Аналитический учет
Так, например, счет 68 может содержать субсчета 68.1, 68.11 и т.д. Это простейший пример субсчета, используемый обычно в бухгалтерском учете. Можно сказать, что в данном случае план счетов имеет двухуровневую структуру, где верхним уровнем является счет 68, все подчиненные ему субсчета находятся на нижнем, втором уровне.
В системе 1С:Предприятие возможно ведение субсчетов с более сложной структурой: у субсчета может, в свою очередь, быть свой субсубсчет и так далее.
Длина счета и подчиненных ему субсчетов может быть различна и определяется на этапе конфигурирования системы.
Забалансовые счета. Как правило, счета, введенные в план счетов, используются для составления баланса предприятия и других стандартных бухгалтерских отчетов. Тем не менее, в некоторых случаях на предприятиях требуется использование вспомогательных счетов, которые не должны попадать в баланс.
Такие счета называются забалансовыми. Для обозначения забалансовых счетов в 1С:Предприятии используется специальный признак, который ставится у бухгалтерского счета при задании его свойств.
Забалансовые счета не должны корреспондировать с основными счетами, т. е. теми, на основе которых формируются итоговые данные для баланса.
Понятие забалансового счета в 1С:Предприятии шире, чем в традиционном бухгалтерском учете. Так, помимо забалансовых счетов, определенных в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, 1С:Предприятие позволяет вводить забалансовые счета, которые называются вспомогательными или рабочими.
Такие счета обычно используются для вспомогательных целей, например, для хранения суммы необлагаемого дохода работника (он используется при расчете зарплаты) или учета пробега автомобилей. Также, на таком забалансовом счете можно вести учет предприятий-должников, при этом всегда можно просмотреть список должников, даже если долги уже списаны в убытки предприятия.
Счета могут быть активными, пассивными или активно-пассивными. Этот признак используется в системе для выявления ошибочных ситуаций.
Так, например, активный счет должен иметь дебетовый остаток, пассивный кредитовый. Если счет активно-пассивный, то он может иметь как дебетовый, так и кредитовый остаток.
Для получения развернутого сальдо по активно-пассивным счетам следует организовывать аналитический учет или вести учет на субсчетах такого счета.
Валютный учет
Система 1С:Предприятие позволяет вести валютный учет по нескольким валютам. Сама возможность ведения валютного учета задается в конфигурации системы.
Все используемые валюты задаются в справочнике валют.
Конкретный счет считается валютным, если ему задан соответствующий признак в плане счетов. Для всех валютных счетов итоговая информация накапливается на счете для каждой валюты отдельно, а также по счету в целом.
По каждой валюте итоговая информация по счету накапливается как в валютном выражении, так и в се эквиваленте базовой валюты.
Если в справочнике валют имеется курс, то при вводе проводок будет автоматически вычисляться сумма проводки по валютной сумме и текущему курсу.
Аналитический учет
Для получения информации о наличии и движении средств предприятия не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета. Сама возможность ведения аналитического учета и количество возможных измерений (разрезов) аналитического учета по одному счету задается в процессе конфигурирования системы.
Субконто. Для обозначения объектов аналитического учета в 1С:Предприятии используется термин субконто.
Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтерского учета. В этом субконто похожи на субсчета они позволяют получать более мелкую градацию итогов внутри одного счета но определенному признаку.
Например, с помощью субконто можно вести учет денежных средств на каком-либо счете в разрезе организаций. При этом вывод информации при получении отчетов можно организовать таким образом, что внутри одного счета информация будет выдаваться по субконто, т. е. по организациям.
С другой стороны, вывод информации можно организовать и по-другому так, чтобы информация собиралась по каждой организации со всех счетов, на которых ведется аналитический учет по организациям. Это позволяет получить полную информацию по взаиморасчетам с организацией, даже если они учитываются на нескольких синтетических счетах.
Таким образом, использование субконто позволяет отслеживать наличие и движение средств не только по счету, но и по одному объекту аналитического учета.
Виды субконто. На этапе конфигурирования определяется набор доступных видов субконто. Под видом субконто понимается совокупность однотипных объектов аналитического учета. Каждый вид субконто имеет один из существующих в системе типов данных, который определяет набор значений субконто этого вида - обычно это справочник или перечисление.
Например, вид субконто Основные средства будет иметь тип Справочник Основные средства. При этом два вида субконто могут иметь тип одного и того же справочника.
Например, виды субконто МБП и Основные средства могут ссылаться на один и тот же справочник Материальные ценности.
Ведение аналитического учета по конкретному счету определяется настройкой субконто, задаваемой в плане счетов. Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например, для счета 10 может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: Материалы и Склады. Аналитический учет, который основывается на нескольких видах субконто по одному счету, называется многомерным, то есть имеет несколько разрезов представления информации.
Вышеописанный пример с материалами, хранящимися на складах, как раз иллюстрирует многомерность аналитического учета. Итоги можно получать как по материалам в разрезе складов, так и по складам в разрезе материалов, а также, разумеется, в целом по всем материалам и по всем складам.
С другой стороны, аналитический учет может быть многоуровневым, если одним из субконто счета является многоуровневый справочник. Например, на предприятии при учете товаров требуется получать информацию как по отдельным товарам, так и по группам товаров.
В этом случае справочник Товары будет иметь многоуровневую структуру. При такой организации справочника товаров можно в дальнейшем получать итоговую информацию как по группе товаров, так и по каждому товару в отдельности.
Количественный учет
По счету может также вестись и количественный учет. Сама возможность ведения количественного учета задается на этапе конфигурирования.
По конкретному счету будет вестись количественный учет, если для него задан соответствующий признак в плане счетов.
