Обобщенная технология работы
Важная особенность СУБД наличие буфера промежуточного хранения при осуществлении ряда операций. Буфер требуется при выполнении команд копирования и перемещения для временного хранения копируемых или перемещаемых данных, после чего они направляются по новому адресу. При удалении данные также помещаются в буфер.
Содержимое буфера сохраняется до тех пор, пока в него не будет записана новая порция данных.
Программы СУБД имеют достаточное число команд, у каждой из которых возможны различные параметры (опции). Такая система команд совместно с дополнительными опциями образует меню со своими особенностями для каждого типа СУБД. Выбор определенной команды из меню производится одним из следующих двух способов:
наведением курсора на выбранную в меню команду при помощи клавиш управления курсором и нажатием клавиши ввода;
вводом с клавиатуры первой буквы выбранной команды.
Чтобы получить дополнительную информацию о командах, составляющих меню СУБД, и о работе с ними, надо войти в режим помощи.
Несмотря на особенности СУБД, совокупность команд, предоставляемых в распоряжение пользователю некоторой усредненной системой управления базами данных, может быть разбита на такие типовые группы команд:
для работы с файлами;
редактирования;
форматирования;
для работы с окнами;
для работы в основных режимах СУБД (таблица, форма, запрос, отчет);
получения справочной информации.
Команды для работы с файлами. При работе с файлами программа дает возможность пользователю: создавать новые объекты базы данных; сохранять и переименовывать ранее созданные объекты; открывать уже существующие базы данных; закрывать ранее открытые объекты; выводить на устройство печати объекты базы данных. Процесс печати начинается с выбора драйвера принтера.
Для каждого типа принтера необходим свой драйвер. Следующий шаг состоит в задании параметров страницы, формировании колонтитулов, а также в выборе вида и размера шрифта.
Далее следует установить число копий, качество печати и число или номера печатаемых страниц.
Команда предварительного просмотра позволяет получить представление об общем виде выводимой на принтер информации еще до печати. Размещение информации на странице может быть оптимально приспособлено к ее выбранным параметрам посредством масштабирования и центрирования.
В некоторых СУБД в рассматриваемую группу команд введены команды, обеспечивающие экспортимпорт и присоединение таблиц, созданных другими программными средствами.
Команды редактирования. Ввод данных и изменение содержимого любых полей таблиц БД, компонентов экранных форм и отчетов осуществляются с помощью группы команд редактирования, главными из которых являются перемещение, копирование и удаление.
Наряду с вышеуказанными операциями большая группа программ СУБД осуществляет вставку (диаграммы, рисунка и т.п.), включая объекты, созданные в других программных средах, а также установление связей между объектами.
Среди команд редактирования особое место занимают команды нахождения и замены определенного пользователем контекста в рамках всего документа или выделенной его части, а также отмена последней введенной команды (откатка).
Команды форматирования. Важное значение имеет визуальное представление данных при выводе. Большинство СУБД предоставляют в распоряжение пользователя большое число команд, связанных с оформлением выводимой информации.
Посредством этих команд пользователь способен варьировать направление выравнивания данных, виды шрифта, толщину и расположение линий, высоту букв, цвет фона и т.п. При выполнении команды форматирования следует выделить область, на которую распространяется действие команды. Если этого не сделать, то новые параметры форматирования будут определены только для активного компонента. Выбор формата и направления выравнивания производится автоматически в зависимости от характера вводимых данных.
Данные, интерпретируемые программой как текст, выравниваются по левому краю, а числа по правому. Автоматический выбор формата и способа выравнивания выполняется только в том случае, если для заполняемых ячеек пользователем предварительно не заданы другие параметры.
Команды для работы с окнами. Большинство СУБД дает возможность открывать одновременно множество окон, организуя тем самым многооконный режим работы.
При этом некоторые окна будут видны на экране, а другие прятаться под ними. Открыв несколько окон, вы сумеете сразу работать с несколькими таблицами, быстро перемещаясь от одной к другой.
Существуют специальные команды открытия нового окна, перехода в другое окно, изменения взаимного расположения и размеров окон на экране! Кроме того, пользователь в состоянии разделить окно на две части для одновременного просмотра различных отделов большой таблицы или фиксировать некоторую область таблицы, которая не будет исчезать с экрана при перемещении курсора по всей таблице.
Система получения справочной информации. Системы управления базами данных имеют в своем составе электронные справочники, снабжающие пользователя инструкциями о выполнении основных операций, информацией по конкретным командам меню и другими справочными данными. Особенностью получения справочной информации с помощью электронного справочника является то, что СУБД выдает информацию в зависимости от ситуации, в которой оказался пользователь.
Так, если пользователем была выбрана в меню определенная команда, то после обращения к справочной системе (обычно инициируется клавишей F1) на экране будет представлена страница справочника, содержащая информацию о выделенной команде. В некоторых СУБД возможно нахождение требуемой информации в справочнике путем задания темы поиска.
Обобщенная технология работы
Каждой конкретной СУБД присущи свои особенности, которые необходимо учитывать. Однако, имея представление о функциональных возможностях любой СУБД, можно представить обобщенную технологию работы пользователя в этой среде.
В качестве основных этапов обобщенной технологии работы с СУБД которая схематично изображена на рис. 5.6, выделим следующие:
создание структуры таблиц базы данных; ввод и редактирование данных в таблицах; обработка данных, содержащихся в таблицах; вывод информации из базы данных.
Рис. 5.6. Схема обобщенной технологии работы в СУБД
Создание структуры таблиц базы данных. При формировании новой таблицы базы данных работа с СУБД начинается с создания структуры таблицы.
Этот процесс включает в себя определение перечня полей, из которых состоит каждая запись таблицы, а также типов и размеров полей.
Для каждого поля записи назначается его имя (идентификатор).
Практически все используемые СУБД хранят данные следующих типов:
текстовый (символьный) для текстовой информации;
числовой для чисел с возможностью выполнения с ними математических операций;
календарный для хранения информации о дате и времени;
логический для хранения одного из двух возможных значений Истина (Тruе) или Ложь (False);
примечание для хранения комментариев.
Некоторые СУБД формируют поля специального типа, содержащие уникальные номера записей и служащие для определения ключа.
СУБД, предназначенные для работы в Windows, могут формировать поля типа объекта OLE для хранения рисунков, графиков, таблиц.
Если обрабатываемая база данных включает в себя несколько взаимосвязанных таблиц, то необходимо определить ключевое поле в каждой таблице, а также поля, с помощью которых будет организована связь между таблицами.
Создание структуры таблицы не связано с заполнением таблиц данными, так что эти две операции можно разнести во времени.
Ввод и редактирование данных. Заполнение таблиц данными осуществляется как непосредственным вводом данных, так и в результате выполнения программ и запросов.
Практически все СУБД позволяют вводить и корректировать данные в таблицах двумя способами:
с помощью предоставляемой по умолчанию стандартной формы в виде таблицы;
посредством экранных форм, специально созданных для этого пользователем.
СУБД, работающие с Windows, допускают введение в созданные экранные формы рисунков, узоров, кнопок. Возможно построение форм, наиболее удобных для работы пользователя, в том числе записей различных связанных таблиц базы данных.
Обработка данных, содержащихся в таблицах. Информация, содержащаяся в таблицах базы данных, обрабатывается посредством запросов или в процессе выполнения специально разработанной программы.
Конечный пользователь получает при работе с СУБД такое удобное средство обработки информации, как запросы. Запрос представляет собой инструкцию по отбору записей.
Большинство СУБД разрешают использовать запросы следующих типов:
запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные;
запрос-изменение, приводящий к изменению или перемещению данных; к этому типу запросов относятся запрос на добавление записей, на удаление записей, на создание таблицы, на обновление;
запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.
Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку. В результате выполнения запроса создается таблица с временным набором данных (динамический набор).
В записях динамического набора могут присутствовать поля из одной или нескольких таблиц базы данных. На основе запроса обычно строится отчет или форма.
Вывод информации из базы данных. Практически любая СУБД позволяет вывести на экран и принтер информацию, содержащуюся в базе данных, из режимов таблицы или формы.
Такой порядок вывода данных представляет собой лишь черновой вариант, поскольку данные выводятся точно в таком же виде, в каком они находятся в таблице или форме.
