Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств
Общие положения
1.1. Настоящие Методические указания устанавливают порядок проведения коммерческими организациями, являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и организаций, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета) инвентаризации имущества и финансовых обязательств и оформления ее результатов. 1.2. Настоящие Методические указания не распространяются на инвентаризацию драгоценных металлов и драгоценных камней.
Инвентаризация этих видов имущества проводится в соответствии с Инструкцией о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной Министерством финансов Российской Федерации от 29.08.2001 N 68н.
1.3. Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете, в частности имущество, находящиеся на хранении, арендованные, полученные для переработки.
1.4. Отраслевые Методические документы, содержащие вопросы проведения инвентаризации и оформления ее результатов, действуют в части, не противоречащей настоящим Методическим указаниям.
Отраслевые Методические документы могут содержать специфические способы проведения инвентаризации и специальный порядок документального оформления результатов инвентаризации.
1.5. С изданием данного документа положения других нормативных актов по бухгалтерскому учету, относящиеся к вопросам инвентаризации действуют в части, не противоречащей данным Методических указаниям.
Нормативные акты по бухгалтерскому учету могут содержать специфические способы проведения инвентаризации и специальный порядок документального оформления результатов инвентаризации в отношении отдельных видов имущества.
Определения
В целях настоящих методических указаний нижеуказанные термины означают следующее.
Инвентаризация способ бухгалтерского учета, представляющий собой регламентную процедуру периодической проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки числящихся в бухгалтерском учете организации имущества и обязательств, проводимую для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Не относятся к регламентной процедуре инвентаризации проведение ревизий, аудиторских проверок, процедуры учета имущества в целях управления (управленческая инвентаризация), проведение текущих операций по учету ценностей, требующих проверки их количества в целях оценки незавершенного производства или количества списанных (реализованных) ценностей (товаров).
Обязательная инвентаризация инвентаризация, которая проводится при наступлении обстоятельств, с которыми законодательство по бухгалтерскому учету связывает необходимость проведения инвентаризации.
Инициативная инвентаризация инвентаризация имущества и финансовых обязательств, осуществляемая по решению руководителя организации, и не связанная с обстоятельствами, приводящими к обязательной инвентаризации.
Имущество активы организации; имущество, принадлежащее организации и подлежащее учету на забалансовых счетах или оперативному учету (например, списанная по истечении срока давности дебиторская задолженность, малоценные предметы труда, стоимость которых признана в расходах); имущество других лиц (в частности, арендованное, находящееся на хранении, в переработке, в доверительном управлении, полученное в обеспечение обязательств и платежей, полученное в связи с реализацией посреднических договоров), подлежащее учету на забалансовых счетах или оперативному учету.
Финансовые обязательства - существующая на отчетную дату задолженность организации, расчеты по которой должны привести к оттоку активов, и которая является следствием: текущей хозяйственной деятельности (кредиторская задолженность и резервы), финансовой деятельности (расчеты по заемным средствам), выдачей гарантий и обеспечений.
Излишек - выявленное и документально зафиксированное при инвентаризации превышение фактического наличия имущества над количеством материальных ценностей, числящегося по данным бухгалтерского учета
Недостача - выявленное и документально зафиксированное при инвентаризации превышение количества материальных ценностей, числящегося по данным бухгалтерского учета над фактическим наличием имущества.
Порча снижение потребительских качеств материальных ценностей вследствие причинения им повреждений (умышленных или случайных) или вследствие нарушения технологии хранения, приводящие к частичной или полной утрате возможности их использования по назначению.
Естественная убыль - потеря (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющаяся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров.
Норма естественной убыли - допустимая величина безвозвратных потерь (естественной убыли), которую следует определять за время хранения товара путем сопоставления его массы с массой товара, фактически принятой на хранение.
Пересортица - несоответствие учетных и фактических данных по количеству в отношении номенклатуры материальных ценностей одного наименования с разными отличительными признаками (сорт, вид). При этом рассматриваются ценности одного наименования, находящиеся в подотчете одного материально-ответственного лица, за один и тот же отчетный период и в тождественных количествах. Под одним и тем же наименованием материальных ценностей следует понимать материальные ценности одного наименования, одного и того же типа и назначения, сходные по форме и размерам.
Например, может быть произведен зачет масел и смазок, расфасованных в мелкую тару, имеющую сходство по внешнему виду.
Основные цели инвентаризации и пути их реализации
Основными целями инвентаризации являются:
- в отношении материальных ресурсов:
выявление и документальное подтверждение фактического наличия имущества, и выявление несоответствия фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
оценка имущества, выявление некондиционных материальных ресурсов и подготовка документов для их уценки или списания (утилизации) на основе обоснованных заключений, сформированных с привлечением необходимых специалистов и специальных организаций;
определение виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных ресурсов и подготовка документов к их привлечению к материальной ответственности;
- в отношении имущества (кроме материальных ресурсов) и финансовых обязательств:
подтверждение данных бухгалтерского учета в отношении дебиторской и кредиторской задолженности путем проведения сверок расчетов с другими лицами и выявления несоответствия данных по актам сверок с данными бухгалтерского учета;
оценка дебиторской задолженности, выявление задолженности, нереальной для взыскания, подготовка документов для формирования резервов;
выявление дебиторской и кредиторской задолженности, подлежащей списанию в установленном порядке по истечении сроков давности;
подтверждение данных бухгалтерского учета в отношении нематериальных активов путем проверки правоустанавливающих документов,
выявление объектов нематериальных активов, использование которых прекращено, и подготовка документов для их списания,
подтверждение данных бухгалтерского учета в отношении результатов научно - исследовательских, опытно - конструкторских и технологических работ на основании демонстрации использования результатов;
выявление результатов НИОКР, использование которых прекращено, и подготовка документов для их списания;
подтверждение данных бухгалтерского учета в отношении объектов финансовых вложений на основании проверки документов, подтверждающих их наличие;
оценка финансовых вложений и подготовка документов для формирования резервов, переоценки, списания объектов финансовых вложений.
Дата, на которую проводится инвентаризация. Частота и сроки проведения инвентаризации.
При проведении инвентаризации следует различать дату, на которую производится инвентаризация, и сроки, в которые инвентаризация проводится.
Дата, на которую проводится инвентаризация, определяется тем событием, с которым связано проведение инвентаризации. Например, необходимо подтвердить данные годовой бухгалтерской отчетности.
Инвентаризация должна быть проведена по состоянию на 31 декабря отчетного года. Происходит смена материально-ответственного лица производится инвентаризация на дату передачи ценностей от одного лица к другому.
Произошла авария инвентаризация производится на дату аварии.
Сроки проведения инвентаризации могут определяться как датой проведения инвентаризации, так и периодом, и, как правило, не совпадают с датой, на которую производится инвентаризация. Например, не может быть проведена инвентаризация перед составлением отчетности за один день (31 декабря), инвентаризация ценностей, передаваемых между материально-ответственными лицами, также может не уложиться в один день, может быть невозможно начать инвентаризацию в момент аварии и т.д.
Сроки проведения обязательной инвентаризации определяются датой события, с наступлением которого связано обязанность организации провести инвентаризацию. К таким событиям относятся:
- составление годовой бухгалтерской отчетности;
- смена материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- установление фактов хищений, злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- стихийные бедствия, пожары, аварии или другие чрезвычайные обстоятельства;
- ликвидация или реорганизация организации перед составлением ликвидационного (разделительного, вступительного) баланса;
- передача имущества организации в аренду и других случаях специально предусмотренных законодательством.
Организация устанавливает даты, на которые проводится инвентаризация и сроки ее проведения, исходя из масштабов деятельности организации, состояния контрольной среды и других показателей деятельности, которые могут повлиять на достоверность данных учета. Рекомендуемые даты, по состоянию на которые проводится инвентаризация в целях подтверждения годовой бухгалтерской отчетности, приведены в Приложении 1.
В случае отсутствия событий, которые могли или могут повлиять на обычное течение хозяйственной деятельности организации, допускается проводить инвентаризацию основных средств один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет.
Допускается не проводить инвентаризацию материальных ресурсов на дату составления отчетности, если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года.
В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.
Сроки проведения инициативной инвентаризации, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, могут устанавливаться руководителем организации при формировании плана проведения инвентаризаций на отчетный год или при принятии решения о проведении инвентаризации.
Сроки проведения конкретной инвентаризации (и обязательной и инициативной) устанавливаются в Приказе (распоряжении) руководителя о проведении инвентаризации.
