СИСТЕМЫ ПОДГОТОВКИ ТАБЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
С помощью этой клавиши удаляются один или несколько только что набранных символов.
Технология удаления больших фрагментов текста предполагает предварительное выделение фрагмента для редактирования. Как правило, в текстовом окне допускается выделять только один фрагмент. Удаление может быть выполнено в двух вариантах:
выделенный фрагмент изымается из текста, оставшийся текст смыкается;
выделенный фрагмент удаляется в специальный буфер временного хранения, откуда может быть извлечен для вставки в другое место редактируемого документа либо использован в текстах других документов (если система подготовки текстов поддерживает многооконный режим для одновременной работы с несколькими документами). Содержимое временного буфера сохраняется в течение сеанса работы или до помещения туда новой порции информации.
Копирование информации обеспечивает технология, во многом похожая на предыдущую:
копируемый текст предварительно должен быть выделен, а затем специальной командой Копировать системы подготовки текстов помещен в буфер временного хранения. При этом в буфер попадает копия фрагмента, а сам он по-прежнему располагается в тексте документа;
текстовый курсор помещается в новую позицию для вставки;
копия фрагмента извлекается из буфера и располагается начиная с указанной курсором позиции, существующий справа от курсора текст сдвигается вправо.
Перемещение фрагмента текста с использованием буфера временного хранения выполняется посредством следующих технологических операций:
выделение нужного фрагмента;
удаление в буфер временного хранения;
перемещение курсора в нужное место документа;
вставка содержимого буфера в документ.
Проблема работы с содержимым временного буфера хранения решается в настоящее время не только за счет возможности многократного его использования, но и путем предоставления возможности хранения нескольких фрагментов текста одновременно. Например, текстовый процессор Word из комплекса Microsoft Office 2000 позволяет сохранять до 12 фрагментов текста одновременно и редактировать их выборочно или все сразу. В рамках графического интерфейса пользователя, характерного практически для всех современных прикладных программ, поддерживается техника drag-and-drop работы манипулятора мышь в среде системы подготовки текста. Эта техника предполагает, что для операций перемещения и копирования буфер временного хранения не задействуется.
Однако в этом случае копирование или перемещение фрагмента возможно только один раз, тогда как буфер временного хранения предлагает использовать помещенную в него информацию столько раз, сколько это необходимо пользователю.
Операция поиска в среде программы обработки текста может выполняться в нескольких вариантах. Возможен поиск по образцу, например, для последующей замены найденного словосочетания на другое. Действия пользователя системы подготовки текстового документа сводятся к следующей цепочке операций:
задается некоторый образец (символ, слово или цепочка символов);
указывается направление поиска (вперед от текущей позиции
курсора либо назад);
система подготовки текстов начинает поиск заданного фрагмента; при обнаружении последнего просмотр приостанавливается, курсор позиционируется перед искомым фрагментом и пользователь имеет возможность произвести нужную коррекцию.
Другой вариант поиска предполагает, что текст предварительно размечается специальными служебными метками (закладками, bookmarks), а затем система подготовки текста переводит курсор к метке, заданной пользователем по ее имени.
Командой замены замещается один заданный контекст другим. Замена может производиться в рамках выделенного фрагмента, по всему тексту либо после подтверждения пользователем каждого варианта замещения.
Форматирование текста
Современные средства подготовки текстовых документов используют два типа оформления структурных элементов текста. Это непосредственное оформление, когда форматирование применяется к предварительно выделенному фрагменту через команды меню, и оформление с помощью стиля.
Рассмотрим подробнее процесс непосредственного форматирования. Каждый документ, создаваемый средствами текстового процессора, имеет в качестве основы некоторое оформление по умолчанию.
Набор параметров (или атрибутов оформления), а также их конкретные значения определяются программой текстового процессора.
Например, текстовый процессор Word для Windows предлагает следующие параметры оформления документа:
символы нормальной насыщенности, кегль 10 пунктов;
абзацы без отступов, выровнены влево, через один интервал;
величина табуляции через 0,5 дюйма (или 1,27 см);
размер печатной страницы документа формат А4 (210 мм на
297 мм);
границы текста на печатной странице левое и правое поля 3,17 см, верхнее и нижнее 1,5 см.
