Годин В. - Информационное обеспечение управленческой деятельности
Рассмотрены теоретические проблемы и методы использования информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности. Освещены вопросы организации современных информационных технологий как в составе систем управления предприятием, так и в рамках глобальных вычислительных сетей.
Описаны технологии обеспечения управленческой деятельности на основе Microsoft Office.
ПРЕДИСЛОВИЕ
В учебнике рассматриваются теоретические проблемы и методы практического использования информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности. Основное внимание уделено вопросам организации современных информационных технологий как в составе систем управления организаций, так и в рамках локальных и глобальных информационно-вычислительных сетей.
В качестве основы для получения практических навыков работы с информационными технологиями обеспечения управленческой деятельности используется офисный пакет Microsoft Office.
Содержание учебника в основном определяется примерной программой дисциплины Информационное обеспечение управленческой деятельности с учетом дополнений, отражающих, во-первых, достижения в соответствующей области научной и практической деятельности, а во-вторых, некоторые соображения авторов, базирующиеся на их собственном преподавательском и методическом опыте. Авторы не считают структуру и содержание этой программы вполне удачными.
По-видимому, такое содержание программы объясняется небольшим числом часов, отведенных на изучение предмета Информационное обеспечение управленческой деятельности в учебном плане специальности Менеджмент. Однако, поскольку эта программа является составной частью действующего учебного плана по данной специальности и используется на практике, авторы сохранили все ее разделы в учебнике и при этом сочли необходимым дополнить его рядом разделов, не содержащихся в программе, которые могут быть отнесены к самостоятельному изучению студентами.
Основная цель курса формирование у студентов знаний и умений, необходимых для управления информационными системами организации, достижения ее стратегических целей и построения системы информационного обеспечения управленческой деятельности должного качества.
Учебные цели курса. Умение:
определять основные направления политики организации в управлении информационными ресурсами;
оценивать эффективность различных вариантов информационного обеспечения управленческой деятельности;
выбирать и рационально использовать конкретные информационные технологии обеспечения деятельности на своем рабочем месте;
определять потребности организации в квалифицированных специалистах в области информационного обеспечения управленческой деятельности и осуществлять соответствующую политику по подбору и обучению персонала;
оценивать и рационально организовывать работу подразделений информационного и документационного обеспечения управленческой деятельности.
Учебные цели курса. Понимание:
назначения и области применения различных видов компьютерной, коммуникационной и организационной техники;
назначения и области применения основных информационных технологий обеспечения управленческой деятельности;
назначения и состава организационно-методического обеспечения управления информационными ресурсами организации;
назначения и условий применения основных методов обеспечения информационной безопасности.
Учебные цели курса. Представление:
об информационных системах, ресурсах и технологиях;
о системном и прикладном программном обеспечении информационных технологий;
об основах сетевых технологий;
о рынке технических и программных средств информационных технологий;
об организации информационного и документационного обеспечения управления.
УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬИ ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕУПРАВЛЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЕ. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
В окружающем нас мире имеется много предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью и имеющих разный юридический статус и форму собственности. Появление подобных производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой (в качестве среды для этих объектов выступают государственные органы управления, поставщики, потребители и т.п.) и состоит из множества различных элементов (подразделений, самостоятельных организаций), взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения.
Мы будем называть любой такой объект, вне зависимости от его размеров, формы собственности, организационно-правового статуса, организацией.
Организация это стабильная формальная социальная структура, которая получает ресурсы из окружающего мира и перерабатывает их в продукты своей деятельности. Организации обладают как рядом общих черт, присущих им всем, так и многими индивидуальными особенностями.
Всякая организация нуждается в управлении.
Управление - целенаправленное воздействие на организацию, которое обеспечивает достижение поставленных целей, позволяет стабилизировать их в соответствии с особенностями конкретных организаций и целей управления, сохранить их качественную определенность, поддержать динамическое равновесие со средой, обеспечить совершенствование организации и достижение того или иного полезного эффекта. Таким образом, задача управления состоит в координации деятельности людей и подразделений для эффективного решения стратегических, тактических и текущих задач организации.
Управление в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой ориентируются некоторые элементы (подразделения) организаций. Это органы управления.
Все действия органов управления по осуществлению своих функций можно определить как управленческую деятельность.
Таким образом, в рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (органы управления). Их совокупность определяется как система управления.
Органы управления оказывают на управляемый процесс определенные воздействия, оформленные в виде определенных решений. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым состоянием, достижение которого является целью управления.
Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе. Другими словами, управляющая и управляемая части взаимодействуют друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру (рис. 1.1), который образуют источники и потребители информации и информационные каналы для передачи этой информации. В рамках информационного контура имеется и передается информация о целях управления, информация о состоянии управляемого процесса, информация об управляющих воздействиях.
Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации.
Информационная система существует в любой организации, поскольку никакая организация не может обойтись без информации, а следовательно, без процедур ее формирования, обработки и использования. Цель информационных систем производство нужной для организации информации, создание информационной и технической сред для осуществления управления организацией.
При этом не обязательно, чтобы информационная система была автоматизированной, она может основываться и на бумажных носителях. Формирование информационной системы организации предполагает формулирование целей функционирования этой системы, которые предопределяют ее свойства и характер построения. В общем случае информационная система имеет компоненты, изображенные на рис.
1.2.
В любой автоматизированной информационной системе можно выделить:
персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации. Кроме того, на него возлагаются задачи по обеспечению функционирования и развития информационной системы;
пользователей информационной системы потребителей информации;
Рис.1.2.Компоненты информационной системы
процедуры и технологии функционирования информационной системы;
техническую составляющую информационной системы в виде оборудования (средства и системы информатизации средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы, сети, системы связи и передачи данных, выполняющие прием, обработку, хранение и передачу информации);
программное обеспечение (программные средства операционные системы, системы управления базами данных, другое общесистемное и прикладное программное обеспечение, автоматизированные системы управления и т.п.);
весь имеющийся объем информации в информационной системе информационные ресурсы организации (организационно оформленная и систематизированная совокупность целенаправленных сведений, обеспечивающих взаимодействие между элементами организации, а также между организацией и внешней средой для создания условий функционирования этой организации).
Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий. Информационная технология это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.
Каждая из перечисленных в определении информационной технологии фаз преобразования и использования информации реализуется с помощью специфической технологии. В этом смысле мы можем говорить об информационной Рис.
1.3. Управленческая и информационная пирамиды
технологии как совокупности технологий технологии сбора информации, технологии передачи информации и т.д.
Информационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.
Цель любой информационной технологии получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надежность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.
Таким образом, информационная технология реализуется в рамках информационной системы. Информационная технология это способ преобразования информации. В информационной системе можно использовать много таких технологий.
Эта система является средой для реализации технологии. Однако понятие информационной технологии шире, чем понятие информационной системы. Информационная технология может существовать вне информационной системы.
Например, информационная технология обработки текстов, которую применяли при написании этой книги, не является частью информационной системы и работает вне такой системы.
Большинство систем управления является многоуровневыми, или иерархическими. Обычно различают три уровня управления в управляющей части организации высший, средний и низший (рис. 1.3).
Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации. На высшем уровне управления обеспечивается стратегическое управление, определяются миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т. п. Средний уровень уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, контролируется их выполнение, отслеживаются ресурсы и т. п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объемно-календарные планы, производится оперативный контроль и учет и т. п.
Определенное разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организаций отдельных функций управления: планирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти функции выполняются в разном объеме на разных уровнях управления (в части стратегии, тактики и оперативных действий организации), вплоть то того, что некоторые из них могут не осуществляться на каком-либо уровне управления.
Наличие функциональных элементов в управляющей части организаций приводит к появлению соответствующих подсистем в их информационных системах (например, подсистема планирования, подсистема кадров и т. п.).
В зависимости от отрасли экономики, где функционирует организация, и уровня управляющей части в иерархии органов управления, информация об изменениях в объекте управления поступает в эту управляющую часть с разной частотой. В машиностроении директор предприятия получает информацию о производстве каждый день, начальник цеха каждую смену, мастер наблюдает за этим производством. В строительстве частота получения информации об объекте управления будет меньше.
Если же говорить об управлении различными технологическими процессами, например в нефтехимии, то там информация поступает постоянно.
Очевидно, что в разных отраслях экономики, на разных уровнях управления дискретность (частота) получения информации об управляемом процессе будет различной. Соответственно и необходимость в корректировке этого процесса со стороны органа управления организации в зависимости от ее целей будет возникать или не возникать с частотой получения информации.
Таким образом, разный характер дискретности управления определяет процедуры формирования и дискретность сбора, передачи, обработки и использования информации в информационной системе организации.
Важной частью управленческой деятельности является принятие управленческих решений. Процесс целенаправленного воздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нем, определенной ранее цели и разработанной программе достижения этой цели, называется управленческим решением, а процесс формирования решения процессом принятия решения. В соответствии с разделением труда в рамках управления организацией принимаемые решения относятся к той или иной функции управления.
Управленческие решения охватывают все стороны деятельности организации подготовку производства, производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и т.п.
Таким образом, руководитель любого уровня, в отличие от рабочего или служащего, вынужден осуществлять свои функции, основываясь лишь на доступной ему информации об объекте управления. Он проводит текущие мероприятия, организует контроль, анализ состояния организации, оценивает тенденции ее развития и т. п. Все это требует организации информационного обслуживания (предоставления нужной информации в нужные время и место), создания информационной среды, способствующей выполнению поставленных целей.
Осуществление таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности.
Все действия в организации должны быть предопределены и формально заданы. Это означает, что если организация хорошо управляется (в ней осуществляется регулярный менеджмент регулярное, систематическое выполнение функций управления организацией в условиях рынка), то существуют формально заданные процедуры для любых действий в ней работы с клиентами и с персоналом, логистики и т.п. Наличие таких процедур облегчает управленческую деятельность в организации, а также информационное обеспечение такой деятельности.
Типовые информационные запросы характерны для всех уровней управления, но в большей степени присущи низшему и среднему (см. рис. 1.3).
