Основные бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами
Так как за организацию правильного оформления, движения и хранения доверенностей отвечает именно главный бухгалтер, то формально повод для возложения ответственности именно на него у администрации организации имеется. В случае применения формы М-2 при выдаче доверенности бухгалтерия предприятия, организации и учреждения или централизованная бухгалтерия регистрирует ее в корешке книжки доверенностей. В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей должны быть пронумерованы все листы.
На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись В настоящей книжке пронумеровано ... листов . Количество листов указывается прописью. В этом случае требование о подшивке доверенностей в хронологическом порядке теряет смысл, но корешки доверенностей (вместе с испорченными бланками, а также возвращенными доверенностями) должны храниться в порядке и в сроки, которые установлены законодательством о бухгалтерском учете (не менее пяти лет) и соответствующими документами Росархива.
Организации, у которых получение товарно-материальных ценностей по доверенностям носит массовый характер и которые применяют форму М-2, производят регистрацию доверенностей в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Соответствующие графы данного журнала, так же как и ячейки корешка доверенности, заполняются по мере совершения соответствующих действий.
Последней заполняется графа Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности после отчета лица, получившего доверенность, в выполнении поручения (получении и доставке материально-производственных запасов) или при возврате ранее выписанной доверенности.
Книжки доверенностей и журналы учета выданных доверенностей должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей. Из этого следует, что такое лицо (работник бухгалтерии) должно быть назначено соответствующим распорядительным документом, а в его функциональных обязанностях (должностной инструкции) должна быть прописана соответствующая обязанность.
В соответствии с п. 7 Инструкции 17 лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего рабочего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены материально-производственные запасы по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию предприятия, организации, учреждения или централизованную бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.
Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию (организации, учреждению) на следующий день после истечения срока действия доверенности.
О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе Отметки о выполнении поручений ). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью не использована и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. Инструкция 17 рекомендует по окончании года уничтожать такие неиспользованные доверенности с составлением об этом соответствующего акта.
По нашему мнению, это необязательно, и неиспользованные доверенности могут храниться вместе с корешками. Целесообразность подобного подхода обусловлена тем, что общий срок исковой давности составляет три года, в течение которых могут возникнуть проблемы с поставщиком, разрешение которых может потребовать изучения неиспользованных доверенностей. Кроме того, в течение минимального срока хранения всех бухгалтерских документов (пять лет) проверки могут проводиться не только налоговыми, но и иными контролирующими органами.
А так как нового нормативного документа, который бы сокращал срок хранения неиспользованных доверенностей по сравнению с другими бухгалтерскими документами, пока нет, весьма вероятно возникновение разногласий по данному поводу (преждевременное уничтожение документов, в частности, может быть расценено как грубое нарушение правил бухгалтерского учета).
Общий принцип выдачи новых доверенностей материально ответственным лицам (или лицам, выполняющим поручения по разовым доверенностям) состоит в том, что лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются. Разумеется, это не относится к случаям, когда получение материально-производственных запасов производится у одного поставщика с нескольких складов или у нескольких поставщиков в течение одного (одного-двух) рейсов.
В п. 8 Инструкции 17 приведен исчерпывающий перечень обязанностей главного бухгалтера, которые возникают в связи с обращением доверенностей. Непосредственно из Закона о бухгалтерском учете эти обязанности не следуют, но могут быть учтены при разработке должностной инструкции (функциональных обязанностей) главного бухгалтера организации. Такими обязанностями являются:
контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;
инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке представления бухгалтерии документов о выполнении поручений по доверенности;
своевременный контроль за использованием доверенностей, осуществляемый на основе приходных документов (приходных ордеров, приемных актов и т.д.);
контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности при ее неиспользовании.
Нетрудно убедиться, что соблюдение данных обязанностей практически исключит вероятность любых злоупотреблений при обращении доверенностей. В то же время любое нарушение может быть истолковано как некачественное выполнение (или просто невыполнение) главным бухгалтером части своих обязанностей со всеми вытекающими последствиями.
Пункт 9 Инструкции 17 устанавливает перечень оснований для отказа поставщиком в принятии доверенности и в отпуске материально-производственных запасов. Такими случаями, кроме вышеназванного предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами, являются:
предъявление доверенности, имеющей поправки и помарки. Из этого требования, в частности, следует, что требования, предъявляемые к оформлению доверенностей, аналогичны требованиям по заполнению денежных документов (например, чеков на получение наличных денежных средств в кредитной организации);
непредъявление паспорта, указанного в доверенности;
окончание срока, на который выдана доверенность;
получение сообщения получателя об аннулировании доверенности.
По окончании отпуска материально-производственных запасов доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.