Инвентаризационная комиссия, ее права и обязанности
5.1. В зависимости от масштабов деятельности организация может либо создавать постоянно действующую инвентаризационную комиссию, либо создавать рабочие комиссии по мере необходимости проведения инвентаризации.
При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств, могут создаваться несколько рабочих инвентаризационных комиссий. При необходимости учета специального характера работ по инвентаризации (например, при инвентаризации специнструмента и спецоснастки, при инвентаризации финансовых вложений) могут создаваться специализированные рабочие инвентаризационные комиссии.
При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.
5.2. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).
В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Инвентаризационная комиссия обязана:
соблюдать организационные правила проведения инвентаризации (последовательность проведения инвентаризационных процедур, обеспечение кворума при проведении инвентаризации, обеспечение обязательного участия материально-ответственных лиц в инвентаризационных процедурах, обеспечение надлежащего режима доступа в помещения, где проводится инвентаризация, обеспечение надлежащего порядка хранения инвентаризационных документов в процессе проведения инвентаризации);
соблюдать установленные способы проведения инвентаризации (соблюдать способы, приемы, методы выявления, подтверждения, оценки, которые установлены в отношении отдельных видов имущества и обязательств, как нормативно установленные, так и разработанные организацией), а в случае отсутствия установленных регламентов требовать их разработки;
обеспечить полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств,
обеспечить правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации;
обеспечить рассмотрение любых претензий к инвентаризационной комиссии или к отдельным ее членам;
обеспечить расследование причин обнаружения на складах некондиционных сырья, материалов, запчастей, покупных и собственных полуфабрикатов, готовой продукции, тары, по которым невозможно предъявить претензии поставщикам указанных материальных ресурсов, и подготовку и оформление документов об уценке, дальнейшем использовании или списании и утилизации этих ценностей;
при обнаружении недостачи или порчи имущества комиссия должна определить круг виновных лиц, допустивших ущерб организации;
определить виновников и причины возникновения излишков, взять с них письменные объяснения и подготовить материалы для определения руководителем предприятия организационных мер по налаживанию учета и принятию к виновным дисциплинарных мер воздействия.
5.4. Инвентаризационная комиссия имеет право:
требовать от руководителя организации создания условий, обеспечивающих своевременное и качественное проведение инвентаризации: обеспечение рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой и т.п.;
требовать от руководителя организации содействия в получении информации от других лиц;
требовать от материально-ответственных лиц и работников бухгалтерской службы необходимые разъяснения в отношении инвентаризируемого имущества;
требовать от соответствующих служб организации необходимые документы и разъяснения в целях получения сведений для формирования решений в отношении инвентаризуемого имущества и обязательств (например, информацию о финансовом положении дочерних и зависимых организаций, информацию об использовании результатов НИОКР).
Распорядительные документы для проведения инвентаризации
В целях проведения инвентаризации требуется решение руководителя организации в отношении:
состава инвентаризационной комиссии, и ее председателя;
имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации;
сроков проведения инвентаризации.
В зависимости от обстоятельств, с которыми связано проведение инвентаризации, и от принятого в организации порядка формирования инвентаризационных комиссий, распорядительные документы могут включать в себя как весь спектр решений, так и отдельные аспекты. Разными могут быть и формы распорядительных документов (Приказ, распоряжение).
Например, при создании в организации постоянно действующей инвентаризационной комиссии распорядительный документ о ее создании издается без указания на то, какие виды имущества, подлежат инвентаризации и в какие сроки проводится инвентаризация. При наступлении события, которое влечет за собой проведение инвентаризации, издается документ с указанием имущества (обязательств), подлежащих инвентаризации, сроков проведения инвентаризации и причинах инвентаризации.
При этом делается ссылка на документ о создании постоянно действующей комиссии.
Если же постоянная комиссия в организации не создается, то при проведении каждой инвентаризации издается распорядительный документ о создании рабочей инвентаризационной комиссии, в котором отражаются имущество и обязательства, подлежащие инвентаризации, сроки и причина проведения инвентаризации.
В случае создания нескольких рабочих комиссий либо издается отдельный документ на каждую отдельную комиссию, либо издается один документ с указанием на то, какое имущество (обязательства) какой инвентаризационной комиссией проверяется и в какие сроки.
