться вводящим в заблуждение энтузиазмом по поводу самой информационной системы или технологии.
Стратегическое планирование информационной системы
В рамках этой стадии осуществляется подробное описание целей и задач проекта, ожидаемой прибыли, временных ресурсов, любых ограничений, доступных ресурсов и т.д. Назначаются менеджер проекта, который отвечает за его осуществление, и ответственный за проект в высшем руководстве [3].
Стратегия управления информационной системой в рамках ее жизненного цикла (обычно различают следующие фазы жизненного цикла: планирование, создание, эксплуатация, развитие) основывается на ряде действий, среди которых формулировка целей и бизнес-стратегии организации, анализ конкурентных сил (поставщики, потребители, конкуренты, новые участники, товары-заменители), определение критических факторов успеха и информационных потребностей, оценка потенциала применения информационных технологий, выделение стратегических инициатив, анализ существующих информационных систем и определение необходимых и потенциальных информационных систем (см. подробнее [4]).
Оставив в стороне целый ряд технических аспектов, связанных с формированием стратегии управления информационной системой организации, рассмотрим базовые для этого процесса вещи. Главная цель стратегии управления информационной системой состоит в осознании того, что потребности организации в информации определяют структуру ее информационной системы, а также способ управления ею. Выделим в рамках информационной системы организации информационные системы четырех классов:
ключевые (важные для преуспевания в настоящий момент складские системы, базы данных и т.п.);
вспомогательные (необходимые, но не критические в настоящий момент бухгалтерские программы, программы управления персоналом, текстовые редакторы, электронная почта и т.п.);
стратегические (критические для достижения целей бизнес-стратегии электронный обмен данными с партнерами, системы для анализа и прогнозирования рынка и т.п.);
потенциальные (возможно, важные для достижения успеха в будущем экспертные системы и т.п.).
Для информационной системы каждого класса существует своя стратегия управления. Из всех возможных стратегий можно выделить несколько групп:
Централизованное планирование в рамках центрального аппарата организации создается центр, которому поручается осуществлять политику в области информационной системы. Этот Центр осуществляет централизованное планирование и управление созданием, развитием и использованием информационной системы организации.
Монополия выбирается или создается центр, ответственный за развитие информационной системы, который отвечает за политику в области информационной системы организации и определяет ее.
Ограничение ресурсов решения по информационной системе принимаются на основе минимизации затрат.
Свободный рынок выбор решений по информационной системе определяется пользователями на основе конкуренции различных предложений.
Лидирование попытка обогнать конкурентов, стать лидером в применении данного решения. Организации с такой стратегией обычно пытаются связать ее потребности с развитием информационных технологий и инвестируют в это крупные суммы.
Необходимое зло информационные технологии рассматриваются как необходимое зло, которое нужно для достижения целей, и проект будет осуществляться лишь в случае, когда станет абсолютно необходимым для достижения деловой цели.
Существует множество комбинаций этих стратегий, но каждая из них соответствует какой-либо реальной ситуации. Стратегии управления различными классами информационной системы приведены в табл.
2.1.
Таблица 2.1
| Стратегическая система | Потенциальная система |
| Централизованное планирование Монополия | Лидирование Свободный рынок |
| Ключевая система | Вспомогательная система |
| Централизованное планирование Монополия | Ограничение ресурсов Необходимое зло Свободный рынок |
Действия организации в рамках классов информационной системы приведены в табл. 2.2.
Таблица 2.2
| Стратегическая система | Потенциальная система |
| Оценка возможности применения успешных приложений в других условиях | Распространение идей и результатов исследований и разработок |
| Ключевая система | Вспомогательная система |
| Распространение опыта применения ИС в ключевых областях | Совместное использование стандартных приложений и решений |
Стратегия управления информационной системой и конкретные шаги по реализации этой стратегии связаны со степенью зависимости организации от использования информации для осуществления своей основной задачи, миссии. Эту зависимость определим как информационную интенсивность функционирования информационно-технологического комплекса организации.
Она различна для разных организаций. Условно можно выделить ряд классов организаций, разделенных по этому признаку.
1. Организации, настоящее и будущее которых зависит от использования информационных технологий (ИТ) для ежедневной деятельности (банки, страховые кампании и т.д.).
2. Организации, не сильно зависящие от ИТ, но способные в будущем планировать ее широкое применение для достижения конкурентных преимуществ.
3. Организации, в которых хотя и возможна зависимость повседневных операций от ИТ, но которые работают в отраслях, где информационные системы не могут стать источником конкурентного преимущества.
4. Организации, использующие ИТ для поддержки вспомогательной деятельности.
Информационные технологии будут иметь различное влияние на организации представители описанных групп, соответственно возможно построение индивидуальных стратегий управления информационной системой таких организаций.
Стандарты управления: использование при создании информационной системы организации
В любой организации, занятой производством какого-либо товара, выполняются действия, связанные с производством, сборкой, обработкой и хранением материалов, хранением и обслуживанием инструментов, контролем качества и т.п. Персонал организации осуществляет планирование деятельности предприятия (финансовые учет и планирование, контроль и обеспечение принятия решений), техническое проектирование (создание концепции продукта, технический анализ, разработку продукта, спецификацию, планирование процесса), производственное планирование и контроль (материальное обеспечение, планирование производства, управление производством, производственный учет).
Эти функции взаимосвязаны, они не могут выполняться отдельно, без взаимодействия исполнителей и обмена информацией между ними. Иначе говоря, требуется обеспечение их интеграции путем адекватного обмена информацией.
Кроме того, эти функции типичны для разных организаций. Поэтому можно создать представления об общих правилах осуществления таких функций и тем самым о построении информационной системы организации.
Все такие представления формализованы в стандартах рекомендаций по управлению. Это описание наиболее общих правил, по которым должны производиться планирование и контроль различных стадий производственного процесса: потребностей в сырье, закупок, загрузки мощностей, распределения ресурсов и прочего.
Эти представления менялись: сначала ориентация на внутреннюю организацию предприятия (в рамках планирования материалов для производства MRP Material Requirements Planning); затем планирование всех производственных ресурсов предприятия (сырья, материалов, оборудования и т.д. MRP-II Manufacturing Resource Planning) и объединение всех ресурсов предприятия (ERP Enterprise Resource Planning) и, наконец, описание полного цикла от проектирования будущего изделия с учетом требований заказчика до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи (CSRP Customer Synchronized Resource Planning).
В последнем случае кроме цикла от проектирования изделия до обслуживания после продажи охватывается также и взаимодействие с клиентами: оформление наряд-заказа, техническое задание, поддержка заказчика на местах и т.д. Существуют и другие стандарты управления.
В мире уже очень давно используют стандарты рекомендаций по управлению производством. Наличие таких фундаментальных производственных стандартов приводит к предсказуемым и эффективным результатам по оптимизации приема заказов, планирования производства, закупок, управления собственно процессом производства и доставки т.е. всех внутренних и внешних операций.
Разумеется, что эти стандарты должны быть учтены при создании информационной системы организации, что означает построение некоторой интегрированной модели данной организации, которая создает ее информационный образ. И большая часть крупных и средних организаций стремится использовать такие модели и информационные системы, построенные с их помощью (MFG-Pro, SAP/R3, Baan IV, BPCS, Oracle Applications и др.).
Жизненный цикл информационной системы
Как и любой изготовленный продукт, информационная система имеет свой цикл жизни от времени начала создания до момента прекращения эксплуатации. Информационная система является особым продуктом.
Организация не в состоянии без нее существовать. Мы можем говорить о прекращении эксплуатации данного поколения информационной системы, отдельных ее подсистем и элементов. Жизненный цикл заканчивается, как правило, не в результате физического износа информационной системы, а из-за ее морального устаревания.
Моральный износ, моральное устаревание прекращение удовлетворения требованиям к информационной системе. При этом возможные модификации информационной системы экономически невыгодны или невозможны, что влечет за собой необходимость разработки новой информационной системы.
Для информационных технологий является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новыми.
Жизненный цикл период создания и использования информационных систем, охватывающий ее различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данной информационной системе и заканчивая моментом ее полного выхода из эксплуатации.
В жизненном цикле выделяют пять стадий [3].
1. Предпроектное обследование: сбор материалов для проектирования: формирование требований; изучение объекта автоматизации; выбор и разработка варианта концепции системы; анализ материалов и разработка документации: создание и утверждение технико-экономического обоснования; разработка и утверждение технического задания на проектирование информационной системы.
2. Проектирование:
предварительное проектирование:
выбор проектных решений по всем аспектам разработки информационной системы;
описание всех компонентов информационной системы;
оформление и утверждение технического проекта;
детальное проектирование:
выбор и разработка математических методов и алгоритмов программ (модели и программы);
корректировка структур баз данных;
создание документации на поставку и установку программных продуктов;
выбор комплекса технических средств информационной системы (аппаратно-коммуникационный комплекс);
создание документации на поставку и установку технических средств;
разработка техно-рабочего проекта информационной системы;
разработка методики реализации функций управления с помощью информационной системы, описание автоматизированного документооборота и регламента действий аппарата управления.
3. Разработка информационной системы:
получение и установка технических средств;
получение и установка программных средств;
разработка, тестирование и доводка программ;
разработка инструкций по эксплуатации программного обеспечения, технических средств и должностных инструкций для персонала.
4. Ввод информационной системы в эксплуатацию: ввод в опытную эксплуатацию технических средств; ввод в опытную эксплуатацию программных средств; обучение и сертифицирование персонала; проведение опытной эксплуатации всех компонентов и системы в целом;
сдача в эксплуатацию и подписание актов приемки-сдачи работ.
5. Эксплуатация информационной системы:
повседневная эксплуатация;
сопровождение программных и технических средств и всего проекта.
Жизненный цикл носит итеративный характер: реализованные этапы жизненного цикла, начиная с самых ранних, циклически повторяются в соответствии с новыми требованиями и изменениями внешних условий. На каждом этапе жизненного цикла формируется набор документов и технических решений, которые являются исходными для последующих решений.
Наибольшее распространение получили три модели жизненного цикла информационной системы [3].
Каскадная модель переход на следующий этап после полного окончания работ по предыдущему этапу.
Поэтапная модель с промежуточным контролем итерационная модель разработки информационной системы и информационных технологий с циклами обратных связей между этапами. Здесь межэтапные корректировки обеспечивают меньшую трудоемкость разработки по сравнению с каскадной моделью, но каждый из этапов растягивается на весь период разработки.
Спиральная модель делается упор на начальные этапы жизненного цикла: анализ требований, проектирование спецификаций, предварительное и детальное проектирование. На этих этапах проверяется и обосновывается реализуемость технических решений путем создания прототипов.
Каждый виток спирали соответствует поэтапной модели создания фрагмента информационной системы и информационной технологии. На нем уточняются цели и характеристики проекта, определяется его качество, планируются работы следующего витка спирали.
Происходит последовательное углубление и конкретизация деталей проекта информационной системы, формируется его обоснованный вариант, который доводится до реализации.
При использовании спиральной модели:
более четко осуществляется накопление и повторное использование проектных решений, средств проектирования, моделей и прототипов информационной системы и информационной технологии;
особо акцентируются развитие и модификация системы и технологии в процессе их проектирования;
проводится анализ риска и издержек в процессе проектирования систем и технологий.
Способы построения информационной системы
Фазы проектирования и разработки информационной системы в рамках ее жизненного цикла могут быть сведены к четырем возможным путям построения информационной системы.
1. Разработка системы.
Этот способ означает создание системы под себя собственными силами или посторонними специалистами.
Стадии разработки:
инициирование проекта;
анализ потребностей (изучение документов и документооборота, интервью, анкетирование, составление обзоров);
техническая работа (дизайн, программирование модулей, интегрирование, тестирование);
контроль;
тестирование системы;
внедрение (конверсия данных, обучение персонала и пользователей, разработка документации, исправление ошибок и т.п.);
эксплуатация.
Сложности самостоятельной разработки информационной системы обычно связывают с крупным масштабом организации, соответственно с многочисленностью и разнообразием пользователей, с большим числом и разнообразием данных, с географически распределенной организацией и т. п. Такой подход к созданию информационной системы обычно требует значительных затрат ресурсов и времени, плохо адаптируется к изменениям в организации.
2. Использование прототипов.
В данном случае вместо полноценной системы с помощью специальных средств создается ее прототип (подразделениями заказчика или сторонней организацией), отвечающий основным потребностям пользователей. Этот прототип, построенный из стандартных элементов, но за малое время, будет относительно недорогим. Этапы его разработки:
определение основных запросов;
создание рабочего прототипа;
использование рабочего прототипа (оценка прототипа, уточнение потребностей);
пересмотр и улучшение прототипа;
работа с окончательной версией прототипа.
При применении прототипов пользователи играют более активную роль в развитии системы, тратится меньше времени и усилий на ее создание, внедрение осуществляется легче, так как пользователь знает, чего ожидать, и т.д. Однако прототипы не могут быть столь же эффективны, как система, написанная на языке программирования. Интерфейс человекмашина, сформированный специальными средствами для создания прототипов, не всегда отвечает требованиям хорошего дизайна.
Имеются и другие недостатки данного подхода к построению информационной системы. Тем не менее использование прототипов выгодно в том случае, когда у системы слишком большое число пользователей с разными требованиями к ней и непредсказуемым поведением; важным является скорость построения системы; эта система будет существовать недолго; она создается в принципиально новой области и т. п.
Использование готовых решений.
Возможность такого подхода связана с наличием у организаций общих и уникальных черт. Использование общности черт и задач позволяет привязать готовые решения (модели и программы) к условиям конкретного пользователя и его задачам.
Например, большинство организаций решает типовые задачи в бухгалтерском учете, финансах, организации управленческого труда, автоматизации документооборота, создании информационно-справочных систем, управлении кадрами и т. п. В рамках таких задач выбор типовых решений будет оправданным и эффективным. Особенно это касается малого бизнеса.
Для создания информационной системы рекомендуется в максимальной степени использовать стандартные технологии автоматизации бизнеса:
информационные технологии клиентсервер в корпоративном документообороте и деловых операциях;
управления электронными документами;
проектирования, моделирования и анализа сложных информационных систем;
финансово-экономического анализа деятельности;
