ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);
документация по планированию;
информационно-справочная и аналитическая документации.
Система обеспечивающей документации:
документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;
документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность;
Система документации по основной (производственной) деятельности:
документация по материально-техническому обеспечению; производственно-технологическая документация.
Множество разнообразных по видам и назначению документов, создаваемых в организации, предназначено, во-первых, для реализации внешних связей, во-вторых, используется сугубо для ее внутренней деятельности во всех разнообразных аспектах.
ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Информация дает возможность принимать обоснованные и эффективные решения. Она позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением.
Управление информационными ресурсами и информационным обеспечением управленческой деятельности означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, его рационализацию, стандартизацию типов и форм документов, типизацию информации и данных, преодоление проблемы несовместимости типов данных, создание системы управления данными и т.п. Эти задачи управления похожи для всех организаций.
И хотя еще не разработана полная методология количественной и качественной оценки информационных потребностей и ресурсов, а также прогнозирования потребности в информации, на уровне организации можно и нужно изучать информационные потребности, планировать информацию и управлять информационными ресурсами. Поэтому информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.
Обобщенные цели и задачи информационного обеспечения
Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:
удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
создание и развитие систем обработки и передачи информации;
развитие системы информационного обеспечения.
Требования к информационному обеспечению
Требования к информационному обеспечению управленческой деятельности и к управлению информацией формулируются так:
удовлетворение информационных потребностей органов управления;
правильный отбор первичных сведений и источников информации;
правильная систематизация и классификация информации;
непрерывность процесса сбора и переработки информации;
отсутствие дублирования информации;
проверка корректности (непротиворечивость данных);
многократное использование информации;
приведение к общему формату информации;
фильтрация, агрегирование и актуализация информации;
уменьшение числа показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).
Задачи создания и совершенствования системы информационного обеспечения
Системы информационного обеспечения решают следующие задачи:
определение потребителей информации, ее состава, периодичности циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и других видов деятельности), форм представления (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей);
определение источников информации, обеспечение доступа к ней из внутренних и внешних источников;
унификация и организация процессов и средств сбора, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями;
организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга), развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации, обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах;
организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах);
формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов формирования документов, установление порядка их составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения;
формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий, разработки прогнозов, выработки стратегии;
организация обратной связи осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации;
разработка Концепции создания единой информационно-телекоммуникационной системы организации и Программы совершенствования информационного обеспечения организации для планирования информационного обеспечения управленческой деятельности.
Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности
Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения и необходимость внутренней регламентации, а также обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств в рамках соответствующих информационных технологий и уровень информационной безопасности.
Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации.
Нормативно-методическая база включает в себя:
законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы работы с документами на федеральном уровне;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы организации работы с документами;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические материалы по работе с документами учреждений, организаций и предприятий;
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
государственную систему документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Источники информации
Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.
Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.
Информация порождается соответствующими средами, поэтому, в зависимости от источника ее возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации.
Внутренние источники информации это, как правило, внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации. Эти информации передаются и используются в рамках следующих систем:
транзакционных, предназначенных для операционной работы;
внутрифирменного электронного документооборота;
электронных хранилищ информации и документов;
бумажного документооборота и документов на бумажных носителях.
Информация внутренней среды, как правило, точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. Ее часто можно обрабатывать с помощью стандартных формализованных процедур.
Примеры внутренней информации: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.
Внешняя среда экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними.
Это экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, профсоюзами, государственными органами и т. п.
В качестве внешних источников информации могут выступать:
законодательные и регулирующие органы (законы, постановления, сообщения налоговых органов и т.п.);
клиенты и партнеры предприятия (технологическая и научно-техническая информация, содержащая научные знания, сведения об изобретениях и технологиях, информация от поставщиков, потребителей, партнеров, консалтинговых фирм, банков и т.п.);
информационные агентства (общая информация о состоянии экономики и специализированная экономическая информация в информационно-аналитических материалах, специализированных журналах, газетах, ресурсах Интернета);
конкуренты (информация о ценах, действиях и т.п.);
органы статистического учета (информация статистических исследований).
Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер. В таком случае она требует нестандартных процедур обработки.
Примеры внешней информации: о рынке, конкурентах, тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков, покупателях, спросе, ценах на товары, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства, оперативные экономические новости, оперативная информация с СЭЛТ/FOREX, биржевые индексы (АКМ, NIKKEY и пр.), информация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам, аналитическая информация и т.п.
Использование различных внутренних и внешних источников часто носит непостоянный характер.
Действия с информацией в процессе информационногообеспечения
Ввод и передача информации. В рамках информационного обеспечения ввод и передача информации возможны в пределах следующих систем:
глобальные сети;
корпоративные и локальные компьютерные сети;
системы передачи бумажных документов.