Кроме типовых предопределенных действий с заранее определенными информационными потребностями для их осуществления, в организации возможны случайные события, реакция на которые потребует специфической информации для любого уровня управления. К тому же не исключено появление нестандартных информационных запросов, что характерно для высшего управленческого звена.
ИНФОРМАЦИЯ
Итак, для эффективного управления организацией необходима достоверная информация об ее деятельности. Она служит фундаментом для формирования любых документов (докладов, отчетов, предложений и т.п.), которые лежат в основе управления.
Любые действия руководителей (определение стратегических целей и задач организации, координация действий подразделений в достижении общих целей и т.п.), опираются на информацию. Можно утверждать, что практически любая деятельность человека базируется на информации.
Что же такое информация? Как соотносятся данные и информация?
Информация сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают существующую в отношении него степень неопределенности, неполноту знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), воспроизводимые путем передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.). Из этого определения следует, что:
информация это не любые сведения, она несет в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределенность;
информация существует вне ее создателя, это отчужденное от ее создателя знание, знание, отражающее действительность в мышлении человека;
информация стала сообщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков;
сообщение может быть записано на материальном носителе (т. е. оно является формой передачи информации);
сообщение доступно для воспроизведения без участия автора, оно передается в каналы общественной коммуникации.
Отсутствие информации вызывает информационную потребность осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.
Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств.
Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел. Информация адекватна, если с помощью полученной информации об объекте, процессе или явлении создается их образ определенного уровня соответствия.
Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Информация выражена кратко и четко, если она не содержит в себе ненужных сведений.
Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена. Информация своевременна (оперативность информации), если она не потеряла актуальность и несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.
Кроме этих свойств информации можно оценить ее ценность меру расширения совокупности сведений, которыми располагает потребитель информации при ее получении и интерпретации, степень снижения состояния неопределенности.
От указанных качественных характеристик информации непосредственно зависит эффективность управления и управленческой деятельности.
В определении информации мы воспользовались понятием сообщения. Одним из способов превращения информации в сообщение является запись его на материальном носителе. Процесс такой записи называется кодированием. Если мы применяем материальные носители, предназначенные для использования в компьютерной технике, мы имеем дело с данными.
В таком случае кодированием информации является ее преобразование в условные сигналы с целью автоматизации хранения, обработки, передачи и вводавывода данных. Данные это компьютерное изображение информации.
Мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, и поэтому, говоря об информации и информационном обеспечении управленческой деятельности, имеем в виду экономическую информацию.
Экономическая информация совокупность сведений, которые отражают социально-экономические процессы и служат для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах. Чем характерна экономическая информация? Обычно выделяют ряд отличительных признаков:
большие объемы информации;
многократное повторение циклов получения и преобразования информации в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.); многообразие источников и потребителей экономической информации;
значительный удельный вес рутинных процедур при обработке экономической информации.
Поскольку речь идет об информационном обеспечении управленческой деятельности, мы должны отметить, что в рамках любой организации информация для управления используется в двух видах (рис. 1.4): она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.).
Рис. 1.4. Информационные ресурсы организации
Документ информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Как формируются документы? Сведения о работе организации в каком-либо аспекте характеризуются совокупностью показателей.
Любой показатель обладает экономическим смыслом (например, объем продаж какого-то изделия), имеет собственное название и числовую характеристику (сколько продали на какой-то момент времени). На основе показателей создаются документы, которые могут включать в себя один или несколько показателей.
Перемещение документов и работа с ними в организации ее документооборот. Документооборот система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа (т.е. процедуры формирования и использования документов для управления).
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Итак, мы определили информационное обеспечение как информационное обслуживание управления, как действия по предоставлению нужной для управленческой деятельности информации в требуемое место на основе определенных процедур с заданной периодичностью, как мероприятия по созданию информационной среды управления. В информационную среду управления входят источники информации, информационная система организации (см. компоненты информационной системы на рис.
1.2), сами органы управления как пользователи информационной системы.
Существенная часть информации для управленческой деятельности должна быть задокументирована, т.е. стать документированной информацией, превратиться в документы. Поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации.
Документационная система организации включает в себя документированную информацию и документооборот. Она является частью информационной системы, поскольку документированная информация это часть информационных ресурсов организации, а процедуры работы с документированной информацией (документооборот) представляют собой одну из совокупностей процедур информационной системы.
Действия с информацией для реализации задач информационного обеспечения это процедуры информационного обеспечения.
Таким образом, информационное обеспечение управленческой деятельности осуществляется на основе информационной системы организации путем использования недокументированной
Рис. 1.5. Информационная среда управленческой деятельности
и документированной информации с помощью специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки и представления этой информации (рис. 1.5).
В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:
1) по наименованию: письма; инструкции;
телеграммы, телефонограммы; заявления;
приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы;
предписания;
записки, акты, расписки;
характеристики;
справки;
удостоверения и т.п.;
2) по типу материального носителя: бумажные (письменные, графические и т.д.); фото-, кино- и видеодокументы; фотодокументы; электронные документы;
3) по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности (в процессе развития информационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы системы документации).
Существуют следующие системы документации: система управленческой документации, система обеспечивающей документации, система документации по основной деятельности и т.п. Приведем примеры.
Система управленческой документации:
