Основные типы подсистем КИС
В результате такого анализа организации, системные аналитики выявляют проблемы существующей системы. Путем анализа документации и процедур; наблюдения операций в системе; опросов основных пользователей системы, аналитики определяют проблемные области и задачи, которые должны решаться с помощью новой системы.
Наряду с предложением решения, в задачи системного аналитика входит проведение анализа осуществимости для определения достижимости решения в рамках существующих в организации ограничений. Основные стадии анализа осуществимости следующие:
- Техническая выполнимость: возможность внедрения предложенного решения с учетом наличного программного обеспечения, аппаратных средств и технических ресурсов.
- Экономическая выполнимость: превысят ли результаты от внедрения новой системы затраты на ее создание?
- Эксплуатация системы: впишется ли предлагаемое решение в рамки существующей управленческой и организационной структуры?
Обычно, при анализе систем разрабатывается несколько альтернативных вариантов решений. Затем, определяется степень выполнимости каждого из вариантов.
В предложении по созданию системы описываются затраты и результаты, преимущества и недостатки каждой из альтернатив. Далее, менеджментом компании принимается решение о том, какое сочетание затрат, результатов и технических характеристик будет наиболее подходящим для организации.
Возможно, одной из самых сложных задач анализа систем является определение потребностей в информации, которым должно соответствовать выбираемое решение. Определение потребностей в информации заключается в выявлении того, какая и кому необходима информация, где, когда и в каком виде.
При анализе потребностей определяются задачи, которые ставятся перед новой или модифицированной системой, и разрабатывается подробное описание функций, которые она должна выполнять. При определении потребностей должны учитываться экономические, технические и временные ограничения, а также цели и процедуры организации и структура процесса принятия решений.
Недостаточное внимание анализу потребностей в информации является одной из основных причин несостоятельности системы и высоких затрат на ее разработку. Система, построенная на основании неправильно определенных потребностей в информации, должна быть либо ликвидирована из-за низкой производительности, или же подвергнута кардинальным изменениям.
Определение требований к информационной системе требует проведения большого количества исследований и проверок. Для формирования корректных требований к информационной системе аналитикам необходимо постоянное взаимодействие с ее пользователями.
Во многих случаях, построение новой системы делает возможным переопределение способов функционирования организации. Для решения некоторых проблем нет необходимости использования информационной системы, но необходимо внесение корректировки в процессы управления, проведение обучения или же усовершенствование уже существующих в организации процедур.
В результате анализа требований и на основании данных принципов для конкретного случая можно получить трехмерную картинку, приведенную на рисунке 10 и содержащую следующие базовые элементы:
- куб предложения,
- точка выбора,
- куб возможностей,
что графически представляется следующим образом:
В заштрихованную область попадают те системы, которые пригодны для решения корпоративной задачи управления.
Кроме того, для получения обоснованного решения задачи анализа по вышеуказанной схеме:
- нужно просмотреть перспективу развития бизнес процессов, по крайней мере, на два года вперед;
- многие бизнес технологии в российских фирмах находятся в стадии формирования, или быстро меняются;
- часто происходят организационные изменения (например, слияния - разъединения);
- практические все успешно работающие фирмы представляют собой холдинговые (сложноорганизованные) структуры;
- и, опять же, мало квалифицированных менеджеров и аналитиков в самих фирмах
Типичные узкие места программного обеспечения:
- Низкий уровень функциональности, интегрированности и недостаточное количество настроек.
- Несовершенная математическая модель, негативно сказывающаяся на возможностях по развитию функциональности.
- Нестабильность работы. Наличие устаревших технологий обработки данных (известно, что иногда перевести программное обеспечение на новые технологические рельсы сложнее, чем написать его заново).
- Отсутствие актуальной технической и пользовательской документации.
- Несоблюдение принципа версионности.
- Несоответствие маркетинговой информации реальным возможностям программного обеспечения.
- Финансовая нестабильность разработчика.
Основные типы подсистем КИС
Системы автоматизации деловых процессов для КИС. Сегодня существует целый ряд систем автоматизации деловых процессов (САДП).
Из зарубежных систем это, в первую очередь, Action Workflow фирмы Action Techologies и продукт фирмы Staffware Inc., который так и называется Staffware; из отечественных например, система WorkRoute компании ВЕСТЬ АО.
Работа workflow-систем, как правило, основывается на том, что большая часть деловых процессов представляет собой периодически повторяемую, отрегулированную последовательность действий (выполнение заданий), которая может быть легко формализована. Для этой цели в них с помощью специальных редакторов создаются так называемые карты деловых процессов, которые описывают, кто, когда, на каком рабочем месте (возможно, в удаленном филиале), с помощью каких программ и как должен обработать те или иные данные.
Заложенное в карту описание делового процесса позволяет автоматизировать формирование, активизацию, выполнение и контроль различных заданий.
Карта делового процесса создается с использованием нескольких графических примитивов и затем может быть легко изменена. Таким образом, можно получить реально работающее workflow-приложение.
В некоторых workflow-системах создание информационных моделей деловых процессов возможно только с помощью программирования, что представляет собой довольно кропотливый процесс, требующий к тому же специальных знаний. Так, в Action Workflow программирование используется для разработки электронных форм, которые являются неотъемлемой частью бизнес модели, обеспечивая взаимодействие системы с пользователем на этапах делового процесса.
Важно отметить, что, несмотря на общий подход, workflow-системы сильно различаются по возможностям карт деловых процессов, в связи с чем при выборе такой системы необходимо определить, насколько сложными могут быть структуры деловых процессов и какие в них поддерживаются типы этапов. Стандартный набор должен обязательно включать простой узел (выполнение элементарного действия, например редактирование первого варианта технического проекта), условие (ветвление дальнейшего хода делового процесса в зависимости от условий), ветвление (безусловное разделение процесса на несколько параллельных ветвей), объединение ветвей, скрипт (встроенный язык программирования для автоматического выполнения таких операций, как, скажем, обращение в базу данных внешней прикладной программы с извлечением из нее предварительной информации по техническому заданию), множественные точки входа и выхода из делового процесса.
Предполагается, что значения переменных должны считываться не только из базы данных workflow-системы, но и из баз данных прикладных программ, поддерживающих наиболее распространенные промышленные стандарты СУБД. Это позволяет интегрировать систему автоматизации деловых процессов с внешними приложениями в разрезе совместного использования данных.
К встроенному языку программирования, предъявляются такие требования, как простота (например, он должен быть семантически совместим с каким-либо распространенным языком, например, VBA), эффективность, наличие широких возможностей по управлению деловыми процессами и связанными с ними данными. Крайне желательно, чтобы скрипт мог работать с OLE-серверами, запускать внешние программы, взаимодействовать с MAPI-совместимыми почтовыми системами.
Если workflow-система рассматривается как основа КИС, то для получения полной интеграции с другими программами и облегчения этого процесса требуется наличие открытого программного интерфейса API, который бы позволил управлять системой из внешних программ.
За разработку стандартов и спецификаций на системы класса workflow отвечает международная организация Workflow Management Coalition (WfMC).
Системы управления документами. Так как workflow-система позволяет объединить вокруг себя практически любые современные приложения, поддерживающие те или иные стандарты межпрограммного взаимодействия, функциональная направленность интегрированного комплекса в принципе ничем не ограничена, однако некоторые сферы деятельности носят более распространенный характер, нежели другие, и поэтому выделились в самостоятельные направления.
Прежде всего, это относится к системам управления документами и делопроизводству, то есть к комплексу операций по созданию, управлению и исполнению документов, ведению электронного архива, организации офисного документооборота. Для реализации таких функций объединяют workflow-систему с системой управления документами (СУД). К системам данного класса относятся, например, DOCS Open американской фирмы PC DOCS, DocuLive (Siemens Nixdorf), Documentum (Documentum, Inc.).
Как правило, СУД имеют богатые возможности по интеграции с внешними приложениями (офисными и прикладными программами), которые и "снабжают" СУД документами. Кроме того,
СУД изначально ориентирована на КИС масштаба предприятия, в связи с чем все промышленные системы выполнены в архитектуре клиент-сервер и способны работать практически на всех программно-аппаратных платформах, т.е. характеризуются масштабируемостью, переносимостью, безопасностью и надежностью хранения данных, а также обеспечивают распределенный режим работы.
