Автоматизированная обработка информации

Результат от реализации товаров, сформированных на счете 46 Реализация продукции (работ, услуг) списывают ежемесячно на счет 80 Прибыли и убытки (см. Приложение). Конечный финансовый результат включает в себя:

Прибыль (кредитовое сальдо на конец отчетного периода по счету 46) или убыток (дебетовое сальдо на конец отчетного периода по счету 46);
Финансовый результат от реализации основных средств и иного имущества;
Доходы от внереализационных операций, уменьшенные на сумму внереализационных расходов.

Конечный финансовый результат выявляется на первое число отчетного периода. Если по окончании отчетного периода предприятие получило прибыль от реализации, то эту операцию следует отразить следующей бухгалтерской записью: Дт 46 - Кт 80.
Если предприятие получило убыток, то делается бухгалтерская запись: Дт 80 - Кт 46.
Так, за октябрь 1999 года у ООО Турист прибыль составила в сумме 10,5 тыс. рублей:
Дт 46 10,5 тыс. рублей
Кт. 80 10,5 тыс. рублей

Автоматизированная обработка информации по учету товаров в розничной торговле

Стабильность и процветание торговой организации в современных условиях во многом зависит от использования передовых технологий учета и анализа информации, полного контроля товарных и финансовых потоков. Поэтому для наиболее поной и точной обработки учетной информации необходима автоматизированная форма учета, созданная на базе использования мини электронно-вычислительных машин - компьютеров.

Производственные компьютеры позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, листах) и на машинных носителях информации (диске, магнитной ленте, барабане и других).
Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места бухгалтеров. В организациях розничной торговли для обработки учетной информации на производственном компьютере целесообразно использовать программы серии БЭСТ, 1:С.Бухгалтерия и другие.

В данной работе мы остановимся на программе фирмы БЭСТ - БЭСТ-4.
С помощью программы БЭСТ-4 бухгалтерия организации розничной торговли решает такие задачи как:

проведения переоценки или уценки как всего товара, так и какой-то его части, при этом составляются соответствующие документы (акт переоценки, акт о списании товара). Существует возможность проведения переоценки по приходному документу, определения продажной цены на основе торговой наценки, переоценки задним числом с автоматическим пересчетом продажной цены всего последующего расхода товара. Если проведена переоценка всего товара, а затем дата приходной накладной изменена на более раннюю, чем дата переоценки, то при этом изменяется количество товара на момент переоценки. В этом случае программа автоматически пересчитывает сумму переоценки в соответствии с новыми остатками;
работа с выручкой, с возможностью указывать выручку как в виде единой суммы, так и с указанием конкретных товаров;
позволяет снимать остатки (инвентаризации) с вычислением количества проданного товара и его продажной стоимости и составление акта проведенной инвентаризации;
учет задолженности отдела на основании полученной выручки и розничной стоимости проданного товара, определяемой на основании инвентаризации. Наличие операций увеличения и уменьшения задолженности отдела, в том числе операций по списанию задолженности в убыток или за счет виновных лиц;
- расчет себестоимости (закупочной части) поступившей выручки методом средней наценки для правильного исчисления налогов.

Например: отдел получил товар на 10 тыс. рублей, закупочная цена товара 8 тыс. рублей, то есть закупочная цена товара составляет 80 % от продажной (наценка 25 %). В случае поступления выручки размером 2 тыс. рублей себестоимость этой выручки равна 1,6 тыс. рублей и 400 рублей наценка.

Таким образом, применяя этот метод, официально разрешенный и используемый во многих магазинах, хотя и очень приближенный, руководство получает финансовые результаты, не проводя в конце квартала (месяца) инвентаризацию. При проведении же инвентаризации финансовые результаты будут гораздо более точными;

программа формирует отчеты по остаткам и по движению товара, учетные карточки товара в продажных ценах с учетом проведенных переоценок;
формирование бухгалтерских проводок с учетом специфики розничной торговли (продажная стоимость товара на 41 счете, наценка на 42 счете, проводки по переоценке и так далее);
все формы расчетов с поставщиками (предоплата, взятие чужого товара на реализацию и консигнацию, полученный товарный кредит и сроки его погашения). Программа помогает определить, какое количество товара того или иного поставщика продано за отчетный период и сколько этому поставщику заплатили и остались должны (ведение шестого журнала по всем расчетам с поставщиками).

Учет финансов:

учет денежных средств в кассе и банке;
учет расчетов с подотчетными лицами;
контроль исполнения плановых платежей.

Учет расчетов с Поставщиками:

ведение хозяйственных договоров;
начисление и расчет финансовых санкций;
контроль дебиторской и кредиторской задолженности;
взаимозачеты.

Учет основных средств.
Учет персонала и заработной платы:

ведение картотеки по персоналу;
формирование штатного расписания и контроль его исполнения;
поддержка широкого спектра начислений и удержаний;
экспорт данных по подоходному налогу в систему Налогоплательщик;
экспорт информации в программные системы Пенсионного фонда

Таким образом, можно сделать вывод:
Применение машинно-ориентированной формы учета обеспечивает: механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.
В ООО Турист нет автоматизированной системы бухгалтерского учета.

Глава 3. АНАЛИЗ РОЗНИЧНОГО ТОВАРООБОРОТА

Анализ розничного товарооборота в динамике

К задачам анализа розничного товарооборота относятся: контроль за выполнением плана розничного товарооборота по общему объёму и по товарным группам; оценка выполнения плана по предприятиям и организациям, входящим в данную систему; изучение ритмичности выполнения плана розничного товарооборота как в целом по системе, так и по организациям и предприятиям; изучение динамики розничного товарооборота за ряд лет; выявление изменений, происшедших в объёме и структуре товарооборота, товарных запасов и поступлении товаров; определение степени охвата покупательных фондов населения, обслуживаемого данной торговой организации или предприятием; вскрытие и изучение причин, способствующих выполнению или, наоборот, тормозящих выполнение плана товарооборота; изучение качества обслуживания населения; выявление внутренних резервов и разработка мероприятий по устранению выявленных недостатков, дальнейшему увеличению товарооборота и улучшению обслуживания населения.
Для анализа розничного товарооборота используются: данные о социально-экономических показателях района деятельности организаций и предприятий (численность и структура населения, их денежные и покупательные фонды и др.); планы, составляемые самими организациями и предприятиями; данные бухгалтерской и оперативной отчётности; первичные документы, товарно-денежные отчёты и учётные регистры, отражающие движение товаров; инвентаризационные описи товаров; акты документальных ревизий, обследований.
Анализ производится путём расчёта различных показателей, которые можно сгруппировать по следующим признакам: стоимостные и натуральные, количественные и качественные, объёмные и удельные.
Особенно широко при экономическом анализе применяются стоимостные показатели. Важнейшим таким показателем является объём товарооборота предприятий и организаций.
В стоимостном выражении также определена реализация товаров в ассортименте, по формам и методам торговли, по группам покупателей и так далее. Стоимостные показатели являются основными при оценке выполнения плана розничного товарооборота.
Для характеристики розничного товарооборота отдельных сторон деятельности торговых предприятий, углубления анализа применяются натуральные показатели. в связи с тем, что в последнее время появилось много бухгалтерских программ, которые позволяют вести учёт как в суммовых, так и в натуральных показателях стало легко применять эти показатели в анализе.
Количественные показатели используются при характеристике отдельных сторон деятельности торгового предприятия и организации. К ним относятся: объём розничного товарооборота отдельных магазинов, торговых предприятий и организаций; остатки товаров на начало и конец периода; поступление товаров.
Очень важное значение в анализе имеют показатели, характеризующие качество работы торговых предприятий. К ним относятся: процент выполнения плана розничного товарооборота; показатели его ритмичности и динамики; применение прогрессивных форм и методов обслуживания населения; охват денежных доходов и покупательных фондов населения розничным товарооборотом и так далее.
Объёмные и удельные показатели широко применяются при анализе розничного товарооборота. К объёмным показателям относится розничный товарооборот в целом по системе, а к удельным уровень товарооборота отдельных предприятий и организаций в общем объёме товарооборота, товарооборот на одного продавца, на один квадратный метр, товарооборот на душу населения и так далее.
В процессе анализа розничного товарооборота применяют систему показателей, на основе которых даётся характеристика выполнения плана розничного товарооборота, выявляются резервы увеличения товарооборота и улучшения качества торгового обслуживания.
Развитие розничной реализации товаров предприятия за последние три года характеризуется следующими данными (см. Приложение Таблица 2, Диаграмма 1).
Данные таблицы показывают, что за последние три года темпы роста розничного товарооборота уменьшаются: в 1999 году рост товарооборота составил 122,4%, а в 2000 году - 118,5%. Эго объясняется тем, что цены на товары, реализуемые в предприятии, выросли в 2000 году по сравнению с 1999 годом, но меньше, чем в 1999 году по сравнению с 1998 годом ( средний индекс цен в 1999 году - 1,204 или 120,4%, в 2000 году - 1,158 или 115,8%). Количество реализованных товаров увеличилось в 1999 году на 1,7%, в 2000 году на 2,3%.

Темпы роста физического объема товарооборота (количества товаров) невысокие, но тенденция намечается положительная.
За три года розничный товарооборот предприятия возрос на 45,0% (в действующих ценах) или на 963,7 тыс. рублей (3105,2 2141,5). Этот прирост произошел за счет увеличения количества реализованных товаров (физического объема розничного товарооборота) на 4,0%, что составило 86 тыс. рублей (2227,5 2141,5), и в связи с увеличением розничных цен на товары - на 877,7 тыс. рублей (3105,2 2227,5).
По данным этих расчетов можно сказать, что свыше 90% прироста товарооборота получено за счет роста цен. Потери покупателями денежных средств от повышения розничных цен (в связи с покупкой товаров по более высоким ценам в предприятии) составили 877,7 тыс. рублей.
За 1998 - 2000 г.г. среднегодовой темп роста товарооборота предприятия в действующих ценах составил 120,4%, в сопоставимых ценах 102,0%.
По кварталам розничный товарооборот предприятия распределялся неравномерно. Наибольший удельный вес в годовом товарообороте занимает оборот четвертого квартала - свыше 27,0%, а наименьший удельный вес в годовом обороте приходится на первый квартал - свыше 23,0%.

И распределение оборота по кварталам года продолжает изменяться.
Ритмичность развития розничного товарооборота предприятия по кварталам рассмотрим на основе данных Таблицы 3 (см. Приложение).
Данные таблицы свидетельствуют о неритмичном развитии товарооборота предприятия по кварталам: наиболее напряженным был четвертый квартал, а наименее напряженным - первый. Самый низкий темп роста товарооборота достигнут в первом квартале (116,9%), а самый высокий - в третьем и четвертом кварталах (119,0% и 120,0%), а в 1998 году в четвертом квартале товарооборот достиг 129%. Неритмичное развитие розничного товарооборота по кварталам привело к изменению удельного веса оборота каждого квартала в годовом объеме товарооборота.

Так, если в первом квартале 1999 г. удельный вес оборотов увеличился по сравнению с 1998 годом, то в 2000 г. удельный вес оборотов первого квартала снизился на 0,3% и второго квартала - на 0,2% и на 0.4% по сравнению с 1999 и 1988 годами соответственно, потому что в этих кварталах темпы роста оборота ниже, чем в целом за год (118,5%).
Доля оборота третьего квартала возросла с 24,7% в 1999 году до 24,8% в 2000 году, но все равно ниже чем в 1998 году (темп роста оборота в этом квартале 118,9%), а доля оборота четвертого квартала составила в 2000 году 27,4% и возросла по сравнению с 1999 годом на 0,4% (темп роста товарооборота 120,2%). Таким образом, товарооборот предприятия по кварталам года распределялся неравномерно и развивался неритмично.
Еще более неритмичное развитие получил товарооборот по месяцам года. (см. Приложение Таблица 4, Диаграмма 2).
Из данных таблицы видно, что размах колебаний роста розничного товарооборота еще больше, чем по кварталам. Темп роста товарооборота колеблется от 110,1 % (апрель) до 124,0% (март) в 2000 году.

В 1999 году данные показатели выше от 117% (апрель) до 130% (декабрь).
Самыми напряженными периодами реализации товаров в каждом квартале являются последние месяцы квартала. Например, рост оборота в целом за первый квартал составил 116,9%, а в марте - 124,0% в 2000 году, по сравнению с 1999 годом эти показатели ниже, 122,16% и 124,5% соответственно. За второй квартал 117,6% и в июне 123,7% в 2000 году, 118,78% и 120,62% соответственно в 1999 году, за третий квартал 119% и 119,5% (2000 год), 119,45% и 121,83% (1999 год) и за четвертый квартал - 120,2% и 122,2% (2000 год), 129,09% и 130,11% (1999 год) .
Эта напряженность в работе последних месяцев квартала ведет к неравномерному удовлетворению спроса покупателей на товары. Причинами этого были недостатки в снабжении товарами, в организации торговли, в рекламе и др.
Для оценки динамики развития розничного товарооборота по отделам предприятия используем следующие таблицы 5, 6 (см. Приложение).
Розничный товарооборот в действующих ценах возрос по всем товарным труппам. Особенно значительный рост достигнут по реализации вело и мотоспортивной техники, автозапчастей, спортивной одежды и обуви, спортинвентаря.
Однако в сопоставимых ценах темпы роста товарооборота по товарным группам значительно ниже, и это говорит о том, что большой заслуги предприятия в росте суммы товарооборота нет, так как она растет за счет увеличения цен. Об удовлетворении спроса покупателей на отдельные товары и товарные группы магазин заботится мало.

Снизился физический объем товарооборота (количество реализованных товаров) по таким товарным группам, как спортивная одежда с 16,8% в 1998 г. до 14,2% в 1999 г. и 14,39% в 2000 г., автозапчасти для легковых и грузовых машин с 24,28% в 1998 г. до 22,8 % и 22,67% в 1999 и 2000 годах соответственно, товары для рыболовства - на 0,42% и 0,41% ниже чем в 1998 году. По остальным товарным группам наметился рост физического объема товарооборота.

Факторный анализ и структура розничного товарооборота

На развитие розничного товарооборота предприятия оказали следующие факторы:

обеспеченность трудовыми ресурсами и эффективность труда торговых работников;
состояние и эффективность использования материальны технической базы предприятия.

Главный фактор успешного развития товарооборота - обеспеченность и рациональность использования товарных ресурсов.
По магазину данные о движении товарных ресурсов приведены в Таблице 7 (см. Приложение)
Розничный товарооборот предприятия возрос в 2000 году по сравнению с 1999 годом на 484,5 тыс. рублей за счет завышенных товарных запасов на начало года (18 тыс. рублей), роста поступления товаров в магазин (536,4 тыс. рублей) и уменьшения прочего выбытия товаров (0,8 тыс. рублей). Но возможности роста товарооборота в динамике уменьшились в результате увеличения товарных запасов на конец года (70,3 тыс. рублей).
Недостатком использования поступающих в предприятие товарных ресурсов является их неполное вовлечение в товарооборот, что явилось следствием завоза в магазин товаров, имеющих высокую цену, что снижало спрос покупателей на них, нарушением ритмичности отгрузки товаров поставщиками, связанными с магазином договорными обязательствами. Часть товаров, поступивших в магазин в излишнем количестве и в конце года, осело на остатках товаров в магазине, что может привести к замедлению оборачиваемости оборотных средств, вложенных в товарные запасы.
На предприятии в 2000 году прочее выбытие товаров снизилось по сравнению с 1999 годом на 0,8 тыс. рублей Прочее выбытие товаров включило товарные потери, недостачу товаров. Следует назвать работу магазина по снижению прочего выбытия товаров в 2000 году положительной. Розничная реализация возросла за счет роста поступления товаров.

Причем темпы роста поступления товаров выше темпов реализации, что привело к увеличению их остатков. В целом за счет этого фактора не использованы резервы роста товарооборота на 63,1 тыс. рублей
Одним из факторов успешного развития розничного товарооборота является обеспеченность трудовыми ресурсами и эффективность труда торговых работников.
Оценку показателей по труду ООО Турист произведем на основе Таблицы 1.7 (см. Приложение).
Как видно из таблицы, среднегодовая выработка одного торгового работника в действующих ценах составила 133,84 тыс. рублей 163,79 тыс. рублей и 182,66 тыс. рублей в 1998, 1999, и 2000 годах соответственно и по сравнению с 1998 годом возросла на 29,95 тыс. рублей в 1999 году и на 48,82 тыс. рублей в 2000 году. За счет роста производительности труда получена сумма прироста товарооборота в размере 479,2 тыс. рублей (+34,2 тыс. рублей х 14 чел.) в 1999 году и 297,3 тыс. рублей (+19,82 тыс. рублей х 15 чел.) в 2000 году.

В общей сумме прироста товарооборота в действующих ценах за 1999 год 104,6%, а в 2000 году это составило 61,4%.
На изменение суммы розничного товарооборота в 2000 году оказало влияние и увеличение численности продавцов на одного человека по сравнению с 1999 годом. За счет роста численности продавцов получена дополнительная сумма розничного товарооборота в размере 187,19 тыс. рублей (+1 чел.

Х 187,19 тыс. рублей) или 38,6% общей суммы прироста товарооборота.
Влияние трудовых факторов на динамику розничного товарооборота в действующих ценах рассмотрим на основе Таблицы 9 (см. Приложение).
Большое влияние на динамику розничного товарооборота оказывает эффективность использования материально-технической базы предприятия.
По ООО Турист имеются следующие данные об использовании материально-технической базы (см. Приложение Таблица 10):
Из данных таблицы видно, что в 1999 году возросла торговая площадь магазина за счет проведенной реконструкции, переоборудования и лучшей планировки торгового зала, оптимального размещения в нем товаров. Прирост составил 20 квадратных метров или 5,0%.
Количество рабочих дней в году сократилось с 324 дней в 1999 году до 319 дней в 2000 году. Это произошло в результате нарушения сроков проведения реконструкции, которая затянулась из-за недостатка строительных материалов, несвоевременного поступления оборудования.

Сократилась и средняя продолжительность рабочего дня на 0,1 часа.
Выработка на один квадратный метр торговой площади за час работы составила в 2000 году 231,0 против 174,3 в 1999 году и 144,2 тыс. рублей в 1998 году. Это свидетельствует о повышении эффективности использования торговой площади.
Все эти факторы оказали влияние на динамику развития розничного товарооборота (Таблица 11, см. Приложение).
Из данных таблицы следует, что на динамику товарооборота предприятия повлияли следующие факторы:

рост торговой площади: 2751,4 2620,7 = + 130,7 тыс. рублей;
уменьшение количества рабочих дней 2708,9 2751,4 = - 42,5 тыс. рублей;
уменьшение продолжительности рабочего дня 2685,6 2708,9 = - 23,3 тыс. рублей;
повышение выработки на 1 кв. метр торговой площади за час работы 3105,2 2685,6 = + 419,6 тыс. рублей.

Использование материально-технической базы позволяло предприятию добиться роста товарооборота в 200 году на 550,3 тыс. рублей (130,7 + 419,6), но в результате нарушения режима работы предприятия розничный товарооборот уменьшился на 65,8 тыс. рублей (42,5 + 23,3). В совокупности эти факторы обеспечили прирост товарооборота в 2000 году на 484,5 тыс. рублей.

Итого 130,7-42,5-23,3+419,6 = + 484,5 тыс. рублей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ООО Турист, как показал анализ документального оформления и учета розничной продажи товаров, бухгалтерский учет ведется в соответствии с законодательными актами, нормативно-методическими документами и инструктивными материалами. Данные бухгалтерского учета дают разнообразную экономическую информацию для проведения всестороннего и глубокого анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, что позволяет утверждать о тесной связи между бухгалтерским счетом и анализом хозяйственной деятельности на данном предприятии.
Как показала практика, в ООО Турист материально ответственное лицо составляет товарный отчет о наличии и движении товаров один раз в месяц. Применение ежемесячной отчетности нецелесообразно, так как, во-первых, движение товаров в течение большого периода не контролируется бухгалтерией, во-вторых, неравномерно распределяется работа бухгалтерии в течение месяца, в-третьих, значительный объем работ по проверке и обработке отчетности переносится на период составления бухгалтерской отчетности.
Проведенный на основе данных бухгалтерского учета анализ динамики развития розничного товарооборота ООО Турист за 1998-2000 гг. позволяет сделать следующие выводы:

розничный товарооборот предприятия из года в год увеличивается, темпы роста его достаточно высокие;

достигнут рост товарооборота по некоторым отделам предприятия;

прирост товарооборота, в основном, достигнут за счет эффективного использования таких видов ресурсов как: товарных, трудовых и других ресурсов;

предприятие в 2000 году активно вело работу по дополнительной закупке товаров у производителей и других поставщиков.

Вместе с этим предприятие не использовало всех возможностей роста товарооборота в 2000 году. Так, объем розничного товарооборота мог бы возрасти за счет:

улучшения обеспеченности и эффективности использования товарных ресурсов на 63,1 тыс. рублей;
повышения эффективности использования материально-технической базы предприятия на 65,8 тыс. рублей.

Таким образом, неиспользованные резервы роста товарооборота составили 128,9 тыс. рублей.
Предложения по дальнейшему улучшению работы ООО Турист.

совершенствовать товароснабжение предприятия и повышать эффективность пользования товарных ресурсов;

С этой целью ООО Турист необходимо производить закупки товаров непосредственно у производителей, значительно расширить закупку и реализацию сопутствующих промышленных товаров, имеющихся в достаточном количестве у производителей и других поставщиков, больше внимания уделять заключению договоров с поставщиками.
Расчеты показывают, что если в 2001 году темпы роста поступления сохранятся на уровне 2000 года - 119,3%, то прирост товарных ресурсов составит в сумме 610 тыс. рублей. Прирост товарных ресурсов позволит получить прирост товарооборота на 19,64% (610:3105,2 х100)

добиться роста эффективности труда торговых работников:

С этой целью осуществлять совмещение профессий, должностей, вести работу по предупреждению прогулов и сокращению потерь рабочего времени по болезни и другим причинам.

Содержание раздела