ОСНОВЫ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
10. Размывание границ между отраслями. Нет никакой определенности в том, как пойдет дальнейшее развитие этих отраслей промышленности и технологии.
Конвергенция и гибридизация различных технологий и знаний. Сейчас организациям приходится не столько специализироваться на одной узкой области, сколько развиваться в области нескольких технологий.
В результате технологии и производство стали более сложными, комплексными, усложнилось управление.
11. Рост удельного веса отраслей, относящихся к созданию, использованию и передаче информации.
Формирование большого числа промышленно функционирующих баз данных большого объема, содержащих информацию практически по всем видам деятельности общества. Появление новых возможностей концентрации и распределения информации, накопления, хранения и передачи знаний.
В результате появляется возможность осуществления распределенных персональных вычислений, когда на каждом рабочем месте достаточно ресурсов для обработки информации в местах ее возникновения. Развитие систем коммуникаций позволяет соединить рабочие места для обмена сообщениями и коллективной работы.
12. Усложнение и интеллектуализация информационных продуктов (услуг).
Информационный продукт в виде различного вида информации (речь, данные, изображение) для слуха, зрения и осязания генерируется по запросу пользователя, и существуют средства доставки продукта в удобное время и в удобной форме [2]. Происходит включение в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса, алгоритмов экспертных систем, систем машинного перевода, распознавания образов и других технологических средств.
13. Интеграция всех бизнес-функций в одну модель. Организация должна производить свою продукцию качественно и очень быстро, при этом хорошо чувствовать изменения на рынке и в технологиях.
Такая деятельность невозможна без построения сложных информационных систем, в которых все бизнес-функции интегрированы в единое целое. Эта модель может быть представлена в электронном виде и является информационной моделью организации (см. подробнее Стандарты управления: использование при создании информационной системы организации).
Наличие таких моделей означает, что менеджеры в организациях должны понимать их возможности, быть готовыми к принятию решений по их внедрению и адаптации, а также уметь работать в их среде.
14. Изменение роли информации. Информация стала стратегическим ресурсом, обеспечивающим конкурентное преимущество. Согласно современным взглядам информационные системы будут играть все большую роль и в достижении стратегических целей фирмы.
Это приводит к новым требованиям к информационным системам и их функциям. Информационные системы теперь не просто инструмент, обеспечивающий обработку информации для отделов и конечных пользователей внутри фирмы.
Теперь они должны порождать основанные на информации изделия и услуги, которые обеспечат фирме конкурентное преимущество на рынке. Осуществляется переход с бумажных носителей на интерактивные сети.
Битва за информацию уже выиграна компьютерными сетями. Следующее поколение людей будет обращаться с сетями так же свободно, как мы обращаемся с книгами и телефоном. Уже сейчас применение вычислительных сетей приводит к быстрому изменению методов и способов торговли товарами и услугами, методов управления, способов создания рабочих мест.
В настоящее время трудно оценить полностью прогресс этих технологий. Развиваются существующие и создаются новые информационные технологии. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения информационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования.
Ответственность менеджера в области этих технологий обладание техникой личной работы в информационной среде и умение принимать правильные стратегические решения по развитию информационных систем организаций. Нужно быть в состоянии управлять информацией и улучшать свое дело с помощью правильного ее использования для повышения эффективности работы и для совершенствования качества управления.
Большинство преуспевающих организаций это делает с помощью автоматизированных информационных технологий.
15. Влияние информационных систем на организацию (изменение структуры организации под воздействием информационной системы, перераспределение власти в организации, формирование иной политики и культуры, перемены в формализации, занятости, характере труда, переход с бумажных носителей на интерактивные сети, возникновение потребности в обучении и т.п.).
Воздействие организации на информационную систему (место информационной системы в организационной структуре, владение данными, кто и как будет управлять информационной системой, как информационная система будет воздействовать на решения и т.д.). Информационные системы становятся все более дорогостоящими и диктующими свои специфические условия правилам ведения бизнеса, что приводит к новым проблемам, которые необходимо решать, чтобы извлечь максимальную выгоду из потенциальных преимуществ информационных технологий.
Все эти тенденции проявляются в различных процессах и формах, причем скорость освоения достижений информационных технологий в разных странах различна. Но мы должны согласиться, что изменения происходят.
Что меняется в связи с этим для руководства организаций? Можно указать на ряд аспектов:
приходится жить в условиях большей неопределенности, чем раньше. Нужно уметь работать в принципиально новых средах;
в области стратегии возникают трудности. Раньше можно было лучше представить себе, в чем заключаются рыночные тенденции;
необходимо создание сетей, объединение организаций. Управленческие функции соединяются в одну модель, теперь они могут разбрасываться по многим организациям.