Как правило, составные части КИС поддерживают довольно широкий список оборудования и серверного программного обеспечения, это дает возможность уменьшить затраты, так как увеличивается вероятность того, что необходимые базовые продукты в организации уже есть. На сегодняшний день основными платформами, на которых должны функционировать входящие в состав КИС СУД, САДП и прикладное программное обеспечение, считается Windows NT Server, Novell NetWare, основные разновидности Unix и промышленные СУБД Oracle, Microsoft SQL Server, Oracle или Sybase.
Важно отметить, что КИС на основе САДП и СУД являются довольно универсальными. Подобные комплексы, благодаря имеющимся инструментам интеграции, позволяют объединить офисный, (организационно-распорядительный) документооборот с инженерным, в который входит техническая, технологическая и чертежно-конструкторская документация (она, как правило, разрабатывается в САПР и ГИС, например в AutoCAD, MicroStation, КОМПАС), а также любые другие виды информации, вплоть до мультимедиа.
Кроме того, в состав КИС могут органично входить программы бухгалтерского, складского и кадрового учета.
Минимальный уровень интеграции обеспечивает наличие открытых кодов командной строки: лучше, если программа поддерживает стандарт OLE Automation, и, дополнительно, если она имеет сетевую версию, использующую для хранения своих структурированных данных SQL-сервер. Тогда возможно создание мощного и гибкого инструмента, отвечающего современным требованиям по безопасности и надежности. Большинство отечественных фирм-разработчиков программного обеспечения уже выпустили или в ближайшее время выпустят версии программ, соответствующие промышленным стандартам межпрограммного взаимодействия.
Кроме того, все зарубежные и отечественные офисные пакеты уже поддерживают OLE и поэтому могут интегрироваться между собой и в рамках единой workflow-системы.
Существующие системы автоматизации деловых процессов, как правило, поддерживают одну из двух форм маршрутизации: жесткую или свободную. Первая определяется картой делового процесса, которая конструируется заранее. Таким образом, применение жесткой маршрутизации допустимо там, где технология обработки документов или просто выполнения заданий хорошо формализуется.
Большинство зарубежных систем управления относится именно к этому классу программ.
Так как одной из особенностей российского ведения хозяйства является наличие случайного или субъективного фактора, вносящего некоторую неопределенность в структуру деловых процессов, в большинстве отечественных организаций обычно используется свободная маршрутизация, когда последовательность этапов деловых процессов определяется (и доопределяется) на стадии выполнения заданий.
Таким образом, САДП должна учитывать и национальные особенности управления, и потому поддерживать обе парадигмы и жесткую, и свободную маршрутизацию. Подобный симбиоз двух разных подходов позволяет избежать крайностей и получить то сочетание жесткой и свободной маршрутизации, которое наиболее оптимально соответствует специфике предприятия.
Средства обработки бумажных документов. Практически все современные СУД, хранящие документы, предоставляют те или иные функции по обработке бумажных документов. Обычно они реализуются с помощью специального модуля, который позволяет автоматизировать сканирование и сохранение образов многостраничных документов, а также их распознавание и аннотирование.
Последняя функция, в частности, дает возможность наносить на дополнительные слои произвольные пометки, сохраняя при этом первооснову.
При использовании специальных аппаратных средств (например, высокопроизводительных сканеров с поддержкой коррекции изображений и удаления искажений, дополнительных плат постобработки, фильтрации изображений) такой модуль позволяет создать линию массового (промышленного) ввода документов. Применение подобных комплексов обеспечивает не только высокую скорость преобразования данных, но и экономит место на носителях информации, благодаря более компактному представлению данных (за счет увеличения качества изображений и более мощных алгоритмов сжатия).
Как правило, часть участвующих в документообороте бумаг (по сути дела все, кроме тех, что предназначены для внешнего легитимного использования или предоставляются для отчетности в государственные органы) переводится в электронную форму и именно в таком виде визируется, согласуется и утверждается. В результате реализуется смешанный электронно-бумажный документооборот с необходимым организации соотношением бумажных и безбумажных технологий.