Таким образом, каждый документ создается по некоторому подобию, или шаблону, уже существующего документа.
Различают три типа форматирования прозаических документов: символьное (или шрифтовое оформление); форматирования абзаца документа; оформление (верстка) страниц (или разделов) документа.
Символьное оформление
Минимальной единицей информации, которой оперирует система подготовки текста, является символ. К символам применимы все операции по редактированию и оформлению текста документа.
В системах подготовки текстовых документов приняты следующие основные понятия, связанные с наборами символов.
Шрифт комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.
Начертание шрифта (typeface), или гарнитура, графические особенности шрифта, определяемые наклоном и характером очка (шрифт прямого, курсивного и наклонного начертаний), шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертаний), его насыщенностью (шрифт светлого, полужирного, жирного начертаний).
Семейство шрифтов набор шрифтов, имеющих много общего.
Печатники под шрифтом понимают совокупность трех характеристик: гарнитуру, размер и стилевые особенности (курсив, полужирный и полужирный курсив).
Гарнитуры можно подразделить на четыре больших категории:
Serif (шрифт с засечками). Наиболее популярны гарнитуры Times, Bookman.
Засечки могут быть как строго горизонтальными, так и обрезанными под определенным углом к базовой линии. Шрифт с засечками лучше всего подходит для основного текста. При чтении такого текста взгляд как бы скользит вдоль линии засечек;
Sans serif (шрифт без засечек). Рубленые шрифты.
Полиграфисты иногда называют эту гарнитуру гротесковым шрифтом. Одна из наиболее популярных гарнитур данной категории Helvetica;
Script (имитация рукописного текста);
Гарнитуры типа Pi разрабатываются для специальных применений, например для записи нот, формул химических соединений и пр. Windows использует шрифт Wingding этой гарнитуры.
Размер шрифта (кегль), его высота задается в пунктах. Пункт единица измерения, принятая в полиграфии. Обозначается буквами pt.
I pt = 0,351 мм. Кроме пункта используется питч (pitch) число символов, которое может быть напечатано на отрезке в один дюйм.
Обозначается латинской буквой р. Интервал величина, равная 1/6 дюйма или 12 pt. Размер шрифта на устройстве печати в пунктах определяет расстояние от верхнего края самого высокого символа до нижнего края самого низкого. Обычно кегль шрифта несколько больше самой литеры, так как некоторые буквы выступают над строкой (например, и), а некоторые имеют нижний выступ (например, у или ф).
Кегль включает высоту собственно буквы (очко) и так называемые заплечики свободные пространства над и под очком, образующие межстрочные промежутки.
Все используемые шрифты могут быть разбиты на две категории: шрифты моноширинные, или фиксированные (monospace), у которых все символы одинаковой ширины, и шрифты пропорциональные (proportionally spaced), у которых ширина символа определяется особенностью его изображения (например, буква ш шире, чем а). Операционная система Windows использует моноширинный шрифт Courier и пропорциональный шрифт Times New Roman.
При выборе шрифта для печати документа основным критерием является его удобочитаемость. Выбранный шрифт не должен отвлекать внимание читателя от содержания документа.
Разнообразие может вносить лишь текст заглавных надписей различных составных частей документа (рубрик). Для основного текста рекомендуется использовать шрифт с засечками.
Прямое назначение засечек повысить читабельность текста. Рубрикация (система заголовков) должна привлекать внимание читателя. Для такого текста при выборе шрифта главный критерий не разборчивость, а то, насколько он контрастирует с основным текстом. Рекомендуется использовать с этой целью рубленый шрифт без засечек.
Примером такого шрифта в Word для Windows может служить Anal, аналог шрифта Helvetica. Вот несколько общих рекомендаций по созданию страницы документа:
не стоит использовать на одной странице много видов гарнитур. Максимально рекомендуется три типа гарнитуры;
все страницы документа необходимо набирать выбранным набором гарнитур;
лучше придерживаться определенной заранее сетки-схемы размещения текста и иллюстраций на странице;
не следует максимально заполнять все пространство страницы текстом.
Технология оформления фрагментов текста позволяет разработчику документа либо форматировать после набора текст, либо задавать нужные атрибуты оформления до процесса набора.
В первом варианте требуется указать (выделить) фрагмент текста, для которого будут установлены новые параметры оформления, и задать значения атрибутов оформления через команду меню системы подготовки текстов.
Второй вариант предполагает следующую последовательность операций по форматированию:
набирать текст до тех пор, пока не потребуется специальное оформление следующего вводимого фрагмента;
определить новые параметры оформления с помощью набора средств, предоставляемых программой подготовки текста;
продолжить набор текста, причем указанный формат символов будет распространен на все вводимые символы, а к абзацу текста будут применены заданные атрибуты абзацного оформления;
завершив набор, отключить установленное специальное форматирование.
Количество параметров оформления символов отличается в разных программах текстовых процессоров.
Стандартными параметрами символьного оформления являются:
тип (гарнитура) шрифта;
кегль (высота) символов шрифта;
начертание литер (полужирный, курсив, полужирный курсив, обычный);
подчеркивание;
цвет символов;
расположение символов относительно опорной линии строки (верхний и нижний индекс).
Представители более мощных программ в классе подготовки текстовых документов обеспечивают возможность выделения цветом, различные эффекты (зачеркивание, скрытый текст). Может быть обеспечена операция автоматического кернинга и разрядки для пар символов.
Под кернингом понимается настройка интервала между определенными парами символов при больших кеглях шрифта, когда имеет место увеличение межбуквенного промежутка за счет особенностей написания символа. Разрядка операция увеличения межбуквенного пространства для улучшения вида строки текста и выравнивания правых границ строк.
Оформление абзацев документа
Внешний вид документа в большой степени зависит не только от форматирования символов текста, но и от оформления абзацев. Абзац является одним из основных структурных элементов текстового документа. Обычно новый абзац в тексте образуется при нажатии клавиши Enter на клавиатуре в процессе набора текста.
При этом курсор ввода переходит на новую строку и устанавливается в позицию левого отступа следующего абзаца. Позиция отступа зависит от параметров настройки конкретной системы текстовой обработки.
Набор параметров абзацного форматирования аналогично набору атрибутов символьного форматирования определяется конкретной программой, в среде которой изготавливается текстовый документ. К наиболее общим атрибутам можно отнести задание:
типа выравнивания границ строк;
отступов для строк;
межстрочных интервалов;
обрамления и цвета фона текста;
расположения текста абзаца на смежных страницах документа.
Под выравниванием понимается способ расположения текста абзаца между заданными левой и правой границами текста. Способ выравнивания вместе с форматом шрифта влияет на удобочитаемость текста.
Напомним, что системы подготовки текстовых документов используют четыре способа выравнивания текста абзаца при автоматической верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и выключка когда каждая строка абзаца, кроме концевой, выравнивается по обеим границам за счет расстановки переносов с последующим равномерным расширением пробелов между словами.
Следует различать абзацы с отступом от левых и правых полей страниц. Поля определяют общую ширину области основного текста другими словами, полем называется расстояние между текстом и краем страницы.
Отступ абзаца определяет расстояние текста от поля. Отступы абзаца позволяют отделить текст одного абзаца от другого или выделить отдельные абзацы в тексте документа.
Выделяют отступ первой строки абзаца для абзацев с красной строкой или с выступом, а также отступ для последующих строк абзаца слева и справа.
Абзац с выступом это абзац, в котором отступ образуется для каждой строки, кроме первой. Этот тип форматирования применяется обычно для создания маркированных или нумерованных списков.
Ряд текстовых процессоров, например WordPerfect, допускает установку величины отступа для отдельной строки текста абзаца.
Межстрочный интервал, или интерлиньяж, это расстояние между строками в абзаце. Увеличение интерлиньяжа позволяет легко читать более длинные строки, т. е. дает возможность использовать шрифт меньшего кегля.
Величина межстрочного интервала задается либо в строках, либо в пунктах для более точной установки.
Абзацы можно снабдить линиями обрамления с любой из сторон либо использовать заливку (для затенения заднего плана текста).
Технологическая последовательность операций форматирования абзацев аналогична описанной выше технологии форматирования символов текста, т. е. существует два способа применения параметров абзацного оформления:
установка атрибутов форматирования до набора текста;
предварительное маркирование абзаца или группы абзацев и установка нужных параметров форматирования для них.