Осуществляются изменения в организационных структурах. Требуется умение работать в интернациональной среде, на стыке технологий, взаимодействовать с большим числом подрядчиков (особенно в логистике, которую все чаще стали передавать другим организациям);
вследствие высокой скорости изменений организация сталкивается с тем, что управленцы высшего звена и советы директоров получают информацию, когда она уже устаревает. В результате принятие стратегических решений делегируется менеджерам среднего звена. Как следствие, меняются требования к их подготовке, эти менеджеры по-другому взаимодействуют с информационной системой;
в результате роль менеджеров высшего звена состоит не в принятии важных решений, а в создании культуры организации. Их задачи заключаются в том, чтобы гарантировать формирование тех знаний, которые должны существовать внутри организации и которые были бы доступны для работающих в ней;
необходимо вкладывать огромные деньги в развитие информационной системы организации, в информационные технологии, причем в условиях неопределенности и риска. Самые большие расходы, самые трудные решения приходятся на период, когда уже потрачены деньги на программно-аппаратную часть информационной системы;
возникает задача о стратегии развития организации в части ее взаимодействия с информационными технологиями.
Руководству организации следует должным образом реагировать на такие перемены. В связи с этим определим, в чем состоит ответственность руководителя в части информационной системы организации.
1. В понимании основных процессов и действий организации через информационные потребности. (В чем заключается ваш бизнес? Каково будущее организации?
Какова среда конкурентного предпринимательства в вашей области? Какая информация нужна для ответа на предшествующие вопросы, какова частота ее получения? и т.д.)
2. В представлении о возможностях современных автоматизированных и неавтоматизированных информационных систем и технологий. (Каким образом нужно руководить отделом информационных систем? Понимаете ли вы необходимость планирования информации и информационной архитектуры организации?
Как определить вероятностные характеристики функционирования организации? Каковы задачи служащего информационного офиса? и т.д.)
3. В умении определить стратегию развития информационных систем. (Какова цель развития информационной системы? Какую концепцию развития выбрали? Что и в какой последовательности будут делать? и т.д.)
4. В способности работать в современной информационной среде. (Какими практическими навыками работы в информационной среде вы обладаете? Знакомы ли вы и работаете ли с базовыми инструментальными средствами деловой информатики, таким как крупноформатные электронные таблицы, текстовые процессоры, СУБД, графические пакеты, средства коммуникации и обмена данными? и т.д.)
Контрольные вопросы и задания
1. Определите понятие организация.
2. Что такое управление?
3. Как соотносятся понятия управление и управленческая деятельность?
4. Что такое система управления? Какие основные элементы системы управления вы можете назвать и как они взаимодействуют?
5. Что такое информационный контур организации?
6. Как организация взаимодействует со средой?
7. Что такое информационная система организации? Каковы ее основные компоненты?
Определите их назначение.
8. Дайте определение понятию информационная технология. Какие бывают виды информационных технологий?
9. Как соотносятся информационная система и информационная технология?
10. Что такое информационные ресурсы организации?
11. Что такое уровни (иерархия) системы управления и как наличие уровней системы управления сказывается на структуре информационной системы?
12. Как разделение труда на каждом из уровней управления влияет на информационную систему?
13. Каким образом разный характер дискретности управления определяет процедуры работы с информацией в информационной системе?
14. Что такое управленческое решение?
Дайте определение понятию процесс принятия решений.
15. Что такое информационное обеспечение управленческой деятельности?
16. Дайте определение понятию информация. Как соотносится это понятие с понятием данные?
Каковы свойства информации?
17. Каковы свойства экономической информации?
18. Приведите пример недокументированной информации.
19. Что такое документ и документооборот?
20. Дайте определение понятию документационная система организации.
21. Рассмотрите основные элементы информационной среды управленческой деятельности.
22. Какие типы документов существуют в информационном обеспечении управленческой деятельности?
По каким признакам осуществляется их классификация?
23. Что такое системы документации и какие они бывают?
24. В чем основные задачи организации информационного обеспечения управленческой деятельности?
25. Какие существуют требования к информационному обеспечению управленческой деятельности и к управлению информацией и почему?
26. В чем смысл задач создания и совершенствования системы информационного обеспечения?
27. Что такое нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности?
28. Приведите примеры внешних и внутренних источников информации для управленческой деятельности.
