Бухгалтерский учет наличных расчетов с поставщиками и подрядчиками
сумма аккредитива;
способ реализации аккредитива.
Количество экземпляров заявления об открытии аккредитива устанавливается банком и должно обеспечить выполнение условий аккредитива.
Для получения средств по аккредитиву поставщик представляет после отгрузки товаров реестр счетов, отгрузочные и другие предусмотренные условиями аккредитива документы в обслуживающий банк. Документы, подтверждающие выплаты по аккредитиву, должны представляться поставщиком банку до истечения срока аккредитива и подтверждать выполнение всех условий аккредитива.
При нарушении хотя бы одного из этих условий выплаты по аккредитиву не производятся.
При выплате по аккредитиву банк поставщика (исполняющий банк) обязан проверить соблюдение поставщиком всех условий аккредитива, а также правильность оформления реестра счетов, соответствие подписей и печати поставщика на нем заявленным образцам.
Если условиями аккредитива предусмотрен акцепт уполномоченного покупателя, то проверяется наличие акцептной надписи и соответствие подписи уполномоченного представленному им образцу.
Не принимаются к оплате реестры счетов без указания даты отгрузки, номеров товарно-транспортных документов, номеров почтовых квитанций при отправке товара через предприятия связи, номеров или дат приемо-сдаточных документов и вида транспорта, которым отправлен груз при приеме товара представителем покупателя на месте у поставщика. Реестр счетов представляется поставщиком банку в трех экземплярах, из которых первый экземпляр используется в качестве мемориального ордера, третий выдается поставщику в качестве расписки в приеме реестров счетов, а второй с приложением товарно-транспортных документов и отметкой банка отсылается банку-эмитенту для вручения плательщику.
Выплата с аккредитива наличными денежными средствами не допускается. Банки не несут ответственности за последствия задержки или утери в пути каких-либо документов.
Если условиями аккредитива предусмотрен акцепт уполномоченного покупателя, то вышеуказанные лица обязаны представить исполняющему банку:
паспорт или другой заменяющий его документ;
образец своей подписи, если таковой в банке не имеется (заполняется в банке на карточке образцов подписей);
командировочное удостоверение или доверенность, выданные организацией, открывшей аккредитив.
На реестрах счетов или на товарно-транспортных документах, акцептованных для оплаты за счет аккредитива, уполномоченный делает следующую надпись:
Если исполняющий банк произвел платеж или осуществил иную операцию в соответствии с условиями аккредитива, банк-эмитент обязан возместить ему понесенные расходы, которые, так же как все иные расходы банка-эмитента, связанные с исполнением аккредитива, возмещаются плательщиком.
Исполняющий банк имеет право отказать в принятии аккредитива, если его внешние признаки не соответствуют условиям аккредитива. При этом он должен незамедлительно проинформировать об этом получателя средств и банк-эмитент с указанием причин отказа.
При необоснованном отказе исполняющего банка в выплате денежных средств по покрытому или подтвержденному аккредитиву ответственность перед получателем средств может быть возложена на исполняющий банк. Если исполняющий банк неправильно выплатил денежные средства по покрытому или подтвержденному аккредитиву, нарушив условия аккредитива, то на него может быть возложена ответственность перед плательщиком.
Закрытие аккредитива в банке поставщика производится:
по истечении срока аккредитива. О закрытии аккредитива исполняющий банк уведомляет банк-эмитент;
по заявлению поставщика об отказе от дальнейшего использования аккредитива до истечения срока на основании заявления поставщика об отказе от дальнейшего использования аккредитива. Исполняющий банк посылает уведомление банку-эмитенту. Неиспользованная сумма перечисляется банку плательщика по его указанию на счет, с которого депонировались средства;
по заявлению покупателя об отзыве аккредитива полностью или частично. При этом аккредитив закрывается или уменьшается в день получения сообщения от банка-эмитента.
О закрытии аккредитива посылается уведомление банку-эмитенту.
Неиспользованная сумма покрытого аккредитива подлежит возврату банку-эмитенту незамедлительно одновременно с закрытием аккредитива. Разумеется, банк-эмитент обязан зачислить возвращенные суммы на счет плательщика, с которого депонировались средства.
Чек это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем юридическое лицо, в пользу которого выдан чек, а плательщиком банк, в котором находятся денежные средства чекодателя.
Порядок и условия использования чеков в платежном обороте регулируются частью второй ГК РФ, а в части, им не урегулированной, другими законами и устанавливаемыми в соответствии с ними банковскими правилами.
Чек оплачивается плательщиком за счет денежных средств чекодателя.
Чекодатель не вправе отозвать чек до истечения установленного срока для его предъявления к оплате.
Представление чека в банк, обслуживающий чекодержателя, для получения платежа считается предъявлением чека к оплате.
Плательщик по чеку обязан удостовериться всеми доступными ему способами в подлинности чека. Порядок возложения убытков, возникших вследствие оплаты плательщиком подложного, похищенного или утраченного чека, регулируется законодательством.
Бланки чеков являются бланками строгой отчетности.
Чек должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью второй ГК РФ, а также может иметь дополнительные реквизиты, определяемые спецификой банковской деятельности и налоговым законодательством. Форма чека определяется кредитной организацией самостоятельно.
Если сфера обращения чеков ограничивается кредитной организацией и ее клиентами, чеки используются на основании договора о расчетах чеками, заключаемого между кредитной организацией и клиентом.
Статьями 877890 ГК РФ установлены, в частности, следующие правила расчетов с чеками.
В качестве плательщика по чеку может быть указан только банк, где чекодатель имеет средства, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков.
Не допускается отзыв чека до истечения срока для его предъявления.
Выдача чека не погашает денежного обязательства, во исполнение которого он выдан.
Чек должен содержать:
наименование чек, включенное в текст документа;
поручение плательщику выплатить определенную денежную сумму;
наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж;
указание валюты платежа;
указание даты и места составления чека;
подпись лица, выписавшего чек, чекодателя.
Отсутствие в документе какого-либо из вышеуказанных реквизитов лишает его силы чека.
Чек, не содержащий указание места его составления, рассматривается как подписанный в месте нахождения чекодателя.
Указание о процентах считается ненаписанным.
Форма чека и порядок его заполнения определяются законом и установленными в соответствии с ним банковскими правилами.
Платеж по чеку может быть гарантирован полностью или частично посредством аваля.
Гарантия платежа по чеку (аваль) может даваться любым лицом, за исключением плательщика.
Аваль проставляется на лицевой стороне чека или на дополнительном листе путем надписи считать за аваль и указания, кем и за кого он дан. Если не указано, за кого аваль дан, то считается, что он дан за чекодателя.
Аваль подписывается авалистом с указанием места его жительства и даты совершения надписи, а если авалистом является юридическое лицо места его нахождения и даты совершения надписи.
Авалист отвечает по обязательству так же, как и тот, за кого он дал аваль. Его обязательство действительно даже в случае, если обязательство, которое он гарантировал, окажется недействительным по какому бы то ни было основанию, иному, чем несоблюдение формы.
Авалист, оплативший чек, приобретает права, вытекающие из чека, против того, за кого он дал гарантию, и против тех, кто обязан перед последним.
Представление чека в банк, обслуживающий чекодержателя, на инкассо для получения платежа считается предъявлением чека к платежу.
Оплата чека производится в порядке, установленном ст. 875 ГК РФ.
Полученные (инкассированные) суммы должны быть немедленно переданы исполняющим банком в распоряжение банку-эмитенту, который обязан зачислить эти суммы на счет клиента.
Зачисление средств по инкассированному чеку на счет чекодержателя производится после получения платежа от плательщика, если иное не предусмотрено договором между чекодержателем и банком.
Отказ от оплаты чека должен быть удостоверен одним из следующих способов:
совершением нотариусом протеста либо составлением равнозначного акта в порядке, установленном законом;
отметкой плательщика на чеке об отказе в его оплате с указанием даты представления чека к оплате;
отметкой инкассирующего банка с указанием даты о том, что чек своевременно выставлен и не оплачен.
Протест или равнозначный акт должен быть совершен до истечения срока для предъявления чека.
Если предъявление чека имело место в последний день срока, протест или равнозначный акт может быть совершен в течение следующего рабочего дня.
Чекодержатель обязан известить своего индоссанта и чекодателя о неплатеже в течение двух рабочих дней, следующих за днем совершения протеста или равнозначного акта.
Каждый индоссант должен в течение двух рабочих дней, следующих за днем получения им извещения, довести до сведения своего индоссанта полученное им извещение. В тот же срок направляется извещение тому, кто дал аваль за это лицо.
Не пославший извещение в вышеуказанный срок не теряет своих прав: он возмещает убытки, которые могут произойти вследствие неизвещения о неоплате чека. Размер возмещаемых убытков не может превышать сумму чека.
В случае отказа плательщика от оплаты чека чекодержатель вправе по своему выбору предъявить иск к одному, нескольким или ко всем обязанным по чеку лицам (чекодателю, авалистам, индоссантам), которые несут перед ним солидарную ответственность.
Чекодержатель вправе потребовать от вышеуказанных лиц оплаты суммы чека, своих издержек на получение оплаты, а также процентов в соответствии с п. 1 ст. 395 ГК РФ.
Такое же право принадлежит обязанному по чеку лицу после того, как оно оплатило чек.
Иск чекодержателя к вышеуказанным лицам может быть предъявлен в течение шести месяцев со дня окончания срока предъявления чека к платежу. Регрессные требования по искам обязанных лиц друг к другу погашаются с истечением шести месяцев со дня, когда соответствующее обязанное лицо удовлетворило требование, или со дня предъявления ему иска.
Бухгалтерский учет наличных расчетов с поставщиками и подрядчиками
Информация о расчетах с поставщиками и подрядчиками обобщается на счете 60. По кредиту счета отражается стоимость:
полученных товарно-материальных ценностей;
принятых выполненных работ;
потребленных услуг, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.д., а также стоимость доставки или переработки материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;
товарно-материальных ценностей, работ и услуг, расчеты по которым производятся в порядке плановых платежей;
товарно-материальных ценностей, работ и услуг, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (по так называемым неотфактурованным поставкам);
излишков товарно-материальных ценностей, выявленных при их приемке;
полученных услуг по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи.
Подрядные строительные и монтажные, научно-исследовательские и другие аналогичные организации отражают расчеты со своими субподрядчиками (соисполнителями) на счете 60 в случае, если они являются генеральными подрядчиками (головными организациями).
Инструкция по применению Плана счетов требует, чтобы все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, проводились по счету 60 независимо от времени оплаты предъявленного счета.
Основанием для оформления кредитовых оборотов по счету 60 являются надлежащим образом оформленные первичные оправдательные документы. При этом читателям следует иметь в виду, что неправильное оформление документов или проводки при отсутствии документов может быть истолковано как финансовое нарушение.
Если речь идет об оприходовании материально-производственных запасов, то вопрос о применении финансовых санкций является довольно спорным. Что же касается стоимости работ или услуг, отнесенной на затраты, то эти суммы по вышеперечисленным признакам могут быть истолкованы как завышение себестоимости и, как следствие, завышение налогооблагаемой прибыли.
Независимо от того, какой метод оценки товарно-материальных ценностей принят в организации, в кредит счета 60 относится сумма, указанная в расчетных документах в пределах принятых к оплате (акцептованных) сумм. Если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза и при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх норм естественной убыли против отфактурованного количества, а также если при проверке счета поставщика или подрядчика (после того, как счет был акцептован) были выявлены несоответствие цен, обусловленных договором, или арифметические ошибки, на сумму расхождений оформляется проводка:
Д т 76 , субсчет Расчеты по претензиям, К т 60 .
При поступлении товарно-материальных ценностей, на которые не получены расчетные документы поставщиков, необходимо проверить, не числятся ли поступившие товарно-материальные ценности как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со складов поставщиков и не числится ли стоимость поступивших ценностей как дебиторская задолженность. Если такая проверка не будет произведена, а соответствующие суммы ранее уже отнесены в кредит других счетов, весьма вероятно, что одни и те же суммы будут проведены по учету дважды.
При этом может быть увеличена не только кредиторская задолженность, но при определенных условиях может быть завышена и стоимость активов организации (напомним читателям, что если при проведении инвентаризации обнаружится недостача имущества, то для ее списания необходимо выполнить довольно трудоемкие процедуры; кроме того, в течение неопределенного периода информация о структуре баланса и финансовом состоянии организации будет искажена).
По дебету счета 60 проводятся суммы оплаты полученной продукции, работ или услуг. При этом кредитуются счета учета денежных средств или дебиторской задолженности в зависимости от того, какая схема оплаты принята (последующая или предварительная).
Аналитический учет по счету 60 ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных:
по поставщикам согласно акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
по поставщикам согласно не оплаченным в срок расчетным документам;
по поставщикам согласно неотфактурованным поставкам;
по поставщикам согласно выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
по поставщикам согласно просроченным оплатой векселям;
по поставщикам согласно полученному коммерческому кредиту.
Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются на счете 60 независимо от времени оплаты.
Счет 60 кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей (либо счета 15) или счетов учета соответствующих затрат. В данном случае то, какой счет должен дебетоваться (10 или 15), определяется учетной политикой организации.
За услуги по доставке материальных ценностей (товаров), а также по переработке материалов на стороне записи по кредиту счета 60 производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство и т.д.
Независимо от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете счет 60 кредитуется в синтетическом учете согласно расчетным документам поставщика. Если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх предусмотренных в договоре величин против отфактурованного количества, а также если при проверке счета поставщика или подрядчика (после того, как счет был акцептован) были обнаружены несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, счет 60 кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76, субсчет Расчеты по претензиям.
Таким образом, в общем случае при проведении расчетов оформляются следующие проводки:
Д т 08 Вложения во внеоборотные активы К т 60 на сумму стоимости приобретенных объектов основных средств, объектов нематериальных активов, а также на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, включаемую в первоначальную стоимость внеоборотных активов;
Д т 07 К т 60 на сумму стоимости оборудования к установке, приобретаемого организациями, выполняющими функции заказчика-застройщика по договору строительного подряда, а также при осуществлении капитального строительства хозяйственным способом. Такой же проводкой отражается принятие к учету (на увеличение стоимости приобретенного оборудования) транспортно-заготовительных и иных аналогичных расходов, но не расходов по монтажу оборудования. Стоимость монтажных работ учитывается на счете 08;
Д т 10 К т 60 на сумму стоимости материалов, указанную в расчетных документах поставщика. Из текста Инструкции по применению Плана счетов следует, что для оформления такой проводки не требуется фактического поступления материалов на склад покупателя, так как необходимым условием является акцепт расчетных документов, но не их поступление;
Д т 41 Товары К т 60 на сумму стоимости приобретенных товаров. Данная проводка может оформляться как торговыми организациями, так и организациями сферы материального производства с целью учета комплектующих изделий, не включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг);
Д т 15 К т 60 на сумму расходов, включаемых в фактическую себестоимость приобретения материально-производственных запасов (материалов, оборудования к установке, товаров или покупных изделий), в случае, если учетной политикой организации определено, что вышеуказанная себестоимость формируется на счете 15, а не непосредственно на счетах учета материально-производственных запасов;
Д т 20 К т 60 на сумму стоимости работ или услуг сторонних организаций, относимых на себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства. Данная проводка оформляется на основании акта приемки выполненных работ или оказанных услуг. Стоимость работ и услуг, которые фактически выполнены или оказаны, но документально не оформлены, отражению в учете в составе объемов незавершенного производства не подлежит;
Д т 23 К т 60 на сумму стоимости выполненных работ или оказанных услуг сторонними организациями в целях вспомогательных производств. Основания для принятия стоимости вышеуказанных работ и услуг к учету те же, что и при учете затрат основного производства;
Д т 25 К т 60 на сумму стоимости работ (услуг), выполненных (оказанных) сторонними организациями при осуществлении покупателем общепроизводственных расходов;
Д т 26 К т 60 на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, потребленных при осуществлении управленческой и хозяйственной деятельности. В данной группе расходов чаще всего преобладают разнообразные виды услуг: информационные, консультационные, юридические, бухгалтерские, услуги связи, услуги по охране зданий и помещений и т.д.;
Д т 29 К т 60 на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, потребленных при обеспечении деятельности обслуживающих производств и хозяйств. Особенностью принятия к учету данного вида расходов является то, что они могут быть впоследствии списаны за счет чистой прибыли организации (если производства и хозяйства специализируются на оказании услуг социального характера);
Д т 44 К т 60 на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, использованных при хранении готовой продукции и ее реализации. В организациях торговли и общественного питания подобным образом отражается принятие к учету сумм стоимости работ и услуг сторонних организаций по всей номенклатуре издержек обращения (за исключением оплаты труда, амортизации основных средств и т.д.).
Вышеприведенные проводки оформляются на суммы стоимости приобретаемых запасов, работ или услуг без учета НДС. Суммы НДС, как подлежащие уплате, так и уплаченные, учитываются на счете 19.
Так как оплата налога более не является обязательным условием для получения права на налоговый вычет, организация раздельного учета уплаченного и подлежащего уплате налога на счете 19, по нашему мнению, целесообразна в случае, если это обусловлено потребностями экономического или финансового анализа.
Наиболее распространенной формой расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также с покупателями и заказчиками являются расчеты, осуществляемые безналичным порядком с расчетных счетов организации, а также со специальных счетов, открываемых в кредитных организациях.
Регламентация осуществления и учета операций, связанных с безналичными расчетами по расчетному счету, является наиболее стабильной частью финансового законодательства. В настоящее время организациям следует придерживаться требований гражданского законодательства (ГК РФ), а также Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденного письмом Банка России от 03.10.2002 2-П.
Действующее законодательство не запрещает проводить с поставщиками и подрядчиками расчеты наличными денежными средствами. При этом имеются некоторые ограничения по общей сумме расчетов, производимых по одному договору (сделке), о которых речь пойдет ниже.
В данном случае денежные средства списываются с кредита счета 50, как правило, в дебет счета 71 с последующим списанием средств с кредита этого счета в дебет счета 60. Для того чтобы средства могли быть списаны на погашение задолженности непосредственно со счета 50, необходимо соблюдение некоторых условий, в частности, расчеты должны производиться кассиром (например, посредством выдачи наличных денежных средств уполномоченному лицу контрагента).
Рассмотрим порядок оформления документов при расчете наличными денежными средствами.
У предприятия покупателя . Наличные денежные средства должны быть получены со своего расчетного счета. Следовательно, первой операцией будет получение денег в учреждении банка и их оприходование в кассовой книге.
Следующим этапом порядка оформления документов является выдача наличных денежных средств подотчетному лицу, которая обусловлена выполнением ряда требований: список подотчетных лиц должен быть утвержден приказом руководителя организации, а требуемая сумма должна выдаваться на основании распоряжения руководителя. При этом выдача новых авансовых сумм при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным суммам не допускается.
Выдача наличных денежных средств производится по расходному кассовому ордеру, который должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных документов.
Товарно-материальные ценности должны быть оприходованы после приобретения, а подотчетным лицом должен быть составлен авансовый отчет, который должен быть сдан физическим лицом в бухгалтерию в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций не позднее трех дней после возвращения из командировки или срока, на который он выдан.