Стилевое оформление текста получило свое развитие во всех современных текстовых процессорах, предназначенных для подготовки сложных смешанных текстов. Под стилем понимается специальный инструмент для форматирования фрагментов разрабатываемого документа.
Стиль описание оформления текста, именуемое и запоминаемое в шаблоне, на котором базируется документ. Стиль состоит из двух частей: его имени и инструкции форматирования. Имя стиля служит для его идентификации, а инструкция форматирования описывает оформление, которое использует текстовый процессор при применении данного стиля к фрагменту текста.
Главное преимущество стилей перед непосредственным форматированием заключается в том, что вы можете изменять стандартные атрибуты форматирования встроенных стилей, а также создавать свои собственные стили.
Еще одно преимущество стилей, особенно в офисной среде, заключается в том, что используется стандартное оформление документов на основе ранее созданных стилей. После того, как вы определите стиль для какого-нибудь типа абзаца, вам достаточно применить новый стиль и абзац будет автоматически отформатирован в соответствии с атрибутами стиля.
При каждом изменении атрибутов форматирования, связанных с данным стилем, все абзацы, к которым он применен, будут автоматически переформатированы. Стилю можно назначить клавиатурную комбинацию клавиш и вызывать этой комбинацией оформление данным стилем.
Верстка страниц многостраничного документа
Если с помощью системы подготовки текста создается и оформляется многостраничный документ, то в тексте могут появиться новые структурные элементы: колонтитулы, сноски, закладки, перекрестные ссылки.
Под закладкой (bookmark), или меткой, понимается определенное место в тексте документа, которому пользователь присваивает имя. В дальнейшем закладка в многостраничном документе служит для:
быстрого перехода к месту документа, обозначенному закладкой;
формирования перекрестных ссылок в документе.
Иногда по ходу чтения документа необходимы дополнения к основному тексту, подстрочные примечания. Подстрочные примечания оформляют сносками.
В состав подстрочного примечания входят два неразрывно связанных элемента: знак сноски и текст собственно примечания. Знак сноски располагают в основном тексте у того места, к которому относится примечание, и в начале самого примечания.
Для текстового материала рекомендуется знак сноски в виде арабских цифр, а в цифровом в виде букв или знаков.
Перекрестная ссылка это текст, предлагающий читателю документа обратится к другому фрагменту текста или рисунку, содержащемуся в тексте.
В случае изменения названия раздела или перемещения его на другую страницу в результате коррекции документа подобный текст необходимо изменить вручную. Наиболее мощные системы подготовки текстов позволяют автоматически отслеживать процесс изменения за счет организации перекрестных ссылок на элементы текста, отмеченные специальным образом как закладки, заголовки, сноски, рисунки или формулы.
Колонтитулом (running head) называется одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы. Различают верхний (Header) колонтитул, который обычно расположен над текстом документа, и нижний (Footer), располагаемый ниже основного текста.
Порядковые номера страниц входят в колонтитул. Их называют колонцифрами.
Стандартными параметрами оформления страниц документа являются:
поля страниц;
размер печатного листа и ориентация текста на бумаге;
расположение колонтитулов;
число колонок текста (газетный стиль).
Печать документа
Печать документа, как правило, является одной из основных целей его создания. Технологии процесса печати непрерывно совершенствуются, что позволяет получать твердую копию разрабатываемого документа, максимально приближенную к изображению документа любого типа сложности в окне редактирования.
Различают подготовку текста документа к печати и собственно печать текста. Спектр возможностей программ для подготовки к печати весьма широк, состав операций и способ их задания определяются конкретной системой подготовки текстов.
К основным операциям можно отнести:
разбиение документа на страницы;
нумерацию страниц;
оформление колонтитулов;
предварительный просмотр документа на экране видеотерминала в специальном режиме.
Последняя операция позволяет пользователю проверить, как будет выглядеть документ при печати на бумаге, не делая распечатки. Процедура разбиения на страницы выполняется чаше всего автоматически в процессе набора текста, но иногда по специальной команде системы. Аналогично существованию жестких и мягких разделителей строк и слов имеются жесткие и мягкие разделители страниц.
Установка мягких разделителей страниц осуществляется программой, причем размещение разделителей может изменяться при дальнейшем редактировании или форматировании текста. Положение маркера мягкого разделителя страниц зависит от параметров оформления фрагментов текста на странице и атрибутов форматирования страницы заданных величин полей, формата листа бумаги для печати. Кроме того, некоторые универсальные системы подготовки текстов позволяют произвести разбиение на страницы по правилам полиграфии.
Например, не допускаются так называемые висячие строки одиночные строки абзаца вверху или внизу страницы, возможно автоматическое отслеживание расположения двух соседних абзацев на одной странице документа (хотя бы две строки следующего абзаца расположены на странице с предыдущим абзацем текста) и т. п. Жесткие разделители страниц устанавливаются пользователем при необходимости начать новую страницу документа, например перед таблицей, в конце главы и т. п. Положение маркера жесткого разделителя страниц полностью во власти разработчика документа и не может быть изменено программой системы подготовки текстов.
Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя. Номер страницы обычно располагается в области колонтитула слева, справа или в центре строки.
Некоторые программы допускают нумерацию текста документа не с первой страницы. Подготовленный текст обычно сохраняют на внешнем носителе (гибком либо жестком диске), чтобы не повторять процедуру подготовки к печати или распечатать на принтере, подключенном к другому компьютеру.
Собственно печать является заключительной операцией этапа печатания документа и в значительной степени зависит от типа и возможностей печатающего устройства, а также сервисных возможностей операционной системы по обслуживанию процесса печати. Иногда требуется установка режимов печати принтера на его панели управления (конкретные возможности работы печатающего устройства подробно описываются в инструкции по его эксплуатации).
Универсальные системы текстовой обработки допускают различные вариации печати текста документа, например печать нескольких копий, печать в обратном порядке, печать только некоторых данных на готовых бланках будущего документа, печать выделенного фрагмента текста или указанного диапазона страниц, настройку на различные модели принтеров и т.п.
СИСТЕМЫ ПОДГОТОВКИ ТАБЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Информационная поддержка управленческой деятельности включает в себя технологии подготовки и обработки различных видов документов, в которых значительное место занимает информация в числовой форме (финансовая, бухгалтерская, планово-аналитическая и т.п.), представляемая в виде разного рода таблиц, бланков ведомостей, форм, списков. Перечисленные формы представления управленческой информации обобщенно будем называть табличными документами, как имеющими самостоятельное значение, так и входящими в качестве составных частей в другие документы.
В основе организации компьютерной подготовки табличных документов лежат две категории:
форма представления данных на экране видеотерминала в виде таблицы практически неограниченного размера (собственно электронная таблица как объект обработки);
программа (или пакет программ) для обработки таких данных (собственно табличный процессор как инструмент обработки).
Диапазон возможных применений современных табличных процессоров невероятно широк: они позволяют не только безошибочно проводить операции над числами в столбцах и строках, но и строить на основе табличных данных диаграммы, производить сложный финансово-экономический анализ, автоматизировать различные сферы бухгалтерской и экономической деятельности.
История работы с табличными процессорами насчитывает уже около 20 лет. Современные программы по всем своим характеристикам сильно отличаются от своих предшественников.
Обратимся к основным вехам развития табличных процессоров.
Самую первую программу работы с электронными таблицами разработал Дон Брикклин в 1979 г. Она называлась VisiCalc (Visible Calculator) и широко применялась на компьютерах Apple II. Затем идея разработки табличных процессоров была подхвачена рядом фирм, и в течение нескольких лет появился целый спектр программ данного класса.
Так, в 1981 г. была создана система, пользовавшаяся долгое время большой популярностью, SuperCalc (Super Calculator) фирмы Computer Associates.
После этого, в 1982 г, фирма Microsoft выпустила свою первую программу данного класса Multiplan, ставшую прототипом табличных процессоров нового поколения. Multiplan была первоначально спланирована как легко переносимая прикладная программа, которая должна была работать на Apple II, IBM PC и в других вычислительных системах.
Multiplan обладала большими возможностями и превосходила системы данного класса по уровню сервиса.
В нашей стране наибольшее распространение получило именно семейство SuperCalc; был разработан рад русифицированных адаптированных пакетов: АБАК, ДРАКОН, ВАРИТАБ-86.