Каждому пользователю, работающему с СУБД, предоставляются специальные средства построения отчетов для вывода данных. Благодаря этим средствам создания отчетов пользователь получает следующие дополнительные способы вывода данных:
включение в отчет выборочной информации из таблиц базы данных;
добавление информации, не содержащейся в базе данных;
выведение при необходимости итоговых данных на основе информации базы данных;
размещение выводимой в отчете информации в любом удобном для пользователя виде (вертикальное или горизонтальное расположение полей);
включение в отчет информации из разных связанных таблиц базы данных.
Системы подготовки графических материалов
Потребность ввода в документы графиков, диаграмм, схем, рисунков, этикеток вызвала необходимость создания графических процессоров. Графические процессоры представляют собой инструментальные программные средства, позволяющие строить и модифицировать графические объекты. К ним относят системы:
научной графики;
иллюстративной графики;
коммерческой графики.
Системы научной графики предназначены для обслуживания задач картографии, оформления научных расчетов, содержащих химические, математические и прочие формулы. Такого рода системы могут быть выполнены как специализированные программные комплексы (геоинформационные системы), как отдельные модули (Microsoft Equation, SimOffice Math), как встроенные функции текстовых процессоров (Т3).
Системы иллюстративной графики дают возможность квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в документах и в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Эти системы реализуются либо как отдельные графические программы подготовки иллюстраций (Microsoft Photo Draw, Corel Draw и др.) и презентаций (Microsoft Power Point, Corel Presentation, Lotus Freelance Graphics, StarOffice Impress), либо как функции офисных приложений.
Системы коммерческой графики обеспечивают отображение информации об экономических, финансовых и социальных объектах и процессах, хранящейся в электронных таблицах, базах данных, отдельных локальных файлах в виде двух- и трехмерных графиков различного типа. Данные системы реализованы либо как отдельные программы (Microsoft Graph, StarOffice Chart), либо как функции приложений прежде всего табличных процессоров.
Как правило, коммерческая графика служит для наглядной иллюстрации процессов и явлений, описанных совокупностью числовых данных, представленных в табличной форме. Оформление числовых данных в виде таблиц значительно облегчает их восприятие при анализе конкретных ситуаций и принятии управленческих решений. Но простота и наглядность табличной формы записи данных утрачивается по мере увеличения размеров таблиц.
Поэтому важную роль играют иллюстрации деловой графики, подготавливаемые на основе табличных данных и существенно упрощающие качественную оценку управленческих ситуаций.
Табличные процессоры предлагают различные виды иллюстраций деловой графики (диаграмм), причем их построение существенным образом облегчено благодаря наличию мастеров диаграмм встроенных автоматизированных пошаговых процедур, позволяющих соответствующим образом выполнить для выбранного типа диаграммы все необходимые операции оформления различных компонентов.
Выбор конкретного вида диаграмм осуществляется на основе содержательного анализа табличных данных и преимущественной ориентации конкретного вида диаграмм на отображение определенных явлений и процессов, причем в процессе построения конкретной диаграммы возможно уточнение за счет использования тех или иных разновидностей в рамках некоторого вида.
Гистограмма показывает изменение данных за определенный период времени и иллюстрирует соотношение отдельных значений данных. Категории располагаются по горизонтали, а значения по вертикали.
Таким образом уделяется большее внимание изменениям во времени.
Гистограмма с накоплением демонстрирует вклад каждого элемента в общую сумму.
На рис. 5.7 и 5.8 представлены указанные виды диаграмм, построенные по данным табл.
5.20.
Линейчатая диаграмма отражает соотношение отдельных компонентов. Категории расположены по горизонтали, а значения по вертикали.
Таким образом уделяется большее внимание сопоставлению значений и меньшее изменениям во времени. Линейчатая диаграмма с накоплением показывает вклад отдельных элементов в общую сумму.
Данные виды диаграмм по данным табл. 5.20 представлены на рис.
5.9 и 5.10.
Таблица 5.20
Месячные расходы семьи в первом полугодии 2000 г., руб.
Рис. 5.7.
Гистограмма по данным табл. 5.20
График отражает тенденции изменения данных за равные промежутки времени (рис. 5.11).
Круговая диаграмма показывает как абсолютную величину каждого элемента
ряда данных, так и его вклад в общую сумму. На
Рис. 5.8.
Гистограмма с накоплением по данным табл. 5.20
Рис. 5.10.