Хранение информации. Основные требования к данной фазе работы с информацией состоят в обеспечении следующих свойств у хранимых данных:
целостность;
предметная ориентация данных;
историчность, интегрированность;
неизменность во времени;
многоуровневое хранение информации на основе правил организации информационных хранилищ, построение метаданных (данных о данных) на разных уровнях интеграции.
Обработка и анализ информации. Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации.
Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:
простые и сложные (многоаспектные) запросы;
формализованные и неформализованные, нерегламентированные запросы.
Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Выделение таких процедур обработки информации позволяет их формализовать, а в дальнейшем и автоматизировать.
Вопрос лишь в том, в состоянии ли используемые в организации информационные технологии обеспечить инфраструктуру для этого. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.
Действия с информацией:
преобразование, представление в нужной форме;
интерпретация информации как совокупности бизнес-объектов (клиенты, договоры и т.д.);
аналитическая работа, анализ неструктурированной и слабоструктурированной информации;
прогнозирование;
моделирование (информационные, финансовые, математические и эвристические модели, моделирование состояний и процессов, адаптивные модели бизнеса);
поддержка принятия решений.
Представление информации. В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления. Основные требования к данной фазе работы с информацией:
необходимо понимать, что успех связан не только с содержанием, но и с формой представления информации;
при организации информационного обеспечения следует сформировать правильные требования к пользовательскому интерфейсу;
надо использовать презентационную графику.
Каким должен быть уровень централизации информационного обеспечения?
Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности, обработки информации и использования технических средств централизованная и частично или полностью децентрализованная.
Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, ответственной за это обеспечение, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении в рамках этой службы техническими средствами и информационными технологиями.
Децентрализация обработки информации и использования технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.
Достоинства централизованного информационного обеспечения:
возможность сильного контроля за информационным обеспечением, информационной системой и ее обслуживанием;
создание централизованных ресурсов и данных, отсутствие дублирования затрат;
возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;
возможность привлечения опытных специалистов;
возможность управления большими и сложными проектами;
хорошие возможности для объединения и стандартизации;
сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря их централизованному принятию.
Недостатки такой концепции очевидны:
информационное обеспечение осуществляется не из реальных потребностей подразделений организации и их приоритетов, а из представлений об этих потребностях службы информационного обеспечения;
информационное обеспечение не сфокусировано на персональном обслуживании, пользователи рассматриваются как покупатели информации;
возникают большие трудности в планировании информационного обеспечения и использовании информационных ресурсов;
ответственность низшего персонала ограничена, поэтому персонал не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;
возможности пользователя в процессе получения и использования информации ограничены.
Централизованное информационное обеспечение лучше применять, если:
существует необходимость сильного контроля;
ресурсы очень дороги или их использование ограничено;
различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности;
организация мала;
централизация является жизненной необходимостью.
Децентрализованное информационное обеспечение дает пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив.
Достоинства такой методологии:
данные расположены близко к пользователям, пользователи хорошо понимают информацию, у них гораздо больше автономии;
уменьшаются телекоммуникационные затраты;
системы информационного обеспечения меньше и проще, поэтому легче их создавать и поддерживать и ими управлять;
в рамках децентрализованного информационного обеспечения могут быть тщательно продуманы цели использования ресурсов и технологий;
информационное обеспечение и информационные системы теснее интегрированы с целями организации и лучше отвечают деловым потребностям;
увеличивается ответственность низшего звена сотрудников.
Однако и эта методология имеет свои недостатки:
сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок и психологического неприятия пользователями рекомендуемых сверху стандартов и готовых программных продуктов;
неравномерность развития информационного обеспечения и уровня использования информационных технологий в отдельных подразделениях и на разных рабочих местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретных работников.
Описанные выше достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной технологий обработки информации и информационного обеспечения привели к необходимости придерживаться линии разумного применения и того и другого подхода, т. е. частично децентрализованного подхода организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров (с локальными системами), и центров обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.
Такая методология обработки информации и использования технических средств позволяет достигать большей гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществлять совместимость информационных локальных продуктов, уменьшать дублирование деятельности и т.д.
Итак, информационное обеспечение управленческой деятельности является одной из важнейших задач любой организации. Более того, в современных условиях для многих предприятий система информационного обеспечения и решает задачи организации технологического процесса, и носит производственный характер.
ВЛИЯНИЕ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ НА ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕУПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Современная среда функционирования организаций, управление в них и информационное обеспечение управления находятся под воздействием революционных изменений в производстве и технологиях, прежде всего информационных, которые осуществляются на наших глазах.
