Основные требования к оформлению табличных документов
Значительное влияние на развитие программ для работы с электронными таблицами оказала разработка пакета Lotus 123 фирмой Lotus Development. Этот табличный процессор функционировал на IBM PC примерно в десять раз быстрее своих предшественников, поскольку автор разработки Митч Капор поставил на карту все: с целью увеличения эффективности были полностью использованы специальные технические возможности компьютера IBM PC и операционной системы MS-DOS.
В начале мая 1985 г. в Нью-Йорке была официально представлена система Excel, разработанная фирмой Microsoft для персонального компьютера Macintosh. Позднее эта программа появилась в версии, которая была предназначена для персональных компьютеров типа IBM PC.
Разработка данной системы шла почти параллельно с разработкой первой версии операционной оболочки Windows, в основе построения которой лежал принцип GUI (Graphical User Interface графический интерфейс пользователя), поэтому он также нашел свое отражение и в программе калькуляции электронных таблиц Excel 2.1.
Следующая версия Excel 3.0 принесла ряд улучшений, например инструментальное (пиктографическое) меню под строкой меню директив и сильно переработанные графические функции. Вскоре без нее невозможно было себе представить рынок Windows-приложений.
Весной 1992 г. появилась следующая версия Excel 4.0 для Windows 3.1, которая позволила значительно упростить и унифицировать обслуживание. Были выпущены также версии для Macintosh и OS/2.
Затем следующая версия Excel 5.0 для Windows 3.1, при разработке которой фирма Microsoft сконцентрировала свое внимание на улучшениях, позволивших еще больше облегчить работу пользователя.
Для Windows 3.1 были созданы и другие программы табличной обработки, например QuattroPro 6.0, разработанная фирмой Borland. Особенностью данной системы являются более широкие возможности для проведения технических расчетов.
Впоследствии фирма Borland продала права на дальнейшую разработку этого программного продукта фирме Corel Co., поэтому его более поздние версии известны под названием Corel Quattro.
Табличный процессор является обязательной составляющей любого интегрированного пакета или офисной системы. Очевидно, что возможностей у такой составляющей несколько меньше, чем у отдельного табличного процессора, но она обеспечивает решение типовых задач. Примерами таких систем, включающих в себя системы обработки электронных таблиц, служат:
Corel Office Professional фирмы Corel;
Word Perfect Suite 7.0 for Windows фирмы Corel;
Works for Windows фирмы Microsoft;
MS Office 4.21 for MAC фирмы Microsoft;
Office Professional for Windows фирмы Microsoft;
SmartSuite 96 for Win 95 фирмы Lotus.
С появлением операционной системы Windows 95 были разработаны версии самых популярных табличных процессоров, ориентированных на работу в этой среде:
Excel 7.0 фирмы Microsoft;
Lotus 123 5.0 фирмы Lotus Development Corporation;
Corel Quattro 6.0 фирмы Corel Co.
Следует отметить, что безусловным лидером (по объему продаж, а следовательно, по популярности у пользователей) среди программ этого класса является система Excel.
Основные требования к оформлению табличных документов
Понятие и структура таблицы, В основе табличного документа лежит понятие таблицы.
Таблица это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой составная часть и столбца и графы.
Таблица 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками .
На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.
Существуют определенные условия, при которых организация материала в таблицу не имеет смысла:
1. В таблице нет надобности, если включаемые в нее данные не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация.
2. Таблица уступает организации данных в виде текста, когда ради нескольких числовых данных приходится строить сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии.
3. Таблицу рекомендуется заменить графиком или диаграммой, если необходимо наглядно продемонстрировать характер протекания процесса, выявить структуру, показать соотношение частей.
Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого. Подлежащее это наименование того явления или объекта, рассмотрению которого посвящена таблица.
Сказуемое это совокупность характеристик, указанных в подлежащем объектов.
Структура таблицы, включающая в себя нумерационный и тематический заголовки, головку (шапку), боковик и прографку, представлена ниже (табл. 5.1).
Здесь нумерационный заголовок Таблица 5.1, тематический заголовок Приставки и множители для образования десятичных кратных единиц,
Таблица 5.1
Приставки и множители для образования десятичных кратных единиц
| Приставка | Обозначение | Множитель | |
| русское | международное | ||
| Экса | Э | Е | 1018 |
| Пета | П | Р | 1015 |
| Тера | Т | Т | 1012 |
| Гига | Г | G | 109 |
| Мега | М | М | 106 |
| Кило | к | k | 103 |
| Гекто | г | h | 102 |
| Дека | да | da | 10 |
| Деци | д | d | 10-1 |
| Санти | с | с | 10-2 |
| Милли | м | m | 10-3 |
| Микро | мк | Ц | 10-6 |
| Нано | н | n | 10-9 |
| Пико | П | Р | 10-12 |
| Фемто | ф | f | 10-15 |
| Атто | а | a | 10-18 |
шапка размещается вверху между двумя горизонтальными линиями, боковик образован первой графой таблицы, все остальное прографка.
Порядок разработки таблицы. Чтобы построить таблицу, необходимо:
1. Сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, показатели ее подлежащего (в табл. 5.1 это наименования приставок).
2. Сформулировать показатели сказуемого, т. е. озаглавить те данные, которые будут определять показатели подлежащего (в табл. 5.1 это обозначения приставок и значения соответствующих множителей).
3. Задать место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боковике (как в табл. 5.1), или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей подлежащего), а наименования показателей сказуемого в головке (как в табл.
5.1).
4. Построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и сказуемого скелет (макет) таблицы и заполнить его данными. Построение макета в основном способствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы.
5. Указать тему таблицы и сделать ее тематическим заголовком.
Основные требования к форме и построению таблиц. При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.
Логичность построения таблицы означает следующее:
1. Расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике).
2. Правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы ее заголовку, данных строки показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки, объединяющему их, заголовку верхнего яруса.
3. Логичность деления в подчиненных рубриках.
Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следующих требований:
1. Расположение сопоставляемых числовых данных по вертикали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запятой (точке). Подобное расположение может быть затруднено в случаях:
когда при одном-двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего (рекомендуется сдваивание или страивание таблицы по горизонтали);
когда число показателей сказуемого велико, а число показателей подлежащего нет (рекомендуется, не меняя построения таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего);
когда требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали.
2. Размещение сопоставляемых граф и строк рядом друг с другом.
3. Системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае разнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т.д.).
4. Расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) наименований показателей подлежащего.
5. Равномерное распределение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке.
6. Преимущественное использование продольных таблиц. Получающиеся поперечными таблицы можно сделать продольными:
перевернуть таблицу превратить боковик в головку, а головку в боковик, строки в графы, а графы в строки;
перенести из головки и боковика в прографку одну из нескольких групп показателей подлежащего;
вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под таблицей;
разделить таблицу по вертикали на две части и поместить продолжение с повторным боковиком;
комбинировать по-разному перечисленные выше приемы.
7. Наименьшее возможное число ярусов в головке и максимальный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:
избегать деления головки на ярусы, когда можно соединить заголовки двух ярусов в один;
объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять в один повторяющиеся заголовки перекомпоновкой граф;
делать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова;
устранять необязательные заголовки типа Страны над названиями стран, Год над обозначениями годов;
переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова;
заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке.
8. Максимальный лаконизм данных прографки, что достигается путем:
вынесения всех общих для каждого элемента граф слов или чисел в заголовки граф, а общих для всех элементов прографки слов или чисел в тематический заголовок;
ограничения в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относительных тремя, для чего используется округление чисел или перевод единиц величин в более крупные с помощью приставок;
объединения в одну клетку таблицы одинаковых чисел или слов
в графах и строках;
замены слов условными математическими обозначениями (не более , не менее , более , менее , приблизительно = и т.п.).
9. Размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под таблицей.
Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий:
1. Строить таблицу из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При наличии разнородных характеристик в таблицах появляются пустые места, которые можно убрать, разделив такую таблицу на 2 3 самостоятельные или объединив графы, заполнение которых числами чередуется так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число.
2. Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в ограниченном объеме. Большой объем текста в отдельных графах ведет к заметным пустотам в таблице, избежать которых можно, переведя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя его целиком (либо большей частью) из таблицы.
3. Включать в таблицу иллюстрации только в том случае, если без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. Иначе таблица будет зиять пустотами.
Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место.
4. Использовать для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, место вразрез прографки.
5. Размещать показатели подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего.
6. Объединять соседние однотипные таблицы.
7. Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями в строках), перенося эти сведения в тематический заголовок или в примечание к таблице.
8. Строить таблицу так, чтобы если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо в боковике оказалось меньшее число строк.
Оформление нумерационного заголовка таблицы. Назначение нумерационного заголовка упростить ссылку в тексте на таблицу, а также показать связь текста с таблицей. Допустимы следующие варианты оформления нумерационного заголовка:
1. Над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова Таблица с последующим номером.
2. Перед тематическим заголовком в виде слова Таблица с последующими номером и точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.
3. Перед тематическим заголовком в виде номера с последующей точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.
4. Нумерационный заголовок не используется, если таблица в документе единственная.
5. Над продолжением таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов Продолжение табл. с последующим номером и выравниванием вправо.
6. Над окончанием таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов Окончание табл. с последующим номером и выравниванием вправо.
7. Стиль оформления нумерационного заголовка для всех таблиц в рамках одного документа должен быть единым.
Оформление тематического заголовка таблицы. Назначение тематического заголовка дать возможность воспринять материал таблицы без обращения к тексту документа. При его оформлении учитывается следующее:
1. Тематический заголовок не обязателен в таблице, материал которой нужен только по ходу чтения документа.
2. Тематический заголовок не ставится над продолжением и окончанием таблицы.
3. Тематический заголовок горизонтально центрируется. Оформление граф в головке (шапке) таблицы. При оформлении граф в головке таблицы следует иметь в виду следующее:
1. Заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и над боковиком, так как это упрощает восприятие таблицы, позволяет сделать более лаконичным текст заголовков строк в боковике.
2. Если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются запятыми (кроме словесного и буквенного обозначений) и располагаются в таком порядке:
словесное обозначение данных графы;
буквенное обозначение данных графы;
обозначение единицы измерения;
указание на ограничение (от, до, не более, не менее).
Например: Температура t, C, не менее.
3. Заголовок графы, как правило, формулируется в именительном падеже единственного числа; во множественном числе только в случаях, когда среди показателей графы некоторые стоят во множественном числе, или когда заголовок графы существительное, которое в данном значении в единственном числе не употребляется, или когда в графе дается количественная характеристика группы объектов.
4. Заголовок графы пишется без сокращений отдельных слов, за исключением общепринятых или принятых в тексте данного документа.
5. Заголовок графы может включать в себя обозначения единиц измерения (кг, руб.), а для некоторых терминов обозначения в виде специальных символов (градусы , проценты %, доллары США $ и т.п.).
6. Заголовок графы начинается с прописной буквы в верхнем ярусе, а в нижних ярусах только в случаях, когда заголовки грамматически не подчиняются объединяющему заголовку верхнего яруса; при грамматической связи с заголовком верхнего яруса заголовки нижних ярусов пишутся со строчной буквы.
7. Если строки таблицы выходят за границы страницы, то в каждой части таблицы повторяется ее головка (шапка).
8. Таблицы с большим числом граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой на одной странице.
9. Нумерация или литерация граф применяется только в случае, когда нужны ссылки на них в тексте документа или при использовании данных таблицы для решения практических задач. При оформлении этих элементов таблицы следует учитывать некоторые факторы:
нумерация или литерация граф не применяется в продолжениях таблиц вместо заголовков граф;
в статистических таблицах принято графы боковика (если их несколько) обозначать прописными русскими буквами, а остальные графы арабскими цифрами.
10. Графа Номер по порядку оформляется в соответствии со следующими правилами:
данная графа обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на строки таблицы;
графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике;
заголовок графы оформляется в виде п/п;
допускается вместо указанной графы проставлять соответствующий номер с последующей точкой непосредственно перед наименованием показателя в боковике.
11. Представление единиц измерения должно удовлетворять следующим требованиям:
включать в таблицу отдельную графу Единицы измерения не допускается;
если все данные таблицы выражены в одной и той же единице измерения, то она указывается после тематического заголовка таблицы, будучи отделена от него запятой;
если данные в таблице выражены преимущественно в одной единице измерения, но есть графы с данными, представленными в других единицах измерения, то преобладающая единица обозначается после тематического заголовка, а остальные после заголовков соответствующих граф;
если данные в таблице выражены в разных единицах измерения, то они записываются после заголовков соответствующих граф;
единицу измерения, общую для всех данных строки, выносят в боковик таблицы (после заголовка строки).
12. Заголовки Итого, Всего оформляются с учетом следующих требований:
как в боковике, так и в головке заголовок Итого относится к частным, промежуточным итогам, заголовок Всего к суммирующим частные итоги;
в боковике принято заголовки Итого и Всего выравнивать по левому краю.
Оформление заголовков боковика таблицы. Заголовки боковика оформляются следующим образом:
1. Заголовки боковика располагаются: в случае одной ступени:
от края боковика, если большинство из них умещается в одну строку;
с абзацного отступа, если они в 2 3 строки; в случае нескольких ступеней:
заголовки 1-й ступени как в предыдущем пункте;
заголовки последующих ступеней с отступом от начала заголовков предшествующей ступени или с выделением заголовков шрифтом, номерами, литерами без отступов;
заголовок В том числе рекомендуется ставить так же, как заголовки, к которым он относится.
2. Заголовки первой ступени пишутся с прописной буквы, также с прописной буквы пишутся заголовки последующих ступеней, если они грамматически не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с заголовками старшей ступени.
3. Заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек числом не менее трех), если до строки прографки в боковике остается место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю строку прографки); отточие не является обязательным; при отсутствии его никаких знаков препинания в конце заголовка не ставят или ставят двоеточие, если далее следуют подчиненные заголовки нижней ступени; отточие недопустимо, если строка прографки выравнивается по верхней строке заголовка боковика.
4. Если в боковике подряд идут одинаковые заголовки, то в нижних может быть заменено кавычками каждое слово (при однострочных заголовках) или сначала поставлены слова То же (при заголовках в две и более строк), а затем уже кавычки.
Оформление прографки таблицы. При оформлении значений данных в прографке следует придерживаться таких правил:
1. Указание на отсутствие сведений или явления в прографке оформляется следующим образом:
при отсутствии сведений в соответствующей ячейке проставляется либо многоточие (...), либо слова Нет свед.;
при отсутствии явления в соответствующей ячейке проставляется тире.
2. Обозначение ничтожно малых чисел принято оформлять так: если число значительно меньше одной десятой, то проставляется 0,0;
если число значительно меньше одной сотой, то проставляется 0,00 и т.д.
3. При представлении многоразрядных чисел рекомендуется делить числа пробелами (запятыми в англоязычных документах) на группы по три цифры справа налево для целой части и слева направо для дробной части.
4. Представление числовых значений в ячейках должно удовлетворять следующим требованиям:
числовые значения, относящиеся к одному и тому же показателю в одной графе, выравниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах);
числовые значения, относящиеся к различным показателям в одной графе, центрируются;
числовые значения, определяющие пределы, записываются через многоточие (...) или тире и выравниваются по разделителю;
при указании в таблицах последовательных интервалов целых чисел, охватывающих все числа ряда, перед числами пишут от ... до ... включ.;
в интервалах, охватывающих не все числа ряда, между числами необходимо ставить тире;
округление числовых значений (до первого, второго, третьего и т.д.) десятичного знака для одного типа данных должно быть одинаковым.
5. Расположение строк прографки по отношению к заголовку боковика определяется следующим образом:
если строки прографки состоят из одного ряда числовых значений, то их следует выравнивать по нижней строке соответствующего заголовка боковика;
если среди строк прографки есть элементы в две и более строки, то все строки прографки выравниваются по верхней строке соответствующего заголовка боковика;
если боковик начинается с графы Номер по порядку, то рекомендуется выравнивать строки прографки по верхней строке соответствующего заголовка боковика;
текстовые строки прографки выравнивают по верхней строке соответствующего заголовка боковика.
6. Оформление текста в ячейках таблицы выполняется с учетом таких требований:
текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы (если не служит образцом написания со строчной буквы);
точка в конце текста в ячейке прографки не ставится;
текст, повторяющийся в нижестоящих ячейках прографки, заменяется по тем же правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика.
7. Линейки в прографке предназначены для разделения граф и оформляются так:
линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на пробелы;
в сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть обычно отделяется от другой двойными линейками.
Общая характеристика современных табличных процессоров
Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя. Перечислим основные возможности, общие для всех систем этого класса.
1. Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.