Линейчатая диаграмма с накоплением по данным табл. 5.20
Рис. 5.9.
Линейчатая диаграмма по данным табл. 5.20
круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных. Такую диаграмму рекомендуется использовать, когда необходимо подчеркнуть какой-либо значительный элемент (рис.
5.12). Точечная диаграмма отображает взаимосвязь между числовыми значениями в нескольких рядах и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек в координатах ху. При подготовке данных следует расположить в одной строке или столбце все значения переменной х, а соответствующие значения у в смежных строках или столбцах (табл. 5.21 и рис.
5.13).
Рис. 5.11.
График по данным табл. 5.20
Рис. 5.12.
Круговая диаграмма по данным табл. 5.20
Таблица 5.21
Результаты наблюдений за значениями зависимого параметра
| Независимый параметр | Наблюдаемые параметры зависимого параметра | ||
| Ряд 1 | Ряд 2 | Ряд 3 | |
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 |
5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 |
6 8 16 28 29 26 34 43 45 49 |
3 7 13 17 29 29 30 42 47 51 |
Рис. 5.13.
Точечная диаграмма по данным табл. 5.21
Диаграмма с областями подчеркивает величину изменения в течение определенного периода времени, показывая сумму введенных значений. Она также отображает вклад отдельных значений в общую сумму. Пример такой диаграммы представлен на рис.
5.14.
Как и круговая диаграмма, кольцевая диаграмма показывает вклад каждого элемента в общую сумму, но в отличие от круговой она может содержать несколько рядов данных. Каждое кольцо в кольцевой диаграмме представляет отдельный ряд данных.
В лепестковой диаграмме каждая категория имеет собственную ось координат, исходящую из начала координат. Линиями соединяются все значения из определенной серии.
Такая диаграмма позволяет сравнить общие значения из нескольких наборов данных.
Поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных. Как на топографической карте, области с одним значением выделяются одинаковым узором и цветом. Пузырьковая диаграмма является разновидностью точечной.
Размер маркера данных указывает значение третьей переменной. При подготовке данных следует расположить в одной строке или столбце все значения переменной х, а соответствующие значения у в смежных строках или столбцах.
Биржевая диаграмма часто служит для демонстрации цен на акции. Этот тип диаграммы также может быть применен для научных данных, например для определения изменения температуры.
Рис. 5.14.
Диаграмма с областями по данным табл. 5.20
При построении этой и других биржевых диаграмм необходимо правильно организовать данные. Биржевая диаграмма для наборов из трех и пяти значений может иметь две оси: одна для столбцов, представляющих интервал колебаний, другая для цен на акции.
При оформлении следует учитывать некоторые рекомендации.
Круговые диаграммы:
составляющих должно быть не более шести, иначе диаграмма станет слишком сложной;
глаз человека автоматически читает круговую диаграмму по ходу движения часовой стрелки, начиная с точки, символизирующей 12 ч. Поэтому, если необходимо выделить один из сегментов как самый важный, то его следует начать с 12 ч и вести по часовой стрелке. Самый важный сегмент надо сделать потемнее (или поярче, если диаграмма цветная);
самый важный сегмент не обязательно самый большой;
не следует размещать рядом две круговых диаграммы, чтобы сравнить составляющие двух целых. Для этого можно использовать гистограммы или линейчатые диаграммы.
Линейчатые диаграммы:
при выборе порядка расположения компонентов необходимо учитывать их важность: например, при сравнении уровня доходов наверху располагать компоненты, соответствующие наибольшим значениям, а затем по убывающей; оформлять линейчатые диаграммы надо таким образом, чтобы расстояние между полосами было уже самих полос;
числовые значения указываются у конца полос или на единой шкале, однако нельзя делать это двумя способами в одной диаграмме. Цифры более точны, но шкала дает лучшее представление о сравнительных величинах.
Гистограммы:
ширина столбцов должна быть больше расстояния между ними;
в столбцах, соответствующих прошлым периодам времени (до настоящего момента), следует использовать один цвет (тип штриховки), а для последующих другой, чтобы выделить перспективы;
ступенчатая диаграмма это гистограмма без промежутков между столбцами. Она привлекает внимание к резким изменениям в сравниваемых данных.
Графики:
часто именно такая диаграмма оказывается самой простой для оформления и самой понятной и доступной для восприятия;
линии, показывающие тенденции развития, следует оформлять как самые яркие;
на такой диаграмме можно разместить несколько линий, что дает возможность сравнивать их друг с другом. Но тем не менее рекомендуется ограничиваться двумя или тремя линиями.
ИНТЕГРАЦИЯ ФУНКЦИЙ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
5.6.1. Проблема интеграции и пути ее решения
По мере распространения компьютерных информационных технологий все большее число управленческих работников стало применять в своей деятельности те или иные программные средства. Однако на начальном этапе не уделялось особого внимания обоснованному выбору конкретных видов программного обеспечения, что привело к ситуации, когда в одной организации различные сотрудники для выполнения функций информационного обеспечения пользовались разными программными средствами.
Такое положение при разных форматах хранения данных для разных программных продуктов делало невозможным совместную работу с данными в процессе коллективной деятельности, что зачастую приводило к серьезным негативным последствиям. Эта ситуация поставила проблему разработки и применения комплекса различных использующих общие данные информационных технологий, направленных на выработку единой для каждой организации политики развития.
Один из первых подходов решения поставленной проблемы интеграции функций и технологий информационного обеспечения управленческой деятельности был выработан исходя из идеи обеспечения коммуникационной совместимости различных программных продуктов за счет создания специальных программ, осуществляющих преобразование данных из одного формата хранения в другой. Достаточно быстро были разработаны такие программы, выполняющие функции преобразования данных прежде всего для технологий одного класса (подготовка текстовых документов, разработка электронных таблиц, создание СУБД).
Были даже созданы программные средства, осуществляющие преобразование данных из одного множества форматов в другое. Тем не менее возможности такого подхода были ограничены как значительным числом форматов хранения, так и закрытостью многих форматов для пользователей.
Другим подходом к интеграции функций и технологий информационного обслуживания управленческой деятельности стала разработка интегрированных программных пакетов. Эти пакеты предполагают в рамках одной программы реализацию нескольких функций с установлением внутренних информационных связей между ними.
В типовой набор функций подобных интегрированных пакетов вошли: текстовый процессор, табличный процессор, СУБД, система управления коммуникациями. Определенное время интегрированные пакеты были широко распространены, но их замкнутость, невозможность расширения и подключения новых функций сузили сферу их использования.
Современным примером данного подхода к интеграции различных функций информационного обслуживания управленческой деятельности служат личные информационные системы, объединяющие в рамках одной технологии все функции поддержки и организации рабочего места. Одной из лучших систем такого рода является программа Lotus Organizer, которая поддерживает функции планирования рабочего времени в различных временных горизонтах (от одного рабочего дня до нескольких лет), ведения адресно-телефонного справочника, многоструктурного блокнота, справочника памятных дат.
Аналогичные функции выполняют программы Microsoft Outlook, CorelCENTRAL, StarOffice Schedule.
В настоящее время интеграция функций информационного обслуживания управленческой деятельности основывается на концепции единой интегрирующей среды. Самым распространенным примером реализации такого подхода стала операционная оболочка Windows, последние версии которой представляют собой полноценную операционную систему.
Все программы-приложения, предназначенные для работы в среде Windows, разрабатываются в соответствии с определенными спецификациями, что позволяет стандартизировать способы обмена информацией между различными приложениями. Среда Windows предлагает несколько технологий взаимодействия различных приложений, разрешающих создавать комбинированные или составные управленческие документы, включающие в себя текст, таблицы, выборки из баз данных, графические иллюстрации.
Офисные программные системы
На основе интеграции в рамках единой среды построены так называемые офисные системы. В них благодаря технологиям интеграции Windows совместно функционируют различные приложения, реализующие те или иные функции информационного обслуживания. В табл.
5.22 приведены данные о наиболее распространенных офисных системах.
Таблица 5.22
Приложения, входящие в состав офисных систем
Информационное взаимодействие в среде Windows
Связывание и внедрение объектов (OLE). OLE является сокращением термина Object Linking and Embedding связывание и внедрение объектов.
Это имеющаяся в Windows технология, которая облегчает пользователю работу с данными одновременно в различных прикладных программах.
Предположим что, в рамках Microsoft Word выполнен квартальный отчет, в котором содержится диаграмма Excel и список служащих, созданный в СУБД Access.