Учитывая сравнительно большой объем документов, представленных в графическом виде, в КИС обычно включают средства поддержки носителей информации с низкой удельной стоимостью хранения (например, CD-ROM, CD-RW,
магнитооптические диски и библиотеки, стримеры), которые позволяют создавать сравнительно дешевые электронные архивы объемами до нескольких терабайт. Оптимальным модулем для выполнения функций интеграции с подобными хранилищами является СУД. При разработке КИС желательно выбирать СУД, которая поддерживает иерархическое многоуровневое (в смысле использования различных классов носителей) хранение документов.
Например, оперативный архив документов может храниться на быстрых дисковых массивах сервера, обширные справочные материалы в магнитооптической библиотеке, а архив документации за прошлые годы на CD-ROM.
Системы поддержки принятия решений OLAP. Важным моментом в функционировании КИС является необходимость обеспечивать помимо средств генерации данных также и средства их анализа. Имеющиеся во всех современных СУД и СУБД средства построения запросов и различные механизмы поиска хотя и облегчают извлечение нужной информации, но все же не способны дать экспертную ее оценку, то есть сделать обобщение, группирование, удаление избыточных данных и повысить достоверность за счет исключения ошибок и обработки нескольких независимых источников информации (как правило, не только корпоративных баз данных, но и внешних, расположенных, например, в Internet). Проблема эта становится все более важной в связи с лавинообразным возрастанием объема информации и увеличением требований к информационным системам по производительности.
Сегодня успех в управлении предприятием во многом определяется оперативностью принятия решений, данные для которых и предоставляет КИС. В этом случае на помощь старым методам приходит оперативная обработка данных (On-Line Analitical Processing -OLAP).
Преимущество OLAP заключается в том, что в отличие от классических методов поиска запросы здесь формируются не на основе жестко заданных (или требующих для модификации вмешательства программиста и, следовательно, времени, то есть об оперативности речь идти не может) форм, а с помощью гибких нерегламентированных подходов. OLAP обеспечивает выявление ассоциаций, закономерностей, трендов, проведение классификации, обобщения или детализации, составление прогнозов, т. е. предоставляет инструмент для управления предприятием в реальном времени.
Суть работы OLAP состоит в формировании и последующем использовании для анализа массивов предварительно обработанных данных, которые еще называют предвычисленными индексами. Их построение становится возможным исходя из одного основополагающего предположения, будучи средством принятия решений, OLAP работает не с оперативными базами данных, а со стратегическими архивами, отличающимися низкой частотой обновления, интегрированностью, хронологичностью и предметной ориентированностью.
Именно неизменность данных и позволяет вычислять их промежуточное представление, ускоряющее анализ гигантских объемов информации.
Сегодня доступен целый ряд различных систем OLAP, ROLAP (реляционный OLAP), MOLAP (многомерный OLAP) Oracle Express, Essbase (Arbor Software), MetaCube (Informix) и другие. Все они представляют собой дополнительные серверные модули для различных СУБД, способные обрабатывать практически любые данные.
Интеграция КИС с системой оперативного анализа информации позволит во много раз увеличить эффективность первой, поскольку данные в ней будут не просто храниться, а работать.
Системы, основанные на применении Internet-технологий.
Неотъемлемой чертой современных КИС стало применение Internet-технологий. Современные КИС поддерживают полноценную работу из обычного браузера, фактически, имеют так называемый тонкий клиент и специальное серверное программное обеспечение, обеспечивающее функционирование данного клиента.
Как правило, такое техническое решение позволяет использовать стандартные хранилища данных (библиотеки документов, базы данных) из локальных, корпоративных и глобальных сетей, не требуя существенных затрат на дополнительное администрирование и поддержание целостности, надежности и безопасности хранения данных.
Многие небольшие и крупные фирмы используют информационные системы и сети, чтобы сделать свой бизнес более конкурентоспособным и повысить производительность. Использование Internet-технологий и других глобальных сетей дают предпринимателям новые возможности. Например, информационные системы могут оказаться полезными при расширении компании.
При открытии новых офисов в регионах распределенные сети облегчают связь подразделений, территориально удаленных друг от друга.
В настоящее время сложилась четкая тенденция нацеливания фирм на выход на мировой рынок. Глобализация мировой экономики увеличила ценность информации для компаний.
Сегодня информационные системы обеспечивают коммуникационные и аналитические возможности, которые необходимы фирмам для обеспечения торговли и управления бизнесом в крупном масштабе. Управление корпорацией, взаимодействие поставщиков и потребителей, находящихся на разных континентах, 24 часа в сутки, обеспечение информацией руководства на местах и общее руководство предприятия - это задачи, решаемые информационной системой.
Потребители с помощью информационных систем узнают все данные о продукции различных производителей 24 часа в сутки, что делает конкуренцию более жесткой.
Информационные системы необходимы для контроля потока информации в организациях, чтобы помочь оптимизировать управление трудовыми и материально-техническими ресурсами.
До недавних пор корпорация представляла собой иерархическую, централизованную структуру из специалистов, которые, как правило, выполняют несколько стандартных процедур по выпуску продукта или услуги потребителю. В настоящий момент появляются тенденции, трансформирующие такую корпорацию. Новая корпорация - это децентрализованная, гибкая, более гладкая структура профессионалов, которые имеют расширенный доступ к информации, необходимой им для работы над выпуском продукта или услуги. При этом появляются разновидности одного и того же продукта, но адаптированные под специфику определенного рынка или потребителя.
Такую новую корпорацию трудно представить без информационной системы.
Традиционное управление сводилось к формальному плану, жесткому делению на подразделения и большому количеству бюрократических процедур. Новое управление будет, в первую очередь, определять цели, а уже после этого составлять план работ (формальные модели назначения работ рассматриваются во второй части настоящей работы); будет придаваться большее значение индивидуальной работе сотрудников, а не работе групп, и задачей менеджера станет обеспечение эффективного взаимодействия между отдельными сотрудниками, а это может быть достигнуто только с помощью использования информационной системой.
Интернет создает новую универсальную технологию, которую можно использовать в качестве основы для новых продуктов, услуг, стратегий и организаций. Информационные системы вынуждены изменяться под давлением Интернета.
Благодаря тому, что глобальная сеть разрушила географические барьеры, поток информации стал мощнее и активнее, тем самым, инициировав появление новых моделей бизнеса и информационных систем.
Особый интерес для организаций представляет Всемирная паутина (World Wide Web) или Web, поскольку именно эта сторона Интернета даёт много новых возможностей для бизнеса организаций. Web - это система с унифицированными стандартами на хранение, передачу и отображение информации в сетевом окружении.
Информация хранится в виде электронных страниц, связанных между собой, которые могут быть доступны с компьютера любого типа.
Множество фирм, находящихся в различных точках земного шара успешно используют сеть Internet в своей деятельности. Интернет позволяет значительно сократить время, необходимое для того, чтобы сделанные организацией инвестиции начали работать.
Сеть уже помогла многим фирмам заработать и сэкономить многие миллионы долларов. Это объясняется тем, что Интернет позволяет получать наиболее свежую и важную информацию из различных источников.
Сетевые информационные технологии дают возможность не только совместно работать удаленным подразделениям компании, а также находить партнеров, невзирая на расстояния. Появляются виртуальные организации, объединяющие людей посредством сети, и виртуальные корпорации, которые состоят из нескольких таких организаций.
При этом компании могут использовать преимущества друг друга, физически не взаимодействуя. Например, одна компания может заниматься разработкой продукта, другая -производством, а третья - продажами произведенного продукта или услуги.
Интернет может связать тысячи организаций в единую сеть, что служит основой для создания электронного рынка. Электронный рынок - это информационная система, объединяющая поставщиков и потребителей для взаимного обмена информацией, продукцией, услугами, при этом обеспечивается проведение электронных платежей.
Большой диапазон товаров и услуг предлагается, покупается и обменивается, используя Интернет в качестве глобальной ярмарки.
Электронный глобальный рынок централизует систему сбора экономической информации, повышает ее полноту и актуальность, что позволяет: дать описание не только стандартных, но и специфических товаров индивидуального спроса; увеличить число участников рыночных операций и точно определить их предпочтения; снизить стоимость сделок; организовать виртуальное общение участников; избежать накопления запасов товара и перепроизводства.