Примеры распорядительных документов приведены в Приложении 2.
Документальное оформление операций при проведении инвентаризации
Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утверждаемые постановлением Госкомстата России. При необходимости организации могут дополнять типовые формы необходимыми полями.
В случае отсутствия типовых форм документов, применяются формы, разработанные организацией самостоятельно и утвержденные в составе учетной политики (Примеры таких форм и порядок из заполнения приведены в Приложении 3).
Среди первичных документов следует различать:
инвентаризационные описи, в которые вносятся данные при проведении инвентаризации в натуре и акты инвентаризации, заполняемые на основании документов, как самой организации, так и документов других организаций. Например, при инвентаризации основных средств, находящихся в подотчете материально-ответственных лиц - работников организации, составляется инвентаризационная опись, а при инвентаризации основных средств, переданных в аренду, акт инвентаризации на основании документов, подтверждающих эту передачу;
сличительные ведомости, в которых отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно - материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
При оформлении первичных документов следует иметь в виду следующие правила оформления документов:
инвентаризационные описи и акты составляются не менее чем в двух экземплярах с использованием вычислительной техники или ручным способом шариковой ручкой или чернилами без помарок и подчисток;
не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия;
инвентаризационные описи на собственное имущество и имущество других лиц (находящиеся на хранении, в аренде, в управлении, в переработке, на комиссии, в залоге), находящиеся в подотчете материально-ответственных лиц работников организации, составляются отдельно;
на материальные ценности, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельные описи с указанием времени причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.);
наименование инвентаризируемых ценностей указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете; все стоимостные показатели в инвентаризационных описях и актах заполняются в рублях и копейках.
на каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях. Незаполненные строки на листе прочеркиваются;
описи и акты подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии;
описи подписываются материально ответственными лицами, которые дают расписки, подтверждающие проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии претензий;
при проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц, лицо, принявшее имущество, расписывается в описи в получении, а лицо, сдавшее имущество - в сдаче этого имущества;
в случаях обнаружения ошибки в описях после инвентаризации, лица их обнаружившие обязаны немедленно сообщить об этом председателю комиссии для проверки указанных фактов и внесения необходимых исправлений. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами;
сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных;
на ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на хранении, арендованные, полученные для переработки, и т.п.), составляются отдельные сличительные ведомости;
стоимостная оценка по данным бухгалтерского учета в описи (акты) вносится из первичных учетных документов или из регистров бухгалтерского учета, содержащих необходимую информацию. При использовании автоматизированных систем бухгалтерского учета источником информации являются регистры, предусмотренные применяемым программным обеспечением.
Например, при инвентаризации основных средств данные могут быть взяты из карточки основных средств или из оборотно-сальдовой ведомости по счету 01 Основные средства.
В случае, когда одна и та же форма описи или акта используется для инвентаризации разных групп имущества или обязательств, то вариант использования указывается в заголовочной части таблицы. Например, для инвентаризационной описи по инвентаризации основных средств в заголовочной части формы указывается в аренде, на хранении и т.д.
Документы по инвентаризации подлежат хранению в течение пяти лет.
Подготовительные работы, необходимые для проведения инвентаризации
Перед тем, как начать проведение инвентаризации, инвентаризационная комиссия проводит подготовительные работы, в состав которых включаются:
проверка наличия необходимых организационно-методических материалов (внутренних документов) по проведению инвентаризации: конкретные методики проведения инвентаризации отдельных объектов; типовые формы документов по проведению и учету результатов инвентаризации, разработанные организацией самостоятельно; порядок получения подтверждений учетных данных от контрагентов; порядок урегулирования претензий к инвентаризационной комиссии. В случае отсутствия таковых принятие мер к их разработке;
проверка наличия документов, необходимых для документального подтверждения в процессе инвентаризации имущества и финансовых обязательств, например, карточек основных средств или актов сверки расчетов с конрагентами;
подготовка бланков (шаблонов, в случае компьютерной обработки данных) инвентаризационных описей, актов, сличительных ведомостей по объектам и материально-ответственным лицам и местам хранения. Не допускается применять в качестве шаблонов инвентаризационных документов ведомости, составленные по данным бухгалтерского учета, в частности использовать в качестве шаблона список основных средств, материалов и другого имущества, оформленный в форме инвентаризационной описи или акта;