Для количественного счета накапливается итоговая информация в количественном (натуральном) выражении.
Возможность ведения количественного учета обычно используется в совокупности с аналитическим учетом. В этом случае можно получать более полную отчетную информацию но объектам аналитического учета такую, например, как наличие товаров на складе, количество основных средств, закрепленных за одним подразделением и тому подобное.
Операции и проводки
Для отражения данных о хозяйственной деятельности предприятия в бухгалтерском учете используются операции. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете соответствующую хозяйственную операцию.
Каждая из проводок, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденций. Проводки, содержащие несколько корреспонденций, называются сложными.
В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот.
Операция включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом это содержание операции, ее общая сумма, дата, номер, а также другие реквизиты, определяемые конфигурацией.
Проводки в системе 1С:Предприятие всегда вводятся в рамках операции. Не существует возможности ввести проводки отдельно, вне операции.
В дальнейшем и операции, и проводки можно просмотреть в журнале операций и в журнале проводок. При редактировании или удалении операции подвергаются изменению или удаляются все проводки данной операции.
Все операции в системе могут вводиться либо вручную, с использованием формы операции, либо через документы, для которых в конфигурации определено формирование операции. Использование документов облегчает ввод хозяйственной операции.
При таком вводе операции пользователю не надо заполнять все данные об операции: как правило, в документ вводится необходимая информация о хозяйственной операции, а проводки формируются автоматически при проведении документа.
При ручном вводе операции данные заносятся непосредственно пользователем. Тем не менее, для облегчения ручного ввода хозяйственных операций предусмотрено специальное средство, называемое типовыми операциями.
Использование типовых операций автоматизирует ввод стандартных или часто используемых операций. В отличие от документов, которые полностью настраиваются в конфигурации, типовые операции заносятся непосредственно при работе пользователя с информационной базой.
Настройка типовых операций проще, чем создание документов, но при использовании документы обеспечивают большее удобство при вводе данных.
Разделение учета
Система 1С:Предприятие позволяет вести бухгалтерский учет нескольких предприятий в одной информационной базе. Для этого используется разделитель учета. Под разделителем учета понимается некоторое значение, например Фирма, которое заносится в каждую проводку и позволяет получать все бухгалтерские итоги по каждому такому значению отдельно. Это позволяет, фактически, получить несколько независимых балансов.
Разделение учета определяется на этапе конфигурирования системы.
Документы
Система 1С:предприятие предоставляет мощные средства для работы с первичными документами. В качестве первичных документов, поддерживаемых системой, могут выступать, например, платежные поручения, счета на оплату, различные накладные, доверенности и любые другие документы.
При работе с документами система предоставляет широкий набор возможностей, обеспечивающих удобный ввод, просмотр, поиск и печать документов.
Функции работы с документами и ведения бухгалтерского учета в 1С:Предприятии могут использоваться как отдельно, так и взаимосвязано. Совместное использование этих функций определяется возможностью автоматического формирования бухгалтерских операций документами.
Отчетность
Для получения бухгалтерских итогов, а также другой сводной или детальной информации в 1С:Прсдприятии используются отчеты. Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при использовании системы, целиком определяется в конфигурации.
Используемые на практике отчеты можно условно разделить на несколько типов.
Стандартные отчеты. Обычно они входят в состав типовой конфигурации. Стандартные отчеты предназначены для использования практически в любых организациях и для любых разделов учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют.
К стандартным относятся такие отчеты как Оборотно-сальдовая ведомость, Шахматка, Анализ счета, Карточка счета и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.
Регламентированные отчеты. Это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям. Состав и содержание этих отчетов определяются различными государственными органами.
Разумеется, их состав зависит от страны, в которой используется программа. Данные отчеты разрабатываются обычно фирмой 1С для России и ее региональными партнерами для других стран.
Кроме того, отдельные регламентированные отчеты могут создаваться другими организациями и самими пользователями программы, например, это может касаться специфических отраслевых или местных отчетных форм.
Специализированные отчеты. Создаются, обычно, в конкретной конфигурации непосредственно для данной организации и решают более узкие задачи. Специализированные отчеты обычно ориентированы на конкретный раздел учета и специфическую настройку счетов и аналитики в данной конфигурации.
Они создаются при необходимости получить специфические выборки информации или особый вид печатной формы.
Константы
Константы в системе 1С:Предприятие, как правило, служат для хранения информации, которая либо совсем не изменяется в процессе функционирования системы, либо изменяется достаточно редко. Наиболее простой пример подобной информации название организации, которое, как правило, не меняется.
Удобство использования констант заключается в том, что в них один раз заносится какая-либо информация, которая затем может многократно использоваться при формировании документов, в расчетах, при построении отчетных форм. Например, уже упоминавшееся название организации можно занести в специально объявленную константу, а в многочисленных бланках использовать имя константы для получения ее значения наименования организации.
При каких-либо изменениях в наименовании организации достаточно изменить его всего один раз в константе и все изменения автоматически будут отражены в тех местах, где эта константа используется.
В процессе настройки конфигурации задачи можно создать практически неограниченное количество констант для хранения любой нужной информации.
Окно списка констант
Вся работа с константами ведется в специальном окне Список констант. Если конечный пользователь имеет доступ к константам, то это окно может быть вызвано каким-либо пунктом меню, кнопкой панели инструментов или через системное меню Операции.
Как именно получить доступ к списку констант, как правило, описано в книге по типовой конфигурации, входящей в комплект поставки системы 1С:Предприятие.
Если конфигурацией не определено иное, список констант можно вызвать на экран выбором пункта Константы в меню Операции главного меню программы.