В настоящее время информационная сфера приобретает системообразующее значение для жизни общества, определяя его политическое, социально-экономическое и культурное развитие. Информационная составляющая в деятельности людей постепенно выходит на передний план. Появление новейших технологий, построение глобальных, национальных и региональных информационных сетей и систем открывают не только технические, но и экономические возможности для объединения информационных ресурсов цивилизации и обеспечения доступа к ним массового пользователя. Это влечет за собой изменение во всех сферах человеческой деятельности, формирование информационного общества.
Отметим ряд тенденций, которые приводят к изменению организаций и характера управления в них, вызывают потребность в развитии информационных систем организаций и построения на их основе новых систем информационного обеспечения управленческой деятельности.
1. Появление и развитие новых бизнес-моделей (способов организации внутренней и внешней деятельностей компаний). Прежде всего, это создание виртуальной экономики. Различные формы электронной коммерции и торговли (Internet trading, business business и т.д.) проявление такой экономики.
Об этом очень много пишется и говорится, причем именно как о наступлении новой виртуальной эры. Видимо это будет действительно экономика нового типа. Многими она рассматривается как реальная, грядущая сила, ведущая к богатству и экономическому процветанию.
Считается, что виртуальная индустрия станет одним из главных источников процветания и факторов развития экономики в течение последующих 10 лет.
2. Изменение форм конкуренции. Раньше конкуренция заключалась в основном в соревновании по цене и качеству, в новых условиях это конкуренция по скорости изменения бизнес-моделей и продуктов. Такая конкуренция очень часто разрушает старые промышленные структуры: скорость изменений бизнес-модели оказывается более важной, чем разработка новой продукции.
В связи с этим технология становится основной ведущей силой и определяет развитие бизнеса. Она позволяет даже маленьким организациям стать большими игроками на международном рынке. Это огромный стимул для маленьких организаций и организаций среднего размера к внедрению технологий и осуществлению инноваций. Проблема заключается в том, что зависимость таких организаций от правильно выбранной технологии весьма велика.
Важнейшие условия их выживания наличие необходимой инфрастуктуры, основанной на информационных технологиях и информации, получаемой из сети Интернет, и умение менеджеров пользоваться этой инфраструктурой.
3. Возрастание необходимости в актуальной, своевременной информации для управления по мере увеличения скорости изменений. Ввиду того, что скорость изменения становится таким важным фактором, менеджеру важно иметь самую актуальную информацию. Подобная ситуация приводит к усилению роли информационной системы в организации, выдвигает ее на первый план, а также требует, чтобы информационная система была самой современной.
Кроме того, необходимо расширение функциональных возможностей информационных систем, обеспечивающих работу с базами данных, имеющих разнообразную структуру данных и содержащих мультимедиаобъектные документы с гипертекстовыми ссылками.
4. Создание локальных, многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения на основе мощных персональных компьютеров и локальных вычислительных сетей. Серьезной проблемой является увеличение производительности вычислительных установок, позволяющих реализовывать высокопроизводительные приложения.
5. Способность к взаимодействию. С повышением значимости информационного продукта возможность провести идеальный обмен этим продуктом между компьютером и человеком, или между информационными системами приобретает значение ведущей технологической проблемы.
Среди прочих, это и проблема совместимости технических и программных средств. Отсюда острая необходимость в стандартизации, возрастание затрат на обеспечение способности к взаимодействию, на разработку гибких глобальных коммуникаций.
6. Новые витки глобализации и интернационализации. В процессе глобализации бизнеса подразделения организации оказываются разбросанными по всему миру, где они приобретают компоненты, технологии, новую продукцию.
Процессы глобализации и интернационализации связаны с поисками организациями путей увеличения эффективности своей деятельности. Эти же процессы заставляют организации шире использовать информационные технологии для поддержки управления.
7. Сокращение срочности планирования во многих отраслях промышленности до 3 5 мес. Заметим, что в стратегическом управлении мы ранее рассматривали горизонт планирования до 5 лет.
Сейчас эта область должна отражать все происходящие изменения и соответствовать их скорости с надлежащей гибкостью.
8. Разделение труда на уровне управленческих функций за пределами организации: передача функций управления из одной организации нескольким другим. Организации стремятся развиваться в цепочке других организаций.
9. Протекание аналогичных процессов на технологическом и производственном уровнях. Организации перешли к созданию сетей, технологических цепочек. Они объединяются для того, чтобы каждая организация могла осуществлять свою деятельность на высоком профессиональном уровне и передавать подрядчикам те операции, которые последними могут быть выполнены быстрее, эффективнее, с меньшими затратами.
В противном случае границы организаций раздуваются, размываются и становится непонятным, кто является поставщиком, кто конкурентом, кто клиентом.