В чем разница в свойствах этих источников?
29. Перечислите и охарактеризуйте основные действия с информацией в процессе информационного обеспечения управленческой деятельности.
30. Как влияют типы запросов на действия с информацией?
31. Сравните централизованное и децентрализованное информационное обеспечение.
Как вы думаете, при каких условиях и свойствах организации нужно отдать предпочтение одному из подходов?
32. В чем идея частично децентрализованного подхода к организации информационного обеспечения?
33. Перечислите и обсудите современные тенденции развития организаций и технологий.
34. Как должно измениться информационное обеспечение управленческой деятельности в связи с переменами в условиях функционирования организаций?
35. Как меняется характер управления в современных условиях?
36. В чем состоит ответственность руководителя в части информационной системы организации?
ОСНОВЫ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
2.1. ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ
2.1.1. Основные категории и понятия
И информационные технологии, и информационные системы могут функционировать как с применением технических средств, так и без их применения. В каком виде они реализуются это вопрос экономической целесообразности.
Возрастание объемов информации в информационной системе организации, потребность в ускорении или усложнении способов ее переработки, действия конкурентов, изменения в информационных технологиях и другие факторы вызывают потребность в автоматизации работы информационной системы, т. е. в автоматизации обработки информации.
В неавтоматизированной информационной системе все действия с информацией и решения исходят от человека. В автоматизированной системе осуществляется автоматизация процессов обработки информации и частично автоматизируются управленческие функции человека.
С какой целью занимаются автоматизацией управления? Основные идеи автоматизации управления связаны с рядом общих идей, обусловленных желанием сформировать своеобразную электронную нервную систему организации.
Билл Гейтс, основатель Microsoft, определяет электронную нервную систему любой организации как среду, автоматизирующую исполнение заранее намеченных действий и событий, планирование и учет, позволяющую своевременно реагировать на незапланированные события и изменения ситуации и дающую, таким образом, огромные преимущества в конкуренции и возможность эффективно работать.
Принципы, на которых базируются электронные нервные системы любого уровня, являются общими для всех таких систем:
стандартизация аппаратных средств, наличие линейки вычислительных систем разных возможностей, обеспечивающих требуемую гибкость и производительность за приемлемую стоимость; работа с любым видом информации, представление всей информации в цифровой форме;
создание всепроникающей коммуникационной инфраструктуры; построение и использование сети, объединяющей отдельные части вычислительных систем и обеспечивающей постоянную связь, в том числе в рамках универсальной системы электронной почты; стандартизация рабочих инструментов и вычислительных ресурсов конечных пользователей и организаций;
применение интегрированных приложений, специфических для конкретного вида и уровня деятельности.
По мнению авторов работы [1], обмен информацией начинается и заканчивается речью, данными или изображением, воспринимаемыми органами восприятия человека: слухом, зрением и осязанием. А между этими входными и выходными элементами в компьютеризированной информационной системе находится электронный продукт различных уровней операционные системы, системы управления базами данных, прикладное обеспечение и сама информация.
В автоматизированной информационной системе появляется возможность отображения на информационную плоскость всего, что происходит с организацией. Все экономические факторы и ресурсы выступают в единой информационной форме, в виде данных.
Это позволяет рассматривать процесс принятия решений как информационную технологию.
Таким образом, автоматизированная информационная система может стать средой информационной поддержки целенаправленной коллективной деятельности всей организации, т. е. корпоративной информационной системой. Такая система включает в себя совокупность различных программно-аппаратных платформ, универсальных и специализированных приложений различных разработчиков, интегрированных в единую информационно-однородную систему, которая наилучшим образом решает задачи каждого конкретного предприятия.
Корпоративная информационная система решает одну-единственную задачу эффективное управление всеми ресурсами предприятия (материально-техническими, финансовыми, технологическими и интеллектуальными) для получения максимальной прибыли и удовлетворения материальных и профессиональных потребностей всех сотрудников предприятия.
Корпоративная информационная система это человеко-машинная система и инструмент поддержки интеллектуальной деятельности человека, которая, в частности, под его воздействием должна:
накапливать определенный опыт и формализованные знания;
постоянно совершенствоваться и развиваться;
быстро адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды и новым потребностям предприятия.
Возможности корпоративной информационной системы и всех ее составляющих должны соответствовать насущным потребностям потребителей, в том числе и представителей органов управления, их опыту, знаниям и психологии.
Управленческие задачи можно условно разделить на три группы:
типовые задачи;
актуальные плохоформализуемые задачи;
нерегулярно решаемые задачи.
Возможности построения формальных алгоритмов для решения задач этих классов различны. Вследствие разной сложности структуризации информации и формализации процессов ее переработки возможна автоматизация обработки не всей информации, имеющейся в организации и используемой системой управления, а только некоторых информационных потоков.
Как правило, доля информации, обрабатываемой автоматизированным способом, для различных уровней управления колеблется от 10 до 20%.
Структура информационных систем
Обычно в корпоративной автоматизированной информационной системе можно выделить:
персонал;
единую базу данных хранения информации, формируемую различными и не связанными между собой программами и прикладными системами;
программы, обеспечивающие функционирование информационной системы (операционные системы, служебные программы и т.п.);
технические устройства;
множество прикладных систем, созданных разными фирмами и по разным технологиям (финансы, материально-технический учет, конструкторско-технологическая подготовка производства, документооборот, аналитика и т.п.).
В плане функционирования автоматизированная корпоративная информационная система имеет обеспечивающую и функциональную части (рис. 2.1).
Обеспечивающая часть состоит из информационного, технического, математического, программного, методического, организационного и лингвистического обеспечении.
Информационное обеспечение информационной системы совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации (единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков), циркулирующей в организации, а также методология построения баз данных. Включает в себя показатели, справочные данные, классификаторы и кодификаторы информации, унифицированные системы документации, информацию на носителях и т.д.
В рамках информационного обеспечения имеются внемашинные и внутримашинные данные. Внемашинная информационная база воспринимается человеком без технических средств наряды, акты, накладные и т.п.
Внутримашинная информационная база содержится на носителях и состоит из файлов. Она может быть создана как совокупность отдельных файлов, каждый из которых отражает некоторое
множество однородных управленческих документов (нарядов, накладных и т.п.), или как база данных. В последнем случае файлы будут зависимыми и структура одних файлов будет зависеть от структуры других, а структуры файлов базы данных не будут соответствовать структуре управленческих документов [2].
В информационном обеспечении различают входные и выходные документы.
Техническое обеспечение
Организация информационного обеспечения управленческой деятельности предполагает наличие совокупности соответствующих технологий, основанных на использовании тех или иных средств сбора, передачи, обработки, хранения и представления информации в процессе управленческой деятельности. В зависимости от преобладания каких-либо из перечисленных информационных процессов, их интенсивности и значимости выбираются соответствующие технические средства их реализации.
Техническое обеспечение комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.
Современные технические средства по своему составу и функциональным возможностям весьма разнообразны и покрывают весь спектр потребностей в организации и информационном обслуживании управления. В целом рассматриваемые технические средства можно разбить на следующие группы:
технические средства сбора и регистрации (устройства автоматического съема информации регистраторы информации), накопления, обработки, передачи (средства коммуникационной техники), отображения, вывода, размножения информации;
средства компьютерной техники компьютеры любых моделей (персональные и высокопроизводительные), которые могут объединяться в вычислительные сети;
средства организационной техники.
Средства компьютерной техники предназначены в основном для реализации комплексных технологий обработки и хранения информации и являются базой интеграции всех современных технических средств обеспечения управления.
Средства коммуникационной техники служат главным образом для реализации технологий передачи информации и предполагают функционирование как автономное, так и в комплексе со средствами компьютерной техники.
Средства организационной техники позволяют реализовать технологии хранения, представления и использования информации, а также выполнять различные вспомогательные операции в рамках тех или иных технологий информационной поддержки управленческой деятельности.
К техническому обеспечению относят также эксплуатационные материалы.
Предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение оформляются документацией. Документацию можно условно разделить на три группы:
общесистемную, включающую в себя государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;
специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;
нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.
Математическое и программное обеспечение
Математическое обеспечение совокупность математических методов, моделей, алгоритмов обработки информации, используемых при решении задач в информационной системе (функциональных и автоматизации проектирования информационных систем).
К средствам математического обеспечения относятся:
средства моделирования процессов управления;
типовые задачи управления;
методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.
Программное обеспечение совокупность программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.
В состав программного обеспечения входят системные и специальные программные продукты, прикладное программное обеспечение, а также техническая документация.
Рис. 2.2. Системные программные средства
Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых (рис. 2.2).
Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ, реализующие разработанные модели и отражающие функционирование реального объекта, а также программы, ориентированные на пользователей и предназначенные для решения типовых задач обработки информации.
Они позволяют расширить функциональные возможности компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.
Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности классифицируются следующим образом:
